唐山市房地產(chǎn)交易中心 柴軍榮

近年來，國家為了穩(wěn)定房地產(chǎn)市場、保障民生需求，對市場發(fā)展進行實時監(jiān)測，并根據(jù)監(jiān)測數(shù)據(jù)推出相應(yīng)的調(diào)控政策，同時，建材企業(yè)、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)等眾多相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈條上的企業(yè)也會根據(jù)國家出臺的這些新政策適時調(diào)整發(fā)展計劃。而國家對房地產(chǎn)市場的監(jiān)測數(shù)據(jù)，大部分來源于作為監(jiān)管基礎(chǔ)和核心的房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案，另外，政府多個相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位、社會企業(yè)及個人也都需要提取該部門業(yè)務(wù)檔案作為依據(jù)。因此，提升唐山市房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，必將為國家房地產(chǎn)市場監(jiān)測提供更加翔實、可靠的數(shù)據(jù)支撐，也必將成為助力本市政務(wù)服務(wù)發(fā)展的重要抓手。

一、房產(chǎn)交易部門建立業(yè)務(wù)檔案的意義

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案是詳細記載房屋初始登記及轉(zhuǎn)移登記前歷史階段的檔案，具有極強的公信力度。該類檔案以文字、數(shù)字、圖表、聲像等形式記錄房屋信息，保留了房屋相關(guān)企業(yè)和個人的印章、簽名、手紋、影像、身份等信息，具有極強的法律效力，對于房屋所有者、使用者、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)甚至國家都具有十分重要的現(xiàn)實意義。

（一）確保房屋面積等相關(guān)物理信息數(shù)據(jù)真實有效

為確保房屋面積數(shù)據(jù)真實有效，國家實行了房產(chǎn)預(yù)、實測繪成果備案制，房產(chǎn)交易部門對房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)委托測繪企業(yè)完成的房屋面積測繪成果進行核實備案并存檔備查，同時存儲相關(guān)土地、規(guī)劃、建筑、圖紙、預(yù)售等信息，以防止房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)和測繪企業(yè)弄虛作假、給國家和購房者造成損失。

（二）確保房地產(chǎn)開發(fā)項目如期交付、購房者權(quán)益不受侵害

國家實行的商品房預(yù)售資金監(jiān)管制度有效防止了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對開發(fā)項目盲目擴張開發(fā)，導(dǎo)致資金鏈斷裂，企業(yè)跑路，項目延期交付甚至爛尾等問題發(fā)生，給國家和購房者造成損失。當(dāng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對所開發(fā)項目出現(xiàn)資金撥付問題時，通過查詢商品房預(yù)售資金監(jiān)管檔案，可直接了解預(yù)售監(jiān)管資金撥付及使用情況，制定有效解決措施，立即責(zé)令進行整改，確保項目如期交房。而房產(chǎn)交易資金托管則為買賣雙方均提供了權(quán)益保障。

（三）保護房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、購房人及承租人權(quán)益

新建商品房預(yù)售及現(xiàn)售備案、房屋租賃備案等制度是有效遏制一房多賣、一房多租等違法行為，保障當(dāng)事人權(quán)益的重要措施，也是一項最具中國特色的房屋交易機制，其檔案查詢頻率高，利用價值大。

（四）為涉法違紀涉訴案件提供依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案能夠為公檢法部門提供有效的法律依據(jù)，為紀檢部門辦理違紀案件提供有力證據(jù)和可靠保障，還能為信訪部門提供佐證材料和數(shù)據(jù)支撐，便于上述部門公正執(zhí)法，提高辦案效率，保護當(dāng)事人權(quán)益，依法懲治違法犯罪，維護社會公平。

二、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

（一）房產(chǎn)測繪成果備案檔案

包含房產(chǎn)測繪報告、房產(chǎn)測繪成果備案、房產(chǎn)測繪成果變更等相關(guān)材料檔案。

（二）資金監(jiān)管檔案

包含商品房預(yù)售資金監(jiān)管和存量房（二手房）資金托管兩項內(nèi)容，其中商品房預(yù)售資金監(jiān)管包含商品房預(yù)售資金監(jiān)管銀行備案及變更、商品房預(yù)售資金監(jiān)管協(xié)議、工程進度節(jié)點審批、預(yù)售監(jiān)管資金提取審批、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及項目變更、資金監(jiān)管賬戶凍結(jié)及解凍等檔案；存量房（二手房）資金托管包含存量房（二手房）資金托管協(xié)議及變更、補充協(xié)議及當(dāng)事人相關(guān)信息等檔案。

（三）房產(chǎn)交易備案檔案

包含新建商品房預(yù)售及現(xiàn)售備案、新建經(jīng)濟適用住房買賣備案、存量房（二手房）轉(zhuǎn)讓備案、經(jīng)濟適用住房轉(zhuǎn)商品房、舊公房出售、房屋租賃備案、在建工程抵押備案、現(xiàn)房抵押備案等檔案。

（四）涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封、信訪檔案

包含涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封（含續(xù)封及解封）、紀檢查詢、信訪等檔案。

三、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案的主要特點

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案作為房地產(chǎn)檔案的一個重要組成部分，具有以下特點：

（一）保存內(nèi)容豐富

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案涵蓋從房屋雛形建立到二手房轉(zhuǎn)讓階段的所有業(yè)務(wù)辦理形成的檔案，保存內(nèi)容相當(dāng)豐富。

（二）數(shù)量多

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案具有動態(tài)性，每天隨著各項業(yè)務(wù)的辦理都會形成大量檔案，因此，所需存儲的檔案數(shù)量較多。

（三）隱私性強

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案一般涉及企業(yè)和個人信息，如企業(yè)證明材料、法人信息、資金情況等，個人身份、婚姻狀況、家庭、公證等信息，如果不加限制地向社會公開，造成企業(yè)和個人隱私的泄露，會造成涉法涉案涉訪等諸多隱患。

（四）利用價值大范圍廣

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案一是可以為國家對房地產(chǎn)市場監(jiān)測提供有力數(shù)據(jù)支撐，如房地產(chǎn)市場監(jiān)測、房屋租賃市場監(jiān)測等；二是可以為政府相關(guān)部門和單位提供可靠依據(jù)，如稅務(wù)部門辦理相關(guān)稅收、不動產(chǎn)部門辦理不動產(chǎn)登記、公安部門辦理暫住證、市場監(jiān)督管理部門辦理營業(yè)執(zhí)照等；三是可以為企業(yè)和個人提供查詢，如房屋套數(shù)、產(chǎn)權(quán)人、備案時間等。檔案利用價值大，涉及范圍廣。

（五）查詢頻率高

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案查詢頻率較高，日常主要集中在法院、紀檢等辦理涉法涉案案件，以及企業(yè)、個人辦理業(yè)務(wù)提供相關(guān)依據(jù)進行的查詢等。

四、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）檔案室配置低、管理不規(guī)范，存儲場地不足

多年來，由于房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案大多為過渡檔案，存儲時限比較短，僅限于登記、存儲、查詢等，而隨著房屋辦理產(chǎn)權(quán)登記會進行提取或移交，所以該部門對檔案室的設(shè)施、設(shè)備、場地、人員配置較低，管理規(guī)范限度不高。檔案室一般僅配置了最原始的溫、濕度計、消防器材；檔案柜還沿用原始的鐵皮卷柜，甚至有些還保存在開放式的檔案架上，防塵、防霉、防蛀標準要求不高；場地狹窄、密閉性差；管理人員短缺，文化和專業(yè)管理水平不高。

近年來，隨著房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展，新建商品房及存量房轉(zhuǎn)讓成交量逐年大幅增加，另外，房產(chǎn)交易部門近年來隨著業(yè)務(wù)的拓展，又新增加了大量房產(chǎn)測繪成果備案、商品房預(yù)售資金監(jiān)管、舊公房出售等檔案，檔案數(shù)量急劇上升，檔案庫房雖多次擴容，仍不能滿足源源不斷增長的檔案存放要求，存儲場地嚴重不足，檔案管理工作變得越來越繁重。

（二）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案重復(fù)保存造成浪費

2017年4月，按照國家整合不動產(chǎn)登記職責(zé)要求，唐山市房產(chǎn)交易與登記業(yè)務(wù)歸屬部門進行了分割，房產(chǎn)登記部門從住建部門劃歸至自然資源部門管理，新成立的不動產(chǎn)登記部門不再要求房產(chǎn)交易部門將原來定期移交的新建商品房及現(xiàn)房買賣備案、存量房交易備案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案進行移交，而受兩部門信息共享發(fā)展進程限制，房產(chǎn)交易部門無法實時掌握這部分檔案的利用價值，所以無法進行及時銷毀，造成重復(fù)存儲，在人力、物力、財力、場地等方面造成極大浪費。

（三）檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)進程緩慢

由于房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，原始的管理模式早已不能滿足需求，因此，近年來該部門開發(fā)了數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)，但因所需資金投入較大、業(yè)務(wù)不斷拓展、管理人員短缺等因素，其發(fā)展進程比較緩慢，致使大量老舊檔案尚未實現(xiàn)信息錄入，查詢查找困難仍然較大。另外，由于檔案數(shù)量增速較快，社會查詢利用范圍廣、頻率高，建立電子檔案，提升檔案管理利用效能亟待加速。

（四）檔案信息共享率不高

近年來，國家提出促進政務(wù)服務(wù)跨地區(qū)、跨部門、跨層級數(shù)據(jù)共享要求，但進展卻不是很快，盡管唐山市在辦理存量房（二手房）交易業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已實現(xiàn)了稅務(wù)和不動產(chǎn)登記部門的信息共享、聯(lián)合辦公，但其他大部分業(yè)務(wù)的辦理還都停留在各部門使用各部門的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)對接工作基本尚未列入日程，因此，檔案數(shù)據(jù)信息共享率不高。

（五）檔案專業(yè)管理人員短缺

目前，房產(chǎn)交易部門檔案管理人員一般都年齡較大，文化水平參差不齊，對檔案管理工作認識不夠，管理水平不高，其中具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的工作人員更是少之又少，因此，必須加快檔案業(yè)務(wù)管理人員隊伍建設(shè)，加強人員培訓(xùn)，不斷提高人員思想道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升管理能力和水平，以緩解檔案專職管理人員嚴重短缺問題。

五、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用現(xiàn)狀及存在的問題

（一）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用現(xiàn)狀

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案因其具有極高的社會公信力和法律效力，日常查詢量大，利用率高。

1.為公檢法紀檢信訪部門提供依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案室設(shè)立專門查詢窗口，日常要接待大量公檢法紀檢信訪部門房屋查詢業(yè)務(wù)，調(diào)取匯總相關(guān)檔案，并提供材料復(fù)印件。

2.為企業(yè)和個人提供房屋信息依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案室日常的主要查詢工作是為企業(yè)提供所需信息；為個人提供本人及其親屬的房屋信息查詢服務(wù)，了解本人房屋信息，為其提供辦理其他相關(guān)業(yè)務(wù)依據(jù)。

3.為辦理新建商品房退房手續(xù)提供依據(jù)

購買的新建商品房出現(xiàn)房屋質(zhì)量、個人重大變故等問題需要退房時，房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案同樣提供辦理依據(jù)。

（二）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用存在的問題

1.完成初始和轉(zhuǎn)移登記的房屋交易備案檔案失去利用價值

因不動產(chǎn)登記部門在辦理房屋初始登記時需房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)或個人提供新建商品房及現(xiàn)房買賣備案檔案信息，辦理轉(zhuǎn)移登記時需房屋所有企業(yè)或個人提供存量房交易備案檔案信息，初始和轉(zhuǎn)移登記完成后，不動產(chǎn)登記部門均對上述檔案信息進行存儲，故房產(chǎn)交易部門這部分檔案已失去保存和利用價值。

2.未錄入數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)的老舊檔案查找利用困難

由于早期房地產(chǎn)市場管理不規(guī)范、個人對房屋登記認識不夠等原因，造成有些房地產(chǎn)項目入住多年，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)或個人仍未能辦理房屋產(chǎn)權(quán)登記，而房產(chǎn)交易部門保存著大量這樣的老舊檔案，一直不能提取、移交或銷毀。而受檔案管理人員短缺、前期檔案管理不規(guī)范、財力支持不夠等原因影響，這部分檔案也一直未能錄入數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)，甚至好多仍未建立電子檢索查詢目錄，因此查詢利用相當(dāng)困難，有時要耗費大量人力和時間。

3.數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)不完善，利用效率不高

數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)開發(fā)利用時間不長，各項功能尚不完善，存儲信息也不全面，存儲、查詢、利用都受到一定限制。

4.電子檔案發(fā)展緩慢，查詢利用仍耗時費力

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，電子檔案成為檔案管理的必然趨勢，但房屋電子檔案發(fā)展緩慢，至今仍未實質(zhì)性進入普及階段，因此，房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案仍需保存紙質(zhì)材料，這就使得查找利用耗時費力。

5.與相關(guān)房產(chǎn)子系統(tǒng)及相關(guān)部門和單位信息系統(tǒng)未建立互聯(lián)互通，檔案信息提取受限

與相關(guān)房產(chǎn)子系統(tǒng)及相關(guān)部門和單位信息系統(tǒng)未建立互聯(lián)互通，仍需耗費人力進行紙質(zhì)檔案收集、運送、整理、掃描、立卷、歸檔、查詢、查找、利用；相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位辦理業(yè)務(wù)時不能實時提取利用所需房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案信息，服務(wù)效能受限。

六、提升房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，助力唐山市政務(wù)服務(wù)發(fā)展的對策

（一）加強檔案業(yè)務(wù)管理人員隊伍建設(shè)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案是重要的房地產(chǎn)檔案，必須要有一支過硬的檔案管理人員隊伍進行管理。一是要加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想認識、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平；二是要輸入和培養(yǎng)一批具有檔案管理專業(yè)中級以上職稱的技術(shù)骨干，不斷提高管理水平，創(chuàng)新管理模式，引入先進的軟硬件，使檔案管理和利用盡快達到現(xiàn)代化管理水準。

（二）加大房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理投入

唐山市房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案管理目前尚處在初級管理水平，人員、場地、軟硬件設(shè)施備案均不標準、不完善、不規(guī)范，急需加大財政投入，擴容增效，配備充足的存儲場地，開發(fā)完善的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，建設(shè)高標準的查詢利用空間。

（三）加快推進數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)

先將房產(chǎn)交易部門所有業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進行整合，逐步實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)辦理全程無紙化電子存儲、網(wǎng)上審批。加快推進數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的互聯(lián)互通，未來要實現(xiàn)房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理。

（四）協(xié)調(diào)房產(chǎn)交易與不動產(chǎn)登記部門建立檔案共享利用機制

政府要協(xié)調(diào)房產(chǎn)交易與不動產(chǎn)登記主管部門，建立兩部門檔案共享利用機制，使不動產(chǎn)登記部門在辦理初始登記時直接在房產(chǎn)交易部門提取新建商品房及現(xiàn)房備案檔案信息；辦理轉(zhuǎn)移登記時直接提取存量房交易備案檔案信息。房產(chǎn)交易部門在辦理新建商品房備案、存量房交易備案、房屋租賃備案等房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)時，直接在不動產(chǎn)登記部門提取房源等信息進行核驗。

（五）協(xié)調(diào)聯(lián)動各相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位建立互聯(lián)互通、信息共享機制

可以探討以樓盤表為基礎(chǔ)框架，搭建完善的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺。一是協(xié)調(diào)聯(lián)動相關(guān)部門和單位，制定切實可行的互聯(lián)互通、信息共享方案和措施標準；二是相關(guān)部門和單位各自整合相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，達到互聯(lián)互通軟硬件要求； 三是實現(xiàn)全部信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，信息實時傳送、利用；四是建立起集房屋面積為基礎(chǔ)的物理信息、交易備案、轉(zhuǎn)讓、不動產(chǎn)登記、租賃、抵押、金融、公積金、公共維修基金、水、暖、電、氣等為一體的房屋全面信息的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺。

七、總結(jié)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理和利用需要開拓創(chuàng)新、不斷發(fā)展，才能滿足社會進步的需要，才能滿足各相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門的需要，才能滿足百姓對便利生活的需要，因此，大力提升房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，盡早實現(xiàn)包含房屋全面信息的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺的運用，必將助力本市本省乃至國家政務(wù)服務(wù)快速發(fā)展。房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理和利用未來發(fā)展前景可期，需要下大力氣進一步深入探索。