梁山縣生態(tài)環(huán)境保護綜合執(zhí)法大隊 董志軍

環(huán)保檔案具有記錄環(huán)保事業(yè)發(fā)展歷史、研究環(huán)保事業(yè)未來發(fā)展方向等作用，在環(huán)保事業(yè)中占據著重要地位。我國環(huán)保形勢較為嚴峻，只有綜合分析環(huán)保檔案的特點、科學開展檔案管理工作才能夠促進環(huán)保事業(yè)的發(fā)展。

一、環(huán)保檔案概述

環(huán)保檔案即環(huán)境保護檔案，指的是中央環(huán)保機構與地方環(huán)保機構在環(huán)境管理、監(jiān)測等環(huán)境保護活動中直接形成的，具有價值的文字、聲像以及圖表等歷史記錄[1]。根據環(huán)保檔案的內容可以將環(huán)保檔案分為環(huán)境管理檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、自然保護檔案、污染源調查與環(huán)境污染及防治檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案、綜合性檔案、外事檔案、環(huán)境科學研究檔案、宣傳教育檔案等類型。

二、環(huán)保檔案的特點

相比于其他檔案，環(huán)保檔案較為特殊，其來源較廣、數量較大、分散性強，且具有較強的時間性、專業(yè)性、外業(yè)性。

（一）來源廣

環(huán)保檔案是在各種環(huán)境保護活動當中直接形成的，而環(huán)境保護活動是針對環(huán)境污染的。環(huán)境污染指的是在環(huán)境當中排放了某種物質或能量，且這些物質的量超過了環(huán)境的自凈能力，導致環(huán)境質量不斷下降，會對生態(tài)系統造成嚴重威脅[2]。而環(huán)境保護指的是人們?yōu)榱私鉀Q現存或可能會出現的環(huán)境問題、改善環(huán)境質量而采取的各類活動。環(huán)境保護手段多樣，不僅包括法律手段、行政手段，也包括經濟手段、宣傳教育手段等。且環(huán)境當中的污染源與污染物較多，所以環(huán)境保護工作會涉及各個領域甚至每個人，具有較強的綜合性。而環(huán)境保護活動的綜合性也導致環(huán)保檔案存在來源廣、數量較多等特點。

（二）時間性

環(huán)境污染物的產生與排放不是一成不變的，而是隨著時間的變化而變化。例如，工廠生產過程中排放的污染物會出現濃度與種類的變化。且河流存在枯水期、豐水期以及潮汛期等不同階段，所以污染物的濃度也會不斷變化。其次，在氣象條件不斷變化的過程中，同一污染物會產生不同的濃度。此外，交通噪聲的強度也會隨著交通量的變化而變化。在環(huán)保工作中開展污染防治就是為了減少污染物的排放，降低污染強度，而在不同時間內的工作強度不同，所以環(huán)保檔案也具有一定的時間性。即某一時間段的環(huán)保檔案只能反映某一時間段的環(huán)境污染情況，并不能反映其他時期的污染情況。

（三）專業(yè)性

環(huán)保檔案是在環(huán)境保護活動中形成的，真實記錄了環(huán)境保護活動的時間、手段等內容，其內容是環(huán)保領域中的特定內容，所以其內容具有較強的專業(yè)性[3]。且環(huán)境保護工作具有特定的程序以及規(guī)律，所以環(huán)保檔案的形成也具有較強的專業(yè)性。

（四）外業(yè)性

大多數環(huán)境保護活動都屬于室外活動，例如環(huán)境監(jiān)測等，所以大多數環(huán)保檔案都是在外業(yè)作業(yè)中形成的，因此環(huán)保檔案具有較強的外業(yè)性。

（五）數值性

從某種角度來看，環(huán)境污染指的是人們在自然環(huán)境中排放了大量的污染物質，且這些污染物質的濃度與數量較多，會威脅到人們的身體健康，影響到生態(tài)系統平衡發(fā)展的現象。這就說明污染物是否會對自然環(huán)境造成破壞有一個界限值。在環(huán)保工作中，工作人員需要對這一界限值進行深入研究，并根據這一界限值制定環(huán)保標準、判斷環(huán)境污染物的濃度。因此，相比于其他檔案，環(huán)保檔案不僅詳細記錄了各類環(huán)境保護活動，也記錄了環(huán)境保護中的各項數值，因此環(huán)保檔案具有較強的數值性[4]。

（六）空間性

無論是污染物還是污染因素都會受到水、空氣等介質的影響，便會出現流動、稀釋等情況。且污染物與污染因素的穩(wěn)定性和擴散性會受到其污染性質的影響。所以，不同空間當中的污染物會呈現出不同的強度和濃度。一般情況下，污染源附近區(qū)域的污染情況較為嚴重。從這一點可以看出，工作人員不能只根據某一點的環(huán)境監(jiān)測結果分析這一區(qū)域的環(huán)境質量，需要根據污染物的空間分布特點制訂科學合理的環(huán)境監(jiān)測計劃，做好環(huán)境監(jiān)測點的布設工作，之后再綜合分析環(huán)境監(jiān)測數據，從而增強環(huán)境質量評估的客觀性與全面性。而這也導致環(huán)保檔案具有較強的空間性，即特定的環(huán)保檔案只能反映某一點或某一區(qū)域的環(huán)境情況，不能反映整體的環(huán)境情況。

（七）動態(tài)性

環(huán)保檔案屬于歷史記錄，需要真實記錄不同時期的環(huán)境保護活動，不能隨意更改和涂抹檔案內容。所以檔案管理人員需要保障環(huán)保檔案的真實性，確保檔案內容與實際活動具有較高的一致性，從這一點來看環(huán)保檔案具有不變性等特點。但是大多數環(huán)保檔案不僅記錄了環(huán)境保護活動的情況，也反映了某一區(qū)域的環(huán)境質量情況與環(huán)境對象，無論是環(huán)境質量情況還是環(huán)境對象都具有動態(tài)變化的特點，例如污染物的排放量以及濃度會不斷變化。因此，需要定期監(jiān)測環(huán)境質量情況與污染物的濃度變化情況，并將監(jiān)測結果添加在檔案當中，所以環(huán)保檔案具有動態(tài)性的特點。其次，之前的環(huán)保檔案數據可能無法反映現在的環(huán)境狀況，所以需要通過規(guī)范化的程序進行檔案內容的更改，從而增強檔案內容的真實性與客觀性，這導致環(huán)保檔案具有補充性的特點。

（八）存在污染因素

環(huán)境具有較強的復雜性，環(huán)境污染是各種污染物造成的，因此需要綜合分析各種污染物的綜合效應。而環(huán)保檔案需要客觀記錄造成環(huán)境污染的各種污染物。

三、環(huán)保檔案特點對檔案管理的影響

（一）來源廣對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的來源較廣、數量較多，分散性強，因此環(huán)保檔案管理人員需要根據環(huán)保檔案的內容科學設置一級類目。首先，做好環(huán)保檔案的處理工作。環(huán)保檔案管理的基本思想是根據不同檔案之間的聯系，將有聯系的檔案文件放置在一起，但不能將沒有聯系的檔案文件隨意拼湊在一起，因此檔案管理人員需要根據在環(huán)境保護領域中形成的環(huán)保檔案內容設置一級類目[5]。其次，做好環(huán)保檔案的分類工作。環(huán)境保護活動包括多種類型，例如環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境管理、環(huán)境工程建設、環(huán)境污染防治等，所以檔案管理人員需要根據環(huán)境保護活動的類型將環(huán)保檔案劃分為多種類型，如環(huán)境監(jiān)測檔案、環(huán)境管理檔案等，也可以設置其他類目，如核輻射檔案等，增強檔案管理工作的針對性。再次，環(huán)境保護機構需要綜合分析自身的環(huán)境保護職能，明確所需要開展的環(huán)境保護活動，并根據實際情況設置環(huán)保檔案的類目。環(huán)保檔案的分散性相對較強，不僅需要對環(huán)保檔案進行統一管理，也需要對環(huán)保檔案進行分類管理，從而為環(huán)保檔案的查詢與利用提供便利。此外，為了實現環(huán)保檔案的共享，各個地區(qū)與環(huán)保機構可以利用計算機技術展現環(huán)保檔案。

（二）時間性對檔案管理的影響

檔案管理人員需要遵循時間性這一特點開展環(huán)保檔案管理工作，即根據時間性這一特點進行環(huán)保檔案分類工作、檔案的組卷工作、卷內的文件排列工作、案卷的排列工作，將同一時間段的環(huán)保檔案歸置在一卷當中，將不同時間段的環(huán)保檔案歸置在不同組卷中。同時，在進行卷內文件排列以及案卷排列時，檔案管理人員需要按照時間先后順序進行排列，將不同年度的環(huán)保檔案放置在不同的類目當中。

（三）專業(yè)性對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的專業(yè)性較強，所以在進行環(huán)保檔案管理時檔案管理人員不能照搬其他檔案的管理方法。不同專業(yè)形成的檔案具有較大的差異，在檔案管理中也存在較大的差異。因此，檔案管理人員需要綜合分析環(huán)保檔案的形成特點、規(guī)律以及檔案內容之間的聯系，根據環(huán)保檔案利用者的需求開展檔案管理工作。

（四）外業(yè)性對檔案管理的影響

大多數環(huán)境保護活動都是在室外開展的，所以檔案管理人員需要督促環(huán)境保護人員詳細記錄活動過程與相關數據，及時形成文件并做好文件的歸檔工作，從而保障環(huán)保檔案的完整性與真實性[6]。

（五）數值性對檔案管理的影響

由于環(huán)保檔案具有數值性的特點，所以檔案管理人員需要通過有效的檢索手段突出檔案中的數值，從而體現環(huán)境質量情況以及環(huán)境污染狀況。

（六）空間性對檔案管理的影響

空間性也是環(huán)保檔案的關鍵特點，要求檔案管理人員遵循這一特點開展環(huán)保檔案組卷工作、案卷排列工作、文件排列工作，將同一空間范圍當中的環(huán)保檔案歸置在同一卷當中，但不能將不同空間范圍中的環(huán)保檔案放置在同一卷中。

（七）動態(tài)性對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的動態(tài)性要求環(huán)保工作者不斷監(jiān)測環(huán)境污染情況，對之前的環(huán)保檔案進行補充，從而真實反映某一地區(qū)的環(huán)境質量變化情況。所以在環(huán)保檔案管理過程中，檔案管理人員需要經過規(guī)范化程序進行檔案內容的補充和修改，增強檔案內容的真實性。

（八）污染因素對檔案管理的影響

檔案管理人員需要科學開展著錄項目設計，突出檔案內容的變化情況，并充分說明某地區(qū)的污染物濃度變化情況，提高檔案利用率[7]。

四、新時期提高環(huán)保檔案管理質量的策略

（一）提高對環(huán)保檔案管理的重視程度

環(huán)保檔案記錄了大量的環(huán)境保護活動，可以為環(huán)境保護、環(huán)境研究、污染治理等各個方面提供資料支持，加強環(huán)保檔案管理可以充分發(fā)揮環(huán)保檔案的作用，因此檔案管理人員需要提高對環(huán)保檔案管理的重視程度。檔案管理人員需要從思想上意識到檔案管理工作的重要性，綜合分析環(huán)保檔案的特點，根據相關要求開展檔案管理工作。

（二）加強環(huán)保檔案元數據設計

相比于發(fā)達國家，我國檔案管理工作較為落后。例如，國外很早就開始利用元數據管理電子檔案，并從業(yè)務、文件管理以及利用等諸多視角分析了元數據的應用。從業(yè)務視角來看，需要利用元數據為業(yè)務流程提供支持；從文件管理這一視角來看，需要利用元數據進行文件特點的維護與管理；從利用視角來看，需要利用元數據降低檔案文件的檢索難度，增強元數據的可理解性。從這些方面來看，在進行電子檔案元數據設計時需要做好電子文件管理流程的設計工作，將文件管理的形成與利用結合起來。而元數據設計在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，所以環(huán)保檔案管理人員可以通過元數據進行檔案管理，提高檔案管理質量。

（三）健全環(huán)保檔案管理制度

健全的檔案管理制度可以為環(huán)保檔案管理工作的開展提供指導，也可以約束檔案管理人員的言行舉止，因此檔案管理部門需要構建完善的管理制度。首先，需要構建檔案資料聯絡機制。檔案管理部門需要在管理范圍內設置分級聯絡模式，通過分級管理的方式實現相關管理人員的有效聯系。其次，需要構建完善的人員培訓機制。當前環(huán)保檔案管理過程中存在諸多問題，例如分類不清晰、利用率低等，嚴重降低了管理質量，而大多數問題都是由管理人員業(yè)務能力差造成的。因此，管理部門需要構建人員培訓機制，加強業(yè)務培訓，優(yōu)化管理效果。再次，需要構建完善的優(yōu)化機制。在檔案管理過程中，檔案管理人員需要綜合分析檔案管理的現存問題，科學制定整改措施，嚴格按照國家相關標準開展工作。此外，需要構建完善的自查自糾制度。在進行檔案歸檔時，檔案管理人員應反復核查檔案內容與實際情況是否相符，如果整改效果一般需要再次進行整改[8]。同時，需要堅持舉一反三的原則，構建長效機制，加大各種問題的整改力度。

（四）加大資金投入力度

在信息技術快速發(fā)展的背景下，相關部門對環(huán)保檔案管理的要求越來越高。傳統的人工管理方式已無法滿足檔案管理需求，因此需要加大資金投入力度，實現信息化管理，全面提升檔案管理質量。首先，檔案管理部門需要進行軟硬件設施的采購。軟硬件設施是進行環(huán)保檔案管理的必需品，所以管理部門需要根據管理需求采購優(yōu)質的計算機、終端服務器、打印機等硬件設施，也需要采購功能完善的軟件設施，為管理工作的開展奠定物質基礎。其次，檔案管理部門需要構建檔案管理庫房并做好庫房的管理工作。無論是紙質檔案還是電子檔案都會受到潮濕、火等因素的影響，所以需要確保庫房當中含有溫濕度傳感器、消防栓等基礎設施，同時為了避免閑雜人員進入庫房應完善庫房的指紋識別系統或人臉識別系統，并利用監(jiān)控系統進行實時監(jiān)控。此外，環(huán)保檔案是記錄環(huán)境保護活動與某地區(qū)環(huán)境質量等情況的，其中部分信息可以公開，為了提高檔案利用率可以構建數字化檔案展示館，以便相關部門與人民群眾能夠通過聲像、圖片等形式了解環(huán)境保護情況。

（五）積極研發(fā)檔案利用工具

環(huán)保檔案中的信息具有重要價值，可以為環(huán)境保護工作的開展提供支持，因此檔案管理部門需積極研發(fā)檔案利用工具，降低檔案檢索與借閱難度，在提高檔案利用率的同時充分發(fā)揮檔案的作用。檔案管理部門可以利用大數據、數據庫以及云計算等技術設計檔案檢索系統，并根據環(huán)保檔案的類目完善檢索系統，讓檔案使用者直接根據檔案名稱、時間段或空間范圍查詢所需檔案。檔案管理部門也可以研發(fā)其他檔案服務工具，例如編制環(huán)保檔案目錄書籍等，增進人們對環(huán)保檔案的了解。

（六）加強檔案管理人員培養(yǎng)

作為環(huán)保檔案管理的主體，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務能力、信息技術應用能力等各個方面都會影響到檔案管理質量，所以應加大檔案管理人員培養(yǎng)力度。檔案管理人員培養(yǎng)包括兩個方面，一是檔案管理部門培訓、二是檔案管理人員的自我提升。第一，檔案管理部門培訓。檔案管理部門應意識到只有提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)才能夠提高檔案管理的效率。檔案管理部門可以將培訓工作分為職業(yè)素養(yǎng)教育、理論知識培訓以及實踐能力培訓這三個方面。其中職業(yè)素養(yǎng)教育即通過法律法規(guī)講解、環(huán)保檔案職業(yè)素養(yǎng)要求講解等方式增強檔案管理人員對環(huán)保檔案管理工作的了解，增強檔案管理人員的職責意識。其次，理論知識培訓包括文史知識培訓、現代科技知識培訓、管理知識培訓，讓檔案管理人員掌握更多的理論知識，為實踐工作的開展奠定基礎。此外，實踐能力培訓即通過檔案管理實踐、信息技術應用等方式提高檔案管理人員的實踐能力。第二，檔案管理人員自我提升。檔案管理人員需明確個人的角色定位、正視自我工作能力、時刻進行自我反省、增強自身職責意識。同時，管理人員也需要樹立終身學習的意識，不斷學習先進管理手段。

在社會經濟快速發(fā)展的過程中，人們逐漸意識到了環(huán)保的重要性。而環(huán)保檔案管理在環(huán)保事業(yè)中具有重要意義，檔案管理人員應針對環(huán)保檔案來源廣、數量多、時間性強、專業(yè)性強等特點開展檔案管理工作，為環(huán)保事業(yè)的發(fā)展奠定基礎。