陳錦鉅

隨著信息化技術(shù)在醫(yī)院管理工作中的發(fā)展，各種各樣的信息化技術(shù)開始被應(yīng)用在檔案管理中，檔案信息化自動化是醫(yī)院檔案管理改革和創(chuàng)新的必然途徑。醫(yī)院中存在的檔案在類別上非常多，不僅包含患者的病例資料，同時也包括各種文件、科研成果和設(shè)備信息等，是醫(yī)院日常管理中非常重要的一項內(nèi)容。因此，需要分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，并且針對性地提出有效管理對策。通過有效的檔案信息自動化管理，建設(shè)和完善對應(yīng)的自動化體系，結(jié)合自動化檔案信息管理方法，能夠確保檔案信息更加有效地發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為醫(yī)院中制定各項決策、高效利用檔案信息等，都有著非常重要的實際意義。這樣不僅能夠保證醫(yī)院檔案管理能夠跟上時代發(fā)展的步伐，符合信息化社會的要求，同時也可以實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的有效管理。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人員認(rèn)知方面

當(dāng)前我國大部分醫(yī)院對于檔案管理工作沒有真正給予重視，醫(yī)院發(fā)展重心一般是醫(yī)療和服務(wù)水平的提升上，不僅在檔案管理方面的投入比較小，并且獲得的效果也比較差，歸根結(jié)底都是由于醫(yī)院對于檔案管理在認(rèn)知上存在一定不足。具體來說：第一，針對檔案管理工作沒有建立統(tǒng)一、系統(tǒng)的管理制度，醫(yī)院中實施的檔案管理工作整體上比較混亂，無法體現(xiàn)出檔案具備的真正價值[1]。第二，醫(yī)院中工作人員缺少準(zhǔn)確、及時記錄醫(yī)療信息的意識，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤記錄、不完整記錄等問題，造成檔案信息出現(xiàn)了嚴(yán)重的失真問題，造成檔案信息無法發(fā)揮出應(yīng)有價值。第三，工作人員沒有意識到自身在檔案管理工作中的責(zé)任和義務(wù)，對于檔案管理工作采取漠不關(guān)心、消極的態(tài)度，造成檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法實現(xiàn)提升。四，醫(yī)院中的一些科室領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作不重視，沒有及時地執(zhí)行醫(yī)院中關(guān)于檔案管理的各種條例，造成各種重要的醫(yī)療信息丟失、存放混亂等，導(dǎo)致醫(yī)院中的檔案管理制度流于形式。

1.2 管理團(tuán)隊方面

擁有一個專業(yè)的管理團(tuán)隊，是保證管理工作獲得一定成效的重要保障，但是根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院的實際管理情況來看，在管理團(tuán)隊的建設(shè)上還存在一定不足，具體可以體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，管理崗位的具體設(shè)置不夠合理，一些醫(yī)院并沒有將檔案管理工作看成是一項專職工作，因此在崗位安排上，一般會派遣身居多職的人員開展工作，這些人員不僅需要分散大部分精力用于處理本職工作，同時檔案管理能力也非常有限，無法真正滿足檔案管理工作要求，對于提升工作的質(zhì)量和效率非常不利[2]。第二，工作人員對于檔案管理的理論知識掌握不夠熟練，一些人員在從事檔案管理工作之前，并沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過理論知識和技能，自身掌握的檔案管理工作方法非常有限，無法真正滿足當(dāng)前醫(yī)院對于檔案管理工作的實際要求。第三，由于醫(yī)院、工作人員不夠重視檔案管理工作，管理人員自身不會積極地參與到各種培訓(xùn)中，其知識體系逐漸與檔案管理要求脫離，造成檔案信息工作無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1.3 管理模式方面

針對醫(yī)院中的檔案管理工作來說，及時對管理模式和方法進(jìn)行創(chuàng)新，也是保證管理效果的一個重要途徑。當(dāng)前醫(yī)院在管理模式方面存在的不足，主要可以體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，醫(yī)院中開展的檔案管理工作不夠規(guī)范，由于醫(yī)院層面上沒有對檔案管理工作進(jìn)行整體規(guī)劃，造成管控模式不夠完善，隨意性比較強，檔案無法按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行存放和管理，很多資料沒有集中納入到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔，集中管理模式?jīng)]有落實在實際中。第二，在自動化水平方面比較低，雖然一些醫(yī)院積極地引進(jìn)了各種現(xiàn)代化、信息化的設(shè)備和軟件，但是由于沒有建立完善的信息化管理模式，造成信息化建設(shè)無法發(fā)揮出真正作用，大量有用資料長期的沉淀[3]。第三，信息化管理模式方面還存在一定的不足，一些醫(yī)院中雖然應(yīng)用計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，但是并沒有真正掌握信息化檔案管理的精髓，僅僅是應(yīng)用這些工具對信息進(jìn)行儲存、檢索，沒有進(jìn)一步地對其他功能進(jìn)行開發(fā)，造成管理創(chuàng)新僅僅流于表面，起不到實質(zhì)性的作用。

2 醫(yī)院檔案信息自動化管理意義

2.1 為醫(yī)院整體規(guī)劃發(fā)展提供指導(dǎo)

信息化的檔案管理工作，對于醫(yī)院的整體發(fā)展，有著非常重要的指導(dǎo)作用，信息化檔案也是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)發(fā)展情況的一種體現(xiàn)，對于醫(yī)院在未來確定主要發(fā)展方向、確定下一步需要達(dá)到的規(guī)模等，都有著一定的作用。在醫(yī)院改革不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)療服務(wù)模式也隨之改變，醫(yī)院中的管理工作也開始有原本簡單的經(jīng)營形式，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和信息化管理模式上不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而醫(yī)院檔案作為醫(yī)院中非常重要的資源，是醫(yī)院管理工作中非常重要的一個組成部分，同時也是醫(yī)院改革發(fā)展的重點內(nèi)容[4]。因此，加強醫(yī)院中的信息化檔案管理工作，真正順應(yīng)時代發(fā)展的腳步，就能夠保證醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)技術(shù)水平能夠不斷提升，實現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的有效提高，為醫(yī)院帶來更好的經(jīng)濟效益、社會效益。

2.2 為醫(yī)院人員晉升發(fā)展提供參考

醫(yī)院想要實現(xiàn)更好的發(fā)展，健全和完善內(nèi)部晉升機制，為員工提供更多的晉升機會，是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的人員晉升方面，醫(yī)院晉升體系中，參與評價人員的主觀意識占據(jù)了主要部分，這就造成醫(yī)院中的晉升機制相對不夠完善，容易引起員工的不滿。而在信息化、自動化檔案信息管理模式的支持下，通過客觀的、真實的信息記錄和分析，能夠為個人晉升提供非常重要的依據(jù)。這主要是由于醫(yī)院中的檔案信息也包括科技活動和研究中形成，具備良好保存價值的圖像和文字等各種信息，其能夠真實地將每個醫(yī)療課題、工作情況記錄下來。結(jié)合信息化的檔案管理工作，這些內(nèi)容將會以更加完整、真實的形式展示出來，保證醫(yī)療技術(shù)的每一步成果、學(xué)術(shù)論文的制作和發(fā)表等都能夠體現(xiàn)在評價過程中。因此，通過信息化的檔案管理工作開展，加強信息化的檔案管理，也能夠充分調(diào)動醫(yī)院中人員的工作積極性，進(jìn)而為完善醫(yī)院內(nèi)部晉升機制提供一定支持。

2.3 為醫(yī)院高效整合信息提供支持

在以往的檔案管理工作中，一般會采用紙質(zhì)的形式記錄和保存檔案，針對醫(yī)院中一些有明確規(guī)定的檔案，如財務(wù)記錄等，需要按照要求對其進(jìn)行保存和處理。但是針對其他的醫(yī)療服務(wù)檔案信息來說，有必要采取一種有效的方式對其進(jìn)行整合和管理。而通過信息化的檔案管理工作有效開展，不僅能夠改變以往紙質(zhì)檔案管理過程中，容易出現(xiàn)的檔案損毀和遺失等問題，為檔案完整保存提供更加適合的空間和環(huán)境，確保檔案的完整性，同時也可以對檔案信息進(jìn)行有效整合，真正發(fā)揮出檔案具備的價值，發(fā)揮出檔案信息對醫(yī)療工作的支撐、指導(dǎo)和啟發(fā)作用[5]。因此，通過信息化、自動化的檔案信息管理工作，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，將檔案錄入到現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，能夠非常有效的提升檔案實際使用效率，為工作人員更加高效地開展檔案管理工作提供一定支持。此外，醫(yī)療檔案的信息化管理，還可以整合患者以往的醫(yī)療信息，實現(xiàn)對特殊案例的快速總結(jié)和評價，進(jìn)而為醫(yī)療教育提供更加真實的原始資料，為我國醫(yī)療事業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展提供一定支持。

3 醫(yī)院檔案信息自動化管理過程中存在的問題

3.1 管理理念落后

當(dāng)前我國各個醫(yī)院中的檔案信息自動化系統(tǒng)在交互性方面存在著比較嚴(yán)重的不足，這主要是由于當(dāng)前部分醫(yī)院在管理理念上相對比較落后，落實的檔案信息自動化建設(shè)工作，只是針對本醫(yī)院中獲得和收集的各項資料、檔案、數(shù)據(jù)、信息等，無法實現(xiàn)與其他醫(yī)院、國際上治療經(jīng)驗的有效交流和溝通，造成醫(yī)院中的檔案信息自動化體系成為了一座孤島。在這種情況下，不僅造成醫(yī)院中的各項數(shù)據(jù)信息，無法及時地進(jìn)行更新和完善，同時也削弱了檔案信息自動化系統(tǒng)在檔案管理方面的實際作用[6]。除了與外界的交流不夠及時以外，部分醫(yī)院中開展的檔案信息自動化管理工作，與醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療研發(fā)系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)，也沒有形成有效的勾連，造成檔案信息自動化的作用，只局限在用來查詢對應(yīng)的患者信息，無法為醫(yī)院中開展的醫(yī)療研發(fā)、疾病問診等工作提供有效數(shù)據(jù)支持，降低了檔案信息自動化管理工作的效力。

3.2 管理格局混亂

醫(yī)院中開展的檔案分類工作，是整個信息化檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是非常重要的一個步驟，需要保證實現(xiàn)醫(yī)院中的文書資料、病歷資料、圖片檔案等全部轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，才能夠更加有效地開展檔案信息自動化管理工作。但是實際上，在實際的開展過程中，還存在一定不足，造成管理格局出現(xiàn)了混亂的情況，具體來說：第一，當(dāng)前大部分醫(yī)院中開展的檔案信息自動化管理工作，依然沿用以往的檔案分類方式對檔案進(jìn)行管理，造成一些病理切片檔案、聲像檔案等分布在各個不同的部門，無法得到非常有效地整合、集中管理，失去了檔案信息自動化管理的意義，無法實現(xiàn)對醫(yī)院中檔案信息的高效管理[7]。第二，醫(yī)院中現(xiàn)有的管理格局沒有及時進(jìn)行更新和完善，無法實現(xiàn)與時俱進(jìn)，加上各項檔案信息自動化管理制度沒有真正落實在實際中，起不到約束檔案信息自動化管理行為的作用，嚴(yán)重影響了管理工作的順利開展。

3.3 能力有待提升

對于醫(yī)院中的檔案信息自動化管理工作來說，人員的專業(yè)能力和素質(zhì)是非常重要的一個部分，決定著檔案信息自動化管理工作質(zhì)量和效率。但是當(dāng)前各個醫(yī)院中負(fù)責(zé)自動化管理工作的人員，在個人素質(zhì)和專業(yè)能力上，還存在以下幾個方面的不足：第一，醫(yī)院中負(fù)責(zé)開展檔案信息自動化管理工作的人員，一般都不是專職人員，而是由護(hù)士或者是一些醫(yī)師擔(dān)任，其在專業(yè)能力上存在一定的不足，尤其是一些年紀(jì)相對較大的人員，對于自動化管理工作的具體操作不夠熟練，沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過信息技術(shù)，無法高效地開展檔案信息自動化管理工作[8]。第二，醫(yī)院中負(fù)責(zé)開展檔案信息自動化管理工作的人員，從心理上沒有對該項工作給予重視，在思想觀念上比較陳舊，依然采用以往的工作態(tài)度對待該項工作，只是將檔案信息自動化管理系統(tǒng)看作是一個存放檔案的倉庫，并沒有真正對檔案信息自動化在發(fā)揮檔案價值方面的作用進(jìn)行深入理解和有效應(yīng)用。

4 通過檔案信息自動化管理提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的措施

4.1 加強信息自動化管理理念構(gòu)建

在知識經(jīng)濟、信息化時代的發(fā)展形勢下，當(dāng)前想要通過檔案信息自動化管理工作，實現(xiàn)對醫(yī)院中檔案的有效管理，必須要秉持與時俱進(jìn)的思想，構(gòu)建出創(chuàng)新管理理念，確保醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。首先，醫(yī)院需要擁有善于將檔案信息化管理理論知識、先進(jìn)科學(xué)技術(shù)理念融合在一起的意識，保證二者能夠?qū)崿F(xiàn)相輔相成，為自動化管理工作實現(xiàn)提升提供支持。同時，在開展檔案管理工作的過程中，需要及時擺脫傳統(tǒng)理念對于檔案管理工作的束縛，積極地轉(zhuǎn)變思維模式，促使管理工作朝著開放、靈活的方向轉(zhuǎn)變，從檔案信息服務(wù)的角度，實現(xiàn)信檔案管理思維的拓展，發(fā)揮出檔案的作用，積極參與醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作的多方位延伸。以此保證能夠提升檔案信息自動化的能力和水平[9]。其次，需要創(chuàng)新檔案信息自動化管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息自動化管理模式，不斷提升醫(yī)院中管理人員對檔案信息自動化管理工作的重視程度，加大在自動化管理方面的資金投入力度，從硬件和軟件兩個方面，對現(xiàn)有的檔案信息自動化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。同時，需要準(zhǔn)確認(rèn)識檔案自動化管理系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)檔案管理工作思維模式的積極轉(zhuǎn)變，使相關(guān)人員能夠善于利用信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案中有價值信息的發(fā)現(xiàn)和挖掘，為醫(yī)院發(fā)展提供數(shù)據(jù)方面的支持。

4.2 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理格局

在檔案信息自動化管理工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的過程中，完善對應(yīng)的管理制度、規(guī)范，是非常重要的一項工作，其不僅是各項工作開展的依據(jù)，同時也是確保自動化管理工作能夠準(zhǔn)確落實在實際中的重要基礎(chǔ)。首先，需要實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理，各個科室和部門需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對自動化檔案信息進(jìn)行記錄、整理、分類以及歸檔，整理好后及時的上傳到自動化系統(tǒng)中。同時，需要對已經(jīng)歸檔的信息進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性的檢查和核對，避免出現(xiàn)信息失真的問題，降低對后續(xù)工作造成的影響[10]。同時，需要對現(xiàn)有的檔案管理工作考核制度進(jìn)行完善，實現(xiàn)對檔案信息自動化管理水平的有效保障，并且需要對各個科室和部門實施統(tǒng)一的考核，準(zhǔn)確分析在實際工作中存在的不足之處，及時的進(jìn)行完善。其次，針對檔案信息自動化管理工作標(biāo)準(zhǔn)制定來說，需要從頂層的角度制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院檔案工作辦公自動化提供支持。這就要求醫(yī)院需要站在醫(yī)院整體發(fā)展的角度，對現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善和更新，如組卷方式與格式、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則等，尤其是針對檔案整理和著錄、文件處理、考評管理等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立，需要將其與計算機軟件進(jìn)行一對一的嵌入，在信息化改造后再上線，真正搭建完整的系統(tǒng)化信息平臺。此外，在初步落實信息化平臺運行后，需要重點建設(shè)對應(yīng)的信息化、數(shù)字化和綜合化平臺，為臨床、研究等提供更加豐富的檔案資料，發(fā)揮出檔案資料的真正作用。

4.3 開展高質(zhì)量檔案信息資源整合

在信息化背景下的檔案管理工作，檔案從原本的紙質(zhì)形式變成了電子形式，并且以電子形式進(jìn)行存儲、傳遞和使用，能夠非常有效地提升信息傳遞和應(yīng)用效率，為更加有效地發(fā)揮出檔案信息價值提供了支持。因此，為了保證信息化的數(shù)據(jù)信息，能夠更好地發(fā)揮作用，當(dāng)前需要創(chuàng)建出一個質(zhì)量較高的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對信息資源的有效整合，提供更加客觀、全面、真實的檔案信息。首先，在建立數(shù)據(jù)庫之前，不僅需要考慮到信息整合后，是否符合網(wǎng)絡(luò)傳播的實際要求，同時也要積極結(jié)合管理人員在操作上的習(xí)慣，確保其能夠高效、準(zhǔn)確地對檔案信息進(jìn)行讀取和使用。這就要求在實際創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前，實現(xiàn)對檔案應(yīng)用前瞻性的充分分析，并且在創(chuàng)建完成后做好對應(yīng)的強化和維護(hù)工作，為數(shù)據(jù)信息的完整性提供一定保障[11]。其次，在信息化時代的背景下，信息量、數(shù)據(jù)量變得越來越大，在管理中出現(xiàn)的不安全因素也越來越多。因此，需要不斷地提升信息化管理的安全性，為檔案信息的保密性提供保障。這就要求需要在積極落實信息資源有效整合的同時，做好對應(yīng)的安全管理工作，提升安全意識，通過登陸身份驗證、加密等形式，實現(xiàn)對檔案安全的有效保障。同時，需要做好檔案應(yīng)用的安全管理工作，采用各種先進(jìn)的技術(shù)、管理措施，如安裝殺毒軟件、定期做好計算機漏洞補丁下載和更新等。此外，為了避免由于系統(tǒng)或者軟件出現(xiàn)問題，造成嚴(yán)重的檔案資料損失，需要做好自動化的檔案備份工作，保證檔案不會出現(xiàn)丟失的問題，為醫(yī)院更加有效地提升檔案管理工作質(zhì)量提供支持。

4.4 關(guān)注人員自動化水平素質(zhì)提升

不斷提升人員的信息化水平和素質(zhì)，也是保證檔案信息自動化管理工作獲得應(yīng)有效果的重要環(huán)節(jié)。因此，在實際的檔案管理工作中，醫(yī)院需要注重開展檔案管理人員、全體員工的信息化水平提升工作。首先，為了保證能夠建立出一個信息化水平較高、自動化管理素質(zhì)較強的全新檔案管理隊伍，需要關(guān)注醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有檔案管理人員的個人能力和素質(zhì)。積極地在醫(yī)院內(nèi)部組織和開展計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、醫(yī)院檔案信息化管理、信息設(shè)備使用和操作等方面的培訓(xùn)，同時引導(dǎo)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作人員，需要及時地參與到各種檔案信息自動化管理專題講座、外部綜合培訓(xùn)活動中。以此保證能夠不斷提升醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員的信息化水平和能力，為工作更加有效地開展提供支持。其次，需要在醫(yī)院內(nèi)部通過嚴(yán)格甄選，挑選出一些具備良好計算機基礎(chǔ)的人員，到其他醫(yī)院中進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)，吸取其他醫(yī)院的一些經(jīng)驗，取長補短，保證醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理工作信息化程度的有效提升[12]。最后，需要及時引進(jìn)一些外部的專業(yè)計算機人員、檔案管理人員，保證能夠?qū)⒆钚碌睦砟詈头椒◣氲结t(yī)院中，為醫(yī)院更加高效地開展檔案管理工作提供理論支持[13-15]。

5 結(jié)語

醫(yī)院落實檔案信息自動化管理工作，對于醫(yī)院整體管理能力的提升、信息化水平的提高等，都有著非常緊密的聯(lián)系，直接關(guān)系到醫(yī)院未來的發(fā)展。因此，醫(yī)院需要在準(zhǔn)確分析管理現(xiàn)狀和檔案信息自動化管理工作中存在的不足基礎(chǔ)上，通過提升檔案信息自動化管理意識、建設(shè)檔案信息自動化管理標(biāo)準(zhǔn)、實現(xiàn)檔案信息自動化資源整合、提升檔案信息自動化水平等方式，真正保證檔案工作朝著自動化、信息化的方向發(fā)展。只有這樣才能夠通過不斷提升醫(yī)院的檔案管理水平和質(zhì)量，保證醫(yī)院檔案管理工作更加科學(xué)合理，為醫(yī)院實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。