邱川燕

(福建省科技檔案館,福建 福州 350003)

2020年9月11日，習(xí)近平總書記在科學(xué)家座談會(huì)上的講話中指出，加快科技創(chuàng)新是推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展的需要，提出希望廣大科學(xué)家和科技工作者肩負(fù)起歷史責(zé)任,不斷向科學(xué)技術(shù)廣度和深度進(jìn)軍?？萍紕?chuàng)新過程必然產(chǎn)生大量的科學(xué)技術(shù)研究檔案(以下簡(jiǎn)稱“科研檔案”)?？蒲袡n案是科技創(chuàng)新、科技研究活動(dòng)過程的真實(shí)記錄，是科技工作者成果展示的重要證明，是科研成果的重要組成部分，更是國(guó)家寶貴的科研信息資源和知識(shí)資產(chǎn)?？蒲袡n案工作的高質(zhì)量發(fā)展，對(duì)提升服務(wù)科研活動(dòng)能力，進(jìn)一步完善科研誠(chéng)信體系，弘揚(yáng)科學(xué)家精神，促進(jìn)科技創(chuàng)新發(fā)展具有重要的意義。它是檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的重要體現(xiàn)，也是全面實(shí)現(xiàn)“十四五”檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要組成部分和必然要求[1]。本文從分析福建省科研檔案管理現(xiàn)狀與問題入手，探討“十四五”期間加強(qiáng)科研檔案管理，推動(dòng)科研檔案高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)踐與思考。

1 福建省科研檔案管理現(xiàn)狀

福建省科研檔案主要分布在科研院所、高校、醫(yī)院等課題項(xiàng)目承擔(dān)單位及福建省科技檔案館。其中，福建省科技檔案館主要負(fù)責(zé)全省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作。2019年5月至2020年6月，通過問卷調(diào)查和實(shí)地走訪，對(duì)國(guó)內(nèi)專業(yè)科技檔案館、部分科研院所及部分其他省份科技廳的科研檔案管理情況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查、了解。經(jīng)過對(duì)比分析，總結(jié)福建省科研檔案管理的特點(diǎn)。

1.1 多元性

從科研檔案的管理模式上看，各個(gè)單位不盡相同，呈現(xiàn)出多元化的態(tài)勢(shì)，主要分為三種模式。一是專人專管式，科研檔案從收集、整理、保管、利用的全流程管理均由檔案部門的專職人員負(fù)責(zé)。二是部門立卷式，先由單位的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理組卷，再移交至檔案管理部門審核、保管、利用等。三是外包服務(wù)式，通過招投標(biāo)方式，由檔案外包服務(wù)公司承接單位科研檔案整理工作，整理結(jié)束后由檔案部門進(jìn)行保管。三種模式各有優(yōu)劣，皆需因地制宜。

1.2 系統(tǒng)性

從科研檔案的管理方式上看，依托單位建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)開展科研檔案的目錄數(shù)據(jù)管理，采取電子目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)實(shí)體檔案保管“雙套制”的管理方式，這是當(dāng)前主流管理方式。目前，僅有部分單位啟動(dòng)存量科研檔案數(shù)字化工程，開展科研檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。例如，福建省科技檔案館先后于2018年、2021年分別啟動(dòng)科研檔案存量數(shù)字化外包第一期、第二期工程，將于2022年底實(shí)現(xiàn)存量科研檔案數(shù)字化率100%，從而達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理的目標(biāo)。

1.3 規(guī)范性

從科研檔案的管理制度上看，各單位均依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)等法律法規(guī)、部門規(guī)章制定本單位的制度，通過制度引領(lǐng)，指導(dǎo)并約束科研檔案的管理工作，管理制度較為規(guī)范。如福建省科技檔案館先后制定了《福建省科技廳科研檔案管理辦法》《福建省科技廳科研檔案整理方法》《福建省科技檔案館檔案開放鑒定辦法》《福建省科技檔案館檔案利用制度》等。

2 福建省科研檔案管理存在的問題

2020年11月1日，新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)開始施行。對(duì)照《規(guī)定》，福建省科研檔案管理尚存在以下幾方面問題。

2.1 歸檔文件含金量不高

《規(guī)定》中對(duì)科研檔案的定義特別增加了“數(shù)據(jù)”“標(biāo)本、樣本等實(shí)物”。由于新舊《規(guī)定》對(duì)收集范圍的要求存在差異，縱觀目前的科研檔案，大多為課題任務(wù)書、合同書、鑒定證書及一些課題成果材料等，傾向于管理性文件。而體現(xiàn)科學(xué)研究活動(dòng)過程的科學(xué)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)技藝等核心研究檔案較少，歸檔文件含金量不高。

2.2 數(shù)字轉(zhuǎn)型力度不大

由于科研檔案具有成套性的特點(diǎn)，項(xiàng)目數(shù)量繁多、內(nèi)容繁雜，給檔案數(shù)字化工作造成一定困難。目前，大部分科研檔案僅處于目錄數(shù)據(jù)管理階段，部分單位近年才開始選取一些利用率較高的檔案(如獲獎(jiǎng)?lì)惪萍汲晒?xiàng)目檔案等)進(jìn)行全文數(shù)字化加工。與文書檔案相比，整體數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢，數(shù)字轉(zhuǎn)型力度不夠。

2.3 檔案系統(tǒng)不夠完善

科研檔案管理系統(tǒng)與科技計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)系統(tǒng)分別處于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不同導(dǎo)致科技計(jì)劃項(xiàng)目業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間無法互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。如福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理申報(bào)系統(tǒng)自2006年實(shí)現(xiàn)全省各類科技計(jì)劃項(xiàng)目網(wǎng)上申報(bào)以來，產(chǎn)生了海量的科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件。受制于網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等諸多因素，目前尚未實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔與電子檔案的管理。

2.4 共享利用率較低

由于數(shù)字化水平不高，系統(tǒng)不完善，導(dǎo)致科研檔案共享程度偏低。目前，系統(tǒng)僅可實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)跨庫(kù)目錄檢索，但全文檢索或跨地區(qū)之間的共享尚未實(shí)現(xiàn)，存在一定程度的“信息孤島”現(xiàn)象。

3 福建省科研檔案管理的對(duì)策建議

針對(duì)福建省科研檔案管理存在的問題，應(yīng)積極宣傳貫徹落實(shí)2021年1月1日開始施行的新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)，認(rèn)真實(shí)施《規(guī)定》，堅(jiān)持依法治檔，從“加強(qiáng)學(xué)習(xí)、健全制度、堅(jiān)定轉(zhuǎn)型、提升意識(shí)”等方面入手，加強(qiáng)管理、突破瓶頸，是解決這些問題的根本出路。

3.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)引領(lǐng)，完善頂層設(shè)計(jì)

3.1.1 新舊對(duì)比

將新舊《檔案法》《規(guī)定》進(jìn)行逐一對(duì)比，了解“新”在何處，“變”在何方，進(jìn)而明確今后工作的根本點(diǎn)、重點(diǎn)與創(chuàng)新點(diǎn)，更好把握修訂的精髓與關(guān)鍵，領(lǐng)悟其中的要義，以及“十四五”科研檔案工作的新走向。

3.1.2 線上線下

線上利用網(wǎng)絡(luò)資源收聽、收看專家解讀，線下積極參加培訓(xùn)班、沙龍，研讀有關(guān)專家解讀新《檔案法》《規(guī)定》的文章，全方位展開學(xué)習(xí)，學(xué)深悟透。

3.1.3 問卷答題

開展問卷答題活動(dòng)，在近兩年“6·9國(guó)際檔案日”，福建省科技檔案館分別組織了新《檔案法》和《規(guī)定》的知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)，活動(dòng)參與者不僅有科研檔案工作者，還有科研院所、科研項(xiàng)目承擔(dān)單位以及科研檔案主管部門的機(jī)關(guān)工作人員，掀起學(xué)習(xí)的熱潮。

通過學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升檔案意識(shí)，牢固樹立“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)與職責(zé)使命。結(jié)合“十四五”規(guī)劃，進(jìn)一步完善頂層設(shè)計(jì)，確定了福建省科技廳創(chuàng)建“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”、福建省科技檔案館創(chuàng)建“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”(以下簡(jiǎn)稱“雙創(chuàng)”)目標(biāo)，堅(jiān)持“整體推進(jìn)、分級(jí)建設(shè)”的工作布局，強(qiáng)化“依法依規(guī)、突出特色”的工作原則，助推科研檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.2 健全管理制度，做好資源建設(shè)

3.2.1 制定實(shí)施細(xì)則

依據(jù)《規(guī)定》，福建省科技檔案館擬在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，聯(lián)合福建省檔案局專家、科技部門專家、科研檔案專家、信息化專家等，根據(jù)科研項(xiàng)目研究工作的實(shí)際，制定《福建省科學(xué)技術(shù)研究檔案管理實(shí)施細(xì)則》，讓科研檔案的收集、管理、利用工作更加有的放矢、落到實(shí)處。

3.2.2 明確責(zé)任分工

進(jìn)一步明確科研人員、課題組、科技主管業(yè)務(wù)部門、科研檔案管理部門的責(zé)任分工，凡是科研檔案歸檔范圍所規(guī)定的應(yīng)歸檔科研文件材料必須悉數(shù)、及時(shí)收集歸檔，確保應(yīng)歸盡歸。鑒于科學(xué)研究活動(dòng)的周期較長(zhǎng)，可以根據(jù)研究的進(jìn)程與規(guī)律采取分段收集的形式，在課題立項(xiàng)、課題研究、結(jié)題驗(yàn)收等不同階段分步收集。

3.2.3 強(qiáng)化協(xié)同管理

進(jìn)一步強(qiáng)化部門之間協(xié)同管理，提高各部門依法依規(guī)治檔意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而加大科研檔案管理力度。從加強(qiáng)“四納入、三同步”入手，將科研檔案管理納入計(jì)劃管理、納入項(xiàng)目管理、納入成果管理、納入科研誠(chéng)信監(jiān)督體系之中。實(shí)行科研工作和建檔工作同步推進(jìn)的程序管理機(jī)制，即下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出科研材料收集要求同步，項(xiàng)目進(jìn)度檢查與文件材料形成進(jìn)度檢查同步，項(xiàng)目成果鑒定、驗(yàn)收與科研材料鑒定、驗(yàn)收同步等。將科研檔案管理列入科技主管部門、項(xiàng)目承擔(dān)單位、科研檔案管理部門及人員的績(jī)效評(píng)價(jià)與考核，切實(shí)保障科研項(xiàng)目檔案收集齊全、準(zhǔn)確、可用、安全。

3.3 堅(jiān)定數(shù)字轉(zhuǎn)型，促進(jìn)業(yè)務(wù)升級(jí)

3.3.1 加快推進(jìn)存量數(shù)字化、增量電子化戰(zhàn)略部署

存量數(shù)字化和增量電子化工作的落實(shí)是數(shù)字轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工程，也是檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵。數(shù)字化工作可以分四步走，即對(duì)標(biāo)對(duì)表，嚴(yán)格執(zhí)行；精心規(guī)劃，試點(diǎn)先行；適度擴(kuò)大，鞏固成果；全面鋪開，推廣應(yīng)用。目前，福建省科技廳已撥專款用于福建省科技檔案館的科研檔案存量數(shù)字化工作。與此同時(shí)，基于電子文件前端控制的原則，對(duì)產(chǎn)生科研檔案電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)——科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)等進(jìn)行統(tǒng)一部署，切實(shí)保障電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。為實(shí)現(xiàn)福建省科技廳檔案管理系統(tǒng)與科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)順利對(duì)接打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3.2 加快推進(jìn)科研檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

科研檔案具有成套性、專業(yè)性的特點(diǎn)，要根據(jù)科研檔案的獨(dú)特性制定行之有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，福建省科技檔案館結(jié)合福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目“電子文件歸檔管理研究”研究制定了《福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案》，同時(shí)聯(lián)合福建省檔案專家及信息化專家共同開展“信創(chuàng)環(huán)境下科研電子文件歸檔一體化”課題研究，努力通過信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)助推信息化建設(shè)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3.3 加快推進(jìn)數(shù)字科技檔案館系統(tǒng)建設(shè)

系統(tǒng)建設(shè)是信息化建設(shè)工作的重中之重，也是決定數(shù)字轉(zhuǎn)型成敗的關(guān)鍵。福建省科技檔案館以“雙創(chuàng)”為目標(biāo)，對(duì)標(biāo)相關(guān)評(píng)價(jià)細(xì)則與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，基于“福建省數(shù)字科技檔案館建設(shè)研究”項(xiàng)目研究成果，擬結(jié)合信創(chuàng)環(huán)境對(duì)電子文件、電子檔案的運(yùn)行環(huán)境、文件格式、系統(tǒng)接口提出的新要求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行重新架構(gòu)，采用雙網(wǎng)閘方式完成分屬于不同局域網(wǎng)的兩個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通、實(shí)現(xiàn)科研電子文件全生命周期管理。

3.4 提升開放意識(shí)，推動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新

3.4.1 挖掘館藏資源，做好編研工作

圍繞“國(guó)際檔案日”“科技活動(dòng)周”等重要節(jié)日或活動(dòng)，定期推出科科技成果展、科研項(xiàng)目指南等編研成果。例如，積極開展“獻(xiàn)禮建黨百年”活動(dòng)，主動(dòng)配合科技廳業(yè)務(wù)部門推出“百年回望：中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)科技發(fā)展”科技成果展，并通過福建省科技廳微信公眾號(hào)和官方網(wǎng)站同時(shí)推出720°全景線上展覽，以場(chǎng)景化、沉浸式體驗(yàn)展現(xiàn)中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下我國(guó)科技發(fā)展歷程取得的重大科研成果、新中國(guó)成立以來福建省取得的重大科研成果及“十三五”以來的重大科技創(chuàng)新成就等重要?dú)v史內(nèi)容。

3.4.2 善用科技報(bào)告，建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)

專題數(shù)據(jù)庫(kù)可以根據(jù)不同的學(xué)科進(jìn)行建設(shè)，發(fā)揮農(nóng)業(yè)、工業(yè)、社會(huì)發(fā)展、生物醫(yī)學(xué)、人文學(xué)科等獨(dú)具特色的優(yōu)勢(shì),在國(guó)家法律制度的框架下、在確保信息安全的前提下,充分利用現(xiàn)有的科技報(bào)告共享系統(tǒng)平臺(tái)，破除“信息孤島”現(xiàn)象，提供基于數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘及定題檢索服務(wù)等面向社會(huì)需求的各種信息查詢與增值服務(wù)。

3.4.3 拓展系統(tǒng)功能，探索知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新試點(diǎn)

研究基于電子環(huán)境下“數(shù)字化—文本化—結(jié)構(gòu)化—關(guān)聯(lián)化—智慧化”的檔案數(shù)字資源知識(shí)服務(wù)技術(shù)規(guī)范，開展科研檔案數(shù)據(jù)挖掘與專題數(shù)據(jù)資源整合，科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理等資源的深度挖掘，拓展科研檔案服務(wù)的廣度與深度。

3.4.4 樹立“智庫(kù)思維”，重視開發(fā)“智庫(kù)服務(wù)”

以國(guó)家大力發(fā)展智庫(kù)事業(yè)為契機(jī)，樹立“智庫(kù)思維”，強(qiáng)化對(duì)科研檔案管理理論的研究、技術(shù)應(yīng)用的探索，圍繞檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)、發(fā)展策略、技術(shù)手段、業(yè)務(wù)實(shí)踐，積極向相關(guān)部門建言獻(xiàn)策，從而推動(dòng)檔案工作向更高層次的“政策咨詢”升級(jí)，更好發(fā)揮資政作用。

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要加大力度，切實(shí)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展[2]。藍(lán)圖已經(jīng)擘畫，積極探索科研檔案高質(zhì)量發(fā)展之路時(shí)不我待?？蒲袡n案工作者必須堅(jiān)持依法治檔、加強(qiáng)管理，努力創(chuàng)新科研檔案工作理念、方法、模式，堅(jiān)定數(shù)字轉(zhuǎn)型、推動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新，全力推進(jìn)科研檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。積極為譜寫新時(shí)代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展的新篇章，為全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)[3]。