劉柳君 張晨曦

【摘? 要】企業(yè)在進行財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，其關(guān)鍵措施之一就是依托數(shù)字化技術(shù)進行財務(wù)流程再造。費用報銷是財務(wù)工作的重要內(nèi)容，利用數(shù)字化技術(shù)對其進行流程再造，能加速企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程，提高企業(yè)財務(wù)管理效率。論文以J集團為例，通過分析其傳統(tǒng)費用報銷流程的弊端，引入數(shù)字化技術(shù)，按照費用報銷事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個階段進行流程再造設(shè)計，并提出保障措施，為其他企業(yè)在優(yōu)化費用報銷流程時提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù)；費用報銷；流程再造

【中圖分類號】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2023）12-0124-03

1 引言

“大智移物云”、區(qū)塊鏈等數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。隨著數(shù)字化時代的到來，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)提升企業(yè)競爭力的重要手段，而財務(wù)的數(shù)字化是企業(yè)數(shù)字化的起點。在時代變革的背景下，傳統(tǒng)財務(wù)流程也因此逐步呈現(xiàn)出難以適應(yīng)現(xiàn)代管理需求的跡象，財務(wù)流程再造勢在必行。費用報銷在財務(wù)業(yè)務(wù)占比很大，具有工作簡單重復(fù)、流程分散繁雜、耗時較長的特點，傳統(tǒng)的費用報銷流程嚴重影響財務(wù)工作效率。因此，運用數(shù)字化技術(shù)對費用報銷進行流程再造，從流程、組織、系統(tǒng)優(yōu)化費用報銷業(yè)務(wù)，有助于提高企業(yè)的財務(wù)管理效率，助力企業(yè)長遠發(fā)展。但目前仍然有很多企業(yè)在進行費用報銷流程再造時，仍然不能充分利用數(shù)字化平臺實現(xiàn)費用報銷流程的高效化。J集團是一家大型國有企業(yè)，費用報銷業(yè)務(wù)繁多且仍以人工辦理為主，效率低下，分析其傳統(tǒng)費用報銷的弊端，運用流程再造理論，引入數(shù)字化技術(shù)，按照費用報銷事前、事中、事后3個階段進行流程再造設(shè)計以及對財務(wù)組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，并且提出相應(yīng)的保障措施，對于提高費用報銷效率，進而提高企業(yè)財務(wù)管理效率具有重要的現(xiàn)實意義。

2 流程再造理論

流程再造這一概念最先是由Michael Hammer等美國學(xué)者于20世紀90年代提出，其內(nèi)核是指在企業(yè)發(fā)展過程中，對業(yè)務(wù)流程做根本性思考和重建，在成本、質(zhì)量、服務(wù)和效率上得到重大改進，提升企業(yè)競爭力，使得企業(yè)能夠最大限度地適應(yīng)顧客、競爭、環(huán)境等變化。簡單來說，流程再造理論就是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標需求，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行分析、診斷和再設(shè)計，同時，還要考慮人力和組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。對于費用報銷流程再造來說，就是以費用報銷業(yè)務(wù)流程為主，對現(xiàn)有的流程進行分析、優(yōu)化，全面整合業(yè)務(wù)流、核算流、資金流，使用數(shù)字化平臺打破信息壁壘，重新構(gòu)建組織和分工，從而實現(xiàn)費用報銷流程優(yōu)化，提升財務(wù)運作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3 J集團傳統(tǒng)費用報銷流程分析

J集團成立于1984年，經(jīng)過30多年的發(fā)展壯大，已成為一家集“科研、設(shè)計、施工、檢測、監(jiān)理、信息化服務(wù)”的國有大型交通類高新技術(shù)企業(yè)。J集團下設(shè)3個事業(yè)部、19個生產(chǎn)研發(fā)部門、7個子公司。其業(yè)務(wù)多為機電施工、勘察設(shè)計、咨詢檢測項目，具有項目周期長、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、工程耗費人力物力大、項目差異性大、報銷項目雜多且頻率高的特點。J集團傳統(tǒng)費用報銷流程具體為：在申請階段，員工要收集、保管發(fā)票及相關(guān)憑證、填制申請單，并把發(fā)票等紙質(zhì)憑證粘貼在報銷單的附件頁上并簽字；在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批階段，員工拿著報銷單找審批環(huán)節(jié)所需的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進行紙面簽批；在財務(wù)審核階段，財務(wù)人員要根據(jù)報銷要求人工核對金額、發(fā)票內(nèi)容的完整性和準確性，若不符合規(guī)則還要通過工作人員自行跟進進度發(fā)現(xiàn)或電話通知退單；在財務(wù)記賬階段，財務(wù)人員要根據(jù)報銷信息填制記賬憑證；在出納付款階段，需要出納在系統(tǒng)上進行支付審核和支付確認。

在以紙質(zhì)報銷單作為介質(zhì)的傳統(tǒng)報銷模式下，難免會存在以下弊端：

第一，涉及大量人工操作，效率低。傳統(tǒng)費用報銷流程的每個節(jié)點都基本依賴于人工操作，效率低且出錯率高。對于報銷人員來說，不僅要人工收集、保管、填制、跨科室遞送單據(jù)，還要時不時到財務(wù)部門咨詢報銷進度，報銷體驗感差，影響員工工作積極性；對于審批領(lǐng)導(dǎo)來說，要零散地處理審批工作，導(dǎo)致無法集中注意于企業(yè)重大事項決策工作上。對于財務(wù)人員來說，要人工查驗發(fā)票、審核單據(jù)、錄入信息、人工記賬，由于每個人對制度理解不一致，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)填寫不規(guī)范，不僅加大審核工作量，時間成本高且出錯率大，還容易出現(xiàn)漏檢、錯檢的現(xiàn)象，影響企業(yè)內(nèi)部整體運行效率。

第二，報銷系統(tǒng)板塊獨立，形成信息孤島。J集團已形成了相對完善的信息管理系統(tǒng)，包括OA辦公系統(tǒng)、人力宏景系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、ERP合同管理系統(tǒng)等，但各系統(tǒng)相對獨立，信息無法實時傳遞，數(shù)據(jù)無法實時共享，造成信息壁壘。傳統(tǒng)報銷流程僅在出賬時會登錄財務(wù)系統(tǒng)的報銷模塊，在報銷申請、審批、審核階段均采用人工方式，其人力信息、具體報銷信息等都無法傳遞至財務(wù)系統(tǒng)，且財務(wù)系統(tǒng)中的各業(yè)務(wù)模塊也相對獨立，不能實時監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，無法形成有效的信息閉環(huán)。

第三，事前無控制，事后無分析，費用難以管控。傳統(tǒng)費用報銷流程中采用面批紙質(zhì)單據(jù)，人工審核，沒有設(shè)置事前費用申請環(huán)節(jié)，因此無法對企業(yè)做出準確的費用預(yù)算計劃，同時，無法與年初編制的預(yù)算費用直接關(guān)聯(lián)，審批領(lǐng)導(dǎo)不能實時監(jiān)控部門的預(yù)算執(zhí)行情況，費用情況難以管控。事后也沒有及時、有效地分析費用使用情況，僅僅是在編制年報時導(dǎo)出數(shù)據(jù)粗略分析每個部門費用支出情況，容易產(chǎn)生超預(yù)算情況，導(dǎo)致企業(yè)資源浪費。

4 J集團費用報銷流程再造

運用流程再造解決J集團在傳統(tǒng)費用報銷流程中出現(xiàn)的問題：一方面，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，對費用報銷流程按照事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個階段進行流程再造；另一方面，對財務(wù)組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，讓企業(yè)的流程更加簡便高效，提高企業(yè)的競爭力。

4.1 利用數(shù)字化技術(shù)，智能化報銷流程

通過梳理費用報銷流程每個節(jié)點，將其總結(jié)為事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個階段，基于數(shù)字化平臺，利用OCR、RPA等數(shù)字化技術(shù)對每個階段的環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現(xiàn)費用報銷流程智能化，減少人工操作，并實現(xiàn)與外部系統(tǒng)互通，打破信息壁壘，提高費用報銷效率。流程再造具體設(shè)計如表1所示。

4.2 優(yōu)化財務(wù)組織結(jié)構(gòu)，避免舞弊風險

傳統(tǒng)報銷模式下J集團的財務(wù)組織結(jié)構(gòu)分散，每個子公司、事業(yè)部都有其財務(wù)部門，各自負責自己部門的報銷業(yè)務(wù)，規(guī)則不明確且理解不一，導(dǎo)致報銷效率低下。為實現(xiàn)費用報銷流程智能化，進而推動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，J集團應(yīng)做好調(diào)研工作，借鑒轉(zhuǎn)型成功的公司的經(jīng)驗，根據(jù)自身實際情況，對財務(wù)組織機構(gòu)進行優(yōu)化。

首先，對于分散的財務(wù)結(jié)構(gòu)進行集中管理，將原來的總部、事業(yè)部、子公司、分公司相互獨立的財務(wù)部門集中劃分為財務(wù)共享服務(wù)中心和財務(wù)管理部門，前者主要負責會計核算等基本職能，后者主要負責政策制定、投融資管理、稅務(wù)籌劃等綜合職能，而子公司的財務(wù)部門僅保留財務(wù)分析、稅務(wù)、業(yè)務(wù)支持等部分職能。

其次，建立財務(wù)數(shù)字化專項小組，從財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門抽調(diào)工作人員，了解財務(wù)組織結(jié)構(gòu)及財務(wù)流程，與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，促進業(yè)財融合，提升業(yè)務(wù)處理質(zhì)量、擴大信息采集范圍、實現(xiàn)跨部門信息高效傳遞。

5 費用報銷流程再造的保障措施

5.1 完善報銷制度

完善制度是費用報銷流程再造的基礎(chǔ)保障措施，因為它可以確保公司內(nèi)部的財務(wù)流程更加透明和規(guī)范。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)的特點，建立清晰的費用報銷制度，規(guī)范各項費用報銷的條件，包括允許報銷的種類、金額限制、審批流程、文件要求等方面的規(guī)定，從而在數(shù)字化平臺設(shè)置規(guī)則時可以更加明確和規(guī)范，減少濫用和錯誤報銷的可能性。

此外，完善的制度也有助于提高效率，減少管理成本，并為員工提供明確的操作指南，使他們更容易理解和遵守費用報銷規(guī)定。并且，企業(yè)還應(yīng)定期監(jiān)督并評估制度的執(zhí)行情況，根據(jù)實際情況做出必要的調(diào)整和改進。

5.2 強化技術(shù)支撐

運用數(shù)字化技術(shù)對費用報銷進行流程再造后，大部分流程都是基于系統(tǒng)自動操作，減少了很多人為干預(yù)的工作，為保障系統(tǒng)能夠高效運轉(zhuǎn)，企業(yè)應(yīng)不斷強化數(shù)字化技術(shù)支撐。

首先，根據(jù)報銷制度置入規(guī)范的規(guī)則尤為重要，系統(tǒng)只需根據(jù)已設(shè)定好的指令運行即可，并且要根據(jù)不斷完善的制度實時更新系統(tǒng)規(guī)則。

其次，實現(xiàn)與其他系統(tǒng)集成，將報銷系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等其他關(guān)鍵系統(tǒng)集成，穩(wěn)定系統(tǒng)接口，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和自動化流程，避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入和錯誤。

同時，技術(shù)人員要對系統(tǒng)進行持續(xù)的優(yōu)化和更新，包括修復(fù)漏洞、改進用戶體驗等，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求的變化。

5.3 加強員工培訓(xùn)

費用報銷業(yè)務(wù)與每一位員工都息息相關(guān)，加強員工培訓(xùn)力度在優(yōu)化費用報銷流程中至關(guān)重要，不僅可以提高整體執(zhí)行效率，還可以確保合規(guī)性、降低錯誤率，并提高員工對公司制度的理解和接受。在系統(tǒng)上線過程中，可能會出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓、不兼容或者員工使用習(xí)慣等問題。面對新事物，員工剛開始可能會出現(xiàn)抵觸心理，因此需要加強員工對于新系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，如財務(wù)部門可以開展新制度講解培訓(xùn)，數(shù)字化專項小組開展系統(tǒng)操作培訓(xùn)，讓員工更好地了解報銷制度，接受新系統(tǒng)，發(fā)揮新系統(tǒng)的價值。

6 結(jié)語

本文分析了J集團傳統(tǒng)費用報銷流程的弊端，并對其費用報銷流程進行流程再造設(shè)計，去除無效環(huán)節(jié)，引入OCR、RPA等數(shù)字化技術(shù)彌補傳統(tǒng)費用報銷流程中人工操作煩瑣雜亂、信息系統(tǒng)孤島、報銷全流程監(jiān)督功能乏力等不足，并對財務(wù)組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，達到節(jié)約大量人力物力，提高費用報銷效率，并推動了企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進展的目的。同時，提出并分析了實施費用報銷新流程落地的保障措施：一是完善報銷制度，明確各項費用相關(guān)管理辦法，提高費用報銷流程的透明度和規(guī)范性；二是強化數(shù)字支撐，規(guī)范系統(tǒng)操作增強其安全性，并根據(jù)企業(yè)需求持續(xù)優(yōu)化升級，提高用戶滿意度，確保系統(tǒng)能穩(wěn)定、高效地運行；三是加強員工培訓(xùn)，幫助他們更好地理解和適應(yīng)優(yōu)化后的費用報銷流程，提高整體執(zhí)行效率和合規(guī)性。綜上所述，企業(yè)進行費用報銷流程再造時，應(yīng)依托數(shù)字化技術(shù)，深化流程再造，提升財務(wù)工作效率，推動企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進企業(yè)核心競爭力的有效提升。

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