邵文君

（菏澤市退役軍人服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

會計檔案是國家和各單位的重要文件，它記錄和反映了單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和流動狀況，因此，會計檔案不僅可以用于對所有經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行調(diào)查，而且還可以用來檢驗(yàn)財務(wù)上是否有違法違規(guī)行為。另一方面，政府在制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策和單位管理決策時，也會利用財務(wù)文件所提供的財務(wù)數(shù)據(jù)。由于現(xiàn)行的會計檔案管理存在著一些問題，需要相關(guān)人員進(jìn)一步地探索解決問題，促進(jìn)會計管理信息化發(fā)展。

一、會計檔案信息化概況

會計檔案是以電子方式產(chǎn)生、傳輸、存儲的各類會計資料，例如企業(yè)在記賬時所接收或產(chǎn)生的信息，以文字、圖表等形式記錄并反映單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，會計檔案信息化日益普及，為各單位的財務(wù)業(yè)務(wù)提供了有力保障。財政部和檔案管理部門對新檔案管理體系進(jìn)行了修改，其中包括覆蓋、保管、轉(zhuǎn)移和銷毀。第一，把電子會計檔案納入會計檔案中，電子會計檔案包含：電子會計檔案的制作、傳輸、存儲。第二，只有在一定的情況下，才能將內(nèi)部和外部收到的電子會計數(shù)據(jù)以電子格式存儲。第三，電子會計檔案、元數(shù)據(jù)、檔案格式必須與國家檔案管理的要求一致，并一并傳送。特殊形式的會計文件應(yīng)當(dāng)通過閱讀平臺進(jìn)行傳送。第四，電子會計檔案的銷毀工作，必須由檔案管理人員、會計主管部門、信息系統(tǒng)人員共同負(fù)責(zé)。

二、會計檔案信息化的意義

1.提高管理和服務(wù)質(zhì)量

將單位會計檔案工作信息化，將信息化時代下的所有信息都集中到電腦中，既可以減少辦公場所的使用，又可以大大提高工作人員的工作效率，方便工作人員查詢資料，而且可以在一定程度上減少文件遺失的現(xiàn)象，使得文件的傳送、復(fù)制等工作變得更加方便快捷。當(dāng)前，工作人員面臨著海量的檔案資料，利用信息化的電腦系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行，是今后檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

2.順應(yīng)時代發(fā)展需要

會計檔案管理是一項(xiàng)綜合性的檔案管理工作。雖然與國外相比存在很大差異，但由于信息化管理和文件管理的不斷整合，文件信息共享和數(shù)據(jù)保存的功能正在擴(kuò)大，同時也得益于國內(nèi)技術(shù)和數(shù)據(jù)的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位要把握好當(dāng)前的發(fā)展契機(jī)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，大力開展檔案信息化宣傳工作。

3.創(chuàng)新改革的重要途徑

在日常的會計管理工作中，傳統(tǒng)的會計核算方法已不能適應(yīng)時代的要求。在改革步伐不斷加快的情況下，事業(yè)單位的會計檔案管理必須適應(yīng)新技術(shù)、新發(fā)展的要求，通過改革創(chuàng)新，優(yōu)化途徑。

三、信息化會計檔案管理的重要性

1.為實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的自動化提供便利

隨著社會的發(fā)展，我國已經(jīng)邁入了新網(wǎng)絡(luò)時代，計算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理功能，可以快速輸入、存儲、輸出、邏輯推理和判斷。電子會計檔案管理系統(tǒng)是數(shù)據(jù)收集、歸檔、編目、管理和刪除等功能集于一體的信息管理系統(tǒng)。電子政務(wù)是指建立功能系統(tǒng)，自動編制會計憑證、賬簿和報表，自動檢查會計資料和會計報表的存取情況，自動檢查核算文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和分類，從而實(shí)現(xiàn)金融交易、分析、處理、收集、管理自動化，存儲和使用記賬文件資源。各部門應(yīng)建立相應(yīng)的會計制度，確保會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、有效，并能按照國家規(guī)定的要求，輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等文件、憑證、會計報表等，并設(shè)定辦理、審核等必要的審批手續(xù)，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.有利于提高會計檔案管理水平

科學(xué)有效地管理會計檔案，使之符合企業(yè)的實(shí)際需求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理決策，實(shí)現(xiàn)高效率會計信息開發(fā)的前提，強(qiáng)化會計檔案管理，保障會計檔案的有效使用。通過對會計系統(tǒng)和其他操作系統(tǒng)的會計信息歸檔、存儲和使用，實(shí)現(xiàn)對文檔的集中管理、協(xié)調(diào)。進(jìn)一步研究和利用電子會計信息，為單位提供更全面、最新的財務(wù)信息。此外，會計檔案信息化后，不但可以節(jié)省打印、傳遞、整理的成本，還可以降低人力、物力的消耗，同時還可以提高工作效率，便于員工管理，進(jìn)而促進(jìn)會計檔案的管理。

四、會計檔案信息化的主要特征

1.更廣泛的儲存

會計信息的使用，讓財務(wù)人員的工作量大大減少，不再需要人工進(jìn)行統(tǒng)計，只需要輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以快速生成財務(wù)報表，這樣不僅省事，也不會出現(xiàn)錯誤，效率也會大大提高?，F(xiàn)代會計檔案的覆蓋范圍比傳統(tǒng)檔案要廣得多，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案管理的范圍。這不僅有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且提高了會計檔案工作的質(zhì)量和效率。

2.與檔案管理有關(guān)的條件比較苛刻

一般來說，在會計檔案管理中，采用信息化的會計核算，可以更快更精確地獲取資料，從而提高檔案管理效率，這是傳統(tǒng)會計信息管理無法實(shí)現(xiàn)的。但是，由于會計信息系統(tǒng)對檔案管理要求比較嚴(yán)格，必須科學(xué)地進(jìn)行，才能保證檔案不被損壞，造成不必要的損失。當(dāng)財務(wù)信息發(fā)生異常時，會自動對其進(jìn)行安全防護(hù)或發(fā)出警告，從而使財務(wù)人員能及時發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的對策，真正地提高財務(wù)信息的安全性。

3.特殊化特點(diǎn)

在信息化時代，所有的文件都是用電腦的硬盤或者其他的存儲設(shè)備來保存，所以，它的存儲方式非常苛刻，必須保證它的存儲環(huán)境穩(wěn)定，如果環(huán)境改變，那么它所存儲的信息就會被破壞，甚至?xí)?dǎo)致所有的信息都被抹去，從而導(dǎo)致無法彌補(bǔ)的損失。在會計檔案信息化發(fā)展的大背景下，某些不法人員可能會利用信息技術(shù)對會計檔案進(jìn)行篡改、盜用，因而必須保證會計檔案在更加科學(xué)、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，并采取切實(shí)有效的防范措施，以保證信息的安全性。另外，隨著會計檔案信息化，將徹底拋棄傳統(tǒng)的手工書寫，信息的統(tǒng)計與傳輸都是依靠電腦的智能化，可以大大地提升檔案管理效率。

五、財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.事業(yè)單位對于信息化建設(shè)工作不夠重視

隨著信息化進(jìn)程的加快，各企事業(yè)單位的會計檔案管理工作已基本完成，但在一些機(jī)關(guān)在信息化建設(shè)中，仍然存在一些問題，主要是在格式方面。很難從根本上采取切實(shí)可行的措施促進(jìn)和應(yīng)用會計檔案的有效管理，導(dǎo)致單位的會計檔案管理過時，與現(xiàn)代信息技術(shù)不兼容[2]。

2.行政單位管理機(jī)制不健全，權(quán)責(zé)不清

企業(yè)財務(wù)檔案管理分為兩部分。第一部分為財務(wù)部分、第二部分為企業(yè)的檔案管理部門，一般以紙質(zhì)形式保存。由于缺乏有效的文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致各部門職責(zé)不一致，文件管理無法及時查閱、歸還，這嚴(yán)重影響文件的安全性和完整性。

3.管理方式落后，檔案質(zhì)量不高

目前，大多數(shù)會計人員都具有一定的專業(yè)會計經(jīng)驗(yàn)，但缺乏相應(yīng)的檔案管理知識。有些公司沒有專用的檔案室，往往將檔案存放在辦公室內(nèi)，無法滿足檔案保管的需要，有些甚至因?yàn)楸９懿划?dāng)而遺失，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。

4.檔案管理方法陳舊

許多會計檔案管理工作仍處于紙面上，缺乏專門的檔案管理軟件，也沒有建立電子檔案管理系統(tǒng)。為了收集財務(wù)資料，一般都是用打印機(jī)打印出來的。在檔案歸檔、檢索等工作中，常用Excel，Word。打印紙質(zhì)材料不僅給會計管理工作帶來負(fù)擔(dān)，而且占用了大量空間。文件的處理和歸檔不及時，將對后續(xù)查詢和歸檔質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。

5.文件的處理延遲導(dǎo)致資源浪費(fèi)

按照有關(guān)會計檔案的管理辦法，會計檔案保存年限，對其進(jìn)行及時的銷毀。但有些管理者為了避免將其銷毀，往往會將其長期保存，這在某種程度上造成了資源的浪費(fèi)。有的檔案管理員缺乏專業(yè)知識，無法按有關(guān)程序進(jìn)行銷毀，浪費(fèi)了很多人力和財力。

六、加強(qiáng)會計檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

1.必須加強(qiáng)了解會計檔案信息化管理工作的作用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位都提出了更加嚴(yán)格的要求，要求相關(guān)部門在工作過程中加強(qiáng)和創(chuàng)新會計檔案管理新方法，積極探索新的管理方法，并將其全面引入會計部門使用的信息檔案管理系統(tǒng)中。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭加強(qiáng)對財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高會計檔案信息化管理的重要性，確保會計檔案與其他檔案一樣嚴(yán)格管理[3]。此外，與會計檔案密切相關(guān)的會計人員和檔案人員應(yīng)樹立新工作理念，提高財務(wù)檔案工作科學(xué)性，促進(jìn)其健康發(fā)展。

2.對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革

在傳統(tǒng)會計檔案管理中，檔案管理主要是對紙質(zhì)資料、錄音、圖片等進(jìn)行管理，這些都是手工操作，工作量比較大，而且搜集的過程也比較復(fù)雜，一旦出現(xiàn)大量資料，檔案工作人員若不能將其提取出來進(jìn)行歸檔，將會對檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響。在信息化時代，會計檔案信息的處理、分析等工作已經(jīng)被電腦取代，可以實(shí)現(xiàn)對會計檔案的整理、分類，從而實(shí)現(xiàn)對會計檔案的信息化處理，為企業(yè)會計檔案管理注入新活力。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)部設(shè)備，提高財務(wù)檔案綜合管理的整體力量

首先，在檔案管理過程中，可以添加適當(dāng)?shù)挠布蛙浖?，建立可靠、完整的會計信息網(wǎng)絡(luò)，使用戶無須外出訪問檔案數(shù)據(jù)即可體驗(yàn)信息服務(wù)。其次，會計人員在選擇會計電算化軟件時，應(yīng)從功能軟件入手，同時要大力完善和創(chuàng)新會計檔案管理的相關(guān)制度[4]。最后，在日常工作中，要加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全保護(hù)，保證系統(tǒng)的安全，防止財務(wù)資料泄露等。

4.會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

在當(dāng)前階段，必須強(qiáng)化系統(tǒng)的維護(hù)意識，確立正確的管理思想。對于單位的財務(wù)部門來說，在進(jìn)行會計檔案管理工作時，要按照規(guī)范的方式，加強(qiáng)會計檔案的完整性。首先，為避免會計憑證不完整，有關(guān)會計憑證的管理者必須從每月的賬單數(shù)量著手，將其有效地組織起來，編制成手冊。其次，會計人員一般負(fù)責(zé)編制報表，相關(guān)的員工負(fù)責(zé)將這些資料裝訂好，并由財務(wù)主管統(tǒng)一保管。對于已經(jīng)存放在檔案館里的財務(wù)文件，任何人無權(quán)打開。

5.建立和完善會計檔案的管理體系

建立有效的會計檔案管理制度是會計檔案有效性的重要保證。完善檔案管理制度、安全制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督制度等。查閱流程和要求避免盲目性，避免會計檔案管理中內(nèi)容的重疊或重復(fù)。一方面，應(yīng)通過對用戶的監(jiān)控，按照文件保密原則，使用關(guān)鍵技術(shù)和用戶識別方法，以加密形式保存文件。一方面要落實(shí)責(zé)任追究和管理機(jī)制，賦予檔案管理人員不同的管理權(quán)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化和安全性

6.加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的安全管理

會計檔案是衡量會計信息準(zhǔn)確性、可靠性、安全性的重要指標(biāo)，是會計人員必須具備的重要素質(zhì)。因?yàn)闀嫏n案主要是對反映經(jīng)濟(jì)活動質(zhì)量變動的財政收支進(jìn)行記載和描寫，所以所需要的資料是相當(dāng)精確的。各級財政部門要強(qiáng)化會計檔案的管理，建立健全的檔案收集、處理、保管、使用、鑒定等管理體系，并制定完善的檔案保管辦法和措施，以保證會計檔案的安全。信息化會計檔案的管理有賴于信息化、網(wǎng)絡(luò)化。在構(gòu)建電子會計檔案的過程中，要保證會計檔案的安全。采取有效的防范措施，避免電子財務(wù)文件造假。另外，建立電子會計檔案備份體系，對于應(yīng)對自然災(zāi)害、事故、人為損害等造成的損失具有重要意義。

7.建立風(fēng)險評估體系

在會計檔案管理中，要建立風(fēng)險評價體系，這是因?yàn)樵S多資料都是機(jī)密，所以要利用相關(guān)機(jī)制來避免信息泄露引起不必要的麻煩。企業(yè)可以借鑒銀行的管理經(jīng)驗(yàn)，授權(quán)會計檔案管理人員權(quán)利，通過對檔案的管理，實(shí)現(xiàn)對檔案的實(shí)時監(jiān)控，確保會計檔案的安全。為避免被外人隨意闖入，還可以設(shè)置防火報警系統(tǒng)，確保檔案庫的正常運(yùn)行。另外，要做好對會計檔案的備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，將有關(guān)資料存儲到硬盤中，確保財務(wù)檔案的完整性。

8.提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在信息化的大環(huán)境下，信息化會計檔案管理工作對工作人員的要求越來越高。可以從大學(xué)生中選拔和選擇適應(yīng)會計檔案信息化管理的復(fù)合型人才，可以通過兩種途徑來提高會計檔案信息化管理[5]。一方面，加強(qiáng)對單位會計檔案管理人員的培訓(xùn)，注重在信息化環(huán)境下培養(yǎng)會計檔案管理人才，促進(jìn)單位全面提升會計檔案管理工作的實(shí)效性。另外，在加強(qiáng)管理人才專業(yè)素質(zhì)的同時，也要注重對其相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓(xùn)。

結(jié)語

隨著科技的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)社會已全面步入信息化時代，會計檔案信息化管理，對檔案管理人員與使用者都起著舉足輕重的作用，而隨著單位工作量的不斷增長，對人才的需求也越來越大。隨著事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷深入，會計檔案工作也將越來越具有現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的趨勢，因而，要大力推進(jìn)我國會計檔案工作，以適應(yīng)日益增長的需求。為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)事業(yè)單位、社會市場的發(fā)展，必須要有健全的管理制度，保證其安全、高效地使用。