文/福建省福州文教職業(yè)中專學校 葉幼霞

新公共服務視角下的學校檔案管理工作優(yōu)化策略主要是指在新時代背景下，通過運用科學有效的方法和措施來加強學校檔案管理工作，提升檔案管理質量。學校檔案館、檔案室要充分發(fā)揮其在檔案管理中所具備的作用和優(yōu)勢，使其在新時代背景下能夠更好地發(fā)揮出自身職能，從而為社會提供更好的服務。本文從管理理念、管理模式、隊伍建設和健全制度四個方面入手來優(yōu)化新時代學校檔案管理工作。

一、更新檔案管理理念，提高檔案意識

檔案管理工作是學校日常管理工作中非常重要的一部分，關系到學校發(fā)展的方方面面，同時也關系到教師和學生的切身利益，因此學校檔案管理工作質量將直接影響著學校各項工作的開展。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統的檔案管理理念已經無法滿足當前社會發(fā)展需要，學校要積極轉變固有的檔案管理理念，創(chuàng)新、優(yōu)化檔案管理手段，以滿足新時代背景下社會發(fā)展需要。

首先，要加強學校檔案管理人員的思想認識。學校檔案管理工作效率與質量的提升依賴于檔案管理人員的業(yè)務素質和水平，而這些專業(yè)技能的提升很大程度上是由思想認知決定的。學校要注重加強對檔案人員思想認識方面的培養(yǎng)和教育，使其能夠樹立正確的思想觀念和工作態(tài)度，從而更好地促進學校檔案管理工作水平的提高。其次，要加強學校領導和師生群體對學校檔案工作重要性的認識。只有通過加強學校領導和師生群體對學校檔案工作重要性的意識培養(yǎng)和教育，才可以使其更好地了解學校檔案工作對于自身開展工作、教學、科研等具有非常重要的作用，使其在思想上樹立起正確的檔案意識。最后，要加強學校相關部門和人員對檔案管理工作重要性認識方面的培養(yǎng)和教育。學校檔案館、室接收的檔案是由各處、室產生的各類文件資料，檔案工作的開展離不開學校各處、室與人員的配合。各相關處、室與人員是學校檔案管理工作的第一線，若對檔案管理工作的重要性沒有深刻的認識，隨意歸件，屆時交接給學校檔案館、室的檔案就容易出現不標準、不規(guī)范的現象，還會造成檔案完整性缺失、保管期限混亂等不良后果。切實加強學校相關部門和人員對檔案工作重要性認識，提升檔案管理人員能力，對于有效開展檔案工作是極其必要的。

二、創(chuàng)新檔案管理模式，推動檔案管理現代化

（一）新公共服務理論與檔案管理。隨著新公共服務理論的出現，我國檔案管理工作模式也得到了改進。新公共服務理論強調公民參與、責任及效能，因此，在檔案管理工作中，我們需要通過不同方式來提高公民參與度，強化公民檔案管理責任，增強公民對檔案管理工作的滿意度。這一理論在我國學校檔案管理工作中也得到了有效應用。在檔案管理工作中，學校會制定相應的規(guī)章制度對檔案人員進行約束，并對檔案管理、利用等全過程進行指導。新公共服務理論認為，學校制度要想達到理想效果，就需要將“以人為本”的理念貫穿到整個管理過程中，同時要重視學生和教師的意見和建議，以此來提高檔案管理工作效率。師生參與學校檔案管理工作，就要相應地提升師生的思想道德素養(yǎng)，增強其檔案管理責任心，確保學校檔案工作高校開展。學校可以通過組織開展講座、報告會、座談會等方式來提高學生和教師的思想道德素養(yǎng)，同時通過建立師生檔案、創(chuàng)設獎勵機制等來提高師生參與檔案工作的積極性。

（二）新公共服務視角下學校檔案管理的新特征。首先，從檔案管理工作的主體來看，當前學校檔案管理工作已經不再僅僅是由檔案部門獨立完成，而是逐漸轉變?yōu)橛蓪W校、檔案部門、教師、學生等多方共同參與的多主體合作模式。其次，從檔案管理工作的內容來看，除了學校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，當前學校檔案管理工作重視對學校歷史資料的挖掘與開發(fā)[1]。因此，在對學校進行改革時要充分考慮到學生、教師等群體的需求，從而更好地為師生提供優(yōu)質服務；再次，從檔案管理工作的服務對象來看，當前學校檔案管理工作服務對象擴大到學校全體教職工、學生、退休教職工及其家屬。最后，從檔案管理工作的結果來看，當前學校檔案管理工作不僅要保證學校各項數據資料完整準確，還需要及時準確地為學校師生提供教學資源和學術資源等服務。

（三）學校檔案工作需要提升服務意識。新公共服務理論強調要注重對公民權利的保障，在檔案管理工作中需要貫徹以人為本的理念，尊重公民的權利和需求，從而提高檔案管理工作效率。在實際工作中，由于受到傳統觀念的影響，學校檔案管理工作中存在著一些問題。比如，學校檔案管理人員并沒有認識到檔案信息在社會發(fā)展中的重要性，而是將其看成是一種機密文件。這種錯誤認識導致學校檔案管理工作人員在實際工作中缺乏主動性，不能主動為學生和教師提供服務，更不能將學校的發(fā)展與學生和教師的個人發(fā)展相結合，從而導致學校檔案管理工作效率低下。學校檔案管理人員要化被動為主動，轉變自身思想觀念，提升為民服務的意識。要想實現精準服務師生的目的，就要明確師生的檔案信息需求，才能有的放矢，提升師生的服務體驗。服務意識的培養(yǎng)與建立需要學校和檔案管理人員的共同努力。學校要為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境與服務氛圍，有針對性地為其提供現代化業(yè)務能力培訓，使學校檔案管理人員的思想與業(yè)務能力不與社會脫鉤。學校檔案管理人員也要端正自己的服務理念、提升管理水平，挖掘學校檔案資源，構建學校特色檔案文化，主動開展各項檔案服務，讓學校檔案工作有序開展的同時讓師生享受到優(yōu)質的檔案服務。

（四）利用信息技術，推動檔案管理現代化。傳統的檔案管理模式導致查檔手續(xù)繁瑣、查詢的信息難以關聯，已無法滿足現代師生高效、及時獲取全面信息的需求。學校檔案館、室要充分利用科技手段，借助信息化技術來創(chuàng)新檔案管理模式，從而提高檔案管理效率，推動檔案管理的現代化。

首先，學校要加強對信息技術的重視程度，引進先進設備和技術。在新時代背景下，隨著信息技術的不斷發(fā)展和普及，信息技術已經逐漸成為學校發(fā)展的重要力量。學?？梢酝ㄟ^引進先進設備和技術來提升檔案管理工作效率，構建智慧校園。智慧校園以數據庫建設作為基礎，采用先進的設備來搭建校園大數據平臺，從而實現對學生檔案、教師檔案、辦公系統、監(jiān)控系統等方面的數字化管理。在校園內以建立學習庫、德育庫、電子閱覽室、電子圖書資源庫等方式來實現對校園內學生信息資源的整合和利用。在具體實施過程中要充分考慮到學生需求和教師需求，從而構建出科學合理的服務模式；其次，利用現代信息媒體搭建網上管理平臺與對外窗口。在新時代背景下，利用互聯網來搭建出更加便捷、高效、全面的檔案管理平臺，可以采用網上預約系統來實現對學生檔案信息、教師檔案信息等查詢進行預約登記等服務；還可按檔案密級構建分級查詢利用窗口，對可對外公開的檔案采取全文檢索模式、其他以目錄級或全宗級檢索模式，方便大眾利用，提高檔案利用效率[2]。除此之外，還可以利用微信公眾號、融媒體等方式來發(fā)布、征集信息，實現對學生、教師檔案信息的接收和查詢服務。同時還可將學校特色檔案、校史、師生風采檔案等內容放在相關平臺上進行宣傳。

三、加強檔案工作隊伍建設，提高檔案管理水平

新公共服務視角下，學校檔案館、室要想提高自身管理水平，就必須加強檔案工作人員的綜合素質和業(yè)務能力，建設一支強有力的檔案工作隊伍，從而更好地適應新時代背景下社會發(fā)展需要。首先，一支強有力檔案工作隊伍的建設必須是結構合理、專業(yè)素質高、業(yè)務能力強的隊伍。學校要調整現有隊伍結構，考察現有人員的素質與能力，擇優(yōu)選入檔案工作隊伍；還可以從各有關部門抽調政治過硬、法治意識強的人員，共同組建一支年齡結構合理、業(yè)務素質高的檔案執(zhí)法隊伍。其次，學?？梢酝ㄟ^定期組織與同級單位間的學習交流活動、業(yè)務比拼、知識競賽、崗位大練兵活動等方式來促進檔案管理人員之間的相互交流和溝通。通過這些活動，可以激發(fā)檔案工作內部活力，同時讓學校檔案人員了解到外面先進的檔案管理方法與思想，進一步提高檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力。最后，學校要注重制定完善的檔案工作考核制度與晉升渠道來提高工作人員的積極性和主動性，建立合理的激勵機制促進檔案管理人員認真履行自身職責，激發(fā)起檔案隊伍內部的良性競爭與學習前沿先進知識和工作的熱情[3]。

四、健全檔案管理制度，構建安全保管機制

（一）健全檔案管理制度。學校檔案管理工作的有序開展離不開完善的檔案管理制度，健全的制度是學校檔案管理質量的保障與基石。目前，雖然大多數學校都制定了相關的管理制度，但由于辦校規(guī)模小、資金不足、專業(yè)人員配備少、領導重視度不夠等一系列原因，仍有相當一部分學校的檔案管理制度還存在缺陷。這些規(guī)章制度多數只是粗淺地規(guī)定了哪些檔案需要歸檔，卻沒有明確各部門需要歸檔的范圍與內容，沒有明確劃分各類檔案的保管期限；利用制度里沒有完善的查閱、登記、歸還手續(xù)；檔案保管期限到期后缺少完善規(guī)范的鑒定銷毀制度等。這些學校檔案管理基礎薄弱，再加上相關的上級監(jiān)管部門對學校檔案監(jiān)管工作的懈怠，學校沒有規(guī)范地開展檔案管理工作，產生了一些不良的影響。如前期收集工作，受限于工作人員的能力與重視度，再加上缺乏規(guī)范的檔案收集范圍的指導，導致許多檔案應歸未歸，容易造成檔案流失、不成套；分類時因缺乏規(guī)范文件的指導，導致檔案放置混亂，不利于后期的檢索、查詢與利用；保管工作因為缺乏專業(yè)的庫房與設備，會威脅到檔案的實體安全等。這些都是檔案管理制度缺失帶來的不良影響，會嚴重拉低學校檔案管理工作的質量，更會影響師生的檔案利用滿意度[4]。

為切實保證學校檔案工作開展良好，保障學校檔案管理質量，健全檔案管理制度刻不容緩。學校要依據自身的管理特點和實際情況，有針對性地制定適合本單位的檔案管理制度。具體操作時，要結合師生的需求和各處室的工作實際，聘請專業(yè)人士圍繞學校要求制定嚴格有效的包括收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等內容的全套的檔案管理制度，還可以讓上級檔案主管部門派專人對該制度進行指導，保證制度的可行性。

（二）構建檔案安全保管機制。學校檔案與師生利益息息相關。信息時代，學校要注重保護檔案的實體安全與信息安全，構建學校檔案安全保管機制。

學校檔案實體安全的保護主要體現在檔案保管環(huán)節(jié)，學校要創(chuàng)設一個良好的檔案保管條件。制度是保護檔案安全的法律保障，為有效提高檔案保管條件，要制定相應的管理制度；庫房是保護檔案實體安全的屏障，檔案庫房要設置在一個合理的位置，同時要注重對檔案庫房設施的建設，從而為檔案保管創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。在進行檔案庫房設施建設時，要注意對庫房內溫度、濕度、燈光等設施進行合理配備，加強庫房內溫濕度情況的監(jiān)測，還要注意庫房的防盜設施、防蟲設施以及消防設施的配備。

除了檔案的實體安全，學校還要注重對信息安全的保護。信息時代，各類信息技術被廣泛應用到學校檔案管理之中，為更好地適應時代需求，部分學校建設了類似智慧校園的大數據平臺，極大方便了師生與社會的利用，同時也帶來了更多的信息安全隱患。與實體檔案遭受水侵、火燒、蟲咬、酸化、霉變等安全隱患不同，信息時代檔案信息安全面臨信息被篡改、盜取、黑客、病毒等威脅[5]。學校要構建一個安全的硬件環(huán)境和網絡環(huán)境才能切實保證檔案信息不被破壞。由于硬件的更新換代比較快，網絡應用程序、軟件等技術更迭更是日新月異，學校要及時更新硬件與技術以保障檔案安全。學校要對網絡安全進行定期檢測，及時更新補丁、殺毒，防范有害病毒與漏洞；還要注意對數據庫的多重備份，以免因意外導致數據丟失找不回來。

此外，學校要配備完善的保密制度、利用制度和監(jiān)察制度來共同構建學校檔案安全保管機制。檔案管理人員要加強保密意識的培訓教育，在整個檔案管理全過程中，不能泄露檔案信息；還要加強責任意識，在管理檔案過程中，保管、利用檔案信息時操作要規(guī)范，不能將會危及檔案實體安全的物品帶入庫房。學校還要有相應的監(jiān)察制度來監(jiān)督指導檔案人員和各部門的檔案工作，有了監(jiān)管，檔案工作才會有約束，才能更好地保障學校檔案的安全。

五、結語

在新時代背景下，學校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。新公共服務視角下，學校檔案管理工作重視全體師生的參與、考慮利用者的體驗感與滿意度。學校要站在人文的角度去優(yōu)化檔案管理工作，要重視提升檔案工作者的服務意識和業(yè)務水平，健全檔案管理制度，利用現代信息技術創(chuàng)新檔案管理模式，來適應新時代背景下社會發(fā)展需要。