文/臨沭縣圖書館 高悅

為滿足新形勢(shì)下文秘和檔案管理工作的需求，圖書館需要重視文秘和檔案管理工作。檔案管理是檔案信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，其基礎(chǔ)工作之一就是要做好檔案規(guī)范化工作。

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、公民在實(shí)際生活中直接形成的具有一定保存價(jià)值的各類歷史記錄。要提高檔案資源的利用效率，就必須加強(qiáng)檔案管理。

一、文秘工作以及檔案管理工作的特性

在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常工作中，文秘工作是一個(gè)非常重要的部分，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要方式，同時(shí)也是一條承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的紐帶。通常來說，秘書主要是在綜合部經(jīng)理的帶領(lǐng)下對(duì)整個(gè)辦公室進(jìn)行管理，包括文檔的管理、接聽通訊、收發(fā)文件、上傳下達(dá)、打印資料、為員工提供服務(wù)、公文寫作等[1]。秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的信息收集和整理能力，協(xié)助上級(jí)整理有關(guān)的文件并及時(shí)的處理，對(duì)自己?jiǎn)挝坏闹匾獢?shù)據(jù)文件進(jìn)行妥善地保管。同時(shí)，秘書還必須具備優(yōu)秀的執(zhí)行力，可以對(duì)工作進(jìn)行準(zhǔn)確、高效地執(zhí)行。其工作要求工作人員具備較強(qiáng)的文字功底，并具備一定的電腦操作技能。檔案管理工作是指將過去形成的公文、文件資料等，進(jìn)行收集、整理、立卷、保存、移交、銷毀等工作，并做好相關(guān)文件的借閱工作，以及對(duì)檔案存放場(chǎng)所的保密管理。

在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的今天，辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)越來越明顯，不僅能夠降低辦公成本，還可以極大地提升工作效率。所以，辦公室工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，要與時(shí)代的科技進(jìn)步保持同步，并在實(shí)踐中不斷地提升動(dòng)手操作能力。

二、文秘檔案管理工作存在的突出問題

（一）制度不完善，管理不到位。目前，我國(guó)公務(wù)員檔案工作普遍存在制度不健全、管理不到位等問題。從實(shí)踐來看，文秘檔案的管理工作與整個(gè)單位的安全穩(wěn)定運(yùn)行有著密切的聯(lián)系，如果在管理過程中出現(xiàn)了問題和隱患，不僅會(huì)給單位的發(fā)展帶來負(fù)面影響，而且還會(huì)帶來危害。“服務(wù)”是文秘工作的中心，也是文秘工作的重點(diǎn)，但目前很多單位對(duì)文秘工作還不夠重視[2]。

（二）管理手段較為落后，信息化程度不足。在檔案工作中，很多單位忽視了信息支持，過度依靠人力資源進(jìn)行工作。實(shí)際上，這主要是由于信息化建設(shè)比較薄弱，工作中出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。此外，很多文秘在檔案管理工作中不重視技術(shù)的改進(jìn)與創(chuàng)新，對(duì)信息化的工作方式缺乏熱情與主動(dòng)性。

（三）檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，許多人把上級(jí)來函、紅頭文件等視為“檔案”，導(dǎo)致很多文件都沒辦法存檔。尤其是由于工作人員和組織結(jié)構(gòu)的變化，導(dǎo)致音像檔案失去控制或者丟失，使得各單位的檔案變得殘缺不全，對(duì)音像檔案的長(zhǎng)期保護(hù)和開發(fā)利用產(chǎn)生了很大的影響[3]。

（四）檔案制度不健全，資料保管不善。許多單位的檔案收集、保存、保護(hù)、借閱、保密工作制度還沒有建立起來；有些地方雖然已經(jīng)制定了一定的管理制度，但是執(zhí)行起來卻是流于形式，沒有嚴(yán)格地執(zhí)行。有些地方的檔案管理人員責(zé)任感不高，對(duì)檔案材料的收集和整理不夠充分，導(dǎo)致文件材料的損失。有些單位對(duì)檔案疏于管理，導(dǎo)致其他人等可以隨意地進(jìn)入檔案館進(jìn)行查詢和借閱，而對(duì)于借出的檔案，則是不經(jīng)過任何手續(xù)，只借不還，時(shí)間一長(zhǎng)，檔案信息就會(huì)遺失[4]。同時(shí)，由于許多單位檔案工作人員頻繁更替，致使檔案工作無法系統(tǒng)、完整。

三、提升文秘檔案管理科學(xué)化的有效策略

（一）樹立“文檔一體化”意識(shí)。文件整合，是指從文秘與檔案工作的整體角度，對(duì)文件的制作與歸檔進(jìn)行全面把握?！拔募稀钡谋举|(zhì)就是將文秘工作與文件管理工作真正融合為一，實(shí)現(xiàn)了從組織系統(tǒng)到具體流程的融合。這種觀念的提出，旨在強(qiáng)化檔案部門對(duì)檔案管理的事前控制，確保檔案質(zhì)量，并簡(jiǎn)化檔案工作流程，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，讓檔案工作流程變得更為科學(xué)化、合理化。文秘工作作為“三證合一”的基礎(chǔ)，其首要任務(wù)就是要有一種強(qiáng)烈的文件意識(shí)[5]。檔案史料的真實(shí)性與可靠性是研究史實(shí)最有說服力的基礎(chǔ)與證據(jù)。文秘在任何時(shí)間都要把“檔案”放在心里，要從歷史的高度來看，按照“單證合一”的要求來處理各項(xiàng)單證。

（二）形成“文書部門前期立卷”的工作習(xí)慣。在《檔案法》中，“公事部門立卷”是一項(xiàng)很久以前就已經(jīng)確立的基礎(chǔ)制度。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》還對(duì)公文辦完后“及時(shí)整理，立卷，歸檔”作出了明確的規(guī)定。文件立卷與歸檔既是文秘工作的末尾，又是文件工作的起點(diǎn)，是兩者之間真正的連接點(diǎn)。各個(gè)部門處理好的文件資料應(yīng)該由文秘進(jìn)行集中、統(tǒng)一保管，并按照立卷的原則和要求，在檔案工作人員的指導(dǎo)和協(xié)助下，對(duì)其進(jìn)行分類、立卷。在日常工作中，文秘人員要有系統(tǒng)地對(duì)文件進(jìn)行收集和整理，并對(duì)其進(jìn)行分類管理，這樣不僅可以為平時(shí)的查閱提供便利，對(duì)年終的立卷、歸檔也有很大幫助。文秘部門立卷可以最大限度地確保資料保存的完整性、真實(shí)性和可靠性，為后續(xù)的檔案工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[6]。

（三）充實(shí)人才隊(duì)伍，建立信息化人才激勵(lì)機(jī)制。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為人類生活的一個(gè)重要組成部分。在快速更新的過程中，企業(yè)也出現(xiàn)了知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)年齡老化等問題。對(duì)于各種類型的人才，要建立相應(yīng)的人才激勵(lì)機(jī)制。

首先，文秘和檔案管理人員可以通過與相關(guān)檔案館、學(xué)校進(jìn)行短期的培訓(xùn)，提高他們的基礎(chǔ)知識(shí)、工作水平和工作能力，來適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的發(fā)展需要。其次，要科學(xué)合理地安排各種信息技術(shù)訓(xùn)練，適當(dāng)?shù)卦黾佑?xùn)練的強(qiáng)度，使訓(xùn)練的時(shí)效性得到持續(xù)的提升。對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃和合理地規(guī)劃，并對(duì)不同級(jí)別、不同人員在不同時(shí)間進(jìn)行不同類型的培訓(xùn)活動(dòng)。最后，在選擇人員的時(shí)候，要以文秘和檔案管理工作基本素質(zhì)需求和崗位職責(zé)要求為基礎(chǔ)，與競(jìng)爭(zhēng)相結(jié)合，篩選出具有較強(qiáng)專業(yè)能力的應(yīng)聘者，從而不斷地充實(shí)工作隊(duì)伍。

（四）提高檔案員的整體業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員與公司的發(fā)展密切相關(guān)，檔案工作人員的整體素質(zhì)可以反映出一個(gè)公司的形象，所以，加強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)是十分必要的，唯有如此，檔案工作才能更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。首先，檔案管理人員必須對(duì)檔案的基本運(yùn)作了如指掌，對(duì)檔案的接收、整理、共享等各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格的把關(guān)，當(dāng)檔案被他人利用時(shí)，要謹(jǐn)慎地借用[7]；在選聘上，應(yīng)注重引進(jìn)高技能、高素質(zhì)的檔案工作人員；對(duì)于年長(zhǎng)的員工，要加大培訓(xùn)力度，幫助他們與時(shí)俱進(jìn)；在當(dāng)前的社會(huì)趨勢(shì)下，新行業(yè)層出不窮，給檔案管理員帶來了新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理員要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，以提升自己的業(yè)務(wù)水平和知識(shí)水平，用新時(shí)代的最新成果來改善檔案管理。

（五）與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。1.強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)觀念。檔案管理工作的特殊性，決定了管理者必須有強(qiáng)烈的責(zé)任心，更好的職業(yè)道德，更認(rèn)真的工作態(tài)度，更愿意在工作中付出更多的努力。此外，還需要對(duì)檔案管理的理論知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)有更深入地了解，特別是要掌握利用現(xiàn)代化的科技手段和先進(jìn)的管理方式來進(jìn)行檔案管理工作的基本技巧。在新的歷史條件下，檔案管理人員應(yīng)不斷拓展自己的知識(shí)面，不斷提升自己的綜合素質(zhì)[8]。2.運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，做好文件整理工作。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)文件進(jìn)行整理，可取得事半功倍的成效。通過使用電腦，將以往人工查詢目錄的方法改為機(jī)器查詢，從而極大地縮短了目錄查詢的時(shí)間。它不僅可以減少對(duì)檔案的人為干擾，而且可以充分利用信息管理的優(yōu)越性，減少人工干預(yù)，提高檔案工作的效率，從而更好地為社會(huì)服務(wù)。

（六）創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，把各類傳統(tǒng)媒介上的干部人事檔案信息，經(jīng)過計(jì)算機(jī)技術(shù)的轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的、能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，對(duì)其進(jìn)行組織、加工、整合，并以不同的數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲(chǔ)，借助互聯(lián)網(wǎng)及信息系統(tǒng)，為干部人事檔案的利用與管理提供便捷的檔案信息，從而使干部人事檔案的利用與管理更加有效，從而使干部人事檔案的利用與管理更加有效。檔案工作人員應(yīng)在“學(xué)好基本功”“精通業(yè)務(wù)”等方面下功夫，做好“活辭典”。檔案管理人員應(yīng)以熟知“家底”為己任，要構(gòu)建并完善檔案管理體系，配備適合保存檔案的設(shè)施，利用先進(jìn)的科技裝備和現(xiàn)代的管理手段，對(duì)文件進(jìn)行分類和保存，防止文件的損壞、褪色、發(fā)霉、遺失，確保文件的完整和安全，對(duì)一些重要、有價(jià)值的文件，要采取特殊的保護(hù)措施[9]。為了更好地服務(wù)，必須構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的管理體系。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到“干部檔案”的重要作用，以及“干部檔案”的重要意義，做好檔案工作。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵中間環(huán)節(jié)，它的基本工作就是要做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（七）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。1.要強(qiáng)化硬件設(shè)施，方便管理人員進(jìn)行分類管理，人員借閱；儲(chǔ)藏室要保持通風(fēng)，清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，防止火災(zāi)，做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保倉庫的安全，并延長(zhǎng)檔案的使用壽命。2.建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由主要領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，明確各項(xiàng)工作的總體要求，制定各項(xiàng)工作的管理措施，并對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。3.要指定專人負(fù)責(zé)文秘檔案和業(yè)務(wù)檔案的管理，檔案室工作人員要深入各部門，熟悉主要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，只有這樣，才能統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案的立卷要求，對(duì)工作中形成的有保存和利用價(jià)值的文件資料及時(shí)立卷，并定期歸檔。檔案資料應(yīng)保持其歷史關(guān)系，區(qū)別其保存價(jià)值，進(jìn)行分門別類，立卷標(biāo)題要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，方便其保存使用。4.要對(duì)相關(guān)文件的借閱程序進(jìn)行嚴(yán)格控制，避免文件的隨意借出和發(fā)還，避免文件的散失[10]。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，要對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，要認(rèn)識(shí)到企事業(yè)單位檔案管理的重要意義，將重點(diǎn)放在對(duì)檔案管理的方式方法以及管理者的管理能力上，讓檔案管理更加科學(xué)化、信息化、專業(yè)化，從多個(gè)角度提升檔案管理的效率。