孫瑤彥

（浙江安防職業(yè)技術(shù)學院）

隨著教育改革工作的不斷深化，高職院校的內(nèi)部管理發(fā)生了較為顯著的變化，以學院為主的“二級管理”模式開始被廣泛應(yīng)用。在這種情況下，高職院校的管理重心逐漸下移至二級學院，而二級學院辦公室作為開展各項工作的重要機構(gòu)，在高職院校的發(fā)展中占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。但是在開展高職院校二級學院辦公室管理的工作實踐中，“重科研教學，輕行政管理”的現(xiàn)象是普遍存在的，并且辦公室管理的信息化程度和自動化程度相對較低，運行機制缺乏良好的科學性和合理性，這些因素都在很大程度上阻礙了辦公室管理工作的高效開展。針對這種情況，高職院校要緊跟時代發(fā)展的步伐，全面落實二級學院辦公室管理的優(yōu)化工作。

一、高職院校二級學院辦公室管理工作的具體內(nèi)容

二級學院是高職院?；鶎咏M織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的重要組成部分，不僅承擔著學院全局的執(zhí)行工作，并且還承擔著二級管理機構(gòu)的決策工作，具有較強的開放性、服務(wù)性、綜合性以及輔助性，在高職院校各項工作的溝通協(xié)調(diào)中占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。目前，高職院校二級學院辦公管理工作的具體內(nèi)容主要表現(xiàn)在五個方面，分別是教學管理工作、日常行政工作、人事工作、財務(wù)工作以及科研、技能競賽申報匯總工作。其一，教學管理工作。辦公室教學秘書與二級學院分管教學的院長或者助理相互配合，共同負責學院教師的排課、停課以及調(diào)課工作，并在新學期開始的時候，給教師布置課程教案、備課筆記、進度表以及教參等各項準備工作[1]。其二，日常行政工作。辦公室負責起草上報二級學院的規(guī)章制度，針對二級學院的實際情況，制定學院年初工作計劃，撰寫學院年末工作總結(jié)，落實學院辦公用品的領(lǐng)取、分發(fā)以及保管工作，并對各項工作進行真實有效的記錄。其三，人事工作。辦公室與學院主管部門相互配合，共同開展部門人員的日?？记?、年度考核、職稱晉升以及人才引進工作，并且對二級學院的檔案信息進行全面整理和及時歸檔。其四，財務(wù)工作。辦公室負責二級學院財務(wù)報銷和財務(wù)審核工作，負責本部門人員的獎金造單、獎金審核以及獎金發(fā)放工作，負責外聘教師以及其他院系兼課老師的課時費造單以及課時費發(fā)放工作。其五，科研、技能競賽申報匯總工作。辦公室與教務(wù)處、科技處相互配合，共同完成各種科研課題的申報工作以及年終科研的匯總統(tǒng)計工作；與教務(wù)處相互配合，共同組織參與各項技能大賽，并將具體的獲獎情況進行有效匯總，及時上報至教務(wù)處；與學院行政部門相互配合，共同開展通知接收工作以及通知分配工作。

二、高職院校二級學院辦公室管理工作的內(nèi)在特征

目前，高職院校二級學院辦公室管理工作的內(nèi)在特征主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，日常性。高職院校二級學院辦公室每天要處理大量的日常事務(wù)，這些日常事務(wù)具有較強的繁雜性和綜合性，主要包括文件起草、文件下發(fā)、工作安排、會議組織、教師培訓以及資產(chǎn)管理等。其二，協(xié)調(diào)性。高職院校二級學院辦公室不僅要協(xié)調(diào)處理自身與各個部門之間的關(guān)系以及學生、老師與學校領(lǐng)導之間的關(guān)系，同時還要負責高職院校內(nèi)外的溝通交流工作，因此可以說是一個多方位、多層次的綜合協(xié)調(diào)管理機構(gòu)。其三，執(zhí)行性。高職院校二級學院辦公室要對學校下達的各項工作進行全面整理和有效執(zhí)行，并且還要幫助廣大師生解決各種現(xiàn)實存在的問題，這對高職院校二級學院辦公室的執(zhí)行能力提出了較高層次的要求。

三、高職院校二級學院辦公室管理工作中存在的問題

（一）“重科研教學，輕行政管理”的現(xiàn)象普遍存在

在高職院校的發(fā)展過程中，大多數(shù)培訓機會、評優(yōu)機會以及獎勵機會都會在一定程度上傾斜于一線教師，“重科研教學，輕行政管理”的現(xiàn)象是普遍存在的。對于高職院校二級學院而言，雖然學院領(lǐng)導也在行政管理人員的行列之中，但是學院領(lǐng)導往往也在科研教學中承擔著重要職務(wù)，因此他們?yōu)榱诉M一步強化二級學院的教學能力和科研實力，還是會將更多的注意力放在教學科研工作上。在這種情況下，行政人員往往被視為各種工作的輔助者，因此針對行政人員的培訓機會和進修途徑非常有限。與此同時，高職院校二級學院辦公室除了要完成自身的本職工作之外，還要完成其他部門布置的各項任務(wù)，導致辦公室工作人員在瑣碎雜事上投入大量的時間和精力，使得辦公室工作人員的重要職能無法得到有效體現(xiàn)。除此之外，大多數(shù)高職院校二級學院辦公室工作人員都實行坐班制，因此在學院領(lǐng)導的眼中，辦公室工作人員的日常工作較為輕松，只需要匯總材料和發(fā)送信息，并且部分辦公室工作人員在長期的服務(wù)工作和輔助工作中，其薪資待遇沒能得到有效提升，職稱晉升也未能得到全面落實，因此也會滋生一些負面情緒，從而嚴重影響工作質(zhì)量和工作效率[2]。

（二）信息化程度相對較低

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，信息技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域得到了非常廣泛的應(yīng)用，并取得了十分不錯的應(yīng)用效果，對各行各業(yè)的發(fā)展起到了良好的推動作用。但是受各種因素的影響，部分高職院校二級學院辦公室管理工作未能積極引入當前先進的信息技術(shù)和信息設(shè)備，并且未能配備專業(yè)的軟件開發(fā)人員以及設(shè)備維護人員，其整體的信息化和自動化程度還有待進一步提高。在這種情況下，高職院校二級學院辦公室管理的工作事務(wù)仍然停留在文件打印以及物品發(fā)放等低端工作上，其實際效能無法得到充分的發(fā)揮。

（三）運行機制不夠合理

在當前社會的發(fā)展過程中，許多高職院校已經(jīng)習慣了集中管理的傳統(tǒng)模式，它們在日常工作中缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計，因此責任和權(quán)利不對等的現(xiàn)象十分突出，這就導致工作人員參與日常工作的積極性不高，各項工作未能及時執(zhí)行和全面落實，其整個運行機制的科學性和合理性還有待進一步提高。與此同時，部分高職院校是由中專院校發(fā)展而來，其管理工作中校級領(lǐng)導的權(quán)力過于集中，并且缺乏良好的監(jiān)督機制。在這種情況下，部分高職院校二級學院辦公室在內(nèi)部管理過程中過分依附校長的個人能力和個人權(quán)威，這對各項工作的高效開展造成了非常不利的影響[3]。

四、高職院校二級學院辦公室管理工作的優(yōu)化措施

（一）加強對辦公室管理工作的重視程度

二級學院辦公室管理工作在高職院校的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，但是大多數(shù)高職院校將辦公室行政人員的日常工作看作是“打雜”，這在很大程度上挫傷了辦公室行政人員的工作熱情，對各項辦公室工作的高效開展造成了非常不利的影響。針對這種情況，高職院校必須充分認識到二級學院辦公室管理工作的實際效能，切實加強對二級學院辦公室管理工作的重視程度。在此過程中，高職院校要切實做好以下幾方面的工作：其一，理清二級學院辦公室與其他行政職能部門之間的關(guān)系，并為二級學院辦公室工作人員提供良好的培訓途徑和進修機會，使得二級學院辦公室工作人員能夠接觸到新知識、新思想和新技能，從而為日常工作灌注新的生機和活力，進一步強化二級學院辦公室工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。其二，為二級學院辦公室工作人員提供平等的培訓機會、評優(yōu)機會以及獎勵機會，全面了解二級學院辦公室工作人員的特長優(yōu)勢，并以此為基礎(chǔ)為其分配適宜的崗位，使得二級學院辦公室工作人員能夠在日常工作中獲得滿滿的成就感，有效激發(fā)工作人員的工作熱情，使其能夠以一種更好的狀態(tài)投入到日常工作中，進一步提高工作質(zhì)量和工作效率。其三，明確二級學院辦公室的業(yè)務(wù)范圍，并根據(jù)實際情況和內(nèi)在需求制定科學合理的工作計劃，形成一個較為完善的目標體系，并全面貫徹以人為本的工作理念，幫助工作人員形成良好的團隊意識和合作精神，從而為各項工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)[4]。其四，建立完善的考核體系，引入合理的激勵制度，使得辦公室工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ髀氊熀凸ぷ鞣秶幸粋€較為全面的認識，形成“人人有事做”和“事事有人做”的良好局面，并在辦公室內(nèi)部營造一種積極向上的進取氛圍，進一步提高工作人員參與各項工作的積極性和主動性。其五，提高工作人員的創(chuàng)新能力。在新形勢下，高職院校二級學院辦公室對工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力提出了更高層次的要求，因此辦公室工作人員要積極總結(jié)日常工作中的經(jīng)驗，及時更新自身的工作理念、工作手段和工作方式，對新問題以及新情況的發(fā)展特點和發(fā)展趨勢進行全面分析，從而有效突破傳統(tǒng)管理模式的桎梏。

（二）有效提高信息化和自動化水平

對于大多數(shù)高職院校而言，二級學院辦公室在日常工作中仍然沿用傳統(tǒng)的辦公方式和辦公手段，相關(guān)信息的傳遞都是通過微信群的形式開展，這在很大程度上降低了二級學院辦公室的工作質(zhì)量和工作效率。針對這種情況，高職院校二級學院辦公室必須順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，切實提高自身的信息化和自動化水平，從而為各項工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)。首先，高職院校二級學院辦公室需要根據(jù)自身的工作性能，將各項管理工作進行科學合理的分類，然后結(jié)合實際情況和內(nèi)在需求建立完善的OA，并指定不同的工作人員在OA平臺上負責各項管理事務(wù)。比如對于一些上級領(lǐng)導下達的任務(wù)而言，辦公室工作人員會將其進行必要的修改潤色，然后傳遞給下級人員，接著下級人員就可以在OA上完成相關(guān)工作；并且辦公室工作人員也可以將一些文件上傳到OA平臺上，從而為廣大師生的隨時查看提供良好的便利條件[5]。其次，高職院校二級學院辦公室要積極開展人事管理系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、黨員管理系統(tǒng)、學生工作管理系統(tǒng)等管理系統(tǒng)的功能集合工作，有效促進辦公室日常工作的系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，切實提高數(shù)據(jù)材料統(tǒng)計和數(shù)據(jù)材料提取工作的高效性和便捷性，全面優(yōu)化辦公室的工作質(zhì)量和工作效率，也使得各項工作能夠突破時間和空間的限制[6]。

（三）構(gòu)建科學合理的運行機制

在開展二級學院辦公室管理工作的過程中，如果高職院校能夠結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建科學合理的運行機制，那么就能達到事半功倍的整體效果。在此過程中，高職院校要切實做好以下幾方面的工作：其一，構(gòu)建良好的市場導向機制。高職教育的根本目的是為社會輸送大量的實用型人才，因此二級學院辦公室管理會涉及到校企合作重構(gòu)以及專業(yè)教學整合等多方面的內(nèi)容。在此過程中，二級學院辦公室應(yīng)構(gòu)建良好的市場導向機制，使得高職院校的各項教學活動能夠切實滿足社會進步和行業(yè)發(fā)展的需求。其二，形成扁平式的組織結(jié)構(gòu)。高職院校二級學院辦公室需要結(jié)合自身的實際情況和發(fā)展需求，改變傳統(tǒng)模式下科層式的組織結(jié)構(gòu)，并構(gòu)建行之有效的信息傳遞途徑，不斷加強與各個部門的溝通交流，進一步促進各項工作的高效開展。其三，正確處理各項關(guān)系。高職院校二級學院辦公室應(yīng)正確處理重點與難點、主要與次要、被動與主動之間的關(guān)系，并梳理良好的整體意識、大局意識和主動意識，有效提高各項工作的條理性、實效性和靈活性，從而切實做好忙而不亂，進一步促進各項工作的高效開展[7]。

五、結(jié)語

在當前高職院校的管理體系中，學校與二級院校之間已經(jīng)形成了良好的統(tǒng)籌協(xié)作關(guān)系。在此過程中，二級院校辦公室要正確認識到自身的樞紐位置，全面掌握自身的工作內(nèi)容和工作特點，并結(jié)合當前的實際情況和內(nèi)在需求，切實加強對辦公室管理工作的重視程度，有效提高信息化和自動化水平，構(gòu)建科學合理的運行機制，從而進一步優(yōu)化高職院校二級學院辦公室的工作質(zhì)量和工作效率，為高職院校二級學院的安全穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。