高 麗

（呼圖壁縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心，新疆 昌吉 831200）

不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用都是以人民群眾為基礎(chǔ)開(kāi)展的社會(huì)服務(wù)，在落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用工作的過(guò)程中，需要充分考慮到人民群眾的需求，只有不斷提高工作效率和工作質(zhì)量才能夠提升服務(wù)社會(huì)的效能。在我國(guó)人民群眾需求的引導(dǎo)下，不動(dòng)產(chǎn)成為部分人民群眾的主要資產(chǎn)之一，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的管理，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用能夠讓人民群眾的資金轉(zhuǎn)換與生活更加便捷，為人民群眾提供更好的服務(wù)。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要性

1.憑證功能

不動(dòng)產(chǎn)檔案具有憑證功能，其能夠?yàn)槿嗣袢罕娮C明不動(dòng)產(chǎn)的使用權(quán)與歸屬權(quán)，從不動(dòng)產(chǎn)檔案登記的定義以及管理要求來(lái)看，不動(dòng)產(chǎn)檔案最突出的特點(diǎn)就是憑證性，在不動(dòng)產(chǎn)檔案中詳細(xì)記錄了該不動(dòng)產(chǎn)的用途、性質(zhì)、使用期限、面積、共有情況等，通過(guò)這些信息能夠?qū)Σ粍?dòng)產(chǎn)的具體情況進(jìn)行判斷與了解。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)管理的過(guò)程中，不動(dòng)產(chǎn)檔案是主要管理依據(jù)，一旦不動(dòng)產(chǎn)出現(xiàn)了不合理的應(yīng)用，相關(guān)人員需要根據(jù)檔案登記信息確認(rèn)情況，并對(duì)及時(shí)采取正確的管理措施。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的登記除基礎(chǔ)信息之外，還需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的變更、設(shè)立、滅失、轉(zhuǎn)讓等情況進(jìn)行完整登記，還包括不動(dòng)產(chǎn)使用權(quán)的抵押、繼承、轉(zhuǎn)讓等，這些信息都作為不動(dòng)產(chǎn)管理的信息基礎(chǔ)，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用的過(guò)程中，這些信息也發(fā)揮了巨大的作用[1]。

2.參考功能

在進(jìn)行城市建設(shè)、城市規(guī)劃等行為的過(guò)程中，也會(huì)應(yīng)用到不動(dòng)產(chǎn)檔案，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行參考，能夠有效提升規(guī)劃決策的合理性與科學(xué)性。在不動(dòng)產(chǎn)交易的過(guò)程中，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息也作為參考依據(jù)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行合理評(píng)估，讓交易決策更加合理。比如，城市在進(jìn)行拆遷或區(qū)域重新規(guī)劃的過(guò)程中，需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行完整查詢與統(tǒng)計(jì)，科學(xué)預(yù)估規(guī)劃所需的成本，對(duì)人民群眾不動(dòng)產(chǎn)拆遷的補(bǔ)償進(jìn)行合理計(jì)算，為城市規(guī)劃提供信息參考，充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案的參考功能。

3.潛在功能

不動(dòng)產(chǎn)檔案信息收集的過(guò)程中，不僅需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行收集，還需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)使用人及所屬人的信息進(jìn)行完整登記，其中包括使用人及所屬人的身份證明、借貸信息等，這些信息的登記都能夠?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)管理與規(guī)劃提供信息基礎(chǔ)，在后續(xù)出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益糾紛的過(guò)程中，這些信息也作為主要參考信息在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)管理中發(fā)揮著重大作用。比如，在不動(dòng)產(chǎn)使用者去世以后，不動(dòng)產(chǎn)的處理就會(huì)涉及使用權(quán)繼承的問(wèn)題，通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息能夠直接了解到繼承人與繼承份額的劃分情況，讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中相關(guān)條款發(fā)揮法律效應(yīng)，保障使用者與繼承人的合法權(quán)益。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用中存在的問(wèn)題

1.檔案信息混亂

根據(jù)目前各地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢與利用的情況來(lái)看，存在著檔案信息混亂的問(wèn)題，當(dāng)檔案信息沒(méi)有得到良好的管理，信息的體現(xiàn)不夠清晰時(shí)，便為檔案的查詢與利用增大了難度。在我國(guó)科技與經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí)，各地區(qū)的檔案管理部門(mén)也進(jìn)行了多次的工作模式創(chuàng)新與職能整合，在部分地區(qū)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行職能整合的過(guò)程中未對(duì)老舊檔案進(jìn)行完整錄入，導(dǎo)致部分不動(dòng)產(chǎn)檔案信息缺失。在檔案信息缺失的前提下，不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢就無(wú)法得到有效落實(shí)，當(dāng)人民群眾或是相關(guān)部門(mén)需要不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的時(shí)候，部分檔案無(wú)法調(diào)取應(yīng)用，降低了服務(wù)社會(huì)的效能。檔案管理部門(mén)再出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息缺失的情況下會(huì)進(jìn)行檔案的再次收集，但是由于原先的檔案未得到良好的管理，對(duì)缺失的部分無(wú)法進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，出現(xiàn)部分檔案重復(fù)收集、部分不動(dòng)產(chǎn)檔案被忽視的情況，檔案信息混亂，增大了網(wǎng)上查詢與利用的難度[2]。

2.檔案登記的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

我國(guó)各地區(qū)都存在著檔案管理中心，會(huì)對(duì)地區(qū)內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行登記與管理，但是在部分地區(qū)仍舊存在著檔案登記標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一的問(wèn)題，在檔案信息登記規(guī)范不同的情況下，會(huì)加大檔案管理的難度，使檔案信息更加混亂，非常不利于不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)誕生之前，檔案信息的登記與管理都以紙質(zhì)資料作為基礎(chǔ)，進(jìn)行登記的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范都由各地區(qū)的檔案局制定，不同地區(qū)的檔案局之間缺乏工作交流，導(dǎo)致檔案登記標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。在歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、編目規(guī)則、查詢與利用方式等方面都存在著一定的差別，并且各地區(qū)的社會(huì)服務(wù)水平也參差不齊，這嚴(yán)重影響了檔案局的社會(huì)服務(wù)效能提升。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息本就存在著繁雜的特性，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)會(huì)讓各地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢利用存在著地域差別，非常不利于不動(dòng)產(chǎn)檔案的統(tǒng)一管理，降低了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用價(jià)值。

3.檔案信息化管理水平較低

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，這一現(xiàn)代化技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了深入的應(yīng)用，并且發(fā)揮著推動(dòng)行業(yè)、企業(yè)發(fā)展的重要作用，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，運(yùn)用信息化技術(shù)能夠加強(qiáng)管理效果、提高管理效率。但是，仍舊存在著部分地區(qū)的檔案局信息化建設(shè)不足、信息化管理水平較低，影響到了檔案的查詢與利用。不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息化管理需要建設(shè)完善的信息化設(shè)施，其中包括硬件設(shè)施軟件設(shè)施，在部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為落后的地區(qū)內(nèi)存在著檔案局信息化硬件設(shè)施建設(shè)不完善的問(wèn)題，缺少采購(gòu)信息化設(shè)備的資金，影響到了信息化檔案管理的建設(shè)，該地區(qū)內(nèi)的檔案局無(wú)法進(jìn)行信息化檔案的查詢與利用，人工登記與人工調(diào)動(dòng)檔案花費(fèi)的時(shí)間與精力較多，并且很容易出現(xiàn)工作錯(cuò)誤，不利于服務(wù)社會(huì)效能的提升。另外，即使檔案局建設(shè)了完善的信息化設(shè)施也需要為不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的管理建設(shè)相應(yīng)的系統(tǒng)，部分檔案局的系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，安全性或是信息儲(chǔ)存容量不足，不能夠?qū)⒉粍?dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行完全記錄。還存在著檔案信息記錄不明晰的情況，在系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與歸總，降低了不動(dòng)產(chǎn)信息化檔案的利用效率。

4.檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)有待提升

不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用的工作質(zhì)量與工作效率與檔案管理人員的綜合素養(yǎng)息息相關(guān)，現(xiàn)如今我國(guó)大部分地區(qū)的檔案管理部門(mén)都已經(jīng)進(jìn)行了信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，投入資金采購(gòu)信息化檔案管理設(shè)備，并為信息化檔案管理搭建了相應(yīng)的線上系統(tǒng)，但是在建設(shè)的過(guò)程中忽視了人才隊(duì)伍的素養(yǎng)提升。由于檔案管理部門(mén)中現(xiàn)存的管理人員長(zhǎng)期應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化的管理模式了解程度較低，在開(kāi)展工作的過(guò)程中忽視了信息化技術(shù)的利用，或是無(wú)法做到對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行合理應(yīng)用，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案線上查詢與利用的過(guò)程中，缺乏熟練的操作，無(wú)法充分發(fā)揮信息化技術(shù)應(yīng)用的效果[3]。

三、做好不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用 提升服務(wù)社會(huì)的效能

1.優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源

為了讓不動(dòng)產(chǎn)檔案信息得到更好的利用，加快不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢效率，需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的清理，優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，會(huì)有部分區(qū)域的不動(dòng)產(chǎn)出現(xiàn)拆除、產(chǎn)權(quán)人變更等情況，這些情況的時(shí)候應(yīng)該及時(shí)地對(duì)沒(méi)用的信息進(jìn)行剔除，為可應(yīng)用信息的儲(chǔ)存提供更大的容量范圍，也讓信息的查詢變得更加便捷，避免出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息混亂的情況。另外，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記的時(shí)候，需要盡可能全面地記錄不動(dòng)產(chǎn)信息，不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人的個(gè)人信息也需要進(jìn)行完整的登記，將不動(dòng)產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，為不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢，提供更大的便利性。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息本就存在的動(dòng)態(tài)新的特點(diǎn)，在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，也需要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)更新，用最新的信息將以往無(wú)用的信息進(jìn)行覆蓋，保障不動(dòng)產(chǎn)檔案信息在查詢的過(guò)程中能夠及時(shí)地查詢到可利用的信息，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的可利用性。

2.統(tǒng)一不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記標(biāo)準(zhǔn)

在信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到良好，發(fā)展與廣泛應(yīng)用的前提下，各地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)交流、文化交流都更加密切，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理的過(guò)程中，也應(yīng)該考慮到各地區(qū)之間的交互，應(yīng)用統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記標(biāo)準(zhǔn)，能夠讓各地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行同體備份，將所有地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息都上傳到總系統(tǒng)中，便于不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的異地查詢與異地利用。雖然各個(gè)地區(qū)的檔案管理部門(mén)在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記的過(guò)程中，都能夠做到盡可能全面地登記信息內(nèi)容，但是由于信息登記的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，依舊會(huì)存在著信息完整性的差異，應(yīng)用統(tǒng)一的信息登記標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)λ胁粍?dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)管理，在進(jìn)行信息調(diào)動(dòng)的過(guò)程中，能夠生成出相應(yīng)的數(shù)據(jù)圖表，為日后信息的應(yīng)用做好鋪墊。并且，統(tǒng)一登記標(biāo)準(zhǔn)能夠讓所有地區(qū)的檔案管理人員都了解到自身工作開(kāi)展的方式，為各地區(qū)的服務(wù)效能統(tǒng)一做出貢獻(xiàn)[4]。

3.強(qiáng)化檔案管理過(guò)程中信息化技術(shù)的應(yīng)用

在信息化時(shí)代中，檔案管理部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該做到充分應(yīng)用信息化技術(shù)有效提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢效率和利用效果。首先，檔案管理部門(mén)需要為信息化技術(shù)的應(yīng)用建設(shè)完善的硬件設(shè)備，以往，檔案管理部門(mén)都更加重視工作環(huán)境的改善、人才的吸納等，對(duì)工作設(shè)施的更新有所忽視，并且部分地區(qū)的檔案管理部門(mén)缺乏采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)施的資金，作為管理人員應(yīng)該為部門(mén)信息化設(shè)施的建設(shè)編寫(xiě)完善的采購(gòu)方案，申請(qǐng)足夠的資金，采購(gòu)性能強(qiáng)大的信息化設(shè)施，為信息化技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用做好鋪墊。其次，檔案管理部門(mén)需要搭建線上檔案管理系統(tǒng)，在線上系統(tǒng)中，不動(dòng)產(chǎn)檔案都能夠通過(guò)檢索進(jìn)行調(diào)閱，能夠加快不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢的效率，并且數(shù)字化檔案信息相較于紙質(zhì)檔案信息來(lái)說(shuō)管理更為便捷，能夠根據(jù)管理人員的實(shí)際需求快速做出信息格式、呈現(xiàn)形式的調(diào)整，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用價(jià)值。在搭建線上檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，技術(shù)人員需要充分考慮到檔案信息系統(tǒng)的安全性，建設(shè)多道防火墻，應(yīng)用密碼識(shí)別或生物識(shí)別安全技術(shù)，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。

4.創(chuàng)建完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢與利用體系

作為檔案部門(mén)的管理人員需要為不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的查詢與利用建設(shè)完善的工作體系，其中包括工作制度的建設(shè)、工作流程的確立、工作職責(zé)的劃分等。首先，管理人員需要建設(shè)完善的工作制度，在工作制度中明確不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢利用的基礎(chǔ)要求，要求調(diào)取檔案信息的人員出示相關(guān)證明才能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行查閱與調(diào)動(dòng)。除此之外，在工作制度中，還需要明確檔案管理人員在查詢利用檔案過(guò)程中不允許出現(xiàn)的工作行為，并針對(duì)可能出現(xiàn)的工作錯(cuò)誤制定相應(yīng)的處罰措施，避免在出現(xiàn)工作問(wèn)題的時(shí)候隨意處罰引發(fā)工作人員不滿的情況發(fā)生。

其次，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用需要設(shè)定相應(yīng)的工作流程，辦理業(yè)務(wù)的工作人員需要依照既定的工作流程進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢和調(diào)度，要求流程中每個(gè)環(huán)節(jié)都依照規(guī)定落實(shí)。

最后，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理工作較為繁雜，并且檔案管理隊(duì)伍中存在著較多的檔案管理人員，管理人員需要對(duì)每個(gè)崗位、每個(gè)人員的工作職責(zé)進(jìn)行清楚劃分，讓每位基層的檔案管理人員都能夠依照既定的工作職責(zé)完成工作內(nèi)容，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的完成度，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整性，為不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢利用提供更高的便利性，也能夠讓檔案管理人員為人民群眾提供更好的服務(wù)。

5.建設(shè)高質(zhì)量的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理隊(duì)伍

高質(zhì)量不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理隊(duì)伍的建設(shè)是提升服務(wù)社會(huì)效能的基礎(chǔ)要求，只有檔案信息管理人員具備良好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，才能夠讓不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢與利用工作依照既定的工作要求落實(shí)。作為檔案信息管理部門(mén)，需要對(duì)所有不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用價(jià)值、不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢方式、不動(dòng)產(chǎn)檔案系統(tǒng)的應(yīng)用方式等，這些內(nèi)容的培訓(xùn)都能夠讓檔案信息管理人員的專(zhuān)業(yè)能力得到有效提升，并且能夠讓管理人員對(duì)自身工作有更高的了解程度。在提高專(zhuān)業(yè)性的同時(shí)學(xué)習(xí)信息化檔案查詢及利用的方式，提高檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，讓信息化技術(shù)的應(yīng)用效果在檔案管理工作中得到充分體現(xiàn)[5]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)目前各個(gè)地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理情況來(lái)看，存在著不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢效率較低的問(wèn)題，人民群眾想要對(duì)自身的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行查詢，或是在城市規(guī)劃過(guò)程中需要對(duì)地區(qū)內(nèi)所有人民群眾的不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢，都需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，非常不利于后續(xù)工作的開(kāi)展，也會(huì)影響到人民群眾的日常生活，社會(huì)服務(wù)效能較低，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代。作為不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理人員，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用不全面，管理制度建設(shè)不夠完善，沒(méi)有考慮到社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，需要對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行深刻思考，考慮到新時(shí)代中人民群眾與檔案管理的實(shí)際需求，創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢與利用方式，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高查詢利用效率，提升社會(huì)服務(wù)的效能。