杜秋樂(lè)

（寧津縣人民醫(yī)院）

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有利于優(yōu)化檔案管理方式，提升檔案管理效率

由于信息化平臺(tái)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)有效信息的快速抓取。這使得醫(yī)院檔案管理工作中檔案的調(diào)取工作變得十分便捷。

（二）有利于提升檔案服務(wù)范圍，豐富檔案管理模式

從檔案管理的質(zhì)量來(lái)看，能夠?qū)崿F(xiàn)全方位、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集信息，使信息全面、準(zhǔn)確地錄入到檔案中。這極大地拓展了檔案服務(wù)的范圍，提升了檔案開(kāi)發(fā)的效率，有利于醫(yī)院檔案管理工作更加具有實(shí)效性，也能夠極大地提升信息搜集的范圍。工作人員在進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)，能夠?qū)⑺檎业膬?nèi)容，以及與其相關(guān)的信息進(jìn)行調(diào)取。這種方式能夠提升檔案管理工作中的檔案利用率，并且為醫(yī)護(hù)人員的工作提供完善的信息支撐，有利于醫(yī)院整體醫(yī)療資源的優(yōu)化配置。

（三）有利于提升醫(yī)院檔案信息準(zhǔn)確性和持久性

在新醫(yī)改的政策影響下，醫(yī)院檔案管理工作采用信息化數(shù)據(jù)處理模式后，能改變傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)方式，促使醫(yī)院檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，能在很大程度上節(jié)省紙質(zhì)辦公過(guò)程中的物料損耗，減少人工成本。而且，可以避免紙質(zhì)檔案管理工作中易出現(xiàn)的資料抄寫(xiě)錯(cuò)漏等問(wèn)題發(fā)生。同時(shí)，還可以節(jié)省檔案管理人員反復(fù)查閱檔案資料的時(shí)間，減少工作量，有助于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在移動(dòng)、擺放和查閱的過(guò)程中，容易發(fā)生磨損和丟失的情況，不利于醫(yī)院檔案資料的保存。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)后，有利于檔案信息長(zhǎng)久存儲(chǔ)。而且，電子檔案能實(shí)現(xiàn)復(fù)制、轉(zhuǎn)錄，可以確保檔案資料的準(zhǔn)確性和持久性。

（四）有利于提升醫(yī)院管理水平及其核心競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的重要部分，是保障醫(yī)院正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。而且，在新醫(yī)改的影響下，醫(yī)院進(jìn)行的人事任免、醫(yī)療事故等責(zé)任劃分，以及醫(yī)院專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定等工作，都需要醫(yī)院在職人員的個(gè)人檔案資料和醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料數(shù)據(jù)作為參考。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的形式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門(mén)間檔案資料共享，能夠有效規(guī)范醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，改善檔案管理工作的質(zhì)量，有利于提高醫(yī)院的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（五）有利于提升檔案保存能力，降低檔案管理成本

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的記錄方式之下，大量的醫(yī)院檔案信息需要設(shè)置專業(yè)的房間進(jìn)行放置，并且由于紙質(zhì)檔案容易被損壞，紙質(zhì)檔案本身對(duì)存放環(huán)境有著比較高的要求。為了有效保存檔案，提升檔案的保存時(shí)限。醫(yī)院需要花費(fèi)大量的成本用以維護(hù)和運(yùn)營(yíng)醫(yī)院檔案。走檔案信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展之路，在檔案的開(kāi)發(fā)與使用過(guò)程中，通過(guò)將海量的檔案信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在后期僅需對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與升級(jí)即可。同時(shí)，這種數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)方式能夠?qū)崿F(xiàn)文本、圖像、音頻、視頻等多種形式的檔案一體化保存，有效地提升檔案的保存實(shí)效，降低管理成本。

（六）有利于為醫(yī)院管理提供科學(xué)規(guī)范的研究支持

一方面，加強(qiáng)醫(yī)院檔案資料信息化管理，能為醫(yī)院順利開(kāi)展各項(xiàng)工作提供有力保障，另一方面也有利于為醫(yī)院的科研活動(dòng)提供科學(xué)、規(guī)范的研究依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作在現(xiàn)階段能夠?yàn)獒t(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)醫(yī)療研究提供數(shù)據(jù)參考，便于醫(yī)院相關(guān)的科研人員通過(guò)電子檔案系統(tǒng)查閱資料，進(jìn)行科學(xué)研究。而且，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，也能有效提升醫(yī)學(xué)試驗(yàn)、教學(xué)、臨床研究和藥品研發(fā)等醫(yī)療衛(wèi)生水平。同時(shí)，醫(yī)院檔案信息記錄了醫(yī)院的各項(xiàng)醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)，可以作為醫(yī)務(wù)工作人員在醫(yī)療事故中維護(hù)自身與患者合法權(quán)益，進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生事故責(zé)任劃分等情況的法律依據(jù)。完整、準(zhǔn)確的醫(yī)療檔案信息不僅有助于處理醫(yī)療糾紛，加快處理進(jìn)度，還能保障醫(yī)院正常的運(yùn)營(yíng)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必然性

（一）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)

大數(shù)據(jù)為醫(yī)院檔案管理——這一難題提供了有效的解決思路。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有快速處理海量數(shù)據(jù)的功能，符合提高醫(yī)院檔案信息收集、整理、分析能力的現(xiàn)實(shí)需求。根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，未來(lái)在醫(yī)院檔案管理工作中，將面臨更龐雜的信息，推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展已是發(fā)展必然。利用大數(shù)據(jù)處理相關(guān)技術(shù)和模式，可以進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能力和水平，進(jìn)一步提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息平臺(tái)整合檔案數(shù)據(jù)資源，在實(shí)施醫(yī)院智慧檔案管理的同時(shí)，加快智慧醫(yī)療建設(shè)的步伐。

（二）傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，由于醫(yī)院本身部門(mén)眾多、醫(yī)護(hù)人員和患者眾多，以及服務(wù)種類和設(shè)備繁多，進(jìn)而使得醫(yī)院檔案管理工作往往比較復(fù)雜，這也是醫(yī)院自身固有原因?qū)е碌?，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式之下，醫(yī)院檔案調(diào)取與管理上常常效率低、時(shí)效慢，難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要。在管理醫(yī)院檔案的過(guò)程中，由于檔案的規(guī)模和數(shù)量龐大，不僅會(huì)占據(jù)大量的空間和成本進(jìn)行檔案的管理與維護(hù)，而且會(huì)使得檔案的使用十分低效，難以快速、準(zhǔn)確地調(diào)取所需的檔案，進(jìn)而使得整體的醫(yī)院運(yùn)行效率受到影響。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理工作缺乏完善的管理制度

由于醫(yī)院檔案管理制度缺乏完善性，會(huì)在一定程度上使醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平難以提升。目前我國(guó)仍有一部分醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中缺乏良好管理模式和完善管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院一部分檔案信息無(wú)法得到有效保存和利用，使檔案具有的作用和價(jià)值難以得到充分發(fā)揮。即使一些醫(yī)院制定的檔案管理措施較為完善，但是在實(shí)際落實(shí)的過(guò)程中有沒(méi)有得到重視，比如，對(duì)醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人信息和工作內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行全面記錄，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息缺乏必要的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍人才引進(jìn)和職能定位需提升

首先，醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)在人才引進(jìn)方面失之于寬，脫離檔案管理工作實(shí)際。在傳統(tǒng)概念中，由于檔案管理不屬于醫(yī)院核心業(yè)務(wù)范疇，檔案管理部門(mén)是醫(yī)院中名副其實(shí)的“冷衙門(mén)”。進(jìn)而成為醫(yī)院安排高素質(zhì)人才家屬的崗位，使得檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)往往無(wú)法滿足檔案管理工作的實(shí)際需要，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)不合理，非專業(yè)人員數(shù)量過(guò)多。如部分由護(hù)理專業(yè)轉(zhuǎn)崗到檔案管理部門(mén)的員工，自身不僅臨床醫(yī)學(xué)知識(shí)匱乏，且檔案管理規(guī)范及要求和信息化專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)能力較弱，直接影響了醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。其次，個(gè)別醫(yī)院檔案管理從業(yè)人員工作態(tài)度不端正、工作積極性不高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理部門(mén)非核心部門(mén)的定位，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)本身在醫(yī)院體系中存在感不強(qiáng)。非專業(yè)的醫(yī)院檔案管理人員本身也對(duì)檔案管理工作對(duì)于提升醫(yī)療效率和醫(yī)院整體管理水平的重要性認(rèn)識(shí)不充分，在日常實(shí)際工作中往往滿足于做好資料保管等基礎(chǔ)性工作，對(duì)于如何推進(jìn)醫(yī)院綜合檔案的信息化，如何提高醫(yī)院綜合檔案信息的利用率等方面疏于思考。對(duì)檔案管理、信息化專業(yè)知識(shí)、檔案的開(kāi)發(fā)與利用等方面的學(xué)習(xí)與探索缺乏主動(dòng)性和積極性。

（三）檔案管理人員缺乏數(shù)字信息化創(chuàng)建意識(shí)

檔案作為醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中形成的重要內(nèi)部資料，往往可以完整且真實(shí)地反映醫(yī)院的整體發(fā)展情況，是推進(jìn)醫(yī)院未來(lái)持續(xù)發(fā)展的重要參考信息，且可以指導(dǎo)醫(yī)院的發(fā)展方向。因此，醫(yī)院檔案資源具有十分突出的價(jià)值。而醫(yī)院檔案的價(jià)值，集中體現(xiàn)在檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院從建立到發(fā)展至今的各項(xiàng)信息，除了可以真實(shí)反映醫(yī)院的發(fā)展歷程外，還可以為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供重要的參考信息。但事實(shí)上，當(dāng)前醫(yī)院教學(xué)檔案的管理仍存在缺乏專業(yè)機(jī)構(gòu)與人員的問(wèn)題?，F(xiàn)在負(fù)責(zé)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的人員所接觸的工作以教學(xué)為主，而非檔案管理。他們?cè)谕瓿舍t(yī)院教學(xué)任務(wù)后，還要應(yīng)付數(shù)字檔案的收集與保管工作，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字信息化創(chuàng)建，然而，個(gè)人的精力與時(shí)間是有限的，顯然相關(guān)工作人員難以保證更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)檔案的數(shù)字信息化。此外，上文提及醫(yī)院對(duì)教學(xué)檔案管理的信息化缺乏應(yīng)有的重視，在這種情況下，教學(xué)檔案管理人員在具體的數(shù)字信息化管理工作中，往往得不到相應(yīng)的支持，這使得醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化進(jìn)程相當(dāng)緩慢，會(huì)影響醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平。

（四）對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不足

近年來(lái)，信息化技術(shù)快速發(fā)展與普及應(yīng)用，已經(jīng)滲透在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)中，為社會(huì)各個(gè)行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供了先進(jìn)的技術(shù)支持。而醫(yī)院教學(xué)檔案管理也已經(jīng)通過(guò)加快信息化建設(shè)，在管理水平提高方面取得了顯著成績(jī)。但在醫(yī)院教學(xué)檔案信息化管理發(fā)展過(guò)程中，院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員更加關(guān)注病患檔案、人事檔案及科研檔案的信息化建設(shè)，經(jīng)分析，其本質(zhì)原因在于這些人員普遍認(rèn)為上述檔案與醫(yī)療服務(wù)水平的提高具有密切的關(guān)系，是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。正因如此，相關(guān)人員更加注重醫(yī)患檔案、人事檔案、科研檔案等的信息化管理，而忽視了醫(yī)院教學(xué)檔案的信息化管理，在具體工作中片面地認(rèn)為只要簡(jiǎn)單完成上級(jí)考核任務(wù)即可，如此難以保證醫(yī)院教學(xué)檔案管理水平的提高。

四、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理措施探究

（一）提高對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理并非簡(jiǎn)單地融合信息技術(shù)和檔案管理即可，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員自身在理念上積極更新，提高對(duì)醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的認(rèn)識(shí)，從思想層面上提高對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在具體行動(dòng)中注重教學(xué)檔案數(shù)字信息化的創(chuàng)建，如此才能為醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理創(chuàng)建發(fā)展提供相應(yīng)的支持，使醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作適應(yīng)數(shù)字信息化時(shí)代發(fā)展的基本需求。但不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳袛?shù)字信息化管理是一個(gè)相對(duì)緩慢的過(guò)程，需要持續(xù)更新才能滿足數(shù)字信息化創(chuàng)建的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)檔案管理人員應(yīng)持續(xù)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并與時(shí)俱進(jìn)地更新檔案管理理念，持續(xù)加大對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建的投入力度，如此才能支撐醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化創(chuàng)建的基礎(chǔ)是對(duì)教學(xué)檔案的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。在實(shí)踐中，醫(yī)院教學(xué)檔案管理人員應(yīng)具體做好以下幾方面工作：一是應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理資源進(jìn)行數(shù)字信息化處理，但考慮到醫(yī)院教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，且類型相對(duì)較多，對(duì)當(dāng)前存有的教學(xué)檔案進(jìn)行全部的數(shù)字信息化處理顯然不現(xiàn)實(shí)，也沒(méi)必要。對(duì)此，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類，隨后按照重點(diǎn)檔案、利用率高的檔案及特色化檔案進(jìn)行數(shù)字信息化處理和標(biāo)準(zhǔn)化管理。二是創(chuàng)建健全可行的檔案管理制度，不同教研室應(yīng)結(jié)合統(tǒng)一的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字信息化管理，以確保教學(xué)檔案的完整性和規(guī)范性，一方面可以提高教學(xué)檔案信息資源的安全性，另一方面為教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)與利用提供支持，如此才能助力提高教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平。

（三）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組

檔案管理的信息化發(fā)展方向決定醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建全面的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，需要將原本處于相對(duì)分裂狀態(tài)下的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地整合起來(lái)，構(gòu)建起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系。醫(yī)院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫(yī)療信息的存儲(chǔ)，從門(mén)診就醫(yī)到檢查取藥，從住院治療到手術(shù)等環(huán)節(jié)，都必須充分體現(xiàn)“以病人為中心”的管理理念，使檔案管理模式變得更加人性化，使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫(yī)療服務(wù)，也可以使醫(yī)院花費(fèi)極小的資源成本，獲得較大的收益。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，不僅可以使信息網(wǎng)絡(luò)遍及醫(yī)院的各個(gè)科室與部門(mén)，還要滿足各個(gè)單位對(duì)檔案信息的需求，促使醫(yī)院的門(mén)診、住院、藥房、檢查、住院、病區(qū)護(hù)理等業(yè)務(wù)得到優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建。

（四）組建檔案信息分析專業(yè)團(tuán)隊(duì)

檔案信息分析團(tuán)隊(duì)需要檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與預(yù)警功能。例如，春、冬季節(jié)是流行性感冒的高發(fā)季節(jié)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)流感集中爆發(fā)。在此階段，相同或相似病癥的病人數(shù)量會(huì)猛增。管理系統(tǒng)通過(guò)就診人員藥品領(lǐng)取以及住院情況的相關(guān)信息數(shù)據(jù)分析了解到這一情況，發(fā)出流感大爆發(fā)預(yù)警信息。醫(yī)院的信息分析團(tuán)隊(duì)在預(yù)警信息的提示下，進(jìn)一步調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)，整理出流感的類型、周期、特點(diǎn)以及治療方案，為臨床醫(yī)護(hù)人員提供參考，也可以形成科普推廣文章在醫(yī)院的公眾號(hào)上發(fā)布，為人們保護(hù)自身的身體健康提供有效的借鑒。

（五）全面提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平的高低與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平的高低密切相關(guān)。為此，醫(yī)院要想全面提高教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理水平，就應(yīng)牢固樹(shù)立“人才”是關(guān)鍵的意識(shí)，積極運(yùn)用“走出去引進(jìn)來(lái)”的方式，確?，F(xiàn)有教學(xué)檔案管理人員在掌握教學(xué)檔案管理知識(shí)與技能的基礎(chǔ)上，習(xí)得先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)的操作技能。不僅如此，醫(yī)院方面還要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)教育，培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)的數(shù)字信息化檔案管理人才，為醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理的發(fā)展提供人才支持。此外，醫(yī)院還要定期考核教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)具體的考核結(jié)果開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)，從而有針對(duì)性地提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠更好地利用專業(yè)技能和知識(shí)做好教學(xué)檔案數(shù)字信息化管理工作。只有這樣，才能促進(jìn)醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字信息化發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代醫(yī)療水平不斷提升的過(guò)程中，醫(yī)療保障體系也越來(lái)越完善，就醫(yī)人數(shù)不斷增加，醫(yī)院檔案管理也面臨一定的挑戰(zhàn)?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和管理為檔案改革的主要措施。數(shù)字化建設(shè)和規(guī)范化管理能夠提高我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平，促進(jìn)大數(shù)據(jù)的持續(xù)發(fā)展，從而促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。