□ 文/周 彤 姜素蘭 徐瑩鈺

近年來(lái)，隨著數(shù)字中國(guó)建設(shè)不斷取得新進(jìn)展，檔案管理工作都在向著數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理發(fā)展。2020 年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中新增“檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)容，首次明確了電子檔案的法律效力，并且對(duì)電子檔案管理、檔案數(shù)字化以及推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等都作出了規(guī)定[1]。同時(shí)，《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》提出“深入推進(jìn)智慧教育”，檔案工作的信息化建設(shè)成為高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智慧校園建設(shè)的重要組成部分。各高校檔案部門(mén)都面臨著檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型、“單軌制”管理、智慧化利用等方面的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升高校檔案工作的質(zhì)量，成為高校信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中亟須解決的問(wèn)題。

高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題

第一，社會(huì)認(rèn)知度低，檔案從業(yè)人員認(rèn)同感缺乏。檔案工作由于地位特殊，作用獨(dú)特，且難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，社會(huì)各界普遍存在對(duì)檔案工作不夠重視的情況。也正由于社會(huì)重視程度不夠，檔案從業(yè)人員普遍存在自我認(rèn)同感缺乏、職業(yè)前景黯淡等問(wèn)題，種種原因造成了高校檔案隊(duì)伍難以吸引高素質(zhì)人才加入的窘境。

第二，檔案人員能力不足，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：目前檔案行業(yè)普遍存在編制短缺、專(zhuān)業(yè)人才少、檔案人員流動(dòng)性大、上升渠道窄、人員老化、業(yè)務(wù)能力弱等問(wèn)題[2]。在高校中也存在檔案工作沒(méi)有技術(shù)難度、檔案管理工作僅僅是“將檔案裝進(jìn)盒子里”的刻板印象，甚至將檔案部門(mén)看作“養(yǎng)老場(chǎng)所”，配置的人員都是一些年紀(jì)偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)落后的人員，導(dǎo)致檔案部門(mén)人員類(lèi)型單一、信息技術(shù)適應(yīng)能力薄弱、工作效率低下。此外，一些高校檔案部門(mén)普遍存在兼職檔案人員的情況，這些兼職檔案員多為其他部門(mén)人員兼任，不能全身心投入到檔案工作當(dāng)中；同時(shí)，多數(shù)兼職人員并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案技能培訓(xùn)，只掌握收集、整理技能。

第三，檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)教育不到位，缺乏專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。目前，國(guó)內(nèi)開(kāi)設(shè)檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的高校僅有33 所，且以本科教育為主，高層次檔案人才培育較為缺乏。教學(xué)內(nèi)容方面，多數(shù)院校一直開(kāi)設(shè)傳統(tǒng)的檔案管理課程，部分專(zhuān)業(yè)課程的教學(xué)內(nèi)容存在滯后的情況，且教學(xué)多以理論學(xué)習(xí)為主，學(xué)生的實(shí)踐學(xué)習(xí)嚴(yán)重不足。此外，高校檔案人員參加工作后，很少能有機(jī)會(huì)接受在職業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案人員難以獲得專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，影響了檔案部門(mén)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升。

信息化建設(shè)背景下檔案工作的特點(diǎn)

檔案信息化管理是指在信息化背景下，借助人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，使檔案管理工作更加便捷化、高效化。在檔案信息化背景下，檔案館建設(shè)正朝著數(shù)字化、智能化、智慧化的方向發(fā)展，新技術(shù)的注入也使得高校檔案工作較以往有很大不同。

第一，檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化。檔案內(nèi)容數(shù)字化有兩層意義：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，即“存量檔案數(shù)字化”，是利用各類(lèi)現(xiàn)代化技術(shù)將紙質(zhì)檔案做數(shù)字化處理，使其轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式的檔案；二是原生數(shù)字文件的檔案化，即“增量檔案電子化”，是高校檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)，如教務(wù)處、學(xué)生處、科研處、人事處等，密切配合，完成單套制接收、管理。

第二，檔案管理智能化。信息化建設(shè)背景下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需要具備異構(gòu)采集、協(xié)同工作、智能管理、數(shù)據(jù)巡檢、證據(jù)溯源、安全保存等功能，持續(xù)維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性，保障電子檔案的法律效力。

第三，檔案利用智慧化。信息化建設(shè)背景下，高校檔案工作的重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)向管理和利用，更多地采用內(nèi)容挖掘、數(shù)據(jù)分析、可視化呈現(xiàn)等大數(shù)據(jù)技術(shù)，提供主動(dòng)推送和智能化服務(wù)，快速、高效滿(mǎn)足檔案利用需求等。

第四，檔案服務(wù)個(gè)性化。高校師生的個(gè)人檔案信息，如錄取信息、成績(jī)單等，屬于《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》保護(hù)范圍。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化之后，高校檔案部門(mén)可以通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為師生的檔案信息利用需求提供個(gè)性化的一對(duì)一精準(zhǔn)服務(wù)。

信息化建設(shè)背景下高校檔案人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

第一，需要具備良好的政治素質(zhì)。檔案人員要積極擔(dān)負(fù)起自己的使命：“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”，在互聯(lián)網(wǎng)信息飛速發(fā)展的今天，更需要高校檔案人員具備良好的政治素養(yǎng)，在熟練掌握檔案相關(guān)規(guī)定的同時(shí)，做好各方面檔案工作，助力學(xué)校學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、隊(duì)伍建設(shè)工作。

第二，需要具備良好的檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案工作模式下，檔案人員根據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程“收集、整理、鑒定、裝訂、上架、入庫(kù)、編制檢索目錄”即可完成工作，整體操作難度不大。信息化建設(shè)背景下，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化管理已經(jīng)成為檔案工作的必然趨勢(shì)。因此，高校檔案人員不僅需要掌握扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，而且也需要具備較強(qiáng)的檔案綜合業(yè)務(wù)能力，熟練掌握新環(huán)境下的檔案業(yè)務(wù)流程，尤其是提升信息化建設(shè)背景下大量畢業(yè)生檔案利用需求的效率和質(zhì)量。

第三，要熟練掌握信息技術(shù)。人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用在高校檔案工作中，新技術(shù)的應(yīng)用要求高校檔案人員具備吸納應(yīng)用新知識(shí)、適應(yīng)新系統(tǒng)的能力，從而適應(yīng)檔案電子化管理、智慧化利用的工作需求。

第四，要具有足夠的創(chuàng)新和實(shí)踐能力。優(yōu)秀的檔案人員應(yīng)當(dāng)具有提出問(wèn)題、分析問(wèn)題并解決問(wèn)題的能力，要勇于開(kāi)拓創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)和管理模式。高校檔案人員要充分意識(shí)到檔案工作的目的和價(jià)值，主動(dòng)作為，充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，善于將檔案信息轉(zhuǎn)化為本校發(fā)展需要的信息，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

信息化建設(shè)背景下加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的舉措

1.加強(qiáng)檔案宣傳工作，提升服務(wù)能力

第一，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳。一方面，提升各部門(mén)工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，從各方面擴(kuò)大檔案工作的影響力，提高檔案工作的認(rèn)同感；另一方面，提高高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和認(rèn)可，從而為檔案事業(yè)提供各方面的支持，吸引更多高素質(zhì)人才投身于高校檔案工作。

第二，切實(shí)發(fā)揮檔案在黨性教育中的現(xiàn)實(shí)作用。以高校檔案館為主體，探索和實(shí)踐“檔案文化”向“檔案教育”的新路徑。

第三，提升檔案服務(wù)能力。隨著高校校史館的開(kāi)放，各校的檔案工作漸漸不再滿(mǎn)足于被動(dòng)地收藏保存，檔案人要走到前臺(tái)，開(kāi)始主動(dòng)服務(wù)，挖掘?qū)W科、專(zhuān)業(yè)、教師等的重要信息資源，開(kāi)發(fā)體現(xiàn)學(xué)校特色的編研資料，宣傳高校歷史，弘揚(yáng)育人精神，服務(wù)高校教育教學(xué)改革，并面向社會(huì)提供信息服務(wù)。

2.加強(qiáng)教育引導(dǎo)，提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

第一，完善檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)教育。高校在檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)內(nèi)容設(shè)置上，要緊跟時(shí)代的步伐，優(yōu)化課程設(shè)置，增加“信息管理系統(tǒng)”“電子文件管理”“數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)”等課程。在教學(xué)定位上，根據(jù)各培養(yǎng)單位實(shí)際情況，適當(dāng)增加檔案學(xué)碩士、博士等高層次學(xué)科人才的設(shè)置。

第二，構(gòu)建“檔案實(shí)訓(xùn)基地”平臺(tái)。積極發(fā)揮高校檔案館的樞紐作用，建設(shè)由檔案主管部門(mén)主導(dǎo)，高校檔案館、教育部門(mén)與高校檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)等多方合作的“檔案實(shí)訓(xùn)基地”平臺(tái)，積極探索“校政企”聯(lián)合培養(yǎng)的教學(xué)模式，為檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)生提供實(shí)習(xí)場(chǎng)所，創(chuàng)造實(shí)踐學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手實(shí)踐能力。

第三，鼓勵(lì)開(kāi)展檔案崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育。鼓勵(lì)開(kāi)展崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案信息化專(zhuān)業(yè)技能教育。一方面，縮短檔案崗位入職人員的適應(yīng)周期，快速提升專(zhuān)業(yè)技能；另一方面，有利于老員工對(duì)新檔案知識(shí)的吸收和技術(shù)的掌握，有利于檔案業(yè)務(wù)的精進(jìn)，從而提升整個(gè)檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。與此同時(shí)，精細(xì)化的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，能夠幫助檔案人員更好掌握檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案工作更加合理高效。

3.完善檔案管理機(jī)制，激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力

第一，完善人才引進(jìn)機(jī)制，做到“精準(zhǔn)引才”。一是從實(shí)際出發(fā)，對(duì)高校檔案部門(mén)實(shí)際工作量進(jìn)行評(píng)估與分析，明確實(shí)際人才需求，從而有針對(duì)性地引進(jìn)人才，同時(shí)可以應(yīng)對(duì)檔案部門(mén)機(jī)構(gòu)改革后遺留的編制短缺問(wèn)題。二是在引進(jìn)人才時(shí)要做好相關(guān)的審查工作，堅(jiān)持以專(zhuān)業(yè)技能為導(dǎo)向，把思想品德、個(gè)人能力等都納入評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)[3]，以公開(kāi)招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗的形式選拔人才，確保招錄的是業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識(shí)體系完善、德才兼?zhèn)涞膶?zhuān)業(yè)人才。

第二，完善崗位監(jiān)督考核機(jī)制，做到“合理晉升”。崗位上升渠道不通暢是阻礙檔案行業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要問(wèn)題，對(duì)此，高校應(yīng)當(dāng)完善崗位監(jiān)督考核機(jī)制，并將考核結(jié)果運(yùn)用到崗位評(píng)聘工作中。在高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，完善崗位監(jiān)督考核機(jī)制的第一步是建立完善的檔案工作評(píng)價(jià)體系，對(duì)評(píng)價(jià)體系內(nèi)的各項(xiàng)指標(biāo)盡量做到量化、細(xì)致，便于在調(diào)整部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)任干部時(shí)根據(jù)該評(píng)價(jià)體系優(yōu)先考慮表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，讓檔案人員有努力晉升的“奔頭”。該措施也有利于檔案人員時(shí)刻反省自身，有針對(duì)性地提高自身的素質(zhì)。

第三，完善崗位獎(jiǎng)懲機(jī)制，做好“用心留才”。無(wú)論是任何行業(yè)，能夠長(zhǎng)久發(fā)展的關(guān)鍵就是具有嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲機(jī)制。因此，高校想要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，必須要制定有效可行的激勵(lì)措施[4]。一是在政治上進(jìn)行激勵(lì)，做到“事業(yè)留人”，適應(yīng)檔案人員的職業(yè)發(fā)展需要，提拔優(yōu)秀檔案人才，為檔案人員提供足夠成長(zhǎng)空間。二是在思想上進(jìn)行激勵(lì)，做到“感情留人”，關(guān)注檔案人員的心理變化，經(jīng)常溝通增進(jìn)感情，為他們營(yíng)造一種溫暖、舒適、充滿(mǎn)正能量的工作氛圍。三是在生活上進(jìn)行關(guān)懷，進(jìn)一步出臺(tái)相關(guān)保障政策和制度，切實(shí)解決檔案人員的生活保障、身心健康等方面的實(shí)際問(wèn)題，使其安心本職工作、盡快成長(zhǎng)，做到“待遇留人”。四是在工作上給予激勵(lì)，主動(dòng)幫助檔案人員克服工作中的難處，鼓勵(lì)他們敢于嘗試創(chuàng)新，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，發(fā)揮他們的才能。五是需要建立明確的懲罰機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)不積極、缺乏行動(dòng)力的檔案人員進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)教育和經(jīng)濟(jì)處罰，從而提高檔案人員的工作責(zé)任感和積極性。

信息化建設(shè)背景下，高校傳統(tǒng)檔案管理模式改革勢(shì)在必行下，增強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)才是促進(jìn)檔案行業(yè)蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著高校檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)、新技術(shù)與新設(shè)備的廣泛應(yīng)用，高校檔案部門(mén)更加需要組建高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的活力和力量。