文/費 丹

檔案管理工作是學校基礎管理工作的重要組成部分。在學校管理中，檔案的優(yōu)質(zhì)化管理，對于掌握學校的整體發(fā)展狀況、教學開展情況以及教研成果展現(xiàn)等都有著十分重要的作用。隨著信息化多維度地滲透到社會生活當中，學校的檔案管理工作，同樣要改變方法和策略，對現(xiàn)代化管理手段進行積極的探索

學校檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志,是學校各種評估工作的重要內(nèi)容。隨著我國教育事業(yè)的改革和發(fā)展，學校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容龐大、收集困難、形式多樣等時代特點[1]。在新形勢下，學校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設至關重要，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，才能保證學校檔案管理工作的有效性。本文以現(xiàn)階段學校檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點，對學校檔案管理現(xiàn)代化建設的措施進行簡單的探討和闡述。

一、現(xiàn)階段學校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段學校檔案管理工作已經(jīng)普遍實行了專人專崗，但是大多數(shù)是由“二線”的教師，或者因各種原因已經(jīng)不適應教學工作的教師擔任。簡而言之，就是在表面上看做到了政教分家，實則是檔案管理工作的從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓和學習處于“保管員”的工作狀態(tài)。

2.并未開發(fā)檔案的教學價值。學校的檔案中，不僅有人事檔案、黨政類資料，在上級管理部門對學校的檢查工作中，此類檔案的管理工作時常被列為重點檢查內(nèi)容，因此是檔案管理人員的工作重點。而筆者認為，在學校的檔案管理中，大量的教案及其他教學資料，能夠有效科學地管理，能夠在教學質(zhì)量和教學資源優(yōu)化上起到更加關鍵的作用。

3.管理模式老化嚴重制約工作效率。由于學校檔案管理人員、管理設備以及管理理念的滯后，直接導致學校檔案管理整體模式的老化狀態(tài)。所謂的老化體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案管理、手工查找、分類不詳?shù)确矫妗＿@樣的狀態(tài)下，會導致學校的管理工作處于緩慢狀態(tài)，與現(xiàn)今社會高效率的節(jié)奏不符。同時，陳舊的管理辦法也會導致大量的教學資源無法得到利用，而產(chǎn)生教學資源的嚴重浪費，導致學校教育的優(yōu)化過程受到制約。

二、學校檔案管理現(xiàn)代化建設的有效措施

1.開展學校檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

如今社會和經(jīng)濟生活快速發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷發(fā)展形成，學校教育和管理也在不斷地進行全面改革，對學校檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[2]。針對現(xiàn)在學校檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊的問題，筆者認為是有必要開展專業(yè)技能培訓的。通過專業(yè)的培訓，能夠讓檔案管理人員意識到管理工作的重要性，在思想意識上產(chǎn)生足夠的重視，從而提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。所謂的檔案管理技能，不能局限于檔案的管理認識和分類邏輯，還需要熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術(shù)，才能運用信息技術(shù)靈活地開展檔案管理工作。

2.加強學校檔案管理分類細化工作

學校檔案基本可以分為九大類，分別是：文書檔案、教學檔案、教師教學業(yè)務檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設備儀器檔案以及會計檔案。在現(xiàn)階段的學校檔案管理中心，筆者認為一些基礎檔案管理工作已經(jīng)能夠做到及時歸檔、分類管理。但是在教學檔案和教師教學業(yè)務檔案的建立上，還需要學校和相關人員引起足夠的重視。追本溯源，學校的本職工作應該以教學工作為重點，在檔案管理工作中的加強，才能為教學任務的順利開展提供有力的保障。學校檔案基礎的九種類別基礎上，每一項是需要細分的，以教學檔案為例，可以細化為教學業(yè)務管理檔案、考試核查檔案、學習管理檔案、學生活動檔案、教學計劃、教科研究計劃，以及教學總結(jié)檔案等。檔案管理的細化，是現(xiàn)代化管理的基礎保障和必要前提。

3.加速學校檔案管理信息化進程

前文在學校檔案管理人員的要求中，筆者曾提到要熟練掌握電腦網(wǎng)絡技術(shù)，這項技能是為了能夠?qū)崿F(xiàn)利用計算機、信息技術(shù)等先進的科學手段進行學校檔案管理。信息化處理檔案管理工作，能夠避免人為操作中個體意識不同而導致分類不同的問題，同時也能大大提高檔案查找的效率，縮短檔案轉(zhuǎn)化為實際工作效能的時長。計算機管理的優(yōu)勢，主要集中在便捷性、高效性和安全性三個方面，能夠最大限度地減少人為因素給檔案管理工作帶來的干擾和制約，實現(xiàn)學校檔案工作的信息化、數(shù)字化，是加快學校檔案管理現(xiàn)代化進程的重要依托。

毋庸置疑，學校檔案管理工作隨著社會的發(fā)展面臨著新的發(fā)展契機和挑戰(zhàn)，學校作為我國教育事業(yè)的主要載體，要首先具備科學的思想意識接受和認可新的事物和發(fā)展規(guī)律，在思想意識上提高對檔案管理的重視程度。發(fā)現(xiàn)并及時處理檔案管理中客觀存在的問題，并主動進行分析，尋求解決辦法，將學校檔案管理工作向現(xiàn)代化管理推進。在加強學校檔案管理的現(xiàn)代化建設的過程中，應該從提高檔案管理科學意識、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、細分學校檔案類別，并運用科學的信息技術(shù)和數(shù)字化管理模式，進行細化，提高學校檔案管理效能，方能使檔案更好地服務于學校的建設與發(fā)展。