李 慧 羅麗獻(xiàn) 廣西科技大學(xué)

近年來，為響應(yīng)國家政府會計制度改革，要實現(xiàn)網(wǎng)上審批、網(wǎng)上報銷的辦理模式。學(xué)校進(jìn)行信息化建設(shè)也是尤為重視，隨著財務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展，G大學(xué)相繼推出了網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)、其他收入申報系統(tǒng)及工資查詢等財務(wù)系統(tǒng)。雖然G大學(xué)現(xiàn)行采用會計人員接單，報銷人通過在網(wǎng)上填報并生成報銷單，將報銷單打印出來簽字蓋章，再連同附件一并交給會計人員審核報銷，該模式仍然無法實現(xiàn)報銷人少跑一次的目標(biāo)。由于財務(wù)報銷審批主要還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版審簽?zāi)Ｊ?，這種模式會因不確定性因素導(dǎo)致前期審批流程效率低下，也是降低財務(wù)報銷效率的一項重要原因。

利用信息化技術(shù)實行網(wǎng)上審批模式，引進(jìn)網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)主要是解決面臨大量報銷業(yè)務(wù)從原來的線下審批改為線上審批，審批權(quán)限可以不受時間和地域的限制，通過網(wǎng)絡(luò)完成財務(wù)的報銷審批手續(xù)，報銷人可通過掃描報銷單形成電子版通過審批系統(tǒng)提交審批，節(jié)約了大量的時間，提高網(wǎng)上辦事效率，解決 “審批難、報賬難、報賬煩”等難題，提高了財務(wù)報銷審批的效率。

一、高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷審批現(xiàn)狀分析

(一)審批流程多、報銷慢、簽字難

目前，G大學(xué)的收入每年呈遞增的趨勢，經(jīng)費(fèi)種類和經(jīng)費(fèi)來源渠道呈現(xiàn)與日俱增的態(tài)勢，經(jīng)費(fèi)來源不同歸口和不同部門負(fù)責(zé)人管理審批，根據(jù)報賬金額大小簽字審批的領(lǐng)導(dǎo)層級不盡相同，造成審批流程復(fù)雜。

財務(wù)報銷普遍出現(xiàn)審批流程多、報銷慢、簽字難等現(xiàn)象，報銷人根據(jù)發(fā)票信息在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)里面填寫報銷相關(guān)信息，打印已形成有預(yù)約號的財務(wù)報銷填報單，將發(fā)票原始資料后附填報單一并拿到計財處報銷。此種報銷模式解決了報銷集中扎堆的現(xiàn)象，但是審批簽字還是要根據(jù)財務(wù)制度找分管經(jīng)費(fèi)的各級領(lǐng)導(dǎo)簽字；手工報銷還是最傳統(tǒng)的報銷模式，報賬人人拿著已簽好的網(wǎng)上預(yù)約單到計財處報銷。

(二)報銷單退單量大、服務(wù)效率低

由于國家出臺新的科研報銷和財務(wù)會計相關(guān)制度，高校也會據(jù)此及時進(jìn)行重新修訂調(diào)整，新舊制度往往存在一定的差異，導(dǎo)致報銷人覺得財務(wù)制度總是在變化，短時間內(nèi)難以及時熟悉新規(guī)定，報銷單據(jù)就會因不符合制度規(guī)定而產(chǎn)生退單的情況。

高校的教學(xué)科研人員都不是具有財務(wù)專業(yè)背景的人員，由于平時教學(xué)科研工作任務(wù)比較繁重，很少報賬，必然造成對報賬流程不熟悉的現(xiàn)象，對取得原始憑證的合規(guī)性、真實性和完整性都是無法進(jìn)行專業(yè)判斷。繁瑣的報銷審批工作占用了師生的大量時間，大大降低了報賬人和審核人的工作效率，使得他們不能集中精力專注于教學(xué)和科研工作，影響了教學(xué)和科研人員的積極性。

(三)報銷單據(jù)審核量大，管理層工作隨時被中斷

由于高校經(jīng)費(fèi)數(shù)量巨大，經(jīng)費(fèi)審核繁重，報銷單據(jù)審核也隨之增多。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)每天都要面臨著大量而繁重的行政管理工作，根據(jù)學(xué)校財務(wù)制度規(guī)定，財務(wù)報銷金額大小按相應(yīng)管理層級別的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，經(jīng)常面臨在處理公務(wù)的時候，會被突如其來的報銷人員中途打斷，偶爾還出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室排隊扎堆審批的現(xiàn)象，容易造成領(lǐng)導(dǎo)缺乏時間對需要簽署的報銷材料進(jìn)行深度思考和審核，甚至還會造成超額度審批簽字而不知的現(xiàn)象。

(四)財務(wù)人員線下審核，主觀因素甚多

財務(wù)人員對報銷的單據(jù)進(jìn)行線下審核時，財務(wù)人員每天都需要承載著大量的審核和檢查等基礎(chǔ)工作，審核紙質(zhì)原始憑證資料是否合法、合規(guī)和完整等要求，還有審核報賬業(yè)務(wù)審批權(quán)限是否符合財務(wù)制度規(guī)定，僅憑財務(wù)人員的經(jīng)驗和記憶力來進(jìn)行判斷，會受到主觀因素的影響。

二、建立學(xué)校財務(wù)網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新，信息化技術(shù)已逐漸進(jìn)入人們的工作和生活，尤其在人們的工作中顯得尤為重要。為了提高工作效率，直接通過電腦或手機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)就能完全處理完各項具體事務(wù)，現(xiàn)代信息技術(shù)能夠使我們在辦公時間和辦公地點(diǎn)上實現(xiàn)充分自由，最大限度地節(jié)約了辦公時間，大大地提高了工作效率。

G大學(xué)對網(wǎng)上報賬引入網(wǎng)上審批系統(tǒng)流程，以學(xué)校OA辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將學(xué)校財務(wù)制度和網(wǎng)上審批要求都融入到審批流程當(dāng)中，從根本上改變原來簽字難、報銷難、報銷煩、效率低的現(xiàn)象，從而大大提高了財務(wù)報銷審批的效率。

(一)引入財務(wù)制度，制定系統(tǒng)流程

G大學(xué)根據(jù)國家教育經(jīng)費(fèi)使用政策的規(guī)定，制定了《G大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用審批辦法》，根據(jù)公務(wù)卡要求，修訂了《G大學(xué)公務(wù)卡管理實施辦法》、根據(jù)差旅費(fèi)管理辦法，修訂了《G大學(xué)差旅費(fèi)管理暫行規(guī)定》。

G大學(xué)推進(jìn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)之前，財務(wù)人員先調(diào)研了其他高校，并學(xué)習(xí)其先進(jìn)經(jīng)驗和方法，計財處把財務(wù)報銷和經(jīng)費(fèi)審批制度進(jìn)行梳理，修改并完善了相關(guān)制度，向網(wǎng)上審批系統(tǒng)引入財務(wù)規(guī)章制度，確保各級領(lǐng)導(dǎo)是否清楚審批權(quán)限，在網(wǎng)上審批系統(tǒng)試運(yùn)行后，積極向師生進(jìn)行廣泛宣傳，并開展網(wǎng)上審批系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓教職工了解各項經(jīng)費(fèi)的審批權(quán)限和要求。

(二)搭建網(wǎng)上審批系統(tǒng)服務(wù)平臺

由于學(xué)校資金量大，教學(xué)科研項目多，行政人員少，工作量越來越繁重。為了解決審批簽字煩、審批簽字難、審批簽字排長隊等問題，建立網(wǎng)上審批系統(tǒng)服務(wù)平臺緩解現(xiàn)場排隊等候。G大學(xué)根據(jù)學(xué)校財務(wù)管理信息化發(fā)展的需要，結(jié)合師生的需求，已經(jīng)提供了網(wǎng)上報賬，網(wǎng)上申報和網(wǎng)上工資查詢等系統(tǒng)的財務(wù)服務(wù)平臺，報銷人可以隨時進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報銷，辦理借款，其他收入申報等業(yè)務(wù)，為構(gòu)建網(wǎng)上審批系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)。

(三)實現(xiàn)線上與線下審批相結(jié)合

高校財務(wù)報銷實行網(wǎng)上審批仍然甚少，要想讓學(xué)校老師和學(xué)生從原來線下審批轉(zhuǎn)到線上審批，這種轉(zhuǎn)變?nèi)匀贿€是需要一些時間去接受和改變。G大學(xué)結(jié)合學(xué)校的實際情況，在校內(nèi)全面推行網(wǎng)上審批系統(tǒng)時，采用線上審批和線下審批相結(jié)合，由于信息技術(shù)受到限制，網(wǎng)上審批系統(tǒng)還不能全覆蓋所有的審批事項，尚有部分特殊業(yè)務(wù)仍需線下進(jìn)行，G大學(xué)本著以人為本，為全校師生帶來方便，以提高教學(xué)與科研積極性為原則，推行線上審批與線下審批相結(jié)合的方式同時并行，先采用部分項目進(jìn)行網(wǎng)上審批，不斷解決網(wǎng)上審批系統(tǒng)的問題，逐步完善線上審批，慢慢取消傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批，最終實行網(wǎng)上審批。

(四)借助數(shù)字化智慧校園，追蹤審批流程信息

依托學(xué)校數(shù)字化智慧校園建設(shè)，網(wǎng)上審批系統(tǒng)通過網(wǎng)頁或微信物流信息等途徑推送審批信息，還可以通過電腦或手機(jī)方便報銷人隨時查詢審批業(yè)務(wù)流程的進(jìn)度，通過微信，在重要節(jié)點(diǎn)推送信息，如有退單情況，會看到備注退回原因，以便報銷人員及時修改或完善審批信息，使整個網(wǎng)上審批過程高效便捷。

(五)通過CA認(rèn)證，保障簽章效力和信息安全

我國的《電子簽名法》于2019年4月重新修訂，第十四條規(guī)定 “可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”?！峨娮雍灻ā芬?guī)定可靠的電子簽名需同時符合下列條件：

1.電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有。

2.簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制。

3.簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

4.簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

G大學(xué)的網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)中的電子簽名都是通過CA認(rèn)證，以保證網(wǎng)上信息傳遞身份的真實性、保密性和完整性，確保網(wǎng)上報銷審批具有法律效力。要求全校師生提供本人真實的簽字圖片，并通過簽章密碼和手寫簽章等兩項進(jìn)行雙重保險，充分保證網(wǎng)上簽字的安全和法律效力。

實現(xiàn)網(wǎng)上審批與網(wǎng)上報銷兩個系統(tǒng)的全面對接，需要將內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)對接，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，因網(wǎng)上報銷系統(tǒng)采用的是財務(wù)系統(tǒng)專網(wǎng)，必須確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。財務(wù)系統(tǒng)如果在校外網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，非常容易受到攻擊，造成信息外露。在經(jīng)費(fèi)審批的權(quán)限方面，存在著忘記密碼、保管不善和處理不當(dāng)?shù)那闆r，存在信息泄露的隱患，給網(wǎng)上審批帶來了潛在的危險。

G大學(xué)為了給網(wǎng)上審批系統(tǒng)建立一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并作以下幾點(diǎn)要求：

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全知識的宣傳和教育，強(qiáng)化全體師生的安全意識。

2.安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)審批系統(tǒng)的安全，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3.要求各位采用數(shù)字簽名的審批人，必須提供手寫簽名，確保數(shù)字簽名的真實性。

4.要求各位網(wǎng)上系統(tǒng)審批人需要設(shè)置安全系數(shù)比較高的密碼，確保密碼的絕對安全。

三、高校實行網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)的作用

(一)解決簽字難和排長隊的現(xiàn)象

G大學(xué)實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)后，報銷人只需將報銷的材料電子版上傳到網(wǎng)上審批系統(tǒng)附件區(qū)，轉(zhuǎn)交下一步給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，無需親自到領(lǐng)導(dǎo)辦公室排隊等待審批簽字，也不會因領(lǐng)導(dǎo)出差、開會等不在辦公室的原因而無法審批，解決了財務(wù)報銷審批簽字排長隊的問題，每一層級審批人無需在辦公室等待簽字，而只需在工作合適的時機(jī)，且有網(wǎng)的地方都可以通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)的利用數(shù)字簽名審批各種報銷單據(jù)，這樣既不影響各層級領(lǐng)導(dǎo)的行政事務(wù)性工作，報銷人還可以查看審批流程的進(jìn)度，在審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)填寫報賬信息，形成報賬預(yù)約單并打印預(yù)約單，將原始憑證單據(jù)和預(yù)約單一起拿到計財處進(jìn)行辦理報銷手續(xù)，財務(wù)人員也可以通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)查看報銷業(yè)務(wù)的審批情況，對于已審批完但未提交預(yù)約報銷的報銷單，計財處財務(wù)人員可以善意地提醒，催促盡快完成發(fā)票的報銷工作。

(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，減輕報賬壓力

高校師生都不是專業(yè)的財務(wù)人員，對財務(wù)知識和制度規(guī)定缺乏理解，為了減少報銷人現(xiàn)場排隊等待報銷和避免退單的情況，則要求報銷人必須非常熟悉學(xué)校的各項財務(wù)制度，保證報賬遞交的發(fā)票符合財務(wù)報銷規(guī)定，否則容易造成票據(jù)不符合學(xué)校財務(wù)報銷制度，出現(xiàn)退單的情況，最終可能會對財務(wù)報銷工作產(chǎn)生負(fù)面影響。G大學(xué)每年6月和9月份都要對新報到的教師開展財務(wù)報銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓師生了解學(xué)習(xí)學(xué)校的財務(wù)制度，規(guī)范使用公務(wù)卡支付手續(xù)，了解各項經(jīng)費(fèi)的報銷制度和審批要求。

G大學(xué)網(wǎng)上審批系統(tǒng)正式上線之前，G大學(xué)財務(wù)人員必須熟悉掌握網(wǎng)上審批系統(tǒng)的各項功能，解決網(wǎng)上審批系統(tǒng)運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，向軟件公司反饋，不斷調(diào)試和完善，制作網(wǎng)上審批系統(tǒng)的操作指南和業(yè)務(wù)流程，積極組織師生通過線下培訓(xùn)，全面熟悉財務(wù)報銷網(wǎng)上審批系統(tǒng)的全流程，會后將操作指南和業(yè)務(wù)流程分發(fā)給各部門的老師和學(xué)生，并建立QQ群、微信群為師生解答財務(wù)報銷網(wǎng)上審批系統(tǒng)有可能出現(xiàn)的各類問題，快速讓學(xué)校師生熟悉掌握網(wǎng)上審批系統(tǒng)的流程和要求。采取一系列的措施，使學(xué)校師生對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和網(wǎng)上審批系統(tǒng)進(jìn)行熟悉，逐步減輕財務(wù)人員的報賬壓力。

(三)與其他系統(tǒng)端口進(jìn)行對接，全面實現(xiàn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)

目前，G大學(xué)將網(wǎng)上審批系統(tǒng)、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)和網(wǎng)上申報系統(tǒng)等三個系統(tǒng)基本上可以實現(xiàn)對接，但是要想全面實現(xiàn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)，還需要與多個部門的系統(tǒng)進(jìn)行打通，才能實現(xiàn)完全對接。正著手與學(xué)校其他部門的系統(tǒng)進(jìn)行對接得準(zhǔn)備工作，學(xué)校已經(jīng)把預(yù)算申報審批、合同審批、固定資產(chǎn)入庫審批、政府采購審批、科研經(jīng)費(fèi)審批等都設(shè)計了合適的業(yè)務(wù)流程，并且把內(nèi)部控制的各個審批環(huán)節(jié)都與審批系統(tǒng)進(jìn)行打通和對接，搭建系統(tǒng)共享平臺，全面實現(xiàn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)。

(四)規(guī)范財務(wù)管理制度，推動內(nèi)部控制信息化

實現(xiàn)網(wǎng)上審批系統(tǒng)是財務(wù)管理制度在實踐中的具體運(yùn)用，報賬人通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)進(jìn)行審批時，將審批單轉(zhuǎn)交下一級審批人，審批人在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批，如超出權(quán)限范圍內(nèi)，審批系統(tǒng)會轉(zhuǎn)到高一級審批人進(jìn)行審批，網(wǎng)上審批系統(tǒng)的工作流程簡單，易于操作。審批人進(jìn)行審批時，要明確審批意見，對于每一位審批人的審批意見都會留有痕跡，將每一個流程環(huán)節(jié)落實到具體人，各級領(lǐng)導(dǎo)在權(quán)限范圍內(nèi)，可以查詢本部門的報銷情況和經(jīng)費(fèi)余額，既能及時了解財務(wù)信息，同時也加強(qiáng)了對財務(wù)的監(jiān)管作用。利用網(wǎng)上審批系統(tǒng)推動內(nèi)部控制信息化，各項目經(jīng)費(fèi)的審批人根據(jù)各自的權(quán)限完成各項業(yè)務(wù)的審批，實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部控制的信息化。

(五)積極發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高財務(wù)報銷審批效率

充分利用學(xué)校數(shù)字化智慧校園技術(shù)，將財務(wù)網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)與報銷人、審批人緊密聯(lián)系起來，進(jìn)一步提高財務(wù)工作效率。對于已審批的報銷事項，審批完成后再轉(zhuǎn)交下一步處理。發(fā)票上需要報銷人簽字，完成網(wǎng)上審批和網(wǎng)上報銷預(yù)約，財務(wù)人員審核發(fā)票后，在財務(wù)系統(tǒng)完成審核，并通過銀校直聯(lián)將報銷款項轉(zhuǎn)到報銷人的銀行卡或供應(yīng)商的對公單位賬戶。財務(wù)報銷和審批工作都通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，變得省力省時，徹底改變了以往的簽字難、審批難、報銷難、報銷煩等問題，實實在在做到提高財務(wù)工作效率。

隨著高校不斷擴(kuò)招，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教育科研經(jīng)費(fèi)不斷增加，高校財務(wù)工作越來越繁重，工作壓力與日俱增。高校財務(wù)工作要求越來越細(xì)化，財務(wù)服務(wù)質(zhì)量要求越來越高。在財務(wù)工作中引入信息化已勢在必行，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)，加快了審批進(jìn)度，縮短了報銷人和審批人的工作時間，提高了財務(wù)工作效率，激發(fā)了教學(xué)科研工作者的積極性；加強(qiáng)了預(yù)算管理，避免了超預(yù)算報銷的情況；審批流程和報銷憑證自動生成電子檔案，做到有跡可循；通過電子簽名認(rèn)證確保線上身份傳遞信息的真實性，保證審批流程是真實有效的。