文/泰州市姜堰區(qū)疾病預防控制中心 吳翠紅

檔案資料見證了機關事業(yè)單位的過往歷程，間接體現(xiàn)了檔案管理的作用。重視檔案信息的作用，引導事業(yè)單位回顧發(fā)展歷程，從而擬定規(guī)范合理的決策。機關事業(yè)單位要重視檔案管理的“壓艙石”作用，多措并舉，優(yōu)化檔案管理進程，借助高層次的檔案管理體系，幫助事業(yè)單位更好地發(fā)掘檔案內容。

一、機關事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）為機關單位提供發(fā)展動力。檔案內容記錄了事業(yè)單位的發(fā)展之路，相當于事業(yè)單位的“足跡”[1]。事業(yè)單位充分利用檔案資料，回顧單位發(fā)展進程，并逐步摸清單位發(fā)展規(guī)律，成為事業(yè)單位不斷前進的“航標燈”。事業(yè)單位的生命力在于“改革”，若能充分利用檔案資料，推動檔案內容與單位決策進程的融合，體現(xiàn)檔案管理的效能。例如事業(yè)單位在處理工作人員糾紛以及產權的過程中充分利用檔案內容，為解決糾紛問題提供支撐，同時指明事業(yè)單位的未來發(fā)展方向。

（二）提升資料管理效率。事業(yè)單位的運轉過程必然產生大量資料文書，意味著文書工作在事業(yè)單位體系中扮演關鍵的角色[2]。從事業(yè)單位工作效率的角度出發(fā)，若能充分利用檔案資料，服務于事業(yè)單位的工作決策過程，對單位資料管理大有裨益。工作人員統(tǒng)籌分析檔案資料，掌握事業(yè)單位工作開展狀況，準確評價各項工作的成效。與此同時，事業(yè)單位工作人員根據檔案內容編制文書資料，并逐步構建完善的檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理的邏輯化進程，檔案內容更加明確，推動單位資料管理的高效推進。在檔案管理的支撐下，事業(yè)單位數(shù)據管理更加集中高效，為其他工作的開展鋪平道路，并為事業(yè)單位的內部改革賦予堅強動力。

（三）推動事業(yè)單位文化建設。事業(yè)單位的健康發(fā)展，離不開文化體系的支撐。檔案內容記錄了事業(yè)單位的點點滴滴，總覽事業(yè)單位檔案，能夠找到全部人員和事件信息，體會到事業(yè)單位的內在精神動力。事業(yè)單位致力于文化建設，必須重視檔案的作用，還能形成獨到的文化氛圍[3]。當前事業(yè)單位的比拼進入“軟實力”階段，事業(yè)單位只有具備“軟實力”，才能在今后的發(fā)展中獲得先機。事業(yè)單位要重視檔案內容在文化建設中的關鍵作用，實現(xiàn)“溫故而知新”的效果，定向引航，建立反映事業(yè)單位自身特色的文化體系，不斷增強自身的軟實力。

二、機關事業(yè)單位檔案管理要點

（一）檔案管理理念。檔案管理的順利推進，首先要有現(xiàn)代化理念的支撐。如果單位始終難以擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念的桎梏，無法跳出傳統(tǒng)檔案管理的“舒適區(qū)”，會導致檔案管理行為落伍。事業(yè)單位要認識到“理念決定行為”，結合檔案管理要求樹立先進的理念，吻合“與時俱進”的原則，推動檔案管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理隊伍流動性偏弱，諸多檔案管理人員可能陷入思維定式，很難在檔案管理工作中突破以往的條條框框。先進的檔案管理理念是動力的源泉，并通過檔案管理推動單位整體模式的更新，體現(xiàn)檔案管理的獨特價值。

（二）管理模式。事業(yè)單位檔案內容的整體性并不強，對檔案管理模式有較高要求。由于事業(yè)單位規(guī)模的不斷壯大，技術手段也在逐步革新，為檔案管理模式的升級提供了優(yōu)質契機，間接推動檔案管理體系步入“十字路口”。事業(yè)單位必須厲行檔案管理改革，讓管理模式適配檔案管理需求和標準，著力增強檔案管理過程的系統(tǒng)性。事業(yè)單位要注意檔案管理模式與制度、基礎設施的適配度，在管理過程中要有“三位一體”意識，構建多方融合的檔案管理模式，推動檔案管理“提檔升級”[4]。

（三）管理人員。人員是決定單位檔案管理質量的“關鍵先生”，人員隊伍的專業(yè)能力水平與單位檔案管理效果成正比[5]。當前“效率”成為檔案管理的關鍵詞，如何保證檔案管理效率，成為事業(yè)單位必須面對的問題。事業(yè)單位必須把人員作為檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，加大人員管理層面的投入，立足于事業(yè)單位的自身情況，直面檔案管理中的各種問題，才能在檔案管理領域實現(xiàn)管理人員使用效果的最大化。

（四）規(guī)章制度。檔案管理階段要面對繁瑣的檔案內容，如果缺乏“規(guī)矩”，降低檔案管理的效能[6]。檔案調取與使用是檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，在規(guī)章制度中明確檔案管理路徑，不斷增強檔案工作的條理性，便于檔案資料的深度應用。規(guī)章制度中理應體現(xiàn)檔號、案卷標題等因素的處理方式，作為工作人員處理細節(jié)問題的關鍵依據。借助規(guī)章制度，還能強化檔案管理人員的規(guī)范意識，真正實現(xiàn)“時時有規(guī)范、事事有規(guī)范”。事業(yè)單位著力推進檔案管理標準建設，讓檔案的管理與應用更加規(guī)范、科學。

（五）技術因素。檔案管理涉及大量文書資料處理任務，檔案管理若不能掌握先進技術，仍采用傳統(tǒng)技術手段處理海量檔案文書資料，效率必定較低。同時，檔案資料關系到單位機密，在紙質檔案的數(shù)字化轉換階段，需要注意檔案管理人員的技術應用過程。單位要將技術作為評判人員能力的關鍵因素，加大技術儲備力度，讓技術因素服務于檔案管理進程。

三、機關事業(yè)單位檔案管理實踐

（一）加大設施建設力度。機關事業(yè)單位資料內容規(guī)模處于快速增長狀態(tài)，對檔案管理設施有較高要求，考驗檔案管理效率。事業(yè)單位要推動檔案管理轉型，為檔案管理體系注入更多的現(xiàn)代化色彩，充分應對檔案管理新局面。檔案管理體系涉及較多的內容和環(huán)節(jié)，對人員的要求不再停留于基礎層面。檔案管理人員要有危機感，以更高的標準要求自身，適應新型檔案管理背景。事業(yè)單位管理層必須加大重視力度，劃撥檔案管理資金，為檔案管理基礎設施維護與更新提供資金保障。與此同時，圍繞現(xiàn)有檔案管理設施加大維護力度，推動專業(yè)設施的穩(wěn)定運行，讓設施更好地服務于檔案管理進程。數(shù)字化設備日益成為檔案管理的“亮點”，OCR掃描、數(shù)據庫管理、影像制作等技術成為單位檔案管理的“中堅力量”。例如單位檔案管理人員借助圖文影像掃描技術快速掃描檔案信息，并將掃描件快速上傳到系統(tǒng)，保存在后臺數(shù)據庫。如果上述設施發(fā)生故障，必須立即維修，避免影響檔案管理工作[7]。相關部門要注重意識、理念的創(chuàng)新，要根據最新的要求革新檔案設施。

（二）推動信息化建設?！靶畔⒒笔鞘聵I(yè)單位檔案管理的“必經之路”，在檔案資料瘋狂擴容的背景下，應用信息化模式，依據從容處理檔案管理問題，讓檔案管理更高效。當前檔案管理信息化建設步入新局面，事業(yè)單位必須意識到信息化的關鍵作用，讓“信息化”更好地發(fā)揮作用，將檔案信息化管理成為單位突破革新的重要切入點，形成符合未來發(fā)展特征的整體目標?！靶省笔菣n案管理之基，秉承“效率”原則，降低檔案管理領域的人力資源開銷，用更少的人力資源實現(xiàn)更好的檔案管理效果，體現(xiàn)信息化轉型的關鍵作用，最終推動機關事業(yè)單位各項工作走在前列。

（三）善用現(xiàn)代信息處理技術。機關事業(yè)單位檔案內容多、類型復雜，對檔案管理條理性有較高要求。檔案管理絕非一日之功，分門別類管理檔案內容絕非易事。在信息化技術快速普及的背景下，單位可用的“兵器”也是愈發(fā)多樣，成為檔案管理的中堅力量。傳統(tǒng)的檔案管理關注“庫房”，新型檔案管理模式更強調技術要素的關鍵作用。事業(yè)單位借助信息手段，充分發(fā)掘檔案資源潛力，推動檔案管理資源化進程。與此同時，檔案管理具有全面性特征，覆蓋事業(yè)單位工作的各個領域。要更好地處理檔案內容，加大信息技術處理力度就刻不容緩。事業(yè)單位借助處理技術，推動檔案的高效利用。事業(yè)單位要重視建檔過程，并根據檔案內容設定訪問權限，保證事業(yè)單位檔案安全。機關事業(yè)單位的檔案內容跨越時間較長，分時期管理檔案內容很有必要。事業(yè)單位著力強化管理系統(tǒng)的關鍵作用，借助管理系統(tǒng)合理區(qū)分不同時期的檔案資料，并實現(xiàn)模塊化、功能化的管理模式。然而，事業(yè)單位不重視檔案管理的情況依然存在。事業(yè)單位必須要有緊迫感，以推動檔案管理現(xiàn)代化轉型為契機，充分發(fā)掘現(xiàn)代化技術的潛在價值。

（四）重視激勵機制的作用。檔案管理并不直接產生效益，但是滲透到單位運作的全部環(huán)節(jié)。事業(yè)單位對檔案管理的理解可謂參差不齊，這導致檔案管理人員的上升空間較小，激勵效應明顯不足，不利于檔案管理體系的快速發(fā)展。事業(yè)單位要認識到激勵機制的關鍵作用，推動檔案管理與激勵機制的融合，讓檔案管理“發(fā)光發(fā)熱”。借助激勵模式，讓檔案管理人員意識到自己的價值，并在檔案管理領域敢于探索、勇于創(chuàng)新，為檔案管理體系帶來更鮮活的因素。單位檔案資料數(shù)量較多，檔案管理人員承擔的壓力并不小。如果檔案管理人力配置不足，就不足以應對繁重的檔案管理任務，還會降低工作效能，檔案資料的深入挖潛更是無從談起。單位要讓檔案管理人員意識到自身崗位的價值，采取得當?shù)募钍侄?，賦予內在工作動力。與此同時，事業(yè)單位開展“檔案管理人才計劃”，讓更多優(yōu)秀的人才加入檔案管理隊伍中，推動單位檔案管理“量質齊升”。關于檔案管理中的獎勵模式，采用“物質+精神”路徑，讓檔案管理從多個角度感受到自身的重要性。事業(yè)單位要建立檔案管理人員考評機制，關注檔案管理人員的日常工作與學習表現(xiàn)，嘉獎表彰表現(xiàn)優(yōu)異的人員，作為單位檔案管理隊伍中的先進榜樣。對于連續(xù)獲得表彰的檔案管理人員，在薪資調整、職稱評定等方面具有優(yōu)先權，能夠晉升高級職位或者加入單位技術部門，在更高的層次施展個人才華。檔案管理隊伍要有“危機感”，為了讓檔案管理人員走出“舒適區(qū)”，事業(yè)單位將優(yōu)勝劣汰機制引入其中，引導檔案管理人員正視個人工作中的不足，在規(guī)定期限內彌補個人缺陷。事業(yè)單位圍繞檔案管理崗位的特征，擬定有針對性的、查缺補漏性的培訓計劃，讓檔案管理人員在理論知識、實踐操作能力等方面收獲滿滿，在新階段的檔案管理工作中發(fā)揮應有的價值。培訓檢驗是必備環(huán)節(jié)，事業(yè)單位考察檔案管理人員的培訓效果，對于培訓考核不合格的人員予以勸誡談話。對于多次考核中經常居于末位的檔案管理人員要執(zhí)行勸退程序，告誡其他人員要認真對待工作。檔案管理不能脫離責任意識，借助激勵效應，逐步強化檔案管理人員的責任意識，讓管理人員時刻感受到“責任在肩”，避免檔案管理體系出現(xiàn)“責任真空”，便于事業(yè)單位管理層及時追責，讓檔案管理“跑”起來。只有在權責明確的前提下，讓檔案管理“人盡其才”“人盡其責”，徹底消除檔案管理責任盲區(qū)。檔案管理事無巨細，“精細化”理應成為檔案管理熱點。檔案管理部門理應成為單位檔案體系的“中樞神經”，扮演“承前啟后”“串聯(lián)各方”的關鍵角色，讓“專人專事”機制成為檔案管理的堅強保障。事業(yè)單位在追究責任的同時，要強化“問責制”的作用。另外，事業(yè)單位定期召開關于檔案管理的心得交流會議，鼓勵管理人員談心得、談體會，推動檔案管理部門融合。管理人員交流的過程，也是相互取長補短的過程。借助座談會模式，讓檔案管理先進榜樣上臺演講，推動優(yōu)質經驗的共享[8]。

（五）強化法律法規(guī)的作用。檔案管理并非“無拘無束”，在檔案管理領域強調法律作用，秉承“依法治檔”的原則，讓檔案管理足夠細致、規(guī)范，讓“嚴謹”為檔案管理“賦能”。事業(yè)單位必須反復強調“依法治檔”的關鍵作用，強化工作人員的崗位責任觀，從更深層次的角度定位個人崗位的關鍵作用。此前提到“責任”的關鍵作用，“依法治檔”同樣是強化人員責任觀的必經之路。檔案管理人員必須接受系統(tǒng)性的專業(yè)理論培訓，讓“知識”成為檔案管理體系中的“閃亮點”，并構建配套的知識架構，發(fā)揮“知識庫”模式的作用。

四、結語

檔案管理水平是反映機關事業(yè)單位管理能力的一面鏡子，機關事業(yè)單位必須意識到檔案管理的基礎性地位，妥善梳理檔案管理的要求，扎實構建單位檔案工作模式，讓檔案管理深刻融入單位管理機制的每一環(huán)，更好地發(fā)揮檔案內容的基礎性作用。