文/劉漢青

長(zhǎng)慶油田是目前我國(guó)產(chǎn)量規(guī)模最大的油氣田，是端牢國(guó)家能源飯碗、保障國(guó)家油氣安全的中堅(jiān)力量。近年來(lái)，國(guó)家持續(xù)加大國(guó)內(nèi)油氣勘探開(kāi)發(fā)和投資力度，油氣田產(chǎn)能建設(shè)項(xiàng)目普遍投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理作為項(xiàng)目建設(shè)和管理全過(guò)程的重要基礎(chǔ)工作，對(duì)于加強(qiáng)項(xiàng)目合規(guī)管理，提高項(xiàng)目管理水平和投資效益發(fā)揮了重要作用。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

國(guó)企檔案是國(guó)有企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，是國(guó)有資產(chǎn)重要組成部分。油氣田建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了油氣田建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)決策、項(xiàng)目管理、建設(shè)施工和驗(yàn)收評(píng)價(jià)的各個(gè)方面，客觀反映了項(xiàng)目合規(guī)管理和工程質(zhì)量情況。

（一）國(guó)家法律法規(guī)及政策背景。國(guó)家法規(guī)層面，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第279號(hào)），把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系，對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交程序和法律責(zé)任等方面進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定。《政府投資條例》（國(guó)務(wù)院第712號(hào)），明確規(guī)定了應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理和有關(guān)責(zé)任。行業(yè)規(guī)范層面，國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定了項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù)，確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則、方法和要求。

（二）建設(shè)項(xiàng)目合規(guī)管理的內(nèi)在要求。建設(shè)項(xiàng)目作為資金集中的重點(diǎn)監(jiān)管領(lǐng)域，嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作，既是適應(yīng)國(guó)家嚴(yán)格監(jiān)管大環(huán)境的客觀要求，也是實(shí)現(xiàn)依法治企和合規(guī)管理的必然選擇。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程的原始記錄，是項(xiàng)目管理的組成部分和工程建設(shè)的技術(shù)成果，與工程質(zhì)量管理有著緊密的不可分割的天然聯(lián)系，通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理可以促進(jìn)項(xiàng)目管理和質(zhì)量管理。

（三）保障油田高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。2013年以來(lái)，長(zhǎng)慶油田連續(xù)10年油氣當(dāng)量突破5000萬(wàn)噸，走出了一條產(chǎn)業(yè)報(bào)國(guó)的發(fā)展之路。長(zhǎng)慶油田高質(zhì)量發(fā)展的背后，離不開(kāi)高質(zhì)量高水平的檔案工作支撐，油田勘探開(kāi)發(fā)、老油田穩(wěn)產(chǎn)、新區(qū)塊發(fā)展，沒(méi)有真實(shí)可靠的、豐富完整的檔案資料作為基礎(chǔ)，就無(wú)法取得新的發(fā)現(xiàn)和突破。檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性資源，對(duì)油田戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)發(fā)揮著無(wú)以替代的作用。

二、油氣田建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

（一）油氣田建設(shè)項(xiàng)目概況。長(zhǎng)慶油田主要負(fù)責(zé)鄂爾多斯盆地及外圍盆地石油天然氣及共生、伴生資源和非油氣資源的勘查、勘探開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)、油氣集輸和儲(chǔ)運(yùn)、油氣產(chǎn)品銷售等業(yè)務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)長(zhǎng)慶油田每年實(shí)施油氣勘探、評(píng)價(jià)及生產(chǎn)井4000口以上，新建油氣田配套地面建設(shè)單位工程1000多個(gè)，內(nèi)外部參建單位數(shù)千支，油氣田建設(shè)項(xiàng)目具有顯著的投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)和市場(chǎng)化程度高等特點(diǎn)，多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)由多個(gè)單位共同完成，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，參建單位多、材料來(lái)源廣，客觀上也增加了油氣田建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作難度和挑戰(zhàn)。

（二）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式。長(zhǎng)慶油田建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，按照檔案工作“一館四中心”管理模式，分工負(fù)責(zé)，各司其職。檔案館負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)歸口管理，各檔案中心負(fù)責(zé)所屬區(qū)域各單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的具體業(yè)務(wù)工作，各有關(guān)項(xiàng)目組作為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各參建單位對(duì)項(xiàng)目竣工文件進(jìn)行收集、編制、整理，并負(fù)責(zé)案卷質(zhì)量的審查及項(xiàng)目竣工文件的歸檔工作。

（三）目前存在的主要問(wèn)題。油氣田建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中，由于部分單位對(duì)檔案工作不夠重視、制度不健全、投入不足、檔案業(yè)務(wù)水平不高等問(wèn)題，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與油田發(fā)展還不相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是檔案工作意識(shí)淡薄。檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和建設(shè)單位缺乏監(jiān)管合力，協(xié)同機(jī)制不完善，一些單位還存在“重工程、輕檔案”的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目前期沒(méi)有策劃?rùn)n案工作方案，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中忽視檔案資料的同步管理，缺少有效控制手段，甚至個(gè)別單位檔案驗(yàn)收走過(guò)場(chǎng)搞形式，疲于應(yīng)付。

二是管理措施落實(shí)不到位。一些單位沒(méi)有將項(xiàng)目檔案管理要求納入項(xiàng)目管理制度和工作流程，項(xiàng)目檔案工作“三納入”“四同步”落實(shí)不到位，檔案工作網(wǎng)絡(luò)不健全，項(xiàng)目檔案管理職責(zé)不明確，造成項(xiàng)目文件收集不及時(shí)、資料管理與工程建設(shè)進(jìn)度脫節(jié)、工程完工后資料造假等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目文件材料的真實(shí)性和項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

三是缺乏相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才。實(shí)際工作中，項(xiàng)目資料人員大多是兼職人員，不熟悉項(xiàng)目管理程序和工程施工程序，缺少項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，項(xiàng)目檔案各項(xiàng)措施落實(shí)不到位，項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。

三、加強(qiáng)油氣田建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要對(duì)策

結(jié)合油氣田建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)際，筆者認(rèn)為，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)牢固樹(shù)立項(xiàng)目檔案全程管理和前端控制的理念，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同階段（立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收評(píng)價(jià)），分別采取相應(yīng)的管理措施，確保項(xiàng)目檔案全程受控，最終實(shí)現(xiàn)基于項(xiàng)目建設(shè)階段的項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理模式。

（一）強(qiáng)化責(zé)任，明確項(xiàng)目各階段的管理職責(zé)。根據(jù)項(xiàng)目各階段特點(diǎn)，厘清“工作階段—項(xiàng)目文件—責(zé)任單位”三者的對(duì)應(yīng)關(guān)系，明確項(xiàng)目各階段文件材料的主要內(nèi)容及相應(yīng)管理責(zé)任主體，由各責(zé)任單位負(fù)責(zé)完成所形成文件材料的收集、整理、組卷，交建設(shè)單位進(jìn)行匯總和移交歸檔。

（二）超前介入，加強(qiáng)項(xiàng)目前期文件管理。項(xiàng)目前期文件涵蓋了項(xiàng)目立項(xiàng)、審批及準(zhǔn)備過(guò)程中重要依據(jù)材料，重點(diǎn)抓好文控管理、準(zhǔn)入審查和合同約束機(jī)制。要重視項(xiàng)目文件材料的規(guī)范化管理，建立項(xiàng)目文件材料形成和積累制度。將具備項(xiàng)目文控和檔案管理能力作為參建單位資格審查和能力評(píng)估的一項(xiàng)內(nèi)容，納入準(zhǔn)入審查制度。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理責(zé)任以合同的方式進(jìn)行固化并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)約束。

（三）過(guò)程跟蹤，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件管理。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件的有效管理和監(jiān)督審查，是保證項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵。首先是嚴(yán)格落實(shí)“三納入”“三同時(shí)”管理要求，確保項(xiàng)目資料管理與工程進(jìn)度相一致；其次是加強(qiáng)質(zhì)量控制，項(xiàng)目建設(shè)單位和質(zhì)檢單位要以項(xiàng)目檔案為依據(jù)來(lái)控制和評(píng)價(jià)工程質(zhì)量；最后是嚴(yán)格做好階段性節(jié)點(diǎn)檢查，抓住“完工、交工、竣工”等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，同步檢查項(xiàng)目文件形成和管理情況，尤其是發(fā)揮好監(jiān)理對(duì)過(guò)程資料的簽審把關(guān)。

（四）后期控制，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案審核驗(yàn)收。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案驗(yàn)收、工程結(jié)算和質(zhì)量審查等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，首先把檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收的必要條件，嚴(yán)格驗(yàn)收程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)分類進(jìn)行組織；其次是加強(qiáng)工程結(jié)算控制，將項(xiàng)目檔案工作納入工程結(jié)算程序，在辦理合同結(jié)算時(shí)，必須經(jīng)檔案部門(mén)對(duì)項(xiàng)目文件歸檔情況進(jìn)行全面驗(yàn)收合格并簽署意見(jiàn)后，方能執(zhí)行付款手續(xù)；最后是嚴(yán)格項(xiàng)目文件審查和歸檔交接程序，歸檔的項(xiàng)目文件，應(yīng)經(jīng)過(guò)編制方、質(zhì)監(jiān)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)的審查或三方會(huì)審，由建設(shè)單位確認(rèn)后，向檔案部門(mén)移交，從內(nèi)容的完整性和專業(yè)性方面確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分和不可或缺的環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案質(zhì)量客觀反映了工程質(zhì)量，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是提高項(xiàng)目管理水平的重要抓手。完整、準(zhǔn)確、齊全的項(xiàng)目檔案，可以有效發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目檔案的倒逼作用，有利于規(guī)避項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)依法合規(guī)，為項(xiàng)目稽查審計(jì)提供可靠憑據(jù)，維護(hù)項(xiàng)目建設(shè)各方的權(quán)益。