龔海潔

（河北建材職業(yè)技術學院）

本文結(jié)合近些年人事檔案信息化的情況以及政策對秦皇島部分高職院校進行研究，根據(jù)檔案管理信息化相關理論與研究方法，對高職院校的檔案信息化工作基本情況進行調(diào)查分析。通過歸納總結(jié)對應策略與措施，為秦皇島市高職院校檔案信息化建設工作提供更多的思路，助力秦皇島市旅游產(chǎn)業(yè)的綜合發(fā)展。

一、高職院校旅游類專業(yè)學生檔案管理問題探究

由于高職院校旅游專業(yè)的學生較多，檔案填寫不完整給高職院校檔案管理工作帶來了極大的難度。主要原因有，學校不重視學生檔案管理工作，對于檔案管理制度化建設方面知識較為欠缺；檔案管理人員配備不足，主要負責部門管理責任分配不清晰；檔案管理不夠規(guī)范化，導致實習學生的檔案無人問津，影響到學生的就業(yè)問題；檔案管理缺乏具體的標準，管理機制混亂等。高職院校相關主管部門應進一步學習檔案管理的政策法規(guī)，明確學生檔案管理的重要性。學校領導層也應當積極的提升對檔案管理工作者的管理力度，使其能夠充分重視學生檔案管理工作，從管理人員的思想認識抓起，正確看待檔案管理工作的重要性，以應對高等職業(yè)學校的學生在面臨畢業(yè)就業(yè)時提供堅實的檔案保障工作。在學校管理中應當積極提升培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)化技能與素質(zhì)，建立健全高等職業(yè)學校檔案管理的規(guī)章制度，完善檔案管工作條例，使檔案管理人員依規(guī)做事，依照既有的條例開展有條不紊的檔案管理工作。同時在檔案管理人員隊伍建設上加大投入力量，避免工作人員高負荷的工作壓力出現(xiàn)，使檔案管理人員能夠具備優(yōu)秀的檔案管理才能，良好的工作心情以及正確的檔案管理意識，才可以在學生檔案管理工作中對相應的數(shù)據(jù)資料做出正確的反應。

二、高職院校旅游類專業(yè)學生檔案管理模式構建

（一）明確學生檔案管理主管部門

高職院校檔案管理部門要集中管理學生的檔案工作，根據(jù)規(guī)定時間節(jié)點，進行學生資料整理。要不斷建立完善的管理規(guī)范制度，建立健全學生檔案整理、鑒別、管理等內(nèi)容的規(guī)章制度，做到有據(jù)可依。在學生檔案管理過程中，主管部門要根據(jù)管理模式發(fā)展的具體情況構建檔案資料庫，對學生檔案進行合理化管理，本校學生在本所院校進行旅游專業(yè)學習的過程中，對本專業(yè)課程的每學期段的掌握程度，指導教師的意見，學年度的綜合表現(xiàn)予以歸檔整理。學生在專業(yè)課程上的表現(xiàn)如何以及在相關的實踐課程當中又是有什么樣的表現(xiàn)，參加過哪些社會性的旅游專業(yè)相關的活動，在社會性實踐的活動中的個人展現(xiàn)出的作用以及表現(xiàn)進行歸檔記錄，相關的社會旅游業(yè)務團體對該名學生的評價進行歸檔化管理，最大程度的提升學生檔案資源的利用率。學生檔案是今后用人單位招聘人才以及考核人員的重要依據(jù)，因此學生檔案在歸檔過程中，要結(jié)合人才培養(yǎng)模式以及社會對人才的需求圍繞學生的素質(zhì)開發(fā)與順利就業(yè)進行。要將學生的檔案內(nèi)容不斷收集歸納，構建具有特色性的學生檔案。

（二）配備專業(yè)的管理人員

高職院校應積極創(chuàng)造提高檔案管理人員的業(yè)務水平，不定時開展檔案管理培訓的活動，并通過相關其他高等職業(yè)院校中，同樣在檔案管理崗位的工作人員工作內(nèi)容進行互相溝通交流，通過工作經(jīng)驗交流加快推進檔案管理的創(chuàng)新能力，在彼此的工作交流中發(fā)現(xiàn)對方在工作中的優(yōu)缺點，通過其他院校的管理人員的視角，進行行業(yè)內(nèi)的測評工作，對自身難以發(fā)現(xiàn)的問題進行積極的改善并加以優(yōu)化管理，使檔案管理人員的工作效率能夠逐漸提升。同時還要不斷提升學生檔案管理人員的責任感，全面提升加強檔案管理人員的思想政治站位，高校的學生是國家在人才教育培訓15年間的努力，高校學生即將步入社會進行參與社會主義現(xiàn)代化的經(jīng)濟建設建設，高職院校的檔案管理工作者，在自己的管理檔案工作中的努力能夠使高校的學生在畢業(yè)后更順利的進入自己的工作崗位中，發(fā)揮著社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟建設中自己的一份社會責任與義務，通過加強檔案管理工作人員的思想意識，能夠讓檔案管理人員在管理檔案工作中，時刻牢記自己的工作內(nèi)容是在做什么、為什么要這么做、這么做的好處是什么，使其認識到學生檔案管理工作的重要性。高職院校要根據(jù)檔案人員的現(xiàn)有管理水平，分批對相關工作人員進行檔案管理培訓，使其可以學習到全新的檔案管理理念，構建全新的管理體系。并提供足夠的管理經(jīng)費，為檔案管理人員多提供檔案管理學習的機會，從而提高檔案人員的素質(zhì)與管理效率。在對檔案管理工作人員進行相關的業(yè)務培訓后，應當根據(jù)本所高職院校的檔案管理的工作量進行一個摸底排查工作，針對本所學校內(nèi)檔案管理工作的工作量進行人員優(yōu)化，若是工作量超出工作人員的時間與精力進行高負荷的工作內(nèi)容，應當給予相應的檔案管理人才的補充工作，避免出現(xiàn)檔案管理工作人員在進行檔案管理整理當中出現(xiàn)負面的情緒，進而影響后續(xù)的工作順利開展。充分調(diào)動管理人員的工作積極性才可以使學生檔案服務功能最大化。只有促進學生檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，才可以為企業(yè)單位選拔人才做好參考依據(jù)。

（三）充分運用信息化數(shù)字技術

要做好旅游類專業(yè)學生檔案管理的信息化建設，結(jié)合旅游類學生的特點不斷突破傳統(tǒng)的學生檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案管理存在的缺陷不斷解決，在當下互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時期，建立高校學生檔案信息云平臺，充分的將高職院校的檔案管理歸檔等工作納入大數(shù)據(jù)云計算的工作平臺，通過人工智能化的科學技術條件逐步優(yōu)化檔案管理工作，減輕工作人員的壓力，提升檔案工作人員的工作效率。高職院校要大力宣傳信息數(shù)字化的檔案管理模式，通過采用不同的宣傳途徑能夠使檔案管理人員更加全面認識到信息數(shù)字化管理模式的優(yōu)點，從而可以將其應用到檔案管理工作中。只有加速高職院校學生檔案管理自動化建設，依據(jù)網(wǎng)絡傳輸，將人事檔案電子化歸檔，才可以使人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)可以更加簡便。將學生檔案由過去的紙質(zhì)化逐漸信息化，從而實現(xiàn)電子檔案的形成。隨著人事制度的不斷展開，自主擇業(yè)流動機制的形成，要求人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)更加簡便化。人事檔案信息化能夠使用網(wǎng)絡傳輸?shù)姆绞綄n案內(nèi)容更加詳細，使檔案的載體發(fā)生根本變化。

三、高職院校旅游類專業(yè)學生檔案管理模式實踐應用

（一）從現(xiàn)實管理工作中的問題入手

在改進學生檔案管理工作中要提出相對應的解決策略，以及轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念使學生檔案管理工作能夠有所進展。檔案管理是一項內(nèi)容十分繁雜的工作，學生檔案管理涉及到新生的建檔、分系年級歸檔、離校檔案轉(zhuǎn)遞等。建立統(tǒng)一的檔案管理標準，可以使各部門單位按照規(guī)范化流程進行操作，能夠使部門之間協(xié)作保障學生檔案管理的質(zhì)量。高職院校要根據(jù)旅游類專業(yè)學生的實際情況進行檔案建立，使學生的檔案管理工作可以更加規(guī)范化。目前學生檔案資料離不開數(shù)字化管理，高校要充分利用信息技術資源構建多樣化的檔案管理模式，通過對學生檔案資料快速收集整理，可以最大程度的提升學生的檔案資源使用率。學生檔案資料的收集情況可以直接影響到檔案的完整性，為使學生的切身利益能夠得到保障，高職院校要做好學生檔案的基本信息登記以及綜合素質(zhì)登記等內(nèi)容。在應用信息化技術檔案管理模式中，高職院校要根據(jù)在檔案管理過程中遇到的各方面問題，不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使學生檔案數(shù)據(jù)信息能夠在科學的處理下實現(xiàn)信息資源共享。使旅游業(yè)企業(yè)單位在進行人才招聘時，能夠通過學生簡歷快速篩選出需要的人才。在學生檔案管理中心，高校要根據(jù)學生監(jiān)管機制管理學生檔案，及時解決發(fā)現(xiàn)的檔案問題，使學生可以將檔案信息充分運用到旅游業(yè)就業(yè)中。高職院校要立足于秦皇島高職院校旅游類專業(yè)學生信息數(shù)據(jù)源，研究數(shù)據(jù)信息的應用，儲備建立層次分明的秦皇島市旅游人才隊伍，助力秦皇島市旅游業(yè)態(tài)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）提升檔案人員管理意識以及業(yè)務素質(zhì)

高職院校可以針對學生檔案管理者的工作狀態(tài)不定時展開專業(yè)培訓，使學生檔案管理者能夠明白學生檔案管理的重要性，可以掌握電子存檔管理的新模式，從而提升管理的效果。高職院校要積極向社會招聘德才兼?zhèn)涞膶I(yè)檔案管理人員，提升檔案管理的水平。同時也要逐漸完善獎懲制度，對于檔案管理工作不認真的管理者給予相應的懲罰。創(chuàng)新性教育的不斷深入，是保障學生檔案管理有效進行的基礎條件。高職院校要重視學生檔案管理工作，通過對相關管理方式的深度研究，能夠?qū)n案管理各階層的工作進行指導協(xié)調(diào)，從而增強檔案管理的利用效率。傳統(tǒng)的檔案歸檔體系已經(jīng)不能滿足社會與用人單位的需要，學生檔案中如果沒有詳細的學科成績以及政治性很難反映出學生的綜合素質(zhì)以及工作能力，用人單位就無法通過檔案來篩查人才。高職院校要把握好旅游相關專業(yè)學生的就業(yè)方向，根據(jù)當前旅游專業(yè)就業(yè)的前景制定檔案資料內(nèi)容，為提升學生的就業(yè)情況，就要不斷擴充學生的檔案內(nèi)容，可以將學生在校期間的優(yōu)秀表現(xiàn)內(nèi)容記錄到其中，使學生的檔案內(nèi)容可以更加豐富，能夠為用人單位提供更多的參考。檔案管理本身具有很強的政治性，質(zhì)變對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案工作人員不僅要具備良好的政治覺悟，并且也要有客觀看事物的能力，高職院校通過開展相應培訓，可以使工作人的責任心與業(yè)務水平不斷提升。

（三）加大檔案管理模式的宣傳

高職院校要客觀分析學生檔案管理現(xiàn)狀，從各方面利用信息數(shù)字化管理模式進行多樣化優(yōu)化，使檔案管理人員能夠更加全面的認識到檔案管理模式的重要性，能夠?qū)⒐芾砟Ｊ降闹饕獌?nèi)容應用到日常學生管理工作中。在學生檔案管理中，高職院校要不斷完善學生檔案的監(jiān)管機制，最大程度的提高學生檔案數(shù)據(jù)源信息的準確率，使學生的檔案信息可以符合旅游相關專業(yè)的企業(yè)單位招聘要求，從而增加學生的就業(yè)率。高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務的內(nèi)容，將檔案管理工作進行不斷探索，圍繞旅游相關專業(yè)學生學習實踐的特點展開相應的工作。在優(yōu)化學生檔案管理模式過程中，要以服務器為主要管理基礎，通過科學的處理學生的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。統(tǒng)一化管理各類學生的信息資料以及利用途徑，使業(yè)務流程能夠在計算機軟件協(xié)助下科學地編制相關學生的檔案信息。同時高職院校也要利用自動化辦理不斷對旅游相關專業(yè)的學生檔案進行更新優(yōu)化，使學生在今后就業(yè)過程中能夠?qū)n案充分利用，從一定程度上要提升學生檔案信息的使用價值。高職院校要逐層劃分檔案信息化管理職責，以保障學生檔案信息化管理可以有序展開。高職院校要積極同學生就業(yè)的旅游相關單位進行檔案溝通，使學生不會在離校以后出現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象，從而促進旅游相關專業(yè)人才庫的完善與發(fā)展。

（四）根據(jù)旅游行業(yè)的變化制定相關檔案內(nèi)容

高職院校旅游相關專業(yè)學生檔案管理是一項較為復雜的工程，容易受到多方面因素的影響，把學生檔案管理模式充分應用到過程中才可以提高檔案管理的整體水平。高職院校要正確認識到檔案管理的重要性，要將其有效應用的到學生旅游相關專業(yè)實踐中。通過不斷創(chuàng)新優(yōu)化學生文本檔案管理，促進學生能夠正確使用檔案，為之后旅游行業(yè)的就業(yè)提供良好的基礎。高職院校在學生檔案資料完善過程中要將學生日常的學習成果以及思想政治情況等內(nèi)容詳細記錄，使檔案資料能夠成為企業(yè)單位招聘人才的主要參考依據(jù)。高職院校在選擇管理檔案時要根據(jù)本校旅游相關專業(yè)學生的實際學習情況進行，要綜合考慮到多方面的影響因素，使檔案管理工作可以更加完善。優(yōu)秀的旅游人才資源是地方旅游經(jīng)濟發(fā)展的中堅力量，高職院校在進行檔案管理應用與創(chuàng)新過程中要圍繞這一理念進行，只有注重檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理隊伍的素質(zhì)，才可以使學生檔案管理工作更加完善。因此高職院校在對學生檔案進行采集整理時，要足夠嚴謹耐心，認真仔細的做好檔案的填寫審核工作。檔案管理人員要定期接受檔案管理知識的考核，不但提升自身工作的專業(yè)度。高職院校要對檔案管理工作足夠重視，要不斷提升檔案管理隊伍的專業(yè)性，使旅游相關專業(yè)的學生檔案管理都真實的反映出學生的具體情況，從而為旅游相關專業(yè)的學生就業(yè)打好基礎。

（五）突出管理服務內(nèi)容

按照國家檔案部門工作創(chuàng)新的方式，高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務的內(nèi)容，將檔案管理工作進行不斷探索，圍繞旅游相關專業(yè)學生學習實踐的特點展開相應的工作。高職院校要重視學生檔案管理工作，通過對相關管理方式的深度研究，能夠從檔案管理各階層的工作進行指導協(xié)調(diào)，從而增強檔案管理的利用效率。為提高高職院校學生檔案知識水平，高職院?？梢匝埾嚓P專業(yè)人士為學生開展專題講座，通過檔案對學生今后職場以及生活中的影響，讓學生認識到檔案的重要性。在學生實習階段也要與學生經(jīng)常溝通，做好學生的檔案保管工作，使學生可以正常順利的就業(yè)。在應用信息化技術檔案管理模式中，高職院校要根據(jù)在檔案管理過程中遇到的各方面問題，不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使學生檔案數(shù)據(jù)信息能夠在科學的處理下實現(xiàn)信息資源共享。借助信息化手段可以優(yōu)化完善檔案業(yè)務流程，可以使學生的檔案數(shù)據(jù)科學編制保存。高職院校要把握好旅游相關專業(yè)學生的就業(yè)方向，根據(jù)當前旅游專業(yè)就業(yè)的前景制定檔案資料內(nèi)容，并與當?shù)叵嚓P旅游企業(yè)單位做好合作互助的關系，在學生進行實踐工作后，也要不斷與企業(yè)之間共同做好學生的檔案完善工作，從而使學生可以更好的就業(yè)。高職院校要做好學生的檔案管理工作，使學生的檔案管理可以更加規(guī)范化，要堅持真實性與完整性的基本原則，對學生的檔案進行統(tǒng)一嚴格管理。

學生檔案管理包括學生的學習經(jīng)歷以及懲罰情況等，具有形成時間長、包含內(nèi)容豐富等特征。高職院校學生檔案是社會選取人才的重要依據(jù)，也是人事檔案重要組成部分，加強改進學生檔案管理工作對高校的教學與就業(yè)有重要的現(xiàn)實意義。將高職院校旅游類學生檔案管理現(xiàn)狀存在的問題解決，有助于高職院校旅游類專業(yè)學生檔案更加科學的建設管理，可以為社會提供有力的人才保障。