賴娘妹，楊媛媛，楊冬葉，鐘凡，林喜蘭，何玉嬌，李玉梅

（1 廣州醫(yī)科大學附屬市八醫(yī)院口腔門診，廣東 廣州，510055；2 中山大學附屬口腔醫(yī)院口腔頜面外科，廣東 廣州，510055）

耗材管理是口腔門診護理管理工作的重要內容， 其管理質量直接影響到臨床工作的順利開展?？谇婚T診耗材的種類、規(guī)格多，不同醫(yī)護人員每次申領耗材也不盡相同。目前，大部分口腔門診采用手工記賬式管理模式進行耗材領用的管理， 即不同的申領者將需求登記在本子上， 負責耗材管理的總務護士憑登記本派發(fā)相應的耗材， 護理管理者定期匯總醫(yī)生的耗材成本及庫存數(shù)量［1－2］。由于申領者可能登記潦草、填寫耗材名稱不標準或錯誤，總務護士需與申領者再次全面核對，耗時耗力。護士承擔臨床護理工作，領取、派發(fā)過程中用時長會影響醫(yī)護配合。 現(xiàn)僅有少數(shù)機構使用配套的信息系統(tǒng)進行耗材的領用管理［2－5］，個性化的信息系統(tǒng)使管理更精準方便，但需聘請專業(yè)的公司設計軟件、耗資大、不利于推廣。且以上方式均未實現(xiàn)申領者可根據(jù)耗材圖片進行申領的功能，容易出現(xiàn)耗材漏領、錯領，增加工作量。隨著信息時代的來臨，手機小程序不斷推陳出新，對某些小程序進行充分利用，可簡化臨床護理工作，提高工作效率［6－8］。因口腔門診耗材管理具有可追溯性強和成本核算到醫(yī)生的特點，本科室自2019 年11 月開始，結合“耗材領用到個人”的專科特點，并基于微信小程序設計圖文式耗材表單幫助申領者便捷申請所需耗材，總務護士準確地發(fā)放和核銷耗材，護理管理者快速進行成本核算和統(tǒng)計庫存數(shù)量，較大提高工作效率，現(xiàn)將方法和結果報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

本科室為綜合醫(yī)院口腔門診，業(yè)務范圍涉及牙體牙髓病科、口腔頜面外科、修復科、牙周科、兒童牙科、正畸科、種植科等，年就診患者約3 萬人次，開放牙椅11 張。 醫(yī)生12 名，護士5 名，年齡22～41 歲，平均（33.4±9.13）歲，其中主管護師2 名，護師1 名，護士2 名，本科3 名，大專2 名。 科室護理質量管理小組由1 名護理組長、1 名質控護士及3 名組員組成，其中1 名組員兼總務護士崗位，負責耗材的出入庫管理。 小組定期對耗材有效期、耗材質量管理、領用流程等內容進行檢查，護理組長和質控員每月核對，門診護士長每月抽查，層層質控，實現(xiàn)科室的三級質控管理。 科室實行非四手操作模式，1 名護士需同時承擔1～3 個椅位的配合，護士承擔臨床護理配合，兼顧耗材管理，如耗材的申領、發(fā)放、庫存清點、成本核算等。

1.2 方法

1.2.1 圖文式耗材表單實施前 2019 年8 月－10 月科室耗材管理采用傳統(tǒng)的手工記錄方式。 每周五中午12：00 前醫(yī)生手工填寫紙質的 《耗材需求登記本》，12：00 后總務護士收集登記本，領取相應耗材的種類和數(shù)量，并派發(fā)到醫(yī)生椅位，醫(yī)生核對無誤后在登記本上簽名。 護理組長每月根據(jù)登記本統(tǒng)計各醫(yī)生的耗材成本，并匯總當月庫存數(shù)據(jù)。

1.2.2 圖文式耗材表單實施后 金山表單是一款便捷的微信小程序，常用模板有表單、打卡、問卷、文件收集、考試、接龍、投票、快查等，具有周報、統(tǒng)計、可視化結果分析、多端可用、安全、私密、免費等特點。護理質量管理小組2019 年11 月－2020 年1 月使用金山表單的“表單”模板，根據(jù)耗材的使用頻率及錄入、查詢和統(tǒng)計的方便程度設計圖文式耗材表單，并對耗材進行管理。

1.2.2.1 圖文式耗材表單的設計及其功能介紹 小組成員匯總耗材的歷史領取的數(shù)據(jù)，將高頻率領取的耗材，即近2 年每月領取≥10 次的耗材（共179種），歸類到不同級別的目錄。 一級目錄（7 種）：根據(jù)庫房耗材的診療用途、放置地點和領取習慣確定樹脂類、根管預備類、根管充填類、冠修復類、車針類、正畸類、其他類等7 種一級目錄的名稱，分別放置在A柜（A1～A12）、B 柜（B1～B12）、C 柜（C1～C12）、D 柜（D1～D12）、E 柜（E1～E6）、F 柜(F1～F12）、G 柜（G1～G12）。 前面6 個一級目錄為多項選擇，如所需耗材不在前6 個一級目錄里，則以填空的形式錄入到第7 個一級目錄——“其他類”。二級目錄（18 種）：根據(jù)相對應的一級目錄耗材類型確定二級目錄的名稱，使用金山表單的“表單”模板中的“題目關聯(lián)”功能將同類型或相似度高的耗材關聯(lián)在相同的一級目錄下，且選擇一級目錄時，才顯示相應的二級目錄。 如點擊一級目錄“車針類”，可出現(xiàn)金鯊車針、綠標車針、藍標車針、紅標車針、黃標車針等5 種二級目錄的選項。 三級目錄（179 種）：以179 種具體的耗材名稱作為三級目錄的名稱，并與上一級目錄相關聯(lián)。由于車針、根管銼、打磨頭等部分耗材型號多、易混淆，如二級目錄 “綠標車針” 有BR-31、CFO-32、CFO-54、CTC-11、CTF-13、CTR-13、CTR-62、CWR-13C等8 種型號作為三級目錄選項，容易出現(xiàn)填錯現(xiàn)象。因此， 各三級目錄選項插入8 種相應型號的車針圖片， 從而方便申領者通過圖文選項正確填寫耗材表單，減少誤領。 同時，表單能夠顯示相應的耗材價格和動態(tài)的庫存數(shù)量，有利于耗材的成本管理。有些耗材名稱相近或太長時，為便于區(qū)分，可使用縮寫或科室通用叫法， 如將 “A2 色3M ESPE FiltekTM Z350 XT 樹脂” 縮寫為 “3M 納米樹脂A2”，“3M/ESPE U200 自粘結樹脂水門汀注射裝(8.5g)56895（A2）”縮寫為“U200”。

1.2.2.2 圖文式耗材表單的使用方法 一是填寫需求： 申領者每周五中午12：00 前用個人微信掃碼識別圖文式耗材表單生成的二維碼，填寫耗材需求，提交后生成答卷二維碼并保存。二是準備耗材：總務護士中午12：00 后點擊圖文式耗材表單的 “數(shù)據(jù)統(tǒng)計”，根據(jù)后臺自動生成的匯總數(shù)據(jù)準備耗材。 三是派發(fā)核銷：總務護士派發(fā)耗材時，用個人手機識別申領者保存的答卷二維碼，可查看所登記的耗材明細，雙方核對無誤后，總務護士點擊“核銷”，表示派發(fā)成功，后臺匯總數(shù)據(jù)顯示已核銷，申領者無法修改原來填寫的內容。四是統(tǒng)計分析：護理組長每月根據(jù)后臺匯總Excel 表，統(tǒng)計耗材成本和庫存數(shù)據(jù)。 五是成本核算與庫存統(tǒng)計：護理管理者可使用“查看數(shù)據(jù)匯總表”功能查看并生成匯總表。后臺生成的匯總表包含多選題選項（名稱）和商品類選項（數(shù)量），多選題為一級目錄二級目錄，共19 列，與成本核算無關，可使用Excel 表的“隱藏”功能。由于生成的Excel 表列數(shù)多，手機電腦顯示寬度有限，為了方便快速拖拉進度條查看，可選定姓名欄，使用“凍結窗格”功能。 為快速分辨各目錄的耗材，表格采用色標管理，分別用白色、紅色、黃色、藍色、灰色、綠色代表樹脂類、根管預備類、根管充填類、冠修復類、車針類、正畸類耗材。在首行插入庫存數(shù)量和單價， 并使用Excel 表的求和或匯總功能，選定姓名欄，使用Excel“合并相同單元格”功能，月底可快速核算成本和查看庫存量，并根據(jù)庫存量生成耗材月度領取計劃。

1.2.2.3 修改圖文式耗材表單 為了方便匯總和減少遺漏，每位申領者在“收集周期內限填一次”，并允許在提交后“周期內可修改”，即申領者在收集周期內（本周五中午12：00 后～下周五中午12：00）可填寫一份申領表單，并隨時修改申領內容，在截止時間下周五12：00 時，后臺只生成每位申領者的一份表單數(shù)據(jù)，以收集周期內申領者最后填寫的內容為準。如核銷后需要領取，即進入下一周期，重新填寫申領表單，等待下周五派發(fā)。

1.2.2.4 保存和新建圖文式耗材表單 為減少反復新建，耗材種類沒有變化前，圖文式耗材表單可設置為“長期有效”，收集周期“按周計”，耗材種類出現(xiàn)變化時，可“停止收集”，保存模板后新建修改。 圖文式耗材表單的創(chuàng)建需進行測試和調整， 并進行全科醫(yī)務人員的使用培訓，最終確立后不可隨意更改，以保證后臺匯總數(shù)據(jù)的一致性。 當耗材品種或數(shù)量有改變時，如新耗材入庫或耗材停產(chǎn)等情況，總務護士應及時停止舊表單的使用，此時申領者無法填寫，接著以舊表單為基礎，更新表單，重新開放填寫權限，申領者即可使用新表單。 另外，為保證信息安全，金山表單只有管理者和總務護士有查看和編輯權限。

1.2.2.5 注意事項 全部錄入本科庫房?？撇牧辖?00 種，圖文式耗材表單占用頁面大，填寫時間長，因此，并非所有耗材都需要填入圖文式耗材表單，如每月申領頻率少于一次的耗材， 其可以填空題的形式寫在第7 個一級目錄（其他類）。

1.3 評價指標

①圖文式耗材表單實施前后抽查3 個月（12周）的醫(yī)護人員34 人次申領相同耗材所需的登記時間（min/次）、每周總務護士領用派發(fā)相同耗材所需平均時間（min/次）、每月護理組長計算所申領耗材成本所需平均時間（min/次）及統(tǒng)計庫存數(shù)量所需平均時間（min/次）。 ②科室員工的滿意度。

1.4 統(tǒng)計學方法

數(shù)據(jù)采用SPSS 20.0 統(tǒng)計軟件對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計學分析，定量資料符合正態(tài)分布采用均數(shù)和標準差描述，比較采用配對資料t 檢驗，檢驗水準α＝0.05。

2 結果

使用圖文式耗材表單前后登記、 領用和派發(fā)耗材所需時間比較見表1。 使用圖文式耗材表單后申領者每次登記耗材需求所需平均時間、 總務護士每周派發(fā)平均時間、 護理組長每月計算耗材成本所需平均時間及統(tǒng)計庫存數(shù)量所需平均時間均多于使用前，前后比較，差異具有統(tǒng)計學意義（均P＜0.05）。 17位員工均選擇新的登記模式，滿意度為100%。

表1 使用圖文式耗材表單前后登記、領用和派發(fā)耗材所需時間比較 （±s）

表1 使用圖文式耗材表單前后登記、領用和派發(fā)耗材所需時間比較 （±s）

統(tǒng)計庫存數(shù)量時間(min/月)(n=3)使用前使用后項目登記需求時間(min/次)(n=34)領用派發(fā)時間(min/次)(n=12)計算成本時間(min/月)(n=3)tP 3.71±0.68 2.54±0.45 11.804＜0.001 92.01±18.09 54.34±9.61 13.397＜0.001 28.65±1.42 9.76±0.42 22.186＜0.001 32.79±1.19 6.95±1.73 21.280＜0.001

3 討論

3.1 圖文式耗材表單進行耗材管理的優(yōu)勢分析

口腔門診二級庫耗材一般分為公用材料（一次性口罩、帽子、手套、棉球/紗布等防護用品或公用物）及?？撇牧? 大類，后者需納入醫(yī)生個人成本支出。目前，多數(shù)口腔門診專科耗材管理仍使用手寫的登記方式， 也有醫(yī)院購買信息系統(tǒng)或單獨開發(fā)專用軟件，但價格比較貴。既往本科室采用手寫的登記方式，容易出現(xiàn)書寫潦草，登記不規(guī)范，申領的耗材與派發(fā)不符等問題， 手工記賬不能滿足口腔門診耗材管理的復雜性、多樣性。 結合本科護理人手不足、無昂貴信息系統(tǒng)支持的實際情況， 應用金山表單創(chuàng)建的圖文式需求表單，具有以下提高工作效率的優(yōu)點：一是圖文并茂，分類清晰，方便快捷，減少出錯。申領者手工登記耗材未必能準確記住全稱， 而圖文式耗材表單目錄歸類清晰，樣式、價格和數(shù)量一目了然。且容易混淆的耗材附有具體型號的圖片， 如“車針TR－S14EF”附有顯示“9.0、19.9、198/020”的圖片，可查看該型號車針的工作部長度、 車針全長和最大直徑等再選擇。 圖文式耗材表使用前每周五總務護士需要到各椅位收集登記本，并依次領出不同耗材，而使用后護士只需要在后臺就可以查詢到申領者的耗材需求，查看表單中的“數(shù)據(jù)統(tǒng)計”，在放置地點一次取出該類耗材。另外，有時登記本的手寫內容字跡潦草，而打印版字跡清晰，方便總務護士查看核對，節(jié)省領用派發(fā)時間。 使用前護士每月需要憑登記本匯總各醫(yī)生的耗材成本，并匯總庫房數(shù)據(jù)，而使用后，護士只需要通過Excel 表即可計算醫(yī)生的成本并匯總庫存數(shù)量。 二是數(shù)據(jù)共享，提高監(jiān)管水平。 圖文式耗材表單無需昂貴的信息系統(tǒng)支持， 操作者可在手機或電腦多端登錄， 還可將收集結果的鏈接轉發(fā)分享，科室管理者在任何時間、地點和移動端口均可查詢，加強對耗材申領的監(jiān)管，提高管理水平。 根據(jù)接診患者人數(shù)及臨床業(yè)務量，每周固定申領時間，限定不同耗材的申領數(shù)量， 如每周樹脂的申領數(shù)量不超過3 支，車針不超過5 盒，有利于科室更好掌握耗材的領用情況， 避免由于一次性領用過多造成過期等浪費現(xiàn)象。 另外，圖文式耗材表單顯示耗材單價，申領者填寫數(shù)量后會自動生成相應的總價， 方便醫(yī)護人員更好地了解耗材成本核算， 有利于培養(yǎng)醫(yī)護人員耗材成本控制意識，從而長期控制醫(yī)療成本支出。

3.2 確定庫存數(shù)量，做好耗材庫存管理

庫存是指處于儲存狀態(tài)的物品或商品。 若預測的庫存量過大會影響資金的合理配置和優(yōu)化， 若預測的庫存量過小則會造成患者就診流程受阻， 影響醫(yī)療服務質量。因此，設置耗材最低、最高庫存限量，實現(xiàn)以最小的庫存量保證正常的醫(yī)療工作需要，又可防止庫存過量耗材，占用大量成本［9］。 科室根據(jù)后臺生成的Excel 匯總表計算出每月耗材的使用情況，在此基礎上將基數(shù)增加至5 的倍數(shù)，如A 品牌樹脂使用數(shù)量為32 支，其庫存數(shù)量設為35 支，當申領者填寫后，可通過表單掌握動態(tài)的庫存數(shù)量，有利于耗材庫存管理。

4 結論

綜上所述， 使用圖文式耗材表單對口腔門診耗材進行管理，操作簡單，耗材領用情況清晰明了，不僅可節(jié)省時間，提高工作效率，還可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加強對耗材申領的監(jiān)管，值得推廣，尤其適合申領種類、人員多，成本核算到個人，申領時需要查看圖片、價格、庫存的科室。