文/珠海市城市建設檔案館 王凱

一、數(shù)據(jù)轉型背景下電子檔案趨勢

（一）信息技術的構建檢索數(shù)字化趨勢。在目前的信息技術以及通信技術作用領域，其發(fā)展融合過程變得越發(fā)強烈，電子檔案處理具有較高的要求，每一份檔案都可以被分成三個端節(jié)，文件的處理過程包括前端處理、后期整理、終端保存。在此基礎之上，管理者還可以利用好信息技術構建新的電子數(shù)據(jù)庫。在檢索功能作用模式下，由基礎的信息系統(tǒng)產生更為有效的管理作用。根據(jù)各機構的實際保存策略，以信息技術的部署功能實現(xiàn)無縫傳遞和信息對接，改善以往的信息不對稱狀況。該系統(tǒng)是多個電子檔案的組織路線，在發(fā)展過程中，這樣的積分式管理模式有效節(jié)約了傳統(tǒng)管理過程中的人力以及物力資源。對于龐大的數(shù)據(jù)部分，計算機可能會出現(xiàn)一定的堆積狀況，但是總體上還是能夠增強檔案管理的效率。

（二）高效的檔案管理方式正在形成。在信息通信技術支撐下，檔案管理工作已經從基本的紙質檔案管理向著計算機管理過程過渡，云計算模式的使用更是豐富了現(xiàn)代檔案管理的實際內容。能夠為用戶提供更高質量、更高準確度、更多方式的檔案管理過程，迅速為檔案管理者提供有效的管理模式。此外，在檔案管理過程中，管理者還可以依托電子信息技術節(jié)省一定的儲存空間。利用電子查詢功能，減少以往紙質檔案查詢過程中的物理磨損。在信息技術發(fā)展模式下，檔案管理過程越發(fā)依靠集約化的綜合管理信息系統(tǒng)，這很有可能會導致一些問題發(fā)生。在電子檔案發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案服務已經不能夠滿足人們多樣化的檔案服務需求，任何一種有意義的檔案管理過程都能被信息技術記錄下來。

二、數(shù)據(jù)轉型背景下城建電子檔案信息安全問題

（一）檔案管理數(shù)字化建設偏弱。數(shù)字化檔案建設，是今后檔案管理的重要發(fā)展趨勢。電子檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，對檔案管理人員的綜合素質要求較高，不僅要掌握檔案管理相關的業(yè)務知識，還要熟練運用綜合管理信息系統(tǒng)，滿足數(shù)字化檔案服務需求。少部分從業(yè)人員習慣于以傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作，對大數(shù)據(jù)時代城建電子檔案管理工作的認識不足，對數(shù)字化檔案的對接控制及管理分析不夠深入，導致城建檔案數(shù)字化建設水平參差不齊，在日常的檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣問題，影響檔案服務利用效率和水平。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)存在安全風險。電子檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)本身的應用程序存在問題和零件出現(xiàn)故障都會導致檔案數(shù)據(jù)管理存在一定的風險。這種技術方面的缺陷會導致電子檔案在傳送、保存、查看的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞無法修復的情況，進而導致了檔案管理數(shù)據(jù)的缺失。又如惡意的病毒、木馬侵入系統(tǒng)，也會對電子檔案安全造成一定的威脅。

三、數(shù)據(jù)轉型背景下城建電子檔案安全管理措施

（一）增強風險意識。在檔案數(shù)字化建設過程中，一旦管理人員出現(xiàn)操作方面的問題，在操作管理控制過程中可能帶來系統(tǒng)方面的安全風險，針對風險管理內容采取相應的措施，在當前的大數(shù)據(jù)背景之下，積極討論數(shù)字化風險管理應用措施，提高后續(xù)檔案管理工作的針對性。在應對其檔案模式轉變過程中，強化風險意識。首先，檔案管理人員要具備極高的政治素養(yǎng)，具備較強的檔案管理意識，嚴格貫徹法律法規(guī)，依法管檔用檔。其次，加強數(shù)字化檔案管理工作，進行技術優(yōu)化。在檔案管理建設過程之中，加強數(shù)字化分析，優(yōu)化各類檔案管理載體，如計算機、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等。最后，相關檔案管理人員需簽訂保密協(xié)議書，在具體的檔案數(shù)字化建設過程之中，保證檔案數(shù)據(jù)庫中的各項信息安全，同時建立相關的保密制度，保障檔案信息全過程安全。

（二）強化標準建立。做好檔案管理數(shù)字化與信息化建設應用有著積極的現(xiàn)實意義，在制訂檔案數(shù)字化建設標準的過程中，建立完善的數(shù)字化管理平臺。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的便捷控制，需要制訂相應的檔案數(shù)字化建設標準，使得檔案資源在各類軟硬件設施平臺上具備較強的兼容性，也能夠便于資料保存和傳遞。在紙質檔案的管理格式規(guī)范方面做好控制，進行檔案音頻、視頻內容的轉化。在利用過程之中，完成銜接控制。數(shù)字化管理平臺的建設是依托于互聯(lián)網(wǎng)技術建設的，根據(jù)計算機技術的便捷性以及規(guī)范性，建設規(guī)范化的數(shù)字化管理平臺，進而對電子檔案數(shù)據(jù)進行更好的保護。

（三）注重信息推送技術的應用。注重信息推送技術應用是融合目前檔案管理管控工作發(fā)展的關鍵技術，在電子檔案的管理過程中，將信息推送技術融入管理工作當中，對信息管理工作進行創(chuàng)新，以便更好地對其進行管理。按照檔案管理工作整合方案，以網(wǎng)絡環(huán)境作為依托，探索新的平臺技術，發(fā)揮出信息推送功能的完整性。從用戶需求方面出發(fā)，做好檔案管理理念與服務對策的更新。及時跟進檔案管理聚焦服務，最大限度發(fā)揮檔案共享管理的完整性功能。在關鍵技術的應用方面，每一份檔案的管理工作都可以被管理人員分為前端、中端和末端。前端包括紙質文件的形成，中端則是操作過程，而末端則是永久保存或者到期銷毀。在這樣的數(shù)字化檔案管理模式下，使得電子信息檔案管理工作有了新的改變，基于這種改變之下，對于信息有著更安全的管理方式，信息推送技術的應用，更大限度地加強了電子檔案信息的管理，保護了檔案的安全。針對檔案管理目標，應用先進技術，構建OA集成網(wǎng)絡，體現(xiàn)出檔案管理功能的完整性。

（四）加強城建電子檔案管理平臺建設。加強數(shù)字化管理平臺建設，能夠實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化建設。需要構建數(shù)字化檔案管理平臺，將其轉換為計算機能夠識別的各類代碼。在實際操作過程之中，針對檔案信息進行轉換，轉成計算機能夠識別和儲存的一些數(shù)字化內容。在具體操作過程中，其中的檔案信息（包括原文信息、轉化信息）的處理方式存在著系統(tǒng)的差別性。最終對其進行分析，同時要完成數(shù)字檔案的轉入建設。要構建相關的信息數(shù)字庫，有效保證數(shù)字檔案的安全性，在數(shù)字化檔案集成平臺建立之后，要不斷完善檔案的信息搜集和整理功能。借此進一步提高后續(xù)檔案的利用效率，在設置權限過程之中，實現(xiàn)管理控制。電子檔案平臺建設離不開資金的支持，實現(xiàn)電子檔案信息安全系統(tǒng)的建設、運作和維護，需要企業(yè)提高投資力度，進而更好地建設信息檔案管理平臺。由于資金投入加大，使得電子檔案安全管理技術得到全面升級，從而實現(xiàn)電子檔案信息安全系統(tǒng)的全面升級與優(yōu)化。積極引進掃描設備、計算機設備，保障檔案數(shù)字化建設有序推進。

（五）強化人才培養(yǎng)發(fā)展。加強人才培養(yǎng)，建設專業(yè)的電子檔案管理隊伍。在檔案數(shù)字化建設過程中，需要一批專業(yè)技術強、能力突出的人員保證后續(xù)檔案管理工作的實施。在信息化時代影響下，不僅要對電子檔案管理平臺系統(tǒng)進行全面升級，對于電子檔案管理人才隊伍的建設做出相應調整。檔案管理部門的工作人員應該由管理型、研發(fā)型、工作型三方面人才組成。管理型人才通過對電子信息檔案建設進行管理，及時發(fā)現(xiàn)平臺建設過程中存在的問題并進行解決，從而實現(xiàn)電子信息系統(tǒng)管理平臺的建設。研發(fā)型人才通過對信息系統(tǒng)的不斷創(chuàng)新與改進，使之達到高水平的信息化平臺，進而完成對電子檔案信息的安全管理。工作型人才就是對電子檔案進行管理，加強管理工作。加強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使之具備較為完整的信息化管理知識?；谛轮R體系的建設，在檔案管理工作的逐步深化過程中應對其發(fā)展。同時，對于檔案信息化管理控制內容的發(fā)揮，要結合不同檔案管理工作的實踐狀況做出分析。

四、數(shù)據(jù)轉型背景下城建檔案管理展望

（一）在實踐中改進檔案管理技術。信息通信技術的發(fā)展優(yōu)勢是較為明顯的，在信息通信技術的支撐下，各數(shù)字化檔案管理工作已取得相應的應用效果。伴隨著云計算技術的應用，在一定程度上豐富了檔案管理的形式。它集速度快以及精度高為一體，在檔案管理過程中形成了多樣化的特點，并且成為信息時代關注的一大重要內容。在技術飛速發(fā)展管理背景下，檔案管理工作越發(fā)依賴于計算機網(wǎng)絡的構建。如果計算機硬件或者軟件發(fā)生故障，那么會給計算機運行帶來系列的問題。在處理文件時，如果操作者操作出現(xiàn)失誤，很有可能會帶來數(shù)據(jù)失真的風險。在此類風險作用下，相關的信息通信管理部門必須在實踐過程中對檔案管理技術做出改革。充分發(fā)揮信息通信技術在數(shù)字化研討過程中的相關作用，由此享受通信技術能夠提供的實際應用。在檔案管理過程中，降低對于檔案管理網(wǎng)絡的依靠性。不斷更新軟件，增強軟件的兼容性。減少信息丟失帶來的一些問題，針對數(shù)字化檔案管理的安全措施，對其進行有效改革。避免某些限制性因素的發(fā)展，禁止關鍵性文件被修改或者隨意涂鴉。在對檔案進行信息化的同時，定期進行數(shù)據(jù)備份。加強身份驗證技術的安全性，為信息化發(fā)展提供更為有效的安全保障。

（二）做好檔案管理信息技術優(yōu)化。對于信息技術的功能使用來講，信息技術和通信技術相互融合已成為一個新的發(fā)展趨勢，也對數(shù)字化的文檔處理過程提出了更高的要求。每一份檔案都可以被實際的管理人員分為前端、中端與末端：前端主要是指文件的形成，中端則包括文件的處理鑒定以及整理，末端則是文件的永久保存或者到期銷毀。在這樣的數(shù)字化檔案管理過程中，信息技術與通信技術存在著緊密的聯(lián)系。而其中信息系統(tǒng)的集成部署實現(xiàn)了檔案管理的無縫銜接。這解決了以往信息不對稱的問題，同時有效緩解了信息孤島現(xiàn)象的存在。這一系統(tǒng)可以支撐不同部門或者實際的工作人員按照自己的工作需求、結合已有的工作經驗對相關數(shù)據(jù)進行查詢以及使用。如果某些時候數(shù)據(jù)比較龐大，那么可能會導致數(shù)據(jù)使用過程中的脫離問題。但是通過合理使用這一類技術，可以很好地減少檔案管理過程中的眾多壓力。在數(shù)字化檔案管理周期內，對關鍵性的技術引起重視。針對其基本措施以及其存在的目標，結合現(xiàn)狀進行調整。這要求各部門人員加快建設力度，提高檔案管理工作人員對于檔案管理工作的積極性。應用先進的技術，構造一個全方位的辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)。推進OA集成系統(tǒng)的發(fā)展，在信息管理的全面建設過程中體現(xiàn)出實際通信技術的應用要點。由此加強功能探索，實現(xiàn)信息技術的功能進步。

（三）以信息推送技術促進檔案管理服務質量的提升。當前人們的信息交流以及傳遞模式促進了信息技術的快速發(fā)展，目前信息技術溝通工具體現(xiàn)出開放化、集成化這一特點。突破了以往管理過程中時間以及空間的限制，實際的工作過程中，人員必須依照工作要求整合能夠使用的信息技術。在電子檔案管理過程中，依照此實際周期打破原有的統(tǒng)計限制，發(fā)揮出信息服務的實際功能。相關的管理者必須依照網(wǎng)絡環(huán)境去探索智能平臺構建的新型技術，在發(fā)展過程中以信息公開環(huán)境，從用戶的實際需求出發(fā)。做好檔案管理以及服務理念的同時跟進，在數(shù)字化電子檔案管理過程中，結合積極的信息推進服務，實現(xiàn)各網(wǎng)點、各網(wǎng)頁的聚集服務。在信息技術的共同推動作用下，最大程度實現(xiàn)檔案互通以及共享管理，提高檔案管理的質量。

五、結語

本文針對城建電子檔案風險管理以及控制對策進行有效研究，了解現(xiàn)階段電子檔案管理的內容。針對電子檔案信息管理發(fā)展模式進行分析，指出目前電子檔案可能面臨的各項風險，對于其中的風險內容作出有效調控。結合電子檔案信息的管理模式，對其進行有效分析，保證電子檔案信息管理過程的完整性。也從電子檔案本身的信息綜合功能出發(fā)，解決檔案的矛盾性問題。在保證檔案管理安全性的同時，對其各類信息進行總結。深入電子檔案管理實際，促使數(shù)據(jù)轉型時代的電子檔案發(fā)展更具可行性。