劉 石
(西安交通工程學院,西安 710300)
隨著高等教育的普及化程度越來越高,我國各大高校都已開始擴大招生規(guī)模,部分學生通過藝術特長、體育特長等途徑進入高校學習,學生數(shù)量的不斷增加給高校教務工作人員帶來了較大挑戰(zhàn),學籍管理工作是高?!叭L”建設的重要內(nèi)容,管理人員如何應對繁雜的學生檔案,將學籍管理科學化、精細化,是目前高校亟需解決的問題。
教務處未站在學生的角度制訂相應的規(guī)章制度,導致規(guī)章制度不夠科學合理。學籍管理規(guī)章制度的不合理性主要表現(xiàn)為:第一,系統(tǒng)管理制度不完善,分工不明確,缺乏專人監(jiān)督及問責制度,學籍管理人員責任心較差,工作效率較低。第二,學籍檔案管理不規(guī)范,學生檔案是學生學術生涯中的重要資料,部分學校將學生檔案直接交由院系管理,缺乏固定的保存場所,也無專人看管或整理記錄,有些檔案被隨意擺放在柜子中,存在火災、蟲蛀等安全隱患。第三,對學籍異動處理不合理。對于學生轉學、轉專業(yè)以及應征入伍等學籍異動的處理不合理。學生從高中升入大學,學習環(huán)境與學習模式發(fā)生了較大轉變,絕大多數(shù)專業(yè)都是之前接觸較少的領域,由于未知和不了解,很多學生存在所學非所愛。興趣是最好的老師,缺乏對所學專業(yè)的興趣和喜愛,就無法激發(fā)學生的學習熱情,轉專業(yè)需要具備一定的資格和條件,學習成績較差的學生能夠獲得轉專業(yè)機會的可能性較低,不利于提升學生的積極性。課程安排不夠合理,缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。
教師和學生缺乏對學籍管理工作的重視是“三風”建設方面普遍存在的問題。《學記》中曾提到過“教學相長”的概念,是指教和學要相互促進,共同發(fā)展和提高。但是,部分教師仍側重于教的方面,不注重教的效果。部分任課教師只是按要求完成教學任務,未做過多的知識拓展,學生不能有效地吸收所學知識,有問題也無法及時反饋。部分學校在日常教學管理中,沒有明確學籍管理教師的職責,未形成完善的系統(tǒng)化管理體系,部分教師忽視學籍管理的重要性,管理模式具有一定的強制性,不利于教師和學生之間建立平等、和諧的師生關系,學生處于被動管理中,不利于自身的發(fā)展。
學籍管理工作并非簡單的文件整理工作,需要管理人員科學整理并分析大量的數(shù)據(jù)信息。高校中部分學籍管理人員是臨時聘用,專業(yè)素質普遍不高,學歷水平良莠不齊,沒有接受過專業(yè)的培訓指導,缺乏先進的管理理念和管理經(jīng)驗,不利于學籍管理工作的順利開展。此外,部分高校學籍管理人員缺少服務理念,注重教育忽略服務,將學生當作被動接受教育的管理對象,而未將其看成是接受服務的對象。隨著智能化水平的不斷提升,管理人員也應緊跟時代步伐,熟練掌握Office辦公軟件,適應智能化辦公模式。但是,仍有部分學籍管理人員不熟悉計算機操作系統(tǒng),不會運用數(shù)據(jù)庫進行處理操作,數(shù)據(jù)采集仍通過手動錄入,導致工作量加大,重復性操作過多,準確率降低,嚴重影響工作效率。
互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展大大提高了工作效率。高校學生信息繁多,學校為了長久保存學生信息,會購買或自主研發(fā)學籍管理系統(tǒng),但部分學籍管理系統(tǒng)不夠完善,會出現(xiàn)服務器無響應的現(xiàn)象,學籍管理系統(tǒng)開發(fā)和后續(xù)維護成本較高,管理質量和效果不理想。此外,學籍管理處信息更新較慢,學籍管理工作缺乏創(chuàng)新理念和方法,導致學籍管理制度落后以及業(yè)務流程陳舊,學籍管理系統(tǒng)亟待完善。
“三風”建設是一所學校長久發(fā)展的基礎,也是學校辦學質量和辦學思想的綜合體現(xiàn)。學籍管理是學?!叭L”建設的重要環(huán)節(jié),它能夠反映出教師的教學水平和學生的學習情況,體現(xiàn)學校的綜合實力,加強科學、精細化的學籍管理對明確辦學導向,推進學風建設,提高學生就業(yè)競爭力具有重要作用,進而形成良性循環(huán),學校的聲譽越來越好,生源方面也容易招到更優(yōu)秀的學生。
目前,高校學籍管理還存在許多問題,這些問題不僅不利于學生管理,會造成學生信息混亂,也不利于高?!叭L”建設,面對現(xiàn)存狀況,高校學籍管理人員應當認清當前發(fā)展形勢,改變落后的管理觀念,提升自身綜合素質,做好學生培養(yǎng)過程中的配合和服務工作。
學籍管理貫穿學生整個培養(yǎng)過程,健全合理的學籍管理制度是實現(xiàn)這一過程的前提。教務處是學生學籍的直接管理部門,學籍管理是指學生從入學到畢業(yè),在校期間一系列的培養(yǎng)過程(比如學籍變動、考試成績等)的管理。管理制度不能由學校單方面制訂,而是要站在學生的角度,考慮學生的興趣發(fā)展以及學習方面存在的困難,進行科學合理的管理。學籍管理制度要在規(guī)范的基礎上,適當提升管理制度的靈活性,注重因材施教,不能扼殺學生的學習興趣和潛力。學生在剛進入高校時,對于部分專業(yè)之前很少接觸過相關領域的知識,難免存在學習興趣不高、學習動力不足的情況。因此,建議新生在大一時期多了解所選專業(yè)的特點、前景,并結合自身優(yōu)勢,找到專業(yè)學習的突破口,提升對本專業(yè)的學習興趣。對于不符合轉專業(yè)的學生,教師應進行必要的心理疏導,幫助學生發(fā)掘其他方面的潛力。制訂和完善相關學籍管理制度,加強有關學籍管理方面的宣傳教育,例如,將學籍管理制度撰寫到學生手冊中,使學生全面了解相關知識和規(guī)定,將學籍管理制度透明化。建立健全檔案管理制度,學校對于學生檔案應做統(tǒng)一規(guī)劃,并設專門部門負責,提供檔案柜、電腦以及打印機等相關基礎設施。認真做好檔案出入記錄,務必做到有據(jù)可查,有章可循。對學生獎懲、升級降級以及學籍異動等做好及時記錄,秉持嚴謹客觀的檔案管理態(tài)度。建立監(jiān)查制度,相關督查部門應不定時對學校學籍管理工作進行監(jiān)督檢查,指出學校檔案管理工作中的不足和問題,并責令其改進和完善,進而提升學校學籍管理工作質量。
學生在教學過程中占主體地位,教師占主導地位。“師者,傳道授業(yè)解惑也”,教師不僅要教授學生書本上的知識,還要關注學生的發(fā)展問題,激發(fā)學生的學習興趣,發(fā)掘學生的學習潛力。在學籍管理方面,管理人員應轉變慣性思維和傳統(tǒng)理念,從思想上重視起來,教師要合理安排課程,給學生留出思考空間,并及時為學生答疑解惑。學生要多關注本專業(yè)培養(yǎng)目標及選課信息,勤學好問,合理分配自己的學習時間,有針對性地去學習重點難點知識,并及時向教師反饋學習效果,方便教師充分了解學生的知識掌握情況,制訂合理的教學方案。教師和學生教學相長,學生在這一過程中提高了學習效果,教師也能夠更加高效地進行學生管理。
科學、精細化的學習管理以計算機技術為基礎,面對大量的學生信息,要想實現(xiàn)科學精細化管理,離不開智能化辦公系統(tǒng)的支持。除了開展常規(guī)的學籍管理工作外,學??梢再徺I或者自主研發(fā)學籍管理系統(tǒng),學生可以登錄系統(tǒng)自行選課、查詢成績、了解培養(yǎng)目標等。學籍管理系統(tǒng)為師生帶來了便利,但是各高校的信息化程度不同,具體情況也存在較大差異。建議信息技術部門可以協(xié)助高校建設并優(yōu)化學籍管理系統(tǒng),使學籍管理真正實現(xiàn)科學化、精細化的目標。在互聯(lián)網(wǎng)技術高速發(fā)展的今天,學籍管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級是目前高校亟需解決的問題。完善學籍管理系統(tǒng)要求各高校聽從相關部門統(tǒng)一指揮,協(xié)調(diào)運轉,提高學生及教職工對學籍管理重要性的認識。要保證權責清晰,職責分明,按照規(guī)章要求規(guī)范自身行為,提升高校學籍管理系統(tǒng)的有效性。
引入先進的學籍管理系統(tǒng)后,對學籍管理人員也提出了更高要求。目前,高校里有部分學籍管理人員相對比較傳統(tǒng),不能緊跟時代的發(fā)展,不熟悉計算機辦公軟件的操作。針對這一情況,學校應對管理人員進行系統(tǒng)培訓,管理人員也要從發(fā)展角度努力學習提升自己,熟悉學校規(guī)章制度,網(wǎng)上查閱相關資料,學習優(yōu)秀的管理經(jīng)驗,不斷進行自我總結,提高自身綜合素質。第一,提升管理人員和教師素質,提高教師應聘標準,提升教師資源質量,促進高校的發(fā)展。因為成本問題,許多高校壓縮教師編制,行政部門教師身兼數(shù)職,不利于學校的長遠發(fā)展。因此,需要根據(jù)現(xiàn)實需要配備合理的教師編制數(shù)量,保證行政工作的科學性、合理性。第二,加強對學籍管理人員的培訓,多組織學籍管理人員進行專題學習,熟練掌握學籍管理相關政策及規(guī)定,結合學校實際情況,探索學籍管理的優(yōu)化方法,提高自身業(yè)務管理水平,進而提高教育質量。第三,完善用人機制,充分調(diào)動學籍管理人員的工作積極性。采用靈活用人、獎懲結合的方式,激發(fā)管理人員的工作熱情和服務意識,提升工作效率和質量。
學籍管理是學生從入學到畢業(yè)的培養(yǎng)全過程,科學、精細化學籍管理工作對學生、教師、學校具有重要的指導作用,也是高校“三風”建設的重要環(huán)節(jié)。新時代下,高校開展學籍管理工作不僅是一項挑戰(zhàn),更是走向完善的過程。應改進學籍管理手段,轉變管理理念,為學籍管理系統(tǒng)的優(yōu)化提供更大的發(fā)展空間,打造高水平的學籍管理隊伍,為實現(xiàn)教育科學化、精細化奠定堅實基礎。高校要結合自身辦學特點與現(xiàn)狀,從實際出發(fā),開展科學、精細化學籍管理,促進高校“三風”建設,構建和諧校園,提升學校的核心競爭力,為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才。