文/福建省血液中心 林燕英

檔案工作是各血站管理體系中不可或缺的一部分。高水平、高質(zhì)量的檔案管理對推進(jìn)血站信息化建設(shè)起到重要作用。當(dāng)前，血站檔案工作中存在一些問題，影響了血站信息化建設(shè)的步伐，需要結(jié)合實際工作，優(yōu)化檔案工作思路，推動血站檔案數(shù)字化建設(shè)方式戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，才能更快建成智慧型血站，更好投入數(shù)字中國建設(shè)中。

一、血站檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）當(dāng)前總體環(huán)境要求血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。福建省一直是全國數(shù)字化強省，作為省會城市的福州，數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模和發(fā)展增速已連續(xù)3年成為全省的“排頭兵”。上級部門要求各行各業(yè)節(jié)能減排、環(huán)保、智能化發(fā)展。目前福建省政府機關(guān)、社保系統(tǒng)、交通系統(tǒng)、金融系統(tǒng)、公檢法系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、檔案館及部分醫(yī)院已實現(xiàn)檔案數(shù)字化或部分檔案數(shù)字化，而血站檔案管理工作依然是單套紙質(zhì)保存階段。另一方面，無償獻(xiàn)血事業(yè)蓬勃發(fā)展，獻(xiàn)供血工作在近20年間不斷規(guī)范、完善，獻(xiàn)血量穩(wěn)步攀升。各血站不斷探索獻(xiàn)供血工作信息化建設(shè)新思路，不斷將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入血站工作中。2020年下半年，經(jīng)上級衛(wèi)生部門統(tǒng)籌安排和各血站共同努力，我省血站系統(tǒng)信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)平臺上得到統(tǒng)一，實現(xiàn)了我省獻(xiàn)供血業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完全統(tǒng)一。血站系統(tǒng)迎來了血站信息化建設(shè)的新飛越。繼而，探索5G技術(shù)在獻(xiàn)供血工作中的應(yīng)用，建設(shè)智慧血站提上了議程。這些因素導(dǎo)致血站檔案工作與血站業(yè)務(wù)工作存在脫節(jié)，引發(fā)一系列問題。為了有效解決這些問題，血站檔案需要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，搭建數(shù)字化信息服務(wù)平臺，以跟上血站信息化建設(shè)的步伐。

（二）政策上要求血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。2021年1月實施的新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”這一章。說明黨中央對檔案信息化建設(shè)的重視。2020年國家檔案局發(fā)布的《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局第9號令）要求，省直單位檔案移送進(jìn)館“除紙質(zhì)檔案外還需提供電子檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本”。2021年10月26日，經(jīng)省委領(lǐng)導(dǎo)同意，省檔案局、省發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《福建省“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。這個規(guī)劃是根據(jù)《福建省國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》再結(jié)合我省實際制訂的。全文從總體要求、主要任務(wù)、發(fā)展環(huán)境及保障措施四個方面闡述“十三五”時期發(fā)展情況。提出推動檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型這一主要任務(wù)。我省血站檔案被納入民生檔案范疇。根據(jù)文件要求，我們應(yīng)該積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工利用中的應(yīng)用，加快民生檔案數(shù)據(jù)共享，運用微博、微信、政務(wù)APP等平臺，提升檔案利用的便捷化。我省已經(jīng)實現(xiàn)通過福建省血液中心官方微信及福建省血液中心網(wǎng)站查詢絕大部分獻(xiàn)血記錄及血液檢測結(jié)果報告。我們之所以說是“絕大部分獻(xiàn)血記錄”，而不是全部，是因為歷史遺留問題造成早期的獻(xiàn)血電子數(shù)據(jù)缺失或錯誤。如何改進(jìn)或者彌補這些錯漏呢？可以通過對傳統(tǒng)檔案開展數(shù)字化，實現(xiàn)現(xiàn)有館藏?zé)o償獻(xiàn)血檔案數(shù)據(jù)資源的完全共享。

（三）現(xiàn)實條件需要血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。血站檔案以業(yè)務(wù)檔案為主。其中大量是獻(xiàn)血者獻(xiàn)血相關(guān)記錄，包括獻(xiàn)血前告知、獻(xiàn)血者個人信息、獻(xiàn)血前體檢初篩、獻(xiàn)血記錄、獻(xiàn)血后血液檢測、血液成分制備、血液質(zhì)量管理、血液供應(yīng)及后續(xù)獻(xiàn)血者與直系親屬用血報銷等相關(guān)記錄。因此與獻(xiàn)血者及受血者是息息相關(guān)的。依據(jù)《中國血站質(zhì)量管理規(guī)范》第十一章規(guī)定，血站業(yè)務(wù)檔案需要保存至少10年以上。但對這些記錄具體保存內(nèi)容及保存期限沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。各血站檔案管理工作是根據(jù)各自工作流程及檔案管理經(jīng)驗自行制訂的檔案管理辦法。特別是對業(yè)務(wù)檔案的管理，各不相同。除了保存范圍及檔案保管利用不相同外，保存期限從10年到20年各不相同。目前我省大部分血站是保存10年，但實際上能夠按照血站管理辦法按時銷毀的業(yè)務(wù)檔案基本沒有。究其原因，是這些檔案經(jīng)過10年依然存在利用價值。血站信息化建設(shè)是逐步完善的，存在歷史遺留問題，如獻(xiàn)血者信息不完整甚至錯誤。導(dǎo)致獻(xiàn)血者及其家屬在用血報銷時需要查找原始紙質(zhì)記錄作為憑證。通過對參與無償獻(xiàn)血人群的分析，參與無償獻(xiàn)血的主力是在校大學(xué)生及機關(guān)企事業(yè)單位的中青年，根據(jù)我省血站用血報銷及相關(guān)檔案利用統(tǒng)計結(jié)果顯示，獻(xiàn)血者或其直系家屬用血報銷時間一般在獻(xiàn)血后20～50年間，歷時較長，單純按照衛(wèi)生檔案管理規(guī)定保存10年顯然是不夠的。為了更好地保障獻(xiàn)血者利益，各血站都盡可能延長業(yè)務(wù)檔案的保存期限。但延長血站檔案保存期限至30年甚至更長時間，則需要極大的庫房和更多的專業(yè)設(shè)備，對檔案進(jìn)行有效保護(hù)及保存，要不斷對檔案室進(jìn)行擴(kuò)容，增加對檔案工作人力、物力上的投入，對檔案自身也有較高的要求，不切實際。

（四）長期頻繁地對血站檔案進(jìn)行利用，需要對血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。相對頻繁的檔案利用，會造成檔案不可逆的損毀，甚至存在人為涂改破壞檔案的風(fēng)險。

（五）紙質(zhì)檔案的唯一性需要血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。由于紙質(zhì)檔案的唯一性，會導(dǎo)致無法多人同時利用檔案。

基于上述原因，在現(xiàn)有的環(huán)境下，有必要對血站檔案開展數(shù)字化建設(shè)工作。結(jié)合本中心獻(xiàn)供血業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程，開展檔案數(shù)字化，能夠進(jìn)一步優(yōu)化中心檔案庫藏結(jié)構(gòu)，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程，逐步推進(jìn)全文信息采集，充實檔案信息服務(wù)內(nèi)容，構(gòu)建中心內(nèi)部檔案信息共享平臺，提供高效、便捷服務(wù)。

二、數(shù)字化建設(shè)的實施

（一）制訂方案并確定檔案數(shù)字化的具體內(nèi)容及數(shù)量。檔案數(shù)字化建設(shè)不是一蹴而就的，應(yīng)該結(jié)合本單位實際情況來制訂具體實施方案，并確定需要數(shù)字化的具體內(nèi)容及數(shù)量。這里需要考慮到單位的館藏量、檔案的價值、利用率、預(yù)算經(jīng)費及人力、物力甚至場地等因素。目前，福建省血液中心館藏量已達(dá)600萬頁，經(jīng)綜合考慮，應(yīng)采用分批分次逐步轉(zhuǎn)化的形式來完成現(xiàn)有館藏的數(shù)字化。結(jié)合單位實際，設(shè)定檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，規(guī)劃可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)方案。以福建省血液中心為例：計劃用兩年的時間將中心館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并從軟件到硬件進(jìn)行升級改造，搭建檔案信息化平臺。同時，中心檔案工作人員通過該階段的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，積累經(jīng)驗，為后續(xù)自主開展檔案數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作與血站信息化建設(shè)的融合，最終實現(xiàn)智慧型血站的目標(biāo)。

（二）獲取專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助。目前我省血站系統(tǒng)甚至全國血站系統(tǒng)均未實現(xiàn)檔案數(shù)字化。我省血站系統(tǒng)作為第一個吃螃蟹的先鋒，存在經(jīng)驗不足、水平有限等各種問題。向?qū)I(yè)的組織機構(gòu)尋求幫助可以減少人力、物力損失，少走彎路，提高工作效率。因此，在調(diào)研初期，我們請教了福建省檔案館相關(guān)處室的專家，每位專家都根據(jù)本部門管理范疇給出了專業(yè)的指導(dǎo)意見，讓人受益匪淺。專家從我省檔案數(shù)字化建設(shè)需要遵守的法律法規(guī)到開展數(shù)字化建設(shè)流程、注意事項等方面都提出了寶貴的建議。部分專家還介紹我省檔案數(shù)字化建設(shè)工作比較先進(jìn)的立檔單位，以供學(xué)習(xí)借鑒。如省公安廳不但加強了檔案資源體系建設(shè)，順利推進(jìn)各地公安部門檔案數(shù)字化工作，還試行低價值電子檔案單軌管理。省醫(yī)保局聘請專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行檔案整理，開展電子文件歸檔管理。這不僅能提升自身業(yè)務(wù)水平，也能拓展檔案工作的視野。建議在檔案數(shù)字化建設(shè)初期，邀請檔案館相關(guān)處室的專家蒞臨本單位，進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、專業(yè)化保駕護(hù)航。

（三）確定開展檔案數(shù)字化建設(shè)的方式。經(jīng)過專家們的指導(dǎo)，明確了血站檔案數(shù)字化建設(shè)的大致方向，結(jié)合本單位檔案工作實際，擬定本單位檔案數(shù)字化方式。第一階段，通過外包手段完成館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立獨立的檔案數(shù)據(jù)庫。升級現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件，打造數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件。第二階段，通過檔案管理系統(tǒng)分別與中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)及OA軟件相結(jié)合，使原先獻(xiàn)供血工作中需要打印歸檔的元數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成電子檔案標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔，并添置數(shù)字化加工設(shè)備，對其他紙質(zhì)檔案自行開展數(shù)字化加工工作，形成電子副本。最終實現(xiàn)血站檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本人認(rèn)為，各單位實際情況各不相同，應(yīng)采取不同的方式實現(xiàn)檔案數(shù)字化。例如：在經(jīng)費允許、人力資源有限且沒有檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗的情況下，檔案數(shù)字化外包服務(wù)是首選。如果經(jīng)費有限，但有足夠的時間、充足的人力物力，有一定的數(shù)字化經(jīng)驗或基礎(chǔ)，可以自行完成機構(gòu)的檔案數(shù)字化建設(shè)。如果館藏資源的數(shù)字化率達(dá)到50%以上，量大于100萬頁時，建議構(gòu)架獨立的檔案數(shù)據(jù)庫并使用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理軟件。

（四）根據(jù)需求開展調(diào)研工作。根據(jù)預(yù)期目標(biāo)，明確檔案數(shù)字化的需求，并具體落實到各項參數(shù)中。這里，建議在擬定需求參數(shù)前開展調(diào)研工作。調(diào)研工作包括單位內(nèi)部調(diào)研和外部市場調(diào)研。通過細(xì)致的調(diào)研工作，有利于把控全局，有效開展數(shù)字化建設(shè)工作。單位內(nèi)部調(diào)研，熟悉本單位各類檔案的同時，與本單位各部門進(jìn)行充分溝通，特別是信息管理部門。應(yīng)讓各部門了解檔案數(shù)字化可能給本部門帶來的影響，聽取各部門的意見，及時調(diào)整建設(shè)方案和需求參數(shù)。要讓信息管理部門了解整個方案，并盡可能地讓信息管理員參與其中，這樣可以高效找到檔案數(shù)字化建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融的最佳方案。市場調(diào)研，對滿足需求的軟、硬件及數(shù)字化外包服務(wù)開展市場價格、服務(wù)流程等調(diào)研；同時對能提供相關(guān)服務(wù)的商家進(jìn)行資質(zhì)、實力、售后等多方面了解和對比，做到心中有數(shù)。

（五）對檔案數(shù)字化建設(shè)項目中各種需求參數(shù)的設(shè)定。這里要考慮到的參數(shù)主要分兩類：一是技術(shù)參數(shù)，二是商務(wù)參數(shù)。不論采用何種采購方式，準(zhǔn)確設(shè)定這兩類參數(shù)對檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性及可持續(xù)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。不同單位需求不同，但相關(guān)參數(shù)的設(shè)定是必要且關(guān)鍵的。設(shè)定參數(shù)是一項細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要不斷推敲、完善。技術(shù)參數(shù)主要指招標(biāo)方對擬采購標(biāo)的的技術(shù)、規(guī)格、性能、質(zhì)量、供應(yīng)商資質(zhì)條件等要求，一般采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)參數(shù)的設(shè)定要注意以下三點：一是完整、明確、合規(guī)。便于組織采購活動，避免產(chǎn)生歧義。二是防止差別待遇。避免犯錯誤。三是采購周期合理。通常為90日左右。商務(wù)參數(shù)主要指對企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、報價、售后等的要求，是投標(biāo)方實力的展現(xiàn)，也是招標(biāo)方需求品質(zhì)的一種保障。以福建省血液中心檔案數(shù)字化建設(shè)項目為例，該項目需求有三：一是館藏檔案的數(shù)字化外包服務(wù)；二是綜合檔案管理系統(tǒng)及數(shù)字化加工系統(tǒng)采購；三是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)所需硬件的采購。針對這三項需求，我們分別提出了相應(yīng)的技術(shù)參數(shù)。數(shù)字化外包服務(wù)主要對加工前準(zhǔn)備、掃描前處理、掃描標(biāo)準(zhǔn)和要求、檔案還原裝訂、圖像處理要求、著錄要求、格式轉(zhuǎn)換和OCR識別、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收審核、數(shù)字化檔案命名、備份存儲、歸還入庫、數(shù)據(jù)安全保障要求、現(xiàn)場管理、數(shù)字化工作需要遵守的相關(guān)法律法規(guī)15個方面進(jìn)行具體的要求。軟件技術(shù)參數(shù)涵蓋了數(shù)字檔案管理軟件和數(shù)字化加工系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理軟件參數(shù)設(shè)定主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研八個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)功能，實現(xiàn)對紙張、電子文件等資料的收、管、用、存等功能，實現(xiàn)檔案信息的閉環(huán)管理及一站式服務(wù)。及時、開放地接收各種信息系統(tǒng)檔案資料，避免信息沉淀，降低業(yè)務(wù)運營風(fēng)險。數(shù)字化加工系統(tǒng)設(shè)定的參數(shù)主要包括目錄數(shù)據(jù)著錄、目錄打印、影像掃描及圖像處理、數(shù)據(jù)校驗、批量數(shù)據(jù)輸出、OCR識別等功能。針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的檔案條目著錄、檔案原文掃描處理、圖像壓縮轉(zhuǎn)換、原文數(shù)據(jù)掛接校對等加工環(huán)節(jié)而專門設(shè)計的。能實現(xiàn)與電子檔案管理系統(tǒng)無縫對接。具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計分析等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。硬件參數(shù)的設(shè)定要根據(jù)現(xiàn)有預(yù)算，在滿足實際工作需求的基礎(chǔ)上，還要留有一定冗余空間。同時應(yīng)該注意的是，軟硬件產(chǎn)品的采購應(yīng)基于國產(chǎn)化信創(chuàng)環(huán)境，并要求符合“安可”體系，即國家提出的“2+8”安全可控體系。要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化不是簡單的升級采購軟硬件，還應(yīng)考慮平臺建設(shè)及數(shù)據(jù)資源建設(shè)。搭建一個檔案信息化的平臺，融合更多的系統(tǒng)，能實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯聚，信息共享，才能最大限度提高各項工作效率。因此數(shù)字檔案管理軟件應(yīng)預(yù)留與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)對接的端口，甚至更多的端口。商務(wù)參數(shù)方面，除了要考慮到商家必須具備的資質(zhì)外，還應(yīng)考慮到對所需軟、硬件及數(shù)字化外包成果完成進(jìn)度、完成質(zhì)量、售后保障、違約處理等。

（六）采購。經(jīng)過前期工作，可以進(jìn)入采購階段。各單位可以根據(jù)本單位相關(guān)管理制度及采購項目的內(nèi)容、規(guī)模綜合考慮，采用適當(dāng)?shù)牟少彿绞剑聪嚓P(guān)要求執(zhí)行。

三、結(jié)語

充分運用人工智能、大數(shù)據(jù)、云簽名、區(qū)塊鏈技術(shù)等新技術(shù)，拓展人工智能輔助檔案收集、整理、鑒定、開發(fā)、利用，提升血站檔案歸檔、管理、開發(fā)利用等工作水平，加快血站檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)新技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)工作深度融合，實現(xiàn)血站檔案建設(shè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，建設(shè)“收、管、存、用”一體化的血站數(shù)字檔案室。檔案數(shù)字化建設(shè)工作并非一朝一夕能夠完成的，我們應(yīng)該持續(xù)深化血站檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用，努力提高檔案自身利用服務(wù)能力，逐步完善全省血站檔案共享服務(wù)體系。為血站管理、決策和業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)提供可靠的檔案信息服務(wù)。