范晶晶 李 彬

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作特點(diǎn)

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案的界定，高校檔案泛指學(xué)校履行教書育人職責(zé)過程中形成的各種歷史記錄[1]。它不僅記錄著教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)開展過程中行為主體的原始數(shù)據(jù)，還能為推動(dòng)教學(xué)工作運(yùn)行提供信息基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，高校檔案管理工作面臨嶄新挑戰(zhàn)，將原本檔案管理具備的管理功能、服務(wù)功能不斷拓展深化，促使二級(jí)學(xué)院在檔案管理工作中做出顯著改變，其特點(diǎn)主要有：

（一）檔案數(shù)據(jù)來源多樣、數(shù)量龐大

在高校二級(jí)學(xué)院開展教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程中，需要及時(shí)有效地記錄、收集和整理教學(xué)、行政等多方面檔案資料，為專業(yè)發(fā)展和學(xué)校整體規(guī)劃提供信息保障。在傳統(tǒng)的管理模式下，高校二級(jí)學(xué)院更多采用文檔記錄和整理方式對(duì)檔案資料進(jìn)行留存，卻忽視了歸納、編研的重要性。信息化發(fā)展將互聯(lián)網(wǎng)變成人們生活中不可或缺的角色，獲取檔案資源的途徑日漸增多。海量信息不僅存在于教學(xué)環(huán)節(jié)中，也存在于互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的每個(gè)角落，給二級(jí)學(xué)院教師教學(xué)提供素材。二級(jí)學(xué)院檔案中制度與相關(guān)細(xì)則、教師教學(xué)資料、課程信息及專業(yè)建設(shè)、教材信息統(tǒng)計(jì)等逐漸脫離紙質(zhì)呈現(xiàn)方式，向電子文檔過渡，此外還出現(xiàn)了許多教學(xué)影像資料、課程錄制視頻等電子檔案，為學(xué)生提供了更加豐富的課堂體驗(yàn)，活躍了課堂氛圍，也一定程度上給二級(jí)學(xué)院檔案分類及歸檔加大了難度。信息化進(jìn)程推動(dòng)了各類信息處理手段的不斷更新?lián)Q代，檔案歸檔與后期查閱難度隨之增大，來源多樣、數(shù)量龐大的特點(diǎn)成為二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理人員及檔案員科學(xué)調(diào)整管理工作思路的主要原因之一。

（二）檔案數(shù)據(jù)附加值高、綜合性強(qiáng)

高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作主要由二級(jí)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)，所需留存的相關(guān)檔案資料覆蓋面廣、綜合性強(qiáng)。辦公室在日常教學(xué)管理過程中充當(dāng)學(xué)校及二級(jí)學(xué)院間橋梁與紐帶，需樹立全局意識(shí)，統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，并對(duì)日常各類活動(dòng)開展進(jìn)行合理調(diào)整，準(zhǔn)確有效地留存重要檔案資料。二級(jí)學(xué)院是開展教學(xué)活動(dòng)的數(shù)據(jù)產(chǎn)生地，檔案數(shù)據(jù)多以原始形態(tài)留存，后續(xù)由相關(guān)人員進(jìn)行再處理和再形成最終上報(bào)。檔案的歸納和編研增加了其附加意義，編織成為一片片特征鮮明的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，以非閉環(huán)的形式，按照主體類別劃分為橫向結(jié)構(gòu)，再根據(jù)年份及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分類，逐漸累積形成縱向結(jié)構(gòu)，互通互聯(lián)，貫穿整個(gè)檔案管理全過程，為高校提供準(zhǔn)確高效、價(jià)值非凡的檔案資料。在信息化推進(jìn)過程中，這些資料雖被賦予了更多的附加價(jià)值和意義，但是在大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)范圍內(nèi)，仍有部分資料的附加價(jià)值因難以精準(zhǔn)定位、搜索途徑不明等原因而大打折扣，影響檔案資源的利用效能。因而，借助信息化進(jìn)程中現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的應(yīng)用而實(shí)現(xiàn)快速便捷的檢索、關(guān)聯(lián)相關(guān)檔案信息可以極大發(fā)揮其實(shí)際效用。

二、高校二級(jí)學(xué)院檔案信息化及規(guī)范化管理優(yōu)勢(shì)

互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展推動(dòng)了高校檔案管理的新模式，其中信息化進(jìn)程直接影響著檔案管理模式變革，延續(xù)了傳統(tǒng)檔案管理的精細(xì)化處理特點(diǎn)，使檔案的留存和查找突破了時(shí)間與空間的限制，而規(guī)范化管理進(jìn)一步建立了檔案工作流程，為二級(jí)學(xué)院基礎(chǔ)信息建設(shè)提供了保障。

（一）檔案信息化和規(guī)范化管理拓寬了檔案存儲(chǔ)方式

信息化技術(shù)手段的應(yīng)用使檔案的存儲(chǔ)方式發(fā)生變化。傳統(tǒng)模式下檔案管理人員采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、分類等，耗費(fèi)時(shí)間和精力較大。而在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新?lián)Q代的新時(shí)期，檔案管理人員可摒棄原始的文本記載方式，采用現(xiàn)階段高校二級(jí)學(xué)院大規(guī)模采用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。二級(jí)學(xué)院一般僅需要接收學(xué)校職能部門發(fā)來的文件，直接進(jìn)行電子版檔案的收集與儲(chǔ)存，并且自主選擇檔案資料的類型和格式。目前，隨著計(jì)算機(jī)信息化手段的普及，存儲(chǔ)方式和媒介也發(fā)生了重大改變，市面上涌現(xiàn)出多種類型的存儲(chǔ)媒介，例如便攜U盤、移動(dòng)硬盤、刻錄類光盤及網(wǎng)絡(luò)云盤等，這些便攜的存儲(chǔ)媒介一般重量很輕、方便攜帶，但容量巨大，極大地降低了傳統(tǒng)管理模式的人力物力成本，給檔案管理模式提供了新思路。

（二）檔案信息化和規(guī)范化管理確保了檔案留存完整

高校檔案管理工作工作量巨大、覆蓋面廣，傳統(tǒng)的檔案管理模式極易產(chǎn)生疏忽與紕漏，人工訂正與校對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作一度陷入被動(dòng)。檔案信息化建設(shè)有效緩解了上述問題，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崿F(xiàn)快速全面檢索，提高檔案查詢、管理的效率和質(zhì)量[2]。采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段融入檔案管理工作的方式主要依據(jù)一定軟件平臺(tái)、強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化管理，可以收集來源更廣、類型更多、數(shù)量更大的檔案資料，解決了目前檔案管理存在的突出弊端，提高了檔案管理的整體水平。另外，檔案管理還面臨著客觀條件的威脅，傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)文檔容易受到存儲(chǔ)地點(diǎn)環(huán)境的影響，例如濕度、密封程度等，而信息化管理的檔案資源也面臨著管理風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，包括計(jì)算機(jī)漏洞、網(wǎng)絡(luò)安全缺口等。二級(jí)學(xué)院加強(qiáng)檔案管理的信息化和規(guī)范化也能夠一定程度上提升管理人員安全意識(shí)，為學(xué)院提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息資源。

（三）檔案信息化和規(guī)范化管理增強(qiáng)了檔案利用價(jià)值

隨著信息化進(jìn)程推進(jìn)，多種類型留存的檔案在政策決定和水平評(píng)估等方面都扮演著重要角色，這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代也將生活節(jié)奏、信息資源留存的速度加快。因此，越來越多的決策者和檔案資源利用者對(duì)這些檔案資料在準(zhǔn)確性和時(shí)效性上的體現(xiàn)提出高要求。高校二級(jí)學(xué)院通過使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等平臺(tái)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)輔助檔案管理加快并規(guī)范了檔案收集、分類、存儲(chǔ)、編研、閱覽等流程，讓學(xué)校各職能部門利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)形成文件信息的聯(lián)通關(guān)系，確保資源共享，信息傳遞，保證了信息的時(shí)效性，也構(gòu)建出完整的信息網(wǎng)絡(luò)，真正做到了校園內(nèi)依托平臺(tái)達(dá)成智慧互聯(lián)。

三、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案資源信息化及規(guī)范化管理體制不健全，流程繁雜

國(guó)家檔案局以及教育部針對(duì)高校檔案管理出臺(tái)了相關(guān)的管理工作辦法，有效推動(dòng)了檔案管理工作的開展和進(jìn)步[3]。新形勢(shì)下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[4]。高校二級(jí)學(xué)院普遍缺少檔案信息化及規(guī)范化相關(guān)制度制約，很難實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理初衷，留存的檔案資料價(jià)值無法得到有效發(fā)揮，并引發(fā)其他細(xì)節(jié)問題。二級(jí)學(xué)院在對(duì)照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)來源、文件留存方式、文檔利用等管理流程規(guī)范化不清，對(duì)檔案外借、銷毀等細(xì)節(jié)制度細(xì)化處理不明晰，另外還存在基本數(shù)據(jù)提取困難、平臺(tái)操作困難、信息搜索效率低等其他問題，嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理向新的模式變革。

（二）檔案信息化及規(guī)范化資源分配不均衡、認(rèn)識(shí)程度欠缺

目前高校二級(jí)學(xué)院開展檔案信息化主要將紙質(zhì)、音頻、圖像、視頻等多種格式資料轉(zhuǎn)化后存儲(chǔ)至媒介，除了相關(guān)人員的專業(yè)操作外，設(shè)備支持和資源配置也是重要因素。但校級(jí)及二級(jí)學(xué)院辦公室在資源配置方面差別很大，后者相對(duì)薄弱，主要體現(xiàn)：高校二級(jí)學(xué)院檔案信息化進(jìn)程推動(dòng)較慢，投入建設(shè)的資金不足，管理者認(rèn)識(shí)程度欠缺，在硬件投入上可采用的設(shè)備數(shù)量少，甚至即使配備了相關(guān)儀器，由于重視程度欠缺、使用技術(shù)受限等無法發(fā)揮系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備的效果。高校二級(jí)學(xué)院管理層僅認(rèn)識(shí)到信息化普遍存在和使用的事實(shí)，卻忽視了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)實(shí)際，未加深對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，長(zhǎng)久以來形成了信息化管理制度建設(shè)欠缺的局面，無法滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求，推動(dòng)信息化及規(guī)范化管理進(jìn)程效果欠佳。

（三）檔案管理信息化及規(guī)范化人員水平不齊

在互聯(lián)網(wǎng)與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)期，將高校檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建成為一項(xiàng)縱向發(fā)展、長(zhǎng)期考慮的工作，其中，檔案業(yè)務(wù)水平、教學(xué)管理水平與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平都影響著檔案管理水平。目前高校二級(jí)學(xué)院的主要問題：一是二級(jí)學(xué)院通常不設(shè)專職檔案員。檔案員主要由以下三種人員組成：秘書或辦公室人員，剛剛參加工作的畢業(yè)生或新進(jìn)人員，即將退休或臨聘工作人員，這三種人員在檔案工作中的共同點(diǎn)是，流動(dòng)性大，更換頻率大[5]。二是二級(jí)學(xué)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不齊。專職檔案員大多在高校機(jī)關(guān)任職，二級(jí)學(xué)院檔案員通常由教學(xué)秘書擔(dān)任，專業(yè)背景差別大，工作內(nèi)容繁重，工作容易漸入邊緣化。三是二級(jí)學(xué)院檔案信息化管理水平不高。高校普遍購(gòu)買了各類操作平臺(tái)和軟件系統(tǒng)并投入使用，但平臺(tái)使用操作難度大、涉及軟件眾多、各平臺(tái)間難以達(dá)到資源互補(bǔ)和信息互通，極大地限制了二級(jí)學(xué)院信息化進(jìn)程，給管理工作帶來困難。

四、高校二級(jí)學(xué)院檔案信息化及規(guī)范化管理建設(shè)路徑

（一）加強(qiáng)信息化及規(guī)范化管理制度建設(shè)及重視力度

二級(jí)學(xué)院的發(fā)展與所屬高校的檔案管理建設(shè)情況息息相關(guān)。高校應(yīng)立足學(xué)校實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的固化思路，樹立檔案管理信息化與規(guī)范化的理念，從上至下將其納入高校整體發(fā)展的布局與規(guī)劃范疇內(nèi)，提高對(duì)檔案管理效能的重視程度，并從制度層面上予以保障。在開展具體實(shí)施管理的過程中，借鑒國(guó)家檔案局及教育部針對(duì)高校檔案管理出臺(tái)的相關(guān)管理辦法，制定和完善高校內(nèi)各級(jí)各職能部門的規(guī)章制度，充分配合、相互協(xié)作，必要時(shí)可將其納入考核體系，建立長(zhǎng)效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。并且，應(yīng)給予高校檔案信息化建設(shè)足夠的重視，關(guān)注方案落實(shí)情況和影響因素，從而確保形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息化與規(guī)范化管理的統(tǒng)一，為后續(xù)檔案資源利用創(chuàng)造條件。

（二）優(yōu)化信息化及規(guī)范化管理資源分配

檔案管理過程中，硬件和軟件設(shè)施配備和利用率占有重要地位，對(duì)高校的檔案信息化及規(guī)范化工作具有重要意義。高校應(yīng)做好統(tǒng)籌和全局規(guī)劃，結(jié)合檔案信息化和規(guī)范化管理制度保障，給予軟件及硬件配備一定的政策傾斜和資金導(dǎo)向，推動(dòng)檔案信息化及規(guī)范化建設(shè)發(fā)展。高校二級(jí)學(xué)院管理者及相關(guān)人員應(yīng)積極參與檔案管理硬件采購(gòu)進(jìn)程，提出不同職能部門的實(shí)際需求，避免高校職能部門上下層級(jí)分層，硬件設(shè)施配備不均衡，限制二級(jí)學(xué)院檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。此外，二級(jí)學(xué)院可根據(jù)實(shí)際操作情況對(duì)系統(tǒng)和平臺(tái)提出要求，促使高校充分考慮信息多樣化需求與管理細(xì)節(jié)性問題，確保平臺(tái)或軟件在不同情境下的順暢、便捷實(shí)用，給檔案管理工作提供智能化、程序化的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作效率。

（三）提升信息化及規(guī)范化管理人員水平

高校檔案信息化及規(guī)范化管理還受到檔案人員整體素質(zhì)水平的影響，在高校不斷加大信息化建設(shè)的背景下，應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實(shí)際需要，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息化管理水平及檔案知識(shí)水平。高校二級(jí)學(xué)院在檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中可以通過定期開展培訓(xùn)的方式增強(qiáng)檔案管理員在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、5G等領(lǐng)域的基本了解，從而便于結(jié)合技術(shù)和工作達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一，創(chuàng)造附加價(jià)值，增加辦公自動(dòng)化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，舉辦各類平臺(tái)的使用比賽，也可將檔案管理納入考核機(jī)制，增加職工薪資待遇等，建立鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，切實(shí)給傳統(tǒng)的檔案管理工作注入新鮮血液，調(diào)動(dòng)檔案員工作積極性。增加在檔案管理工作方面的投入，給管理人員提供詳實(shí)的規(guī)范化流程清單和制式表格，為檔案管理信息化與規(guī)范化提供保證。