文/福建廣播電視大學(xué)明溪工作站 羅偉華

新時(shí)期，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的高速發(fā)展[1]，信息技術(shù)對各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了重要影響。就電大開放教育而言，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍檔案管理面臨的壓力也逐步增大，比如傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案歸檔、翻閱、查找容易出現(xiàn)破損、遺失等問題。因此，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，通過微縮、掃描、OCR 等方式對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化，存儲到計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、數(shù)字化建設(shè)管理。同時(shí)，對海量信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化存儲和數(shù)據(jù)挖掘利用，極大方便了檔案信息的檢索、查詢和調(diào)用，也進(jìn)一步提升了學(xué)籍檔案管理效率，降低人為出錯頻率，增強(qiáng)檔案管理全過程監(jiān)管，完善數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，為教學(xué)改革、教學(xué)評估提供依據(jù)的同時(shí)，為用人單位對人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定等提供優(yōu)質(zhì)的社會化服務(wù)。因此，實(shí)現(xiàn)電大學(xué)籍檔案管理逐漸向電子化、數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，是社會發(fā)展的必然趨勢。

一、新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)的意義

（一）提高管理效率。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式，主要依賴人工實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理，由于檔案的收集、整理、歸檔保管等程序繁瑣、工作周期長[2]，涉及需要協(xié)調(diào)的內(nèi)部管理部門較多，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化、數(shù)字化管理，能有效減少管理人員的日常工作量，提升檔案管理工作效率。同時(shí)，如需增加檔案的收集范圍和內(nèi)容，可以隨時(shí)增加計(jì)算機(jī)的硬盤存儲空間，節(jié)約檔案資料占用空間，并利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行深度挖掘，提升檔案二次利用價(jià)值，為教學(xué)、管理、就業(yè)等提供指導(dǎo)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和利用價(jià)值[3]。

（二）提升工作效能。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人們對獲取信息的途徑和質(zhì)量提出了更高的需求。以往傳統(tǒng)、單一的檔案管理模式，難以有效適應(yīng)當(dāng)前便捷、快速、共享的互聯(lián)網(wǎng)化的檔案服務(wù)需求。構(gòu)建電子化、網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)檔案管理新模式，為學(xué)籍檔案資料的共享利用提供了重要技術(shù)途徑，真正把學(xué)籍檔案管理向服務(wù)型管理模式轉(zhuǎn)變，是有效提升工作效能，拓寬檔案服務(wù)范圍，切實(shí)履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的崗位職責(zé)[4]，最大限度地貼合服務(wù)社會的發(fā)展趨勢。

（三）提增利用效益。學(xué)籍檔案不僅是各類學(xué)校開展學(xué)生學(xué)籍管理活動的重要依據(jù)，更是真實(shí)反映學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要憑證，也是各類教學(xué)評估及查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的重要依據(jù)，能為教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)測、試卷分析等提供針對性服務(wù)，為后續(xù)教學(xué)計(jì)劃的改善和優(yōu)化提供保障，推動教學(xué)質(zhì)量的提升；在社會公開招聘中還可以為工作人員提供學(xué)歷咨詢服務(wù)，幫助招聘人員更加全面的了解學(xué)生在校情況，促進(jìn)學(xué)籍檔案利用價(jià)值的提升。

二、新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）存儲容量可控化。電大開放教育實(shí)行各級教務(wù)分層管理和完全學(xué)分制，學(xué)習(xí)方式靈活多樣，8年的學(xué)籍有效期中需歸檔的學(xué)籍資料較多，學(xué)籍檔案信息包括以紙質(zhì)為載體的檔案材料和以數(shù)字化形式為載體的教務(wù)電子檔案材料等，保存和管理具備分散、復(fù)雜、動態(tài)的特點(diǎn)，電子化學(xué)籍檔案管理模式可以自由拓展硬盤存儲容量，降低物理空間的占用，減少紙質(zhì)檔案的保管費(fèi)用，并實(shí)現(xiàn)自動化、數(shù)字化、信息化管理，對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行更加清晰化、規(guī)范化的展現(xiàn)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

（二）信息檢索便捷化。在學(xué)籍檔案電子化管理模式下，可以突破時(shí)空因素的限制，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升服務(wù)查詢功能，方便人們遠(yuǎn)程查詢和利用。另外，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)資源庫，全面收集存儲學(xué)生信息、課程注冊、報(bào)考信息、考試成績以及學(xué)籍異動等數(shù)據(jù)，管理人員只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以迅速獲得目標(biāo)信息數(shù)據(jù)。而且學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式較為統(tǒng)一，方便直接調(diào)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息利用的便捷、準(zhǔn)確、高效，提高檔案資料的利用價(jià)值。

（三）檔案管理安全化。在電子化檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，針對不同用戶與用戶組分配角色和權(quán)限，既能提高電子檔案安全防護(hù)能力，保證電子檔案傳輸過程中的安全，也可以對電子檔案管理進(jìn)行全過程監(jiān)管，防止人為篡改部分檔案，使無授權(quán)的用戶進(jìn)不來、看不見、改不了，有授權(quán)用戶僅能查閱權(quán)限內(nèi)的信息，系統(tǒng)日志詳細(xì)記錄賬號登錄后的操作，保證電子檔案信息的原始性、真實(shí)性和安全性。

三、新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)存在的主要問題

（一）管理制度不夠完善。電大的學(xué)生管理、教學(xué)管理等與傳統(tǒng)高校有所不同，學(xué)習(xí)過程、學(xué)習(xí)材料比較分散，學(xué)籍檔案信息的收集、整理涉及多個(gè)部門，常常處于被動收集狀態(tài)，加上學(xué)籍檔案管理制度不健全、歸檔資料不完整、檔案資料遺失等問題，導(dǎo)致不能及時(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔保存，容易降低整體工作效率，難以為學(xué)生升學(xué)或就業(yè)提供有效的服務(wù)價(jià)值，不利于電子化檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

（二）資金投入不夠有力。部分電大尚未獨(dú)立，仍為教育局下屬事業(yè)單位，主管局限于經(jīng)費(fèi)壓力，對電子化檔案建設(shè)方面的投入力度有限，難以配備先進(jìn)的信息化設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)，加上學(xué)籍檔案的作用往往是滯后、隱性的，管理人員對學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識不足，不能很好地對學(xué)籍檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化與架構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)步伐緩慢，加大了檔案信息共享難度，降低了信息服務(wù)質(zhì)量。

（三）安全管理不夠到位。學(xué)籍檔案電子化建設(shè)，是建立在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之上，在提升學(xué)籍檔案管理便利化的同時(shí)，也加大了學(xué)籍檔案載體和傳輸過程的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，對公開內(nèi)容的審查制度落實(shí)不到位，容易泄露涉密或不宜公開的檔案信息；對訪問權(quán)限的設(shè)置不嚴(yán)格，缺乏先進(jìn)的安全防護(hù)措施，同樣容易引起原始檔案信息篡改、丟失現(xiàn)象，難以保障學(xué)籍檔案信息安全[5]。

（四）人員素質(zhì)不夠?qū)I(yè)。電大檔案管理人員絕大部分為兼職，檔案業(yè)務(wù)綜合素養(yǎng)普遍不高，對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)等操作不熟練，缺乏高水平的專職檔案管理隊(duì)伍。加上平時(shí)不注重定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理人員的安全意識、責(zé)任意識不強(qiáng)，操作不規(guī)范，對新知識、新技術(shù)、新理念不了解，容易出現(xiàn)信息泄露、錯漏問題，難以促進(jìn)電子化學(xué)籍檔案管理水平的提升。

四、新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)的實(shí)施路徑

（一）完善學(xué)籍檔案管理制度。完善的學(xué)籍檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案電子化建設(shè)的重要保障，才能確保將靜態(tài)式的學(xué)籍管理模式逐漸向信息化動態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變，使其更加符合新時(shí)期社會發(fā)展需求，強(qiáng)化檔案資料開發(fā)利用價(jià)值，為提升檔案服務(wù)效果奠定良好的基礎(chǔ)。要結(jié)合開放教育的實(shí)際情況，完善學(xué)籍檔案管理統(tǒng)一規(guī)范，如建立《開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規(guī)范》等，對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化采集、分類、保存和查詢，明確具體的管理責(zé)任和權(quán)利，保障學(xué)籍檔案管理有章可循、有據(jù)可依，為學(xué)籍檔案電子化建設(shè)管理提供操作規(guī)程與指導(dǎo)。同時(shí)，及時(shí)做好學(xué)生的課程注冊、學(xué)籍異動、免修免考和學(xué)位申請等工作，并對已收集的學(xué)籍檔案做到定期檢查，避免發(fā)生因管理不當(dāng)而影響學(xué)生畢業(yè)或獲取學(xué)位的問題[6]。

（二）完善學(xué)籍檔案資源建設(shè)。完善學(xué)籍檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案電子化建設(shè)的重要前提。在具體操作中，要結(jié)合學(xué)籍檔案形成的不同時(shí)期和形式，采取存量數(shù)字化、增量電子化的模式，把原始紙質(zhì)檔案、教學(xué)教務(wù)、錄音錄像等信息加工和轉(zhuǎn)化為電子化檔案，比如包括姓名、學(xué)號、專業(yè)、入學(xué)與畢業(yè)時(shí)間、考試成績等學(xué)生信息，并與教學(xué)教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，把教學(xué)計(jì)劃、課程注冊、報(bào)考信息、學(xué)籍異動等教務(wù)數(shù)據(jù)采集、錄入到數(shù)據(jù)庫中，確保學(xué)生學(xué)號、姓名等信息與學(xué)籍、目錄數(shù)據(jù)形成對應(yīng)關(guān)系，方便學(xué)籍檔案的快速檢索、查詢和調(diào)用，推動學(xué)籍信息資源建設(shè)效率的提升。此外，可以對各個(gè)學(xué)籍信息數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)接口，方便數(shù)據(jù)共享共建，并對各種學(xué)習(xí)信息便捷化導(dǎo)入，避免出現(xiàn)二次錄入問題[7]。

（三）強(qiáng)化安全保密措施。檔案的安全保密是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案電子化建設(shè)的底線和生命線。要采取科學(xué)合理的安全保密措施，嚴(yán)格管控檔案管理人員的操作行為，保障操作的規(guī)范性、信息安全性，避免人為操作失誤導(dǎo)致檔案信息丟失、篡改、泄露等問題。同時(shí)，強(qiáng)化保密意識和安全意識，嚴(yán)禁隨意泄露學(xué)籍檔案信息，并針對對外公布內(nèi)容嚴(yán)格審查，防止涉密和不宜公開信息的泄露。要加強(qiáng)用戶賬號與密碼管理，嚴(yán)格對信息查詢設(shè)置分級訪問權(quán)限，嚴(yán)禁隨意連接移動存儲設(shè)備。要對網(wǎng)絡(luò)信息的輸入、輸出、使用等層面展開全方位的安全防護(hù)措施，如引進(jìn)防火墻、加密設(shè)備、安全審計(jì)、漏洞掃描、入侵檢測等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全存儲、加密傳輸及訪問權(quán)限的控制，保障檔案信息安全。針對使用光盤、硬盤進(jìn)行存儲的學(xué)籍檔案信息，需要對其進(jìn)行良好的維護(hù)，做好資料雙備份，合理控制存儲環(huán)境的溫度、濕度等，避免人為損壞存儲介質(zhì)。

（四）加強(qiáng)人才培訓(xùn)培養(yǎng)。高素質(zhì)專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍是學(xué)籍檔案電子化建設(shè)水平提升的關(guān)鍵之舉。要加大對管理人員的培訓(xùn)力度，使其對計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等熟練操作和應(yīng)用，確保檔案信息錄入、更新管理的高效運(yùn)行。要建立一定的工作激勵制度，通過表彰先進(jìn)、績效獎勵、交流學(xué)習(xí)等方式，提升對學(xué)籍檔案管理的重視程度，激發(fā)管理人員工作積極性，提高學(xué)籍檔案管理水平。同時(shí)，注重提升管理人員的思想政治素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識、保密意識和主動服務(wù)的觀念[8]，全面熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，保障學(xué)籍檔案電子化建設(shè)管理體系的順利運(yùn)行，只有這樣才能進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案的服務(wù)質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案資料的價(jià)值作用。

（五）加大經(jīng)費(fèi)投入力度。建立經(jīng)費(fèi)投入保障機(jī)制是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案電子化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加大對檔案配套設(shè)施的資金投入，定期添置檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器及數(shù)字化加工、機(jī)房服務(wù)器、存儲器等設(shè)備，特別是加強(qiáng)與相關(guān)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)企業(yè)的深入合作，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行二次個(gè)性化開發(fā)，及時(shí)更新檔案系統(tǒng)功能配置，強(qiáng)化檔案信息檢索、查詢、調(diào)用服務(wù)質(zhì)量，有效提升一體化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平[9]。同時(shí)，確保檔案管理系統(tǒng)具備規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口，方便互聯(lián)網(wǎng)條件下開展數(shù)據(jù)存儲、共享、查詢、統(tǒng)計(jì)服務(wù)，管理人員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)信息的完整性，并與上級開放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性[10]。

五、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)高速發(fā)展，為電大學(xué)籍檔案管理電子化建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間的學(xué)生信息、學(xué)習(xí)過程、操行考核、綜合評定和實(shí)踐活動等方面的全面真實(shí)記錄，實(shí)現(xiàn)電大學(xué)籍檔案電子化管理可以拓展信息容量、提高管理效率、方便檔案查詢、保障檔案安全，并提升檔案信息的服務(wù)價(jià)值，為學(xué)生就業(yè)、終生發(fā)展提供良好助力，既是電大檔案管理未來發(fā)展的必然需求，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。在學(xué)籍檔案電子化建設(shè)中，需要進(jìn)一步完善檔案管理制度和資源建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代的軟硬件設(shè)施設(shè)備，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，建立經(jīng)費(fèi)投入保障機(jī)制，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，從而保障電大學(xué)籍檔案電子化建設(shè)水平的全面提升。