夏夢麗

河南自然博物館 河南 鄭州 450016

引言

在社會長期發(fā)展中，信息資源漸漸變成了社會和經(jīng)濟(jì)活動的重要資源。經(jīng)過信息技術(shù)的發(fā)展和推廣使用，讓信息產(chǎn)業(yè)的地位獲得了提升，并漸漸變成經(jīng)濟(jì)中的重要產(chǎn)業(yè)。在此過程中，信息技術(shù)的作用，也對地質(zhì)資料檔案管理產(chǎn)生了不小的影響。此時作為一種信息資源，檔案的重要性便會凸顯出來。因而，在新時代背景下，要求管理檔案工作者及時更新信息，加大檔案數(shù)字化作業(yè)，完成對地質(zhì)資料檔案信息的數(shù)字化管理，為地質(zhì)資料生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問題

傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作是新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)極其重要的基礎(chǔ)工作。長期以來，傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問題一直是困擾、阻礙地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的一大難題。這里所說的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，不僅包括各種文字地質(zhì)資料檔案，還包括各種圖片、聲音、表格、標(biāo)本等不同形式的地質(zhì)資料檔案，不能僅僅理解為狹義的紙質(zhì)版地質(zhì)資料檔案。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，大部分的地質(zhì)資料檔案都是紙質(zhì)版地質(zhì)資料檔案。這些傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，其中包括礦產(chǎn)資源、水文資料、物探、化控、遙感等多方面內(nèi)容，對于我國地質(zhì)工作的進(jìn)一步發(fā)展具有重大意義[1]。

1.2 地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)問題

地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)與能力的信息化問題，大致包括以下幾個方面：一是對新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，存在“我們只要保證檔案不丟失，不發(fā)生事故，我們就盡到了責(zé)任”[2]的錯誤工作定位認(rèn)識。二是缺乏必要的與新時代信息化高速發(fā)展社會環(huán)境相適應(yīng)的地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)素質(zhì)與能力，限制了地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的步伐。三是來自管理部門的地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)理論知識與業(yè)務(wù)操作能力培訓(xùn)提升跟不上，在很大程度上制約了新時代地質(zhì)資料檔案的信息化建設(shè)。

1.3 地質(zhì)資料檔案信息化技術(shù)問題。

新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的核心是地質(zhì)資料檔案信息化技術(shù)問題。長期以來，地質(zhì)資料檔案信息化技術(shù)問題一直是困擾、阻礙地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的第三大難題。

地質(zhì)資料檔案信息化技術(shù)問題是廣義的而不是狹義的，它包括新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)過程中遇到的所有技術(shù)難題。新時代計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)中存在的問題主要有3種：一是計(jì)算機(jī)技術(shù)大多被當(dāng)作一種輔助工具或者輔助角色；二是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立的地質(zhì)資料檔案信息數(shù)據(jù)庫，大多是低水平的重復(fù)建設(shè)且利用率較低；三是存在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用先進(jìn)超前和地質(zhì)資料檔案工作者計(jì)算機(jī)操作技術(shù)低下滯后之間的不協(xié)調(diào)問題。

2 新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)對策

2.1 不斷加大傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化步伐

由于傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案是由包括各種文字、圖片、聲音、表格、標(biāo)本等多種文獻(xiàn)資料構(gòu)成的，內(nèi)容多而繁復(fù)、類型形式多樣，實(shí)現(xiàn)全部傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化是一個循環(huán)往復(fù)的長期過程。

首先，要努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案目錄的數(shù)字化；其次，必須對本單位傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案的使用情況進(jìn)行調(diào)查和分析；再次，要根據(jù)本單位傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案的實(shí)際使用情況對所有的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化，尤其對于那些載體質(zhì)量較差、內(nèi)容信息已經(jīng)較為模糊的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案，應(yīng)該優(yōu)先進(jìn)行電子掃描錄入數(shù)字化；最后，再將這些數(shù)字化過的傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案刻錄成光盤妥善保存?？梢灶A(yù)見，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)中心是新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的未來發(fā)展方向。

2.2 不斷提升地質(zhì)資料檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

具體來說，可以從以下幾個方面努力：一要更新轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認(rèn)識。應(yīng)徹底改變傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理思維方式，提高其對地質(zhì)資料檔案信息資源進(jìn)行多元、科學(xué)、有序整合的新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的思想認(rèn)識；同時，要不斷更新轉(zhuǎn)變檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念，使其在思想上對新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)給予支持和重視。

二要提升專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化操作技能。作為地質(zhì)資料檔案工作者，不僅要學(xué)習(xí)掌握新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的專業(yè)理論知識，提升自身專業(yè)素質(zhì)，更要強(qiáng)化操作技能的練習(xí)，熟練掌握應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)等新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的專業(yè)操作技能。

三要加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高管理水平。作為地質(zhì)資料檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者，要制定切實(shí)可行的培訓(xùn)教育計(jì)劃和培養(yǎng)教育目標(biāo)，采取包括上崗培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修、業(yè)余學(xué)習(xí)、參與學(xué)術(shù)活動等多種多樣的培訓(xùn)方式，對地質(zhì)資料檔案工作者進(jìn)行定期或者不定期的教育培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案工作者的檔案信息化技能操作培訓(xùn)，讓他們了解并掌握更多的地質(zhì)資料檔案信息化管理技術(shù)并能熟練應(yīng)用，為推進(jìn)地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)增磚添瓦、貢獻(xiàn)力量。

2.3 不斷強(qiáng)化地質(zhì)資料檔案信息化技術(shù)應(yīng)用

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)、智能化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、融媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛、日新月異，需要新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)不斷強(qiáng)化完善信息化技術(shù)的換代更新應(yīng)用，為下一步建設(shè)地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)中心打下堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為例，新時代應(yīng)加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用力度。

一要充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)中的功能作用，從財(cái)力、物力以及配置等方面進(jìn)一步加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入[3]；二要注重地質(zhì)資料檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)，加大相關(guān)人員的培訓(xùn)教育與傳幫帶力度；三要逐步建立一個科學(xué)完整的地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)，制定一套有效規(guī)范的工作制度標(biāo)準(zhǔn)，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)在新時代地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)中持續(xù)應(yīng)用。

2.4 成立文件目錄數(shù)據(jù)庫

首先，需要地質(zhì)資料建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將所有資料加以分類，按照檔案名稱內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)中，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而讓員工利用此快速查詢資料，同時也能夠給管理工作提供便利。其次，地質(zhì)資料必須建成對應(yīng)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，使用網(wǎng)絡(luò)傳輸模式，把地質(zhì)資料的信息資料及時錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，完成數(shù)據(jù)庫的更新。由此，協(xié)助地質(zhì)資料檔案使用人員對最新檔案數(shù)據(jù)加以查閱，提升便利性，讓檔案數(shù)字化管理更加有序。

2.5 建立專題數(shù)據(jù)庫

為實(shí)現(xiàn)一些檢索需要，應(yīng)該建成檔案專題數(shù)據(jù)庫。如果館藏中的檔案只憑借文件級別目錄是無法處理所有檢索問題的。而隨著客觀需要的變化，對檔案的集中利用需要是常常發(fā)生的，建立數(shù)據(jù)庫，是檔案管理的突破口。按照館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)總體布局；按照需要分期建立專題數(shù)據(jù)庫；按照文件內(nèi)容和檢索分別設(shè)置專題數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

2.6 數(shù)字化檔案服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，利用安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行機(jī)制和數(shù)字加工，環(huán)環(huán)相扣，保證數(shù)字化檔案的精確。利用防火墻、數(shù)字水印等技術(shù)，在技術(shù)上保證數(shù)據(jù)安全，利用網(wǎng)絡(luò)完成檔案的法律效力，達(dá)到遠(yuǎn)程給使用人員提供便利和精準(zhǔn)的數(shù)字化檔案。

2.6.1 在局域網(wǎng)上使用。在局域網(wǎng)中，所有接待人員都有檢索權(quán)利，對目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行利用掃描全文的方式，讓全文數(shù)字檔案有同樣的效果，借助電子計(jì)算機(jī)技術(shù)達(dá)成數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案獲得了法律法規(guī)的支持，給檔案管理參與電子政務(wù)供應(yīng)了新方式。

2.6.2 在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。使用檔案網(wǎng)站，經(jīng)過CA證書等方式，來幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的審批，主要進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程查閱、打印。尤其是將CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效應(yīng)的展現(xiàn)，降低異地現(xiàn)場查閱的不便，讓檔案管理參加電腦政務(wù)變成現(xiàn)實(shí)。

2.7 培養(yǎng)檔案人員的互聯(lián)網(wǎng)思維

基于互聯(lián)網(wǎng)背景中，檔案資源的管理更多是利用信息技術(shù)和網(wǎng)上平臺，因而培養(yǎng)檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維是建立高素質(zhì)資源管理團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)。加上檔案資源管控是一項(xiàng)保密性和科學(xué)性很高的工作，新時代的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營和網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等技能，以便保證檔案管理人員專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)工作，落實(shí)提升檔案管理人員的專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)工作，落實(shí)提升檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理工作中的問題。在培訓(xùn)基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)不斷吸納網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力強(qiáng)的人員加入檔案工作中，提升檔案資源修筑工作實(shí)效性和創(chuàng)新性。

3 成立地質(zhì)資料檔案數(shù)字化需要處理的問題

3.1 制定貫穿電子文件地質(zhì)資料標(biāo)準(zhǔn)

熟悉正規(guī)系統(tǒng)軟件的功能，指導(dǎo)基層部門和人員去維護(hù)系統(tǒng)軟件。將文件數(shù)據(jù)、文件格式、存儲備份等工作加入檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)中，讓工作人員熟練管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作。

3.2 使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理軟件要提升對需要的適應(yīng)性，系統(tǒng)軟件的研發(fā)和檔案信息化建設(shè)發(fā)展保持一致。跟蹤了解檔案業(yè)務(wù)，跟上檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新，充分調(diào)研，根據(jù)地質(zhì)資料生產(chǎn)經(jīng)營模式和工作流程建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，給電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的平臺。

3.3 規(guī)范元數(shù)據(jù)及其標(biāo)準(zhǔn)

不夠標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，應(yīng)該進(jìn)行增量電子化的部門，要從電子文件構(gòu)成階段開始就應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而完成對電子文件的全權(quán)管控，讓檔案資源在線流轉(zhuǎn)更有效果。

3.4 不同專業(yè)系統(tǒng)的接口要相互連通

檔案信息系統(tǒng)的增量數(shù)據(jù)主要源自構(gòu)成地質(zhì)資料信息的部分，應(yīng)該必須保證不同專業(yè)系統(tǒng)接口的流通。但在實(shí)際工作中，檔案信息管理和別的專業(yè)管理存有物理隔離，只好憑借后期技術(shù)改良達(dá)成接口連通、數(shù)據(jù)對接和在線流轉(zhuǎn)。

3.5 加大檔案信息化修筑業(yè)務(wù)監(jiān)督

從實(shí)際效果看，增量檔案電子化相比存量檔案數(shù)字化技術(shù)更好。對于檔案業(yè)務(wù)部門，地質(zhì)資料其他部門通常對電子歸檔不夠看重，地質(zhì)資料的科研探究一線便是檔案資源數(shù)字化建設(shè)的前沿。檔案部門應(yīng)該掌控好這一前沿，處理好有關(guān)部門和工作人員信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。而數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該促成地質(zhì)資料基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術(shù)性高，而存量檔案數(shù)字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點(diǎn)，前者是基礎(chǔ)，因而應(yīng)該重點(diǎn)處理增量電子化標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行。加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的升級和維護(hù)，確保檔案數(shù)字化建設(shè)督導(dǎo)和考察的常規(guī)化。因?yàn)闄n案數(shù)字化工作已走上了正軌，檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)必須轉(zhuǎn)移到基層單位和部門的數(shù)字檔案建設(shè)方面。讓地質(zhì)資料積極開展科研、生產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的增量電子化和存量數(shù)字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門年度績效考評內(nèi)，從而提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn)，完成數(shù)字化地質(zhì)資料的目的。

檔案數(shù)字化是一個復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。數(shù)字化進(jìn)程中使用檔案館和檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作模式，有助于對社會資源的配置，提升檔案工作效率，減少業(yè)務(wù)運(yùn)營成本。對該模式中出現(xiàn)的問題，要?dú)w納經(jīng)驗(yàn)，使其在推廣中不斷健全。