文/陜西國際商貿(mào)學(xué)院黨政辦公室 李梅

自2019年12月暴發(fā)新冠肺炎疫情后，以習(xí)近平同志為核心的黨中央領(lǐng)導(dǎo)全國人民付出了艱辛的努力。面對此起彼伏的疫情，習(xí)近平總書記做出一系列重要指示，對疫情防控工作提出明確要求，全省各級檔案部門、檔案人員在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)總書記重要講話、重要指示，履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)。經(jīng)過兩年多對新型冠狀肺炎疫情的抗擊，檔案人對疫情防控檔案的收集取得了一定的成績，在今后的疫情防控檔案收集工作中，將根據(jù)不同時(shí)期疫情發(fā)生的特性，采取不同的管理措施，不斷變被動應(yīng)對為主動管理，變事后處置為事前預(yù)防，積極規(guī)范各類預(yù)案，提高疫情防控應(yīng)急處置能力，共同推進(jìn)高校疫情防控檔案建設(shè)。

一、疫情發(fā)生不同時(shí)期高校檔案收集的特征

高校疫情防控工作面臨的嚴(yán)峻復(fù)雜形勢成為社會關(guān)注的焦點(diǎn)之一。學(xué)生是否在校關(guān)系著學(xué)校疫情防控的響應(yīng)級別，影響著高校疫情防控檔案形成的數(shù)量。高校疫情防控檔案是指高校在疫情防控和復(fù)學(xué)復(fù)課過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、照片、音視頻等原始記錄。這些檔案見證了廣大師生眾志成城抗“疫”精神，反映了高?！耙匀藶楸尽钡霓k學(xué)育人理念。高校疫情防控檔案對于今后開展科學(xué)研究和宣傳教育、制訂疫情預(yù)防應(yīng)對措施具有重要的參考價(jià)值。

（一）2019年首次疫情發(fā)生時(shí)高校檔案收集呈現(xiàn)“兩少”特征。對于高校而言，2019年底首次疫情擴(kuò)散正值學(xué)生放寒假期間，不存在教學(xué)環(huán)節(jié)上的防控安排。高校應(yīng)對疫情防控的業(yè)務(wù)量少，所產(chǎn)生的檔案材料相對較少，主要是學(xué)校落實(shí)省市疫情防控政策所報(bào)送的疫情防控預(yù)案、防控機(jī)制、措施制度類材料，以及填報(bào)的各類師生健康狀態(tài)動態(tài)報(bào)表，這些數(shù)據(jù)信息的收集，不僅對春季學(xué)期是否能正常開學(xué)起到支撐作用，還為疫情防控期的檔案管理起到了支持作用。

（二）2021～2022年歲末年初奧密克戎變異病毒侵襲西安，高校檔案收集呈現(xiàn)“兩多”特征。對于本階段陜西多數(shù)高校來說，學(xué)期末各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃以及考試等任務(wù)較多，又遇病毒的高速傳播期，不僅給學(xué)生學(xué)習(xí)和考試帶來影響，同時(shí)也給學(xué)校疫情防控帶來巨大的挑戰(zhàn)。在此期間，教育主管部門和學(xué)校駐地疫情防控指揮部門所形成的決策、報(bào)告以及各項(xiàng)管控措施、方案材料較多，在保證教學(xué)任務(wù)進(jìn)行的同時(shí)，還要兼顧校園疫情防控，業(yè)務(wù)多，任務(wù)重，期間所形成的材料都是民辦高校參與抗疫工作的經(jīng)驗(yàn)，推動學(xué)校各項(xiàng)工作有序開展所形成的資料成為高校疫情防控方面的寶貴資源。作為民辦高校的一線經(jīng)歷者，有必要將其進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，為學(xué)校檔案發(fā)展和今后的檔案利用提供更多的信息資源。

二、疫情發(fā)生不同時(shí)期高校檔案管理實(shí)踐

按照陜西省檔案局下發(fā)的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，全省各級檔案部門和全體檔案人員在疫情防控期間，都應(yīng)提高政治站位，堅(jiān)定信心，扎實(shí)做好疫情防控期間的檔案工作，維護(hù)檔案工作正常秩序，同時(shí)做好疫情防控相關(guān)檔案資料的收集、保管工作。

（一）跨部門做好疫情防控檔案收集范圍的分類指導(dǎo)。1.成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)突出檔案收集之職。當(dāng)疫情暴發(fā)之時(shí)，疫情防控工作就會涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，檔案收集工作需要協(xié)調(diào)處理的關(guān)系就會復(fù)雜。加之疫情形勢變化，防控工作會隨之不斷調(diào)整，檔案征集來源更加廣泛，因此在成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)之初，需要考慮檔案收集的職責(zé)問題。將檔案收集歸檔工作納入業(yè)務(wù)總協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)之中，比如各高校成立應(yīng)對疫情防控工作專班，按照職責(zé)對專班的工作進(jìn)行劃分，辦公室的角色定位一般為總協(xié)調(diào)部門，辦公室在開展疫情防控工作的同時(shí)，按照新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表，對各工作組進(jìn)行檔案收集歸檔分類指導(dǎo)。2.落實(shí)業(yè)務(wù)工作應(yīng)突出檔案收集之責(zé)。為貫徹落實(shí)中央、省委和西咸新區(qū)灃西新城疫情防控工作要求，堅(jiān)決防止疫情擴(kuò)散和傳播，自2021年12月23日凌晨起，陜西地區(qū)高校實(shí)行全封閉管理。為確保封閉期內(nèi)校內(nèi)正常教學(xué)、工作、生活，根據(jù)學(xué)校疫情防控專題相關(guān)會議精神，在學(xué)校冠狀病毒感染肺炎疫情防控應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，成立陜西國際商貿(mào)學(xué)院疫情防控現(xiàn)場指揮部，疫情防控現(xiàn)場指揮部下設(shè)辦公室、后勤保障、物資保障、防疫隔離、師生信息與管理、校園安全、教學(xué)工作、宣傳與輿情防控、督查督導(dǎo)執(zhí)紀(jì)等工作小組，各小組根據(jù)工作職責(zé)有序開展各項(xiàng)工作。在此期間，筆者被分配到辦公室，在辦公室主任兼疫情防控辦主任的領(lǐng)導(dǎo)下，不僅要處理基本業(yè)務(wù)的內(nèi)外溝通聯(lián)絡(luò)工作，還要承擔(dān)應(yīng)急狀態(tài)下疫情防控辦公室的工作。同時(shí)，還要綜合協(xié)調(diào)開展各小組防控檔案的收集，為學(xué)校疫情防控檔案的完整性打下良好的基礎(chǔ)。

（二）按階段做好疫情防控與檔案收集兼顧工作?？煞譃槿缦聝蓚€(gè)環(huán)節(jié)。

1.按階段做好各類疫情防控原始材料的總協(xié)調(diào)。疫情期間，陜西西安從2021年12月23日通告實(shí)行封閉，到2022年1月25日解封，時(shí)間持續(xù)1個(gè)多月。在此期間，是高校落實(shí)省委、省政府以及各地疫情防控部門所做決策比較集中的時(shí)期，作為身處疫情防控一線的民辦高校檔案工作者，結(jié)合辦公室總協(xié)調(diào)的職責(zé)作用，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對各職能部門所分管的疫情防控工作任務(wù)進(jìn)行“邊防控、邊督辦”，將業(yè)務(wù)部門承辦防控任務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的材料進(jìn)行明細(xì)分類，在充分發(fā)揮辦公室總協(xié)調(diào)職責(zé)的同時(shí)，將防控材料按照分類要求進(jìn)行收集整理，減少了事后分類的繁雜性。

2.按疫情防控級別密切關(guān)注防控措施的總基調(diào)。通過分析陜西省衛(wèi)生健康委員會每日公布的病例感染數(shù)量，結(jié)合此前做出封閉決策（2021年12月23日～2022年1月25日）到宣布解封的1個(gè)多月時(shí)間進(jìn)行劃分，可分為戰(zhàn)時(shí)應(yīng)急階段、平穩(wěn)管控階段、常態(tài)化防控三個(gè)階段，不同時(shí)段產(chǎn)生的疫情防控?cái)?shù)量有所差別，各時(shí)段的文書檔案數(shù)量傾向有所不同。

第一，戰(zhàn)時(shí)應(yīng)急階段突出緊急檔案材料收集。戰(zhàn)時(shí)應(yīng)急階段（2021年12月19日～2021年12月31日），期間病例發(fā)生數(shù)1470例，筆者所在學(xué)校檔案產(chǎn)生數(shù)量141件，占638件的22.10%。省委、省政府作出封城決定很大程度上參照感染病例的增速情況而定。此階段定位應(yīng)急階段也是考慮到23日作的封城決定，之后病例數(shù)量增速較快，在此之前的4天時(shí)間，隨著衛(wèi)健委通報(bào)感染病例數(shù)量的信息分析，已經(jīng)在社會面引起了一定的重視。各級、各部門為應(yīng)對封城后的各種醫(yī)療緊缺、物資保障不足等狀況做出各種應(yīng)對措施較為集中。學(xué)校以落實(shí)上級教育主管部門和屬地疫情防控部門有關(guān)疫情防控要求和政策為主，依照《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，此階段文書檔案的綜合類材料數(shù)量較多，涉及上級疫情防控工作政策指導(dǎo)類文件，本級部門實(shí)施的應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場應(yīng)急防控指揮工作決策、工作部署、專班簡報(bào)、日報(bào)、慰問一線工作人員等材料，所涉及公告、通報(bào)等綜合類、管控類、醫(yī)療和生活方面的物資保障類材料居多。

第二，平穩(wěn)管控階段突出緊跟催辦材料收集。平穩(wěn)管控階段（2022年1月1日～2022年1月13日），期間病例發(fā)生數(shù)591例，筆者所在學(xué)校檔案產(chǎn)生數(shù)量268件，占638件的42.01%。此階段疫情防控人員、物資保障、醫(yī)療衛(wèi)生等緊張情況得到有效緩解。從各疫情防控材料總量來分析，此階段占比較重的材料，除了每日向教育廳固定報(bào)送應(yīng)急專班工作情況、檔案產(chǎn)生的主要內(nèi)容集中在學(xué)校官微平臺、省級相關(guān)媒體和網(wǎng)絡(luò)媒體等保障輿情宣傳類方面，堅(jiān)持每日一期的疫情防控簡報(bào)。學(xué)生管理方面，本階段主要保障學(xué)生在公寓封閉狀態(tài)下的線上學(xué)習(xí)和基本生活的需求，重點(diǎn)是緩解學(xué)生封閉狀態(tài)下的心理輔導(dǎo)，學(xué)校派往各公寓留校值守教師協(xié)助完成各公寓送餐工作。此階段以做學(xué)生的思想工作為主，同時(shí)兼顧線上教學(xué)安排，師生均在線上完成授課和學(xué)習(xí)任務(wù)，較大的挑戰(zhàn)來自于線上考試的各種安排，總體上學(xué)生均能保持較好的狀態(tài)。

第三，常態(tài)化防控階段突出跟蹤檔案材料收集。常態(tài)化防控階段（2022年1月14日～2022年1月26日），期間病例發(fā)生數(shù)14例，且連續(xù)6天出現(xiàn)零感染。筆者所在學(xué)校檔案產(chǎn)生數(shù)量229件，占638件的35.89%。此階段病例數(shù)量得到有效控制。學(xué)校教學(xué)工作也基本完成，根據(jù)疫情防控要求及教學(xué)安排，在封閉期間停止一切線下教學(xué)和學(xué)生活動，能進(jìn)行線上考試的科目陸續(xù)安排了線上考試，不能進(jìn)行線上考試的科目待春季開學(xué)后擇日線下進(jìn)行。此階段臨近過年，學(xué)生在等待解封的日子，不同程度出現(xiàn)了心理不適及煩躁?duì)顩r，學(xué)校安排了較多的力量深入公寓做學(xué)生心理疏導(dǎo)安慰工作。陜西是教育大省，高校學(xué)生在學(xué)規(guī)模超198萬人，教育主管部門召開教育、交通、公安等多部門聯(lián)合視頻會議，共商學(xué)生返鄉(xiāng)工作。高校在此階段的重心工作也轉(zhuǎn)移到學(xué)生分批次返鄉(xiāng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作上。各高校向教育主管部門報(bào)備放假時(shí)間，獲得批復(fù)后，制訂學(xué)生分批次返鄉(xiāng)方案，制作學(xué)生返鄉(xiāng)的各類證明材料，做好“二站一場”點(diǎn)對點(diǎn)接送工作。學(xué)校按區(qū)域劃分各地區(qū)疫情防控部門對接負(fù)責(zé)人，各類聯(lián)系溝通材料、學(xué)生返鄉(xiāng)材料。此階段高校檔案收集工作則是將重點(diǎn)放在了護(hù)送學(xué)生安全返鄉(xiāng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作所產(chǎn)生的文書檔案的綜合類材料上。

疫情期間，民辦高校在紙質(zhì)檔案收集的基礎(chǔ)上，還將政府部門、教育單位上級主管部門、新聞媒體報(bào)道方面的材料都做了相應(yīng)的記錄，同時(shí)各類檔案材料形成一個(gè)完整的發(fā)展記錄鏈，記錄民辦高?？箵粢咔榈娜^程。民辦高校在堅(jiān)持疫情防控保民生、保證教育教學(xué)穩(wěn)民心、推進(jìn)檔案收集促發(fā)展等方面，一直用行動積極踐行檔案人的堅(jiān)定毅力和決心。

三、結(jié)語

面對疫情防控資料收集歸檔工作中的各種難點(diǎn)，檔案人一直積極尋找創(chuàng)新的解決辦法，在堅(jiān)守完成疫情防控工作一線艱巨任務(wù)的同時(shí)，對所產(chǎn)生的歸檔材料進(jìn)行分類整理，以不同載體形式歸檔，配合利用信息化手段對疫情防控材料進(jìn)行收集和存儲，這是民辦院校在疫情防控期間應(yīng)對疫情保障正常教育教學(xué)秩序的一個(gè)側(cè)面見證，保證了應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，是教育系統(tǒng)抗擊疫情的寶貴記錄，相信能提升學(xué)校應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的水平。