李晗艷

（山東省青島市膠州市人力資源和社會(huì)保障局）

一、流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)的目標(biāo)與對(duì)象

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的目標(biāo)

堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持為人民服務(wù)，為社會(huì)主義服務(wù)。科學(xué)規(guī)范的管理數(shù)量不斷增加的流動(dòng)人員人事檔案，大力拓展人事檔案服務(wù)范圍，妥善辦理檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱、開(kāi)具調(diào)檔函和存檔證明等利用業(yè)務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，開(kāi)啟“公共就業(yè)和人才服務(wù)”新時(shí)代。利用大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代科技開(kāi)發(fā)利用海量的檔案信息資源，為現(xiàn)代社會(huì)人力資源提供與人事相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息支持，促進(jìn)人才合理流動(dòng)及資源優(yōu)化配置，推動(dòng)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（二）流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的對(duì)象

（1）辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（2）與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（3）待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

（4）自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案；

（5）外商投資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

（6）外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；

（7）其他流動(dòng)人員的人事檔案。

二、膠州市流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀與成效

膠州市人力資源和社會(huì)保障局檔案中心成立于2009年7月，中心立足自身存檔職能，聚焦發(fā)揮“人事人才工作的樞紐、社會(huì)保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦的基石”雙重作用，自成立初期就將統(tǒng)籌人事檔案與業(yè)務(wù)檔案管理作為自己的核心任務(wù)，以“功成不必在我”的精神為人力資源社會(huì)保障事業(yè)打基礎(chǔ)、做“潛績(jī)”。自成立以來(lái)連續(xù)多年保持省一級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并多次獲得省、市級(jí)先進(jìn)榮譽(yù)稱號(hào)。2010-2011年被評(píng)為省一級(jí)檔案管理先進(jìn)單位，2015年獲得首批“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位”、青島市事業(yè)單位人事管理示范點(diǎn)等榮譽(yù)。

除流動(dòng)人員人事檔案外，中心還收集、整理全局業(yè)務(wù)檔案，對(duì)調(diào)令、商調(diào)函、工資等歷史性檔案，退休人員（包括退休知青）、城鄉(xiāng)居民檔案，工傷認(rèn)定、仲裁案卷等進(jìn)行粘貼、裱糊、整理、編頁(yè)碼、制目錄，掃描上傳檔案管理系統(tǒng)等一系列工作，整理出20311卷業(yè)務(wù)檔案，為社會(huì)保障檔案的存儲(chǔ)、查閱、利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為老百姓辦理退休、查找和認(rèn)定工齡提供了極大的便利，贏得群眾廣泛點(diǎn)贊。

（一）黨建引領(lǐng)，強(qiáng)化檔案日常管理

中心堅(jiān)持抓黨建固本，以黨建統(tǒng)領(lǐng)日常工作，發(fā)揮好黨員先鋒模范作用，切實(shí)做好檔案接收和庫(kù)房整理、查借閱等日常服務(wù)，使檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，為人事人才工作提供借鑒、參考和憑證。堅(jiān)持以黨的政策育人，加強(qiáng)工作人員的思想教育，提高工作人員的政治素質(zhì)。

1.加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，提升管理水平

對(duì)檔案接收、庫(kù)房利用等重要工作建立規(guī)范的程序，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)。在檔案接收方面，完善檔案實(shí)體、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表格與山東省公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)三位一體的檔案接收方式，提高檔案接收效率。在庫(kù)房利用方面，定期對(duì)檔案庫(kù)房清點(diǎn)檢查，按照存放檔案情況進(jìn)行功能劃分，優(yōu)化庫(kù)房存放結(jié)構(gòu)，整理排架，做到庫(kù)房的整潔、清爽、有序。2021年完成27013卷人事檔案的庫(kù)房調(diào)整工作，確保庫(kù)房檔案容量與實(shí)際承載力相適應(yīng)，切實(shí)消除安全隱患。

2.加強(qiáng)制度化建設(shè)，提升服務(wù)水平

根據(jù)《檔案法》《保密法》《流動(dòng)人員人事檔案暫行管理規(guī)定》等法律法規(guī)、政策條例，制定查閱、借閱、接收、轉(zhuǎn)出等各項(xiàng)規(guī)章制度，使群眾辦事有章可循；制作辦事明白紙，讓群眾辦事一目了然。為配合紀(jì)檢監(jiān)察部門調(diào)取證據(jù)，制定專項(xiàng)辦事制度。年度累計(jì)轉(zhuǎn)出檔案1424卷，累計(jì)轉(zhuǎn)入4897卷；累計(jì)查閱檔案6933次。累計(jì)辦理其他檔案業(yè)務(wù)5689件。

3.加強(qiáng)專業(yè)化建設(shè)，提升隊(duì)伍水平

檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，提高檔案管理工作人員的政治素質(zhì)和專業(yè)技能尤為重要。一是定期組織學(xué)習(xí)研討會(huì)，用正反兩方面的典型案例教育督促，以案說(shuō)法，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)；二是組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織工作人員接受館藏資源、檔案鑒別、檔案整理等專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證建檔工作的準(zhǔn)確規(guī)范。

（二）緊貼民心，高效辦理檔案接收

自2019年開(kāi)始，青島市流動(dòng)人員人事檔案管理業(yè)務(wù)全面下放，實(shí)行屬地化管理。各區(qū)市自行接收未就業(yè)的高校畢業(yè)生人事檔案，于五個(gè)工作日內(nèi)完成基本信息的審核、采集、補(bǔ)充、上傳系統(tǒng)。每年7月份，流動(dòng)人員人事檔案接收進(jìn)入高峰期，日均達(dá)200-300本檔案。

為進(jìn)一步提高工作效率，保障辦事群眾及時(shí)辦理查閱、政審、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)，中心克服人手不足的困難，聚眾智、集眾力，變五日內(nèi)辦結(jié)為即時(shí)辦結(jié)，實(shí)現(xiàn)了檔案人基本信息的即時(shí)化采集、精細(xì)化維護(hù)，做到了檔案接收日事日畢，日清日高。

1.分解工序，運(yùn)作高效化

將接收檔案的程序分解為搬運(yùn)、拆解快遞袋、清點(diǎn)檔案數(shù)量、統(tǒng)一賦碼編號(hào)、拆封檔案袋、交叉錄入系統(tǒng)五個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)分工到人，責(zé)任到人，工作人員密切配合、無(wú)縫銜接，穩(wěn)妥高效地推進(jìn)檔案接收工作。

2.分類總結(jié)，培訓(xùn)精準(zhǔn)化

將工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)按照各個(gè)環(huán)節(jié)分類總結(jié)，細(xì)化到每分鐘拆封檔案袋的數(shù)量，出現(xiàn)空號(hào)廢號(hào)順延至下一批檔案，線上線下交叉錄入、相互校驗(yàn)等具體操作，運(yùn)用這些經(jīng)驗(yàn)培訓(xùn)相應(yīng)環(huán)節(jié)的工作人員，有的放矢，精準(zhǔn)到位。

3.分步調(diào)度，運(yùn)籌超前化

面對(duì)檔案數(shù)量激增，標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房不足的矛盾，中心重點(diǎn)調(diào)度五號(hào)庫(kù)和六號(hào)庫(kù)，根據(jù)往年接收檔案的數(shù)量測(cè)算所需密集架和空間，超前籌劃布置庫(kù)房和檔案分布。局黨組更是深謀遠(yuǎn)慮，自2021年初規(guī)劃建設(shè)半島國(guó)際人才港檔案室，充分考慮檔案年增長(zhǎng)的需求，開(kāi)辟面積充足的標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房，目前正在建設(shè)中。

（三）緊扣重點(diǎn)，零差錯(cuò)做好檔案轉(zhuǎn)遞

檔案工作無(wú)小事，每一頁(yè)材料、每一份檔案都關(guān)系著當(dāng)事人的前途命運(yùn)，尤其是在畢業(yè)生升學(xué)、入伍、公務(wù)員事業(yè)編考試的政審考察中發(fā)揮著重要作用。為了保證每一份寄出的檔案安全抵達(dá)用人單位，中心堅(jiān)持按照流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定的要求，以機(jī)要的形式轉(zhuǎn)遞檔案，做到檔案轉(zhuǎn)遞零差錯(cuò)。

由于機(jī)要屬于國(guó)家秘密通道，不可控因素較多，為解決用人單位尤其是教師招聘主管單位要求急迫的問(wèn)題，充分保障檔案人的合法權(quán)益，我們堅(jiān)持兩個(gè)“靠前服務(wù)”。一是主動(dòng)縮短服務(wù)期限，將十五個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送的時(shí)限縮短到二至三個(gè)工作日，靠前做好轉(zhuǎn)遞服務(wù)；二是提前介入，主動(dòng)聯(lián)系用人單位，及時(shí)溝通檔案轉(zhuǎn)遞的要求和時(shí)限，取得了良好的溝通效果，緩解了檔案人及其親屬的焦慮，贏得了群眾認(rèn)可。

（四）拓寬渠道，實(shí)現(xiàn)線上線下“一體化”

中心通過(guò)對(duì)接山東省公共就業(yè)人才信息服務(wù)系統(tǒng)，以及“青島人才網(wǎng)”“青島人才”微信公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”，不受地域和時(shí)間限制，實(shí)現(xiàn)了群眾辦事“零跑腿”。對(duì)線下辦事群眾一次性告知辦理業(yè)務(wù)所需材料，實(shí)現(xiàn)“一次辦好”。通過(guò)線下辦理和線上辦理相結(jié)合，大大提高了業(yè)務(wù)辦理效率，方便了群眾辦事。

1.健全完善“24小時(shí)不打烊”辦事機(jī)制

流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)基本事項(xiàng)均已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，群眾全天24小時(shí)在線申請(qǐng)，中心將網(wǎng)辦事項(xiàng)和現(xiàn)場(chǎng)辦事同等重視，健全網(wǎng)上辦事工作制度，建立網(wǎng)辦專人負(fù)責(zé)機(jī)制，參照現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)模式，設(shè)立AB角，確保網(wǎng)上辦事申請(qǐng)及時(shí)響應(yīng)、按時(shí)辦結(jié)，真情服務(wù)聯(lián)通千家萬(wàn)戶，自運(yùn)行以來(lái)未發(fā)生一起因網(wǎng)辦業(yè)務(wù)超時(shí)受理引發(fā)的投訴。

2.全面推行告知承諾制和容缺受理方式

流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)出等事項(xiàng)全面推行告知承諾制，采取容缺受理方式，先受理，再補(bǔ)缺，一次性告知存在的問(wèn)題和補(bǔ)救措施，讓群眾感受到“回家”的溫暖。一是接收高校畢業(yè)生檔案容缺報(bào)到證等關(guān)鍵材料。中心對(duì)按相關(guān)要求轉(zhuǎn)入的檔案即時(shí)接收，即時(shí)辦理。同時(shí)，對(duì)每一份接收的檔案都進(jìn)行嚴(yán)格審核，一旦發(fā)現(xiàn)缺失報(bào)到證等關(guān)鍵材料，當(dāng)即聯(lián)系檔案人告知并要求其及時(shí)補(bǔ)充材料。二是辦理檔案查閱（復(fù)?。I(yè)務(wù)容缺委托書等材料。工作開(kāi)展過(guò)程中常常有大學(xué)生家長(zhǎng)為其代辦查閱（復(fù)?。I(yè)務(wù)，為方便他們辦事，實(shí)現(xiàn)“一次辦好”，中心采取先受理電子版委托書的方式為其辦理，容許其過(guò)后通過(guò)快遞寄送等方式補(bǔ)充紙質(zhì)原版委托書。

（五）科技賦能，扎實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)

檔案工作歷史悠久，可以說(shuō)是個(gè)老行業(yè)。它的傳承載體老，工作模式老，應(yīng)用場(chǎng)景老。但當(dāng)前就業(yè)創(chuàng)業(yè)形式愈加靈活、人員流動(dòng)愈加頻繁、人事檔案應(yīng)用場(chǎng)景愈加多樣，利用頻率越來(lái)越高，這項(xiàng)老工作已經(jīng)不能適應(yīng)新需求，亟待大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)賦能，刷新這項(xiàng)老工作。自2020年初，檔案中心開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)的探索，充分做好檔案信息化前期準(zhǔn)備工作，組織協(xié)調(diào)人員完成72947卷流動(dòng)人員人事檔案的清點(diǎn)、合并、信息錄入工作以及2020、2021年度共9485卷高校畢業(yè)生檔案的接收錄入工作，成功對(duì)接山東省公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)，為檔案信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、膠州市流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)失衡

當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上存在嚴(yán)重的失衡現(xiàn)象，很多檔案僅是對(duì)人員姓名、性別、學(xué)歷等基本情況的介紹，而對(duì)于工作能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)特長(zhǎng)等信息涉及較少，這種檔案內(nèi)容不健全情況的出現(xiàn)，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時(shí)，沒(méi)能進(jìn)行資料信息的實(shí)時(shí)完善。此外，流動(dòng)人員檔案信息的連續(xù)性不強(qiáng)，很多檔案資料難以接續(xù)，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況。

（二）檔案信息化建設(shè)尚待加強(qiáng)

流動(dòng)人員人事檔案管理還存在信息不完善、數(shù)據(jù)庫(kù)不完整、信息調(diào)取利用便利性低、信息不能共享與關(guān)聯(lián)等不足之處。此外，諸如掃描儀等信息化設(shè)備較為落后，缺乏有效的管理系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)信息的充分利用，制約了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的高效開(kāi)展。

（三）檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不充分

當(dāng)前，流動(dòng)人口人事檔案利用都是以事實(shí)性利用為主，很少會(huì)進(jìn)行知識(shí)性利用，研究性利用更是少之又少。大部分檔案利用都是以查閱方式為主，采用傳統(tǒng)服務(wù)思維，缺乏科學(xué)管理系統(tǒng)，缺乏深層次開(kāi)發(fā)利用。

四、流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作的對(duì)策建議

（一）提升檔案材料收集整理的精度，優(yōu)化檔案內(nèi)容

一是建立完善的流動(dòng)人員檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定向的信息收集，并采取動(dòng)態(tài)跟蹤方式對(duì)資料收集進(jìn)行補(bǔ)充完善。二是與各企業(yè)單位、人才市場(chǎng)達(dá)成人事檔案管理協(xié)議，以契約的方式保證材料的及時(shí)歸檔。三是建立誠(chéng)信檔案與技能檔案，對(duì)人員的專業(yè)技能水平、職業(yè)操守、個(gè)人品質(zhì)等信息進(jìn)行收集整理，提高檔案利用價(jià)值。

（二）加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行基本信息錄入、紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份等檔案數(shù)字化加工工作，使流動(dòng)人員人事檔案逐步與省、部級(jí)人事人才管理信息系統(tǒng)相銜接，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息共享和檔案業(yè)務(wù)全程網(wǎng)辦，確保群眾辦事“零跑腿”。

一是按照國(guó)家規(guī)范統(tǒng)一人事檔案數(shù)字建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范，統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼，即時(shí)開(kāi)展檔案基礎(chǔ)信息采集工作。二是開(kāi)展檔案掃描工作，建立數(shù)字檔案資源庫(kù)，為檔案“一窗式辦理”提供基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)檔案信息應(yīng)用和共享，充分利用檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資源，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的融合利用，實(shí)現(xiàn)與人事人才、社會(huì)保障等業(yè)務(wù)信息共享，推動(dòng)與公安、工商、教育等部門資源數(shù)據(jù)互認(rèn)。

檔案信息化建設(shè)必將更好地實(shí)現(xiàn)：（1）檔案管理更加智能。利用信息系統(tǒng)能夠隨時(shí)隨地、及時(shí)、準(zhǔn)確地查詢?nèi)藛T的檔案信息，減少人工失誤。（2）工作效率進(jìn)一步提升。減少紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)、壓縮存放空間、減少人工成本、為簡(jiǎn)化優(yōu)化服務(wù)提供便利。（3）管理決策水平有力提高。為人事人才精準(zhǔn)服務(wù)提供依據(jù)，有效適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

（三）增強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的力度，全面提升服務(wù)水平

檔案中心目前管理的流動(dòng)人員檔案中，主體為未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生，數(shù)量為5萬(wàn)左右，是一個(gè)相當(dāng)可觀的數(shù)字。通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分利用這一巨大的人才資源，全面掌握流動(dòng)人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、專業(yè)、分布、流向、業(yè)績(jī)等情況，定期統(tǒng)計(jì)分析，將更好地服務(wù)于大中專畢業(yè)生就業(yè)、地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展和高技能人才培養(yǎng)，為強(qiáng)化本地“六穩(wěn)”“六?！惫ぷ魈峁?shù)據(jù)支撐。對(duì)于膠州市經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展意義重大。

（四）搭建人才供需平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人才與企事業(yè)單位有效對(duì)接

檔案中心要搭建好平臺(tái)，一方面，完善好人才數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案中反映個(gè)人年齡、專長(zhǎng)、知識(shí)水平、工作經(jīng)歷等個(gè)性化的信息分類梳理，利用大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代科技手段，整合形成信息完備、分類精細(xì)、準(zhǔn)確規(guī)范的人才數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面，搜集企事業(yè)單位的用人需求，整理成用人需求信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，將人才數(shù)據(jù)庫(kù)和用人需求信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，進(jìn)行數(shù)據(jù)變化的比對(duì)，以比對(duì)后的數(shù)據(jù)為支撐，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，進(jìn)行橫向、縱向比對(duì)分析，實(shí)現(xiàn)更為精準(zhǔn)的人才流動(dòng)來(lái)源去向、人才流動(dòng)行業(yè)企業(yè)分析等，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)規(guī)律、預(yù)測(cè)趨勢(shì)，更好地為人才就業(yè)的科學(xué)決策服務(wù)。

（五）探索流動(dòng)人員檔案跨區(qū)域共享路徑，進(jìn)一步拓寬人才供需廣度

根據(jù)青島市“跨省通辦”“全省通辦”等未來(lái)工作部署，確定流動(dòng)人員人事檔案共享的合作省市和區(qū)域，建立人才檔案信息共享合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域的人才信息共享，為人才的就業(yè)開(kāi)辟更廣闊的空間，為膠州市招才引智工作提供更有力的智力支持。

五、研究結(jié)論

借助檔案信息化建設(shè)，膠州市人力資源和社會(huì)保障局檔案信息服務(wù)中心將有力地提升政府治理能力，積極融入社會(huì)發(fā)展新潮流，滿足人民群眾對(duì)檔案服務(wù)日漸提高的需求，積極加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，把大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+思維和具體業(yè)務(wù)相結(jié)合，多領(lǐng)域探索實(shí)施。樹(shù)立數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的思維，打破時(shí)間、空間、技術(shù)壁壘，將數(shù)據(jù)分析融入流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的全周期中，扎實(shí)推進(jìn)檔案工作重點(diǎn)任務(wù)，長(zhǎng)效推動(dòng)檔案服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、精確化、智能化的檔案管理服務(wù)，穩(wěn)步提升檔案工作水平和群眾滿意度。