蔣 靜 楊 棟 房 坤 陳玉俊

中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)附屬第一醫(yī)院//安徽省立醫(yī)院 安徽合肥 230001

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多先進的醫(yī)療設(shè)備投入臨床使用，對醫(yī)療設(shè)備的分布、使用年限、維修維保等精細化管理要求越來越高[1-3]。醫(yī)療設(shè)備精細化管理作為具有全面化、細節(jié)化的新型管理模式，能夠滿足醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備多樣化管理需求，提高管理水平[4-7]。醫(yī)療設(shè)備臺賬是做好各項管理工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備精細化管理的各個環(huán)節(jié)都發(fā)揮著重要作用,其準確性與及時性具有重要意義[8]。目前國內(nèi)已有不少關(guān)于醫(yī)療設(shè)備臺賬管理的研究，主要針對醫(yī)療設(shè)備分類及名稱的標準化建設(shè)，但對院內(nèi)多個信息系統(tǒng)之間的臺賬數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)方面研究較少，我們對醫(yī)療設(shè)備臺賬基礎(chǔ)信息進行擴充和完善，建立與固定資產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，進行數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)了院內(nèi)信息系統(tǒng)之間臺賬對帳的功能。

1 醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀

1.1 臺賬信息不規(guī)范，可讀性較差

信息系統(tǒng)中的醫(yī)療設(shè)備分類不統(tǒng)一，如固定資產(chǎn)系統(tǒng)中通常采用《固定資產(chǎn)分類》第3類專用設(shè)備中的醫(yī)療設(shè)備分類，而醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)采用《醫(yī)療器械分類目錄》68分類；而且設(shè)備名稱眾多，統(tǒng)計口徑不一致，比如在《醫(yī)療器械分類目錄》68分類中僅呼吸機就有治療呼吸機、高頻呼吸機、轉(zhuǎn)運呼吸機等多個產(chǎn)品名稱，但醫(yī)院根據(jù)實際需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)時設(shè)備名稱往往和系統(tǒng)名稱不一致導(dǎo)致統(tǒng)計困難，如統(tǒng)計無創(chuàng)呼吸機和有創(chuàng)呼吸機的數(shù)量。醫(yī)療設(shè)備的專業(yè)性強、購置年限久、資料不齊全都會導(dǎo)致臺賬信息可讀性較差，不能滿足實際使用；還有部分臺賬信息錄入不規(guī)范，缺少關(guān)鍵字段信息[9]，不利于后續(xù)維修、質(zhì)控等工作的開展。

1.2 存在信息孤島，數(shù)據(jù)無法共享

目前很多醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的管理還停留在僅用固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理的階段，沒有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備管理軟件[10]?；蛘呤枪潭ㄙY產(chǎn)管理系統(tǒng)和醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)并存，但是兩個系統(tǒng)之間是獨立運行的，固定資產(chǎn)系統(tǒng)的主要功能是入、出庫等賬務(wù)處理功能，醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)主要功能是維修、PM、計量等。管理角度的不同使得兩套信息系統(tǒng)之間彼此獨立、數(shù)據(jù)無法共享，且資產(chǎn)卡片與財務(wù)管理息息相關(guān)，不能靈活調(diào)整，這種情況在一定程度上限制了醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理部門對醫(yī)療設(shè)備的精細化管理。

1.3 賬物不符，賬賬不符

醫(yī)療設(shè)備具有數(shù)量多、種類雜、分布散、流動性大的特點，容易出現(xiàn)賬物不符、賬賬不符的問題[11]。固定資產(chǎn)系統(tǒng)管理醫(yī)療設(shè)備是以財務(wù)為導(dǎo)向的管理辦法，系統(tǒng)中的入庫、報廢手續(xù)明顯滯后于設(shè)備實際使用狀態(tài)，這種情況會導(dǎo)致賬物不符；醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)是以設(shè)備實物和實際需求錄入設(shè)備的詳細信息，而固定資產(chǎn)系統(tǒng)是根據(jù)合同或者發(fā)票辦理入庫手續(xù)，一般只錄入設(shè)備主體，錄入卡片信息受到限制，不能反映設(shè)備的主要零配件構(gòu)成情況，這會導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)對賬比較困難，存在賬賬不符現(xiàn)象。

2 醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)架構(gòu)

醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)是醫(yī)院眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用Oracle數(shù)據(jù)庫并通過Oracle RAC構(gòu)成集群方案，確保數(shù)據(jù)安全。醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)采用的技術(shù)平臺是基于JAVA技術(shù)體系的B/S架構(gòu)實現(xiàn)，于JAVA虛擬機之上運行，支撐上層應(yīng)用可實現(xiàn)跨平臺部署?；贐/S架構(gòu)的系統(tǒng)優(yōu)點是無需維護客戶端，軟件升級方便快捷[12-13]，支持系統(tǒng)登錄、身份驗證、菜單訪問權(quán)限控制等功能，系統(tǒng)還可以支持PC、手機、PDA等全平臺終端顯示，使用多分塊底層架構(gòu)支持實現(xiàn)多院區(qū)管理，系統(tǒng)架構(gòu)見圖1。

圖1 醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

依托醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上細化了部分功能模塊，如在基礎(chǔ)子字典中增加自定義分類、設(shè)備類型等字段，還增加了新的功能，如與固定資產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，設(shè)備臺賬的成員信息等，旨在建立更加標準、精細化的醫(yī)療設(shè)備臺賬。

3 醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)重點功能

3.1 醫(yī)療設(shè)備臺賬字段精細化

在醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中建立設(shè)備分類標準字典庫[14]，將品牌、生產(chǎn)廠商等部分重要字段做成標準化字典，操作者不可隨意填寫；增加了拓展屬性、通用名稱、臺賬屬性、服務(wù)商、聯(lián)系人等字段。通過字段的規(guī)范化、標準化和個性化設(shè)計，避免隨意更改，使得臺賬信息更加完善。醫(yī)療設(shè)備臺賬基礎(chǔ)信息頁面設(shè)計見圖2。

圖2 醫(yī)療設(shè)備臺賬基礎(chǔ)信息頁面設(shè)計

3.2 醫(yī)療設(shè)備院內(nèi)流轉(zhuǎn)狀態(tài)跟蹤

醫(yī)療設(shè)備院內(nèi)流轉(zhuǎn)狀態(tài)的跟蹤從采購立項開始，每臺設(shè)備的立項編號作為唯一標識貫穿醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)，通過立項編號建立醫(yī)療設(shè)備臺賬和固定資產(chǎn)卡片的對應(yīng)關(guān)系，這樣不僅能跟蹤到醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中立項、采購狀態(tài)，也可以跟蹤到在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的入庫、付款等狀態(tài)，具體流程設(shè)計見圖3。

醫(yī)療設(shè)備在院內(nèi)流轉(zhuǎn)的整個過程通過不同的狀態(tài)來顯示，這樣因為發(fā)票滯后不能及時入庫的醫(yī)療設(shè)備也可納入管理范疇[16]。見圖3，在“購置立項”和“參數(shù)”階段設(shè)備是以立項信息存在，在“中標”階段填寫后即可建立設(shè)備臺賬，此時設(shè)備臺賬狀態(tài)為“未安裝”，在“安裝”階段時設(shè)備狀態(tài)為“已安裝”，在“驗收”階段時狀態(tài)為“已驗收”，在“入庫”階段時和固定資產(chǎn)卡片關(guān)聯(lián)，此時狀態(tài)是“已入庫”，醫(yī)療設(shè)備院內(nèi)流轉(zhuǎn)狀態(tài)跟蹤可以快速查看醫(yī)療設(shè)備目前所處狀態(tài)，為臨床詢問設(shè)備購置是否到位問題提供答案。

圖3 醫(yī)療設(shè)備院內(nèi)流轉(zhuǎn)狀態(tài)跟蹤流程圖

3.3 實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備臺賬和固定資產(chǎn)卡片對賬功能

醫(yī)院的固定資產(chǎn)卡片與醫(yī)療設(shè)備臺賬通常是一對一的關(guān)系，但在實際工作中存在多對一或者多對多的情況。針對這種情況我們在臺賬中設(shè)置“臺賬屬性”和“成員管理”兩個自定義字段組合管理醫(yī)療設(shè)備實物、固定資產(chǎn)卡片和醫(yī)療設(shè)備臺賬三者之間的關(guān)系，解決對賬難的問題。醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)是基于設(shè)備實物管理的系統(tǒng)，可以靈活建立臺賬，通過自定義字段與固定資產(chǎn)卡片對應(yīng)得更加準確?！芭_賬屬性”將醫(yī)療設(shè)備分為獨立設(shè)備、組套設(shè)備、拆分設(shè)備和附屬設(shè)備，在醫(yī)療設(shè)備臺賬里面又可以用“成員管理”主要零配件，“成員管理”分為主成員、自帶成員和外加成員。我們結(jié)合監(jiān)護儀、呼吸機、超聲、胃鏡等醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)卡片和醫(yī)療設(shè)備臺賬對應(yīng)關(guān)系設(shè)計來說明如何利用“臺賬屬性”和“成員管理”在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)卡片和臺賬的關(guān)聯(lián)，具體見圖4。

圖4 固定資產(chǎn)卡片和醫(yī)療設(shè)備臺賬對應(yīng)關(guān)系設(shè)計

①獨立設(shè)備，是指一個固定資產(chǎn)卡片對應(yīng)一臺醫(yī)療設(shè)備臺賬，監(jiān)護儀、輸液泵等大部分醫(yī)療設(shè)備臺賬屬性均為“獨立設(shè)備”。

②組套設(shè)備，可以是多個固定資產(chǎn)卡片對應(yīng)一臺醫(yī)療設(shè)備臺賬，也可以是一個固定資產(chǎn)卡片對應(yīng)多臺醫(yī)療設(shè)備。如呼吸機及配套臺車就是多對一的其中一種情況，另外一種情況是購買的整套超聲及后期單獨配置的探頭，此時會有兩個固定資產(chǎn)卡片，但卻只有一臺醫(yī)療設(shè)備，超聲自帶探頭作為設(shè)備自帶成員管理，單獨配置的探頭作為外加成員管理。一對多的情況一般用于胃鏡等內(nèi)鏡系統(tǒng)，設(shè)備在采購入庫時在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中作為一個固定資產(chǎn)卡片管理，包含主機與鏡頭，與超聲探頭不同的是，胃鏡鏡頭不是在某一臺胃鏡主機上固定使用，而是通用于同一品牌的主機上，所以在醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中我們將主機和鏡頭分開管理，主機作為組套設(shè)備管理，鏡子作為拆分設(shè)備管理。

③拆分設(shè)備是指從整套設(shè)備拆分出來以方便管理，且和后面的附屬設(shè)備區(qū)分開來的一種設(shè)備。一般是拆分設(shè)備和組套設(shè)備共同對應(yīng)一個固定資產(chǎn)卡片，即拆分設(shè)備沒有獨立的資產(chǎn)卡片。

④附屬設(shè)備，此類設(shè)備一般是單獨采購、入庫的不能脫離主機獨立使用的設(shè)備，由于管理需要單獨建立臺賬，如胃腸鏡鏡頭或者彩超探頭，與“拆分設(shè)備”的不同是“附屬設(shè)備”會有自己的資產(chǎn)卡片。

4 系統(tǒng)應(yīng)用

4.1 降低漏檢率

無創(chuàng)呼吸機實物有69臺，從固定資產(chǎn)系統(tǒng)中搜索無創(chuàng)呼吸機作為對照組，從采取了“弱耦合”模式管理的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中搜索無創(chuàng)呼吸機作為研究組，研究兩組分別檢索到的設(shè)備數(shù)量，通過SPSS21.0軟件進行統(tǒng)計學(xué)分析，采用2檢驗，2=47.504，P<0.001，表明兩組比較差異具有統(tǒng)計學(xué)意義，說明基于信息系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備臺賬精細化管理能明顯降低漏檢率，具體見表1。

表1 進行系統(tǒng)關(guān)聯(lián)后的醫(yī)療設(shè)備臺賬系統(tǒng)前、后無創(chuàng)呼吸機檢索率對比

4.2 縮短檔案查找時間

在醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)用之前，設(shè)備發(fā)生維修時需先在固定資產(chǎn)系統(tǒng)找到供應(yīng)商名稱和合同號，再去合同系統(tǒng)里面查找合同等檔案資料，非常耗時，現(xiàn)在可直接從設(shè)備臺賬頁面獲取合同、維修聯(lián)系方式、驗收報告等檔案資料，選取系統(tǒng)中B超室30臺超聲設(shè)備作為資料，分別統(tǒng)計系統(tǒng)應(yīng)用前和應(yīng)用后查找每臺設(shè)備合同花費的時間進行比較，通過SPSS 21.0軟件進行統(tǒng)計學(xué)分析，采用配對t檢驗，t=34.857，P<0.001，結(jié)果表明兩組比較差異具有統(tǒng)計學(xué)意義，說明基于信息系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備臺賬精細化管理可以縮短檔案查找時間為維修調(diào)研及快速響應(yīng)提供支持，具體見表2。

表2 系統(tǒng)應(yīng)用前后查找驗收資料花費時間對比 (s)

4.3 提高帳物相符率

固定資產(chǎn)臺賬因為合同簽訂時間長等原因入庫滯后導(dǎo)致臺賬信息滯后，賬物不符現(xiàn)象較為突出，選取胃鏡鏡子和無創(chuàng)呼吸機三種設(shè)備的固定資產(chǎn)臺賬與基于信息系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備臺賬數(shù)量做對比，通過SPSS 21.0軟件進行統(tǒng)計學(xué)分析，采用配對t檢驗，P<0.05，兩組數(shù)據(jù)差異具有統(tǒng)計學(xué)意義，說明基于信息系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備臺賬精細化管理可以提高賬物相符率。

4.4 其他應(yīng)用成果

信息系統(tǒng)應(yīng)用后實現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備臺賬標準化建設(shè)、立項流程狀態(tài)跟蹤和跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，精細化管理的醫(yī)療設(shè)備臺賬自定義字段具有管理動態(tài)化的特點，方便管理者根據(jù)需求靈活調(diào)整檢索信息，實現(xiàn)自定義多維數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，見圖5，醫(yī)療設(shè)備立項流程狀態(tài)跟蹤見圖6。

圖5 醫(yī)療設(shè)備自定義多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能

圖6 醫(yī)療設(shè)備立項流程狀態(tài)跟蹤

表3 系統(tǒng)應(yīng)用前后設(shè)備臺賬數(shù)量和帳物相符率對比 (%)

5 討論與結(jié)論

醫(yī)療設(shè)備系統(tǒng)建立了精準的臺賬信息，并且和固定資產(chǎn)系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)之后，①細化了臺賬的內(nèi)容，實現(xiàn)了設(shè)備臺賬與檔案的有機結(jié)合，提高了檔案完整性，提升了檔案查找效率，為院內(nèi)臨床工程師們提供了可視化管理，更好地為臨床提供服務(wù)[17]；②基于設(shè)備實物的管理模式也為醫(yī)療設(shè)備在院內(nèi)流轉(zhuǎn)的全過程管理奠定基礎(chǔ)[18]。

本系統(tǒng)應(yīng)用時還存在一些不足：中標信息存在手工錄入情況，未和招標采購系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的結(jié)合也不夠智能，資產(chǎn)卡片二維碼和醫(yī)療設(shè)備臺賬的二維碼是獨立的，尚未統(tǒng)一。下一步準備和招標采購系統(tǒng)結(jié)合，使得立項信息和中標信息也能在系統(tǒng)之間共享使用，進一步細化和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)兩碼合一，可以一站式實現(xiàn)查閱卡片和臺賬的相關(guān)信息。