趙彥春 王靜（中汽數(shù)據(jù)（天津）有限公司）

引言

在激烈的市場競爭中，為擴(kuò)大市場占有率，實現(xiàn)更高的營業(yè)收入，賒銷交易逐漸成為很多企業(yè)常用的銷售模式。大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的逐漸成熟，能夠支持企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)管理信息化轉(zhuǎn)型，有效識別應(yīng)收賬款過高的潛在風(fēng)險，并及時作出防范。

一、信息化助力應(yīng)收賬款管控的重要性

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，企業(yè)信息化建設(shè)水平突飛猛進(jìn)。企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)，取決于信息技術(shù)的發(fā)展，同時也依賴于企業(yè)的自身水平。根據(jù)企業(yè)發(fā)展水平的不同，可將企業(yè)的信息化程度分為三類：（1）原始手工操作作業(yè)較多，無線上申請審批流程，無信息化系統(tǒng)或信息化程度較低；（2）基本覆蓋業(yè)務(wù)范圍，可支撐業(yè)務(wù)發(fā)展，信息化程度較高，但由于系統(tǒng)間缺乏數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，不支持智能決策支持；（3）實現(xiàn)業(yè)財一體化，信息共享程度高。

建立與業(yè)務(wù)發(fā)展配套的信息化系統(tǒng)是當(dāng)前信息化建設(shè)的主要方向。目前，對于應(yīng)收賬款的管控，無系統(tǒng)支持，或者對于已實施系統(tǒng)但無應(yīng)收賬款管理模塊，將導(dǎo)致應(yīng)收賬款管控較為被動，且對于應(yīng)收賬款的數(shù)據(jù)分析無基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。首先，要建立應(yīng)收賬款管控流程，提供關(guān)鍵數(shù)據(jù)獲取途徑，如應(yīng)收賬款產(chǎn)生時間、預(yù)計回款時間，并確定消息推送機(jī)制，上傳催款佐證等。同時，搭建應(yīng)收賬款管理信息化平臺，或在多個系統(tǒng)間完成關(guān)鍵數(shù)據(jù)的共享，繼而實現(xiàn)應(yīng)收賬款的信息化支持，助力完成應(yīng)收賬款的有效管控。文章主要借助協(xié)同管理系統(tǒng)，完成應(yīng)收賬款全生命周期信息化建設(shè)。

二、應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）內(nèi)控體系不健全，應(yīng)收賬款管理制度缺失

一些企業(yè)內(nèi)控管理體系不夠健全，同時缺乏完善的應(yīng)收賬款管理辦法。這是因為，企業(yè)內(nèi)部尤其是領(lǐng)導(dǎo)層，缺少對應(yīng)收賬款管理的關(guān)注，沒有意識到其重要性及嚴(yán)重性，將提高銷售業(yè)績放在工作首位，忽視了對銷售帶來的應(yīng)收賬款的有效管控。其次，缺乏制度的強(qiáng)力支撐，對于一些關(guān)鍵的內(nèi)控流程設(shè)計欠缺考慮，存在很大的風(fēng)險隱患。同時，因為缺乏制度支撐，職責(zé)分配不明確，導(dǎo)致應(yīng)收賬款回款不及時、催收不力，應(yīng)收賬款居高不下。最后，管理制度的缺失，導(dǎo)致對企業(yè)各部門缺乏約束力，在銷售產(chǎn)品和簽訂合同時，對客戶的信用狀況、償付能力等關(guān)鍵因素考慮不周，無法有效篩選客戶，帶來后續(xù)應(yīng)收賬款回款困難等問題。

（二）部門間缺乏合作意識，難以發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)

應(yīng)收賬款管理與財務(wù)、市場和業(yè)務(wù)部門的工作緊密聯(lián)系，但在實際工作中，部門職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致市場人員、業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員之間缺乏合作意識，責(zé)任感不強(qiáng)，各行其是，難以形成合力，無法實現(xiàn)協(xié)同效果。

（三）缺乏有效的應(yīng)收賬款回款獎懲激勵機(jī)制

企業(yè)往往以利潤指標(biāo)作為人員績效考核的依據(jù)，忽視了應(yīng)收賬款回收情況對企業(yè)真實利益的影響。企業(yè)對應(yīng)收賬款回款沒有采取針對性的人員獎懲激勵措施，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員一味追求高銷售收入來獲得個人業(yè)績獎勵，幾乎不考慮客戶的信用水平和經(jīng)營狀況，提供給客戶超過其償債能力的授信額度，進(jìn)而形成大量應(yīng)收賬款且長期積壓，降低了資金利用效率，提高了企業(yè)運營風(fēng)險。

（四）涉及應(yīng)收賬款追回的法律訴訟，證據(jù)收集缺乏完整性和時效性

對于拒不履行合同義務(wù)又無法采取其他制約手段清收欠款的客戶，企業(yè)應(yīng)及時采取法律手段清理欠款，維護(hù)企業(yè)利益。其中，企業(yè)能夠提供有效且完整的欠款詢證、催款記錄等證據(jù)，對于獲得勝訴至關(guān)重要。但大多數(shù)企業(yè)在應(yīng)收賬款管理過程中，往往容易忽視這一環(huán)節(jié)。如何在銷售流程中及時有效地收集強(qiáng)有力的證據(jù)，將成為重要的一環(huán)。

（五）配套的信息化系統(tǒng)支持缺位

在應(yīng)收賬款的管理上，很多企業(yè)借助ERP系統(tǒng)管理軟件的功能模塊進(jìn)行管理。ERP軟件系統(tǒng)采用流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的處理模式，但其智能化程度較低，各功能模塊之間獨立性較強(qiáng)，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)間互通互享，無法及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和信息提取。此外，現(xiàn)有信息化系統(tǒng)無法對即將到期的應(yīng)收賬款發(fā)出預(yù)警。同時，財務(wù)、市場及業(yè)務(wù)部門掌握的客戶信息不對稱，無法滿足業(yè)財融合的需求。

三、應(yīng)收賬款全生命周期管理信息化建設(shè)

應(yīng)收賬款全生命周期管理信息化建設(shè)主要借助協(xié)同辦公軟件，支持信息自動化傳輸、審批流程線上辦理，實現(xiàn)分布式協(xié)同辦公，不但可以提高工作效率，也方便管理層作出決策。同時，協(xié)同辦公軟件可與金稅系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的應(yīng)收管理平臺。

建立應(yīng)收賬款全生命周期管控流程，從應(yīng)收賬款的預(yù)防、產(chǎn)生、監(jiān)控、預(yù)警、回款及訟訴等方面，借助信息化手段進(jìn)行管控，具體流程如圖1所示。

（一）應(yīng)收賬款的預(yù)防

應(yīng)收賬款的對象是客戶，如何動態(tài)管理客戶的信用等級，建立有效、合理的客戶信用等級模型，成為應(yīng)收賬款管理的一項重點工作。信用等級模型應(yīng)充分考慮客戶的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營狀態(tài)、風(fēng)險情況、應(yīng)收余額、回款周期等。信用等級模型搭建，涉及客戶信用初評、調(diào)整及復(fù)評。模型初建后，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際運營情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，最后趨于穩(wěn)定。模型中的部分信息來自于客戶自有信息，部分來自于實際經(jīng)營中的應(yīng)收數(shù)據(jù)，故在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，要獲取應(yīng)收賬款金額、產(chǎn)生時間及回款時間等數(shù)據(jù)。

搭建客戶信用等級模型，初步識別風(fēng)險客戶，是經(jīng)營銷售的前提工作。同時，對于不同信用等級的客戶，執(zhí)行不同的信用政策。各企業(yè)的信用政策，可根據(jù)實際經(jīng)營工作需要進(jìn)行設(shè)置。隨著信用等級模型中各參數(shù)的變化，客戶信用等級也需動態(tài)調(diào)整。

（二）應(yīng)收賬款的產(chǎn)生

銷售業(yè)務(wù)的首要工作是簽訂銷售合同，建立銷售合同在線生成及審批流程。銷售合同在線生成流程，指系統(tǒng)內(nèi)置合同模板，可編輯部分包括商務(wù)條款及業(yè)務(wù)內(nèi)容，分別由銷售人員和業(yè)務(wù)人員填寫，填寫完成提交后自動生成合同電子文本。商務(wù)條款包括客戶名稱、合同金額、支付方式等，業(yè)務(wù)部分包括與業(yè)務(wù)相關(guān)的任務(wù)書、進(jìn)度表、產(chǎn)出物等。銷售合同在線審批流程，申請審批單中需要加入客戶信用等級，審批流程需要經(jīng)過市場部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及總經(jīng)理審批，審批通過后完成電子簽章備檔或雙章掃描件備檔。合同備檔完成后，方可進(jìn)行后續(xù)開票事項。

發(fā)票申請以銷售合同為基礎(chǔ)，在發(fā)票申請單中自動帶入合同信息，同時自動生成實際開票時間，并由市場人員填寫預(yù)計回款時間，后續(xù)作為預(yù)警依據(jù)。合同中約定的預(yù)計回款時間，要參考客戶信用等級約定的回款時間，不能晚于其回款時間。隨著新收入準(zhǔn)則的實施，款項催繳不僅包括應(yīng)收賬款，即已確認(rèn)收入的，還應(yīng)包括按照合同約定開票客戶預(yù)付部分款項，一并跟進(jìn)。

（三）應(yīng)收賬款的監(jiān)控

應(yīng)收賬款一經(jīng)產(chǎn)生，就應(yīng)將其列入信用管理檔案進(jìn)行監(jiān)控。市場人員在郵寄發(fā)票時，要與客戶進(jìn)行確認(rèn)，在發(fā)票郵寄到達(dá)后再次確認(rèn)，并在協(xié)同管理系統(tǒng)發(fā)票申請單中上傳發(fā)票已收到證據(jù)，如郵寄信息或確認(rèn)已收到信息。

圖1：應(yīng)收賬款全生命周期流程圖

圖2：應(yīng)收賬款回款流程

根據(jù)開票時間、預(yù)計回款時間，設(shè)置提醒規(guī)則及頻率，如在預(yù)計回款時間前N月，進(jìn)行月度提醒；如進(jìn)入預(yù)計回款時間當(dāng)月，則以周度提醒。在市場人員收到提醒后，要通過電子郵件、手機(jī)信息或電話等方式，及時詢問和溝通服務(wù)或商品提供情況、票據(jù)、付款準(zhǔn)備情況并提醒和督促客戶及時付款，同時上傳溝通結(jié)果及佐證材料。依據(jù)溝通或合同約定確定并記錄預(yù)計付款時間，積極跟蹤企業(yè)付款進(jìn)度。

（四）應(yīng)收賬款的預(yù)警

若應(yīng)收賬款已回款，則將該筆應(yīng)收賬款關(guān)閉，否則實時跟進(jìn)每筆應(yīng)收的催款情況，部分字段從發(fā)票申請單中帶入，狀態(tài)為根據(jù)應(yīng)收回款進(jìn)度進(jìn)行的分類。

（五）應(yīng)收賬款回款

現(xiàn)金流數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)，啟動自動匹配功能，若匹配到同一客戶相同金額應(yīng)收賬款，則自動發(fā)起確認(rèn)流程，經(jīng)市場部門、財務(wù)部門確認(rèn)后，核銷該筆應(yīng)收，否則進(jìn)入預(yù)收池。對于預(yù)收池中的數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行自動匹配，再次匹配相同客戶相同金額數(shù)據(jù)，同以上自動匹配流程。對于預(yù)收池中的數(shù)據(jù)，付款金額與應(yīng)收金額不一致的情況，可通過人工匹配功能實現(xiàn)核銷，如一筆付款，支付兩筆應(yīng)收，或一筆付款，沖一筆應(yīng)收賬款中的部分金額，具體流程如圖2所示。

（六）法律訴訟

對賬單作為法律訴訟的關(guān)鍵證據(jù)，應(yīng)將其常規(guī)化，確定對賬單模板，根據(jù)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)，自動生成對賬單。對于預(yù)計進(jìn)入法律程序的應(yīng)收賬款，由市場人員申請，法務(wù)部門審批，應(yīng)收賬款對應(yīng)的合同、發(fā)票、回款等信息隨申請單一同共享至法務(wù)部門。

結(jié)束語

應(yīng)收賬款的管理需要建立內(nèi)控管理制度，設(shè)定銷售管理流程，同時需要搭建完善的績效考核機(jī)制。信息化系統(tǒng)的建設(shè)有助于內(nèi)控制度及流程的實現(xiàn)，也使得應(yīng)收賬款的管理不再被動。