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        檔案管理在工程索賠中的價(jià)值與作用

        2022-12-26 08:11:56胡敏捷
        檔案天地 2022年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理疫情工程

        胡敏捷

        2020年初,武漢暴發(fā)新冠肺炎疫情,面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)和疫情沖擊,自2020年我國(guó)各地先后啟動(dòng)新冠疫情重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件一級(jí)響應(yīng)。據(jù)查詢,從2020年初至2020年3月26日,不到100天的時(shí)間,中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)系統(tǒng)共計(jì)103家商事證明授權(quán)機(jī)構(gòu),累計(jì)出具不可抗力事實(shí)證明6454件,涉及合同金額約6321億元。至2022年,疫情仍然反復(fù)無(wú)常,工程管理的特殊性決定了國(guó)內(nèi)外工程項(xiàng)目在疫情防控、疫情風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方面的普遍性與復(fù)雜性,本次疫情造成了諸多工程復(fù)工時(shí)間遲延、工人被隔離觀察、材料價(jià)格漲價(jià)等,這勢(shì)必導(dǎo)致剩余工期減少、各項(xiàng)成本遞增,工程索賠申請(qǐng)比例大幅增加,一場(chǎng)場(chǎng)工程商業(yè)紛爭(zhēng)悄然而至[1]。在新冠疫情的影響下,如何申請(qǐng)索賠、如何開(kāi)展反索賠、申請(qǐng)索賠項(xiàng)目與金額是否合法有據(jù)等系列問(wèn)題被賦予了新的時(shí)代意義。

        作為重要的工程索賠依據(jù)、索賠證據(jù),檔案因素貫穿工程索賠始終,在檔案全過(guò)程管理中,充分利用信息技術(shù),有利于預(yù)防惡意索賠、研究索賠規(guī)律、尋找適宜的索賠點(diǎn)、優(yōu)化索賠計(jì)算、補(bǔ)齊檔案管理的漏洞、規(guī)避惡意索賠風(fēng)險(xiǎn),最終實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化。從索賠預(yù)警角度分析,諸多索賠是因檔案管理失控而產(chǎn)生。從索賠證據(jù)角度分析,基建工程檔案歸檔范圍與工程索賠的檔案證據(jù)高度重合。從索賠信息管理角度進(jìn)行分析,檔案信息的全過(guò)程管理、各信息管理環(huán)節(jié)、技術(shù)在檔案全過(guò)程管理中的利用,是實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化的保障。

        一、索賠前端預(yù)警角度的檔案價(jià)值

        從索賠前端預(yù)警角度出發(fā),對(duì)索賠產(chǎn)生的原因進(jìn)行溯源,若成套基建工程檔案收集齊全、整理規(guī)范,工程索賠所涉及的所有項(xiàng)目均會(huì)在基建工程檔案中予以體現(xiàn)?;凇扒岸丝刂啤焙汀叭^(guò)程管理”的角度,重視檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化把控,可以及時(shí)防范索賠風(fēng)險(xiǎn)、把握索賠機(jī)會(huì)。

        引起索賠的原因主要包括以下五個(gè)方面:

        第一,施工延期引起的索賠。一般是指由于諸如天氣因素、拆遷受阻等非承包商的原因造成的進(jìn)度推遲,因施工延期會(huì)給承包商造成時(shí)間和費(fèi)用的損失,因此提請(qǐng)賠償。

        第二,合同變更引起的索賠。雖然在工程施工中,會(huì)存在變更的現(xiàn)象,但這種變更必須是指在原合同工程范圍內(nèi)的,若超出工程范圍,可能會(huì)導(dǎo)致工程量增減。增就擴(kuò)大了成本,減就造成資源浪費(fèi)。

        第三,合同矛盾和缺陷引起的索賠。常表現(xiàn)為合同文件規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)、有遺漏或錯(cuò)誤,或者技術(shù)規(guī)范與圖紙不符合等。發(fā)包商作為發(fā)包人,通常在起草工程承包合同時(shí),對(duì)其中的缺陷負(fù)責(zé)。

        第四,惡劣的現(xiàn)場(chǎng)自然條件引起的索賠。一般是指承包商事先沒(méi)有預(yù)估到的,如地下水、未探明的地質(zhì)斷層等,需要承包商花費(fèi)更多精力去處理。

        第五,參與工程建設(shè)主體的多元性。工程參與單位不僅包括發(fā)包商與中標(biāo)總包商,還包括監(jiān)理、分包商、材料供應(yīng)商等,他們均為利益共同體,其中哪一方失誤,都會(huì)給自身和他人帶來(lái)不良影響,從而導(dǎo)致索賠等情況出現(xiàn)。

        以某輕軌項(xiàng)目虧損索賠為例,這是一起典型的工程施工方在前期調(diào)研不足情況下倉(cāng)促簽約,未認(rèn)真進(jìn)行合同審核而引發(fā)的工程糾紛。由于這一輕軌項(xiàng)目工程的急迫性,施工方在合同簽訂前期并沒(méi)有預(yù)留充足時(shí)間做好信息的整理工作,甚至對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的可研性分析,也缺乏足夠的文檔資料作為佐證與參考。在合同的制定上,施工方僅片面根據(jù)本國(guó)的情況對(duì)照的進(jìn)行了條款定制,對(duì)于對(duì)方的合同細(xì)則未嚴(yán)加審核,給后期施工階段糾紛的出現(xiàn)埋下隱患。在糾紛發(fā)生時(shí),由于沒(méi)有詳細(xì)的文檔資料作為為我方爭(zhēng)取權(quán)益的證據(jù),只能被動(dòng)接收對(duì)方的索賠訴求,在巨額虧損的情況下勉強(qiáng)交工。在交工后,由于資料欠賬太多,加上工程在施工中本身存在著較多問(wèn)題,后續(xù)諸多糾紛與索賠未能妥善處理[2]。而巴基斯坦N-J水電站工程導(dǎo)流洞項(xiàng)目變更索賠成功案例,承包方精準(zhǔn)確定索賠點(diǎn)、把握索賠機(jī)會(huì),也與其良好的檔案管理休戚相關(guān)[3-4]。

        二、索賠依據(jù)、證據(jù)角度的檔案價(jià)值

        索賠證據(jù)是索賠雙方當(dāng)事人用來(lái)支撐索賠、反索賠的證明性文件、參考性材料,包括紙質(zhì)、影音等各種載體;作為開(kāi)展索賠、反索賠的重要組成文件,索賠證據(jù)是關(guān)乎索賠成功與失敗的核心因素之一;如若證據(jù)不完整、不充足、有遺失、不規(guī)范,索賠與反索賠均很難成功。在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,這些記錄著工程全過(guò)程信息的檔案是開(kāi)展索賠與反索賠的重要證據(jù)。因而,加強(qiáng)基建工程檔案的全過(guò)程管理也極為必要。發(fā)包商在施工過(guò)程中應(yīng)始終重視施工資料的積累,定期檢查,確保資料記錄完善、管理科學(xué)。

        新冠疫情后,就不可抗力提請(qǐng)的工程索賠大量增加,以新冠疫情影響下甘肅省G215線馬鬃山至橋?yàn)彻饭こ添?xiàng)目工程索賠為例,承包商復(fù)工后,依據(jù)全國(guó)層面相關(guān)公文檔案,甘建發(fā)電【2020】10號(hào)、甘建發(fā)電【2020】11號(hào)等地方公文檔案,提請(qǐng)了工期索賠、疫情防控費(fèi)索賠、照管清理工程費(fèi)索賠等。積極準(zhǔn)備停工證明、開(kāi)工證明、趕工計(jì)劃、趕工方案審批、趕工預(yù)結(jié)算等檔案資料,并做好防控設(shè)備購(gòu)置、建設(shè)的申請(qǐng)、批復(fù)、經(jīng)費(fèi)明細(xì)等檔案的準(zhǔn)備、補(bǔ)充工作,出具了照管清理工程索賠需提供監(jiān)理照管日志、監(jiān)理清理修復(fù)工程記錄、支出明細(xì)等,為索賠工作的開(kāi)展提供了有力保障[5]。海外項(xiàng)目方面,新冠疫情影響下的中亞某國(guó)國(guó)有能源公司與我國(guó)某央企大型工業(yè)生產(chǎn)EPC項(xiàng)目,因疫情在我國(guó)暴發(fā)時(shí),該項(xiàng)目進(jìn)入設(shè)備采購(gòu)安裝階段,部分勞務(wù)、設(shè)備、原材料等需由我國(guó)輸入,承包商在此環(huán)節(jié)受到疫情影響,工程進(jìn)度滯后?;诖耍邪掏ㄟ^(guò)主張不可抗力來(lái)獲得相應(yīng)的工期順延,并在合同條款約定的期限內(nèi),及時(shí)向發(fā)包方發(fā)出了不可抗力函件,告知其疫情爆發(fā)。發(fā)包方隨即要求承包商向其提供不可抗力事件造成影響的證明性材料,以及承包商制定規(guī)避方案并采取防范措施的支撐證明。應(yīng)發(fā)包方要求,承包商不斷收集、擴(kuò)展并提供了大量證據(jù),并向發(fā)包方發(fā)出了更為詳盡的不可抗力通知,取得了索賠的階段性成功[6]。

        為論述檔案證據(jù)在索賠中的重要性,筆者對(duì)眾多索賠案例進(jìn)行比對(duì)分析,包括萬(wàn)家寨索賠案例[7]、某海上風(fēng)電項(xiàng)目索賠案例[8]等等。在中華人民共和國(guó)檔案《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等標(biāo)桿文件的指引下,筆者以上述案例為研究范本,將工程索賠的檔案證據(jù)與基建工程檔案的歸檔范圍進(jìn)行了綜合比對(duì)。分析發(fā)現(xiàn),基建工程檔案因其內(nèi)容真實(shí)性、記錄及時(shí)性、問(wèn)題全面性、責(zé)任關(guān)聯(lián)性、原始有效性,貫穿索賠證據(jù)鏈?zhǔn)冀K,基建工程檔案歸檔范圍里涵蓋的諸多文件均是工程索賠的重要證據(jù)。

        三、索賠信息管理角度的檔案價(jià)值

        工程檔案作為重要的工程信息資源,工程信息組織加工中的信息篩選對(duì)應(yīng)著檔案管理的鑒定環(huán)節(jié),信息分類(lèi)對(duì)應(yīng)著檔案管理的整理、分類(lèi)環(huán)節(jié),信息評(píng)價(jià)對(duì)應(yīng)著檔案管理的保管期限劃分環(huán)節(jié),信息存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)著檔案管理的保管入庫(kù)環(huán)節(jié),信息檢索、服務(wù)對(duì)應(yīng)著檔案管理的編研、利用環(huán)節(jié),各管理環(huán)節(jié)一一呼應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)。而信息系統(tǒng)建設(shè)作為工程項(xiàng)目信息管理的核心,其使用的目的是便于各檔案信息集成和工程項(xiàng)目的電子化、規(guī)范化、流程化管理,其直接用途是便于各工程檔案信息資源的安全存儲(chǔ)、便捷提取、有效利用?;诖耍F(xiàn)分別從信息采集、管理、檢索、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息管理角度對(duì)索賠信息管理中的檔案因素進(jìn)行分析。

        1.信息的有效采集、規(guī)范管理是確保檔案信息系統(tǒng)、建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)平臺(tái)有效運(yùn)行的前提。首先,信息采集工作是對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程管理的梳理。其次,檔案信息管理的過(guò)程有利于查漏補(bǔ)缺,及時(shí)規(guī)整缺失信息。信息采集、管理是對(duì)檔案信息實(shí)行前端控制的過(guò)程,有利于發(fā)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn),預(yù)防惡意索賠。

        2.便捷精準(zhǔn)的信息檢索功能,也是考核檔案信息管理是否完備的重要指標(biāo)項(xiàng)。在索賠發(fā)生時(shí),通過(guò)信息系統(tǒng)快速、精準(zhǔn)地提取相關(guān)檔案信息,將會(huì)大大提高索賠、反索賠管理效率。信息是流動(dòng)的、多變的,檔案是對(duì)有效信息提取后的原始記錄,具有參考價(jià)值、法律憑證價(jià)值。齊全、規(guī)范、完整的檔案證據(jù)是索賠成功的保障。

        3.工程檔案信息的管理必須是動(dòng)態(tài)的全過(guò)程管理模式。檔案的調(diào)入、調(diào)出、文檔的增補(bǔ)必須做到有跡可循,全程管控。通過(guò)信息管理系統(tǒng)隨時(shí)隨地管理、控制檔案信息,對(duì)工程項(xiàng)目管理及索賠管控極為重要?;跈n案的行政、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)管理等方面的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值,通過(guò)檔案系統(tǒng)后臺(tái)管控,可對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程管理進(jìn)行監(jiān)控,有利于索賠點(diǎn)的發(fā)現(xiàn)、最佳索賠時(shí)機(jī)的分析。

        4.開(kāi)放的信息共享平臺(tái)有利于提高檔案查找效率,是進(jìn)一步提升工程索賠效率的催化劑。通過(guò)一體化信息管理平臺(tái),借鑒、查考其他單位索賠案例的公開(kāi)性檔案信息不僅有利于信息共享,也有利于參考借鑒?;跀?shù)字檔案館建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)的顯著發(fā)展,B/S瀏覽器管理模式使得遠(yuǎn)程辦公愈發(fā)完善,實(shí)現(xiàn)了部分如防疫開(kāi)放公文等開(kāi)放權(quán)限類(lèi)檔案的網(wǎng)絡(luò)化連接,這極大提高了工程索賠法律依據(jù)、政策依據(jù)的檢索效率。

        5.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行計(jì)量分析、結(jié)構(gòu)分析、知識(shí)圖譜分析等,可研究索賠規(guī)律、尋找適宜的索賠點(diǎn)、優(yōu)化索賠計(jì)算、補(bǔ)齊檔案管理的漏洞、規(guī)避惡意索賠風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)索賠效益最大化。根據(jù)大數(shù)據(jù)學(xué)科理論,數(shù)據(jù)的生命周期依次為:數(shù)據(jù)采集、管理、分析、技術(shù)、大數(shù)據(jù)共享、大數(shù)據(jù)倫理六個(gè)環(huán)節(jié),基于每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)分析,均可找到相應(yīng)的索賠利益點(diǎn)。

        此外,隨著區(qū)塊鏈信息安全技術(shù)的普及,該概念已被工程管理、檔案管理等多個(gè)學(xué)科列入研究重點(diǎn)。解決電子檔案的易篡改、難溯源等安全隱患,縮小各學(xué)科間的數(shù)字鴻溝也是工程索賠信息化管理中面臨的隱患,需要行業(yè)協(xié)作打破信息壁壘。

        四、檔案在工程索賠中的作用

        基建工程檔案具有復(fù)雜多樣、體量大、種類(lèi)多、載體各異、管理分散等基本特點(diǎn),而隨著信息化發(fā)展,無(wú)紙化辦公盛行,工程行業(yè)基于文檔的及時(shí)收集、高效存續(xù)、快捷利用、遠(yuǎn)程管控、移動(dòng)端辦公、安全需求高等新特點(diǎn),提出了更高要求。

        基建工程檔案作為檔案管理的重要門(mén)類(lèi),因?qū)W科跨度大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜性高等原因,目前,不論在工程管理領(lǐng)域,還是在檔案管理領(lǐng)域均屬于薄弱環(huán)節(jié)。同樣,因文化差異、起步略晚,我國(guó)索賠相關(guān)的理論研究與實(shí)踐探索相較于歐美國(guó)家相對(duì)滯后,在國(guó)際市場(chǎng)屢屢碰壁、國(guó)內(nèi)發(fā)展參差不齊。

        1.預(yù)防惡意索賠、把握索賠機(jī)會(huì)的預(yù)警保障。從全過(guò)程管理、前端控制的角度出發(fā),規(guī)范的檔案管理可以從源頭上控制風(fēng)險(xiǎn),是預(yù)防糾紛的前提。諸多項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的糾紛源于文檔管理的不嚴(yán)謹(jǐn),對(duì)招投標(biāo)文件、合同、過(guò)程檔案研讀不認(rèn)真、歸檔不及時(shí)、檔案證據(jù)缺失是造成損失、導(dǎo)致索賠失敗的重要原因之一,文檔的及時(shí)、合理、規(guī)范化管理是減少爭(zhēng)議、索賠的重要保障。

        2.索賠應(yīng)對(duì)處理的法律憑證。檔案在工程索賠中有著重要的憑證作用,是促進(jìn)合同爭(zhēng)議和索賠解決的重要法律依據(jù)。科學(xué)的文檔管理不僅可以解決諸多國(guó)際項(xiàng)目糾紛索賠,也能解決工程管理中的問(wèn)題爭(zhēng)端。

        3.索賠費(fèi)用計(jì)算的證明。效益不僅是干出來(lái)的,更是算出來(lái)的,索賠費(fèi)用的計(jì)算離不開(kāi)證明索賠值的計(jì)算基礎(chǔ)和計(jì)算過(guò)程的證據(jù),如各種賬單、工程成本報(bào)表、記工單等。

        4.項(xiàng)目全過(guò)程管理的參考依據(jù)。檔案管理貫穿于工程項(xiàng)目管理始終,作為一項(xiàng)系統(tǒng)的技術(shù)性工作,真實(shí)反映了基本建設(shè)過(guò)程,是各個(gè)管理環(huán)節(jié)的工作參考依據(jù),承擔(dān)著對(duì)全過(guò)程管理的指導(dǎo)作用。同時(shí),在項(xiàng)目管理中承擔(dān)最關(guān)鍵的分析環(huán)節(jié)的工作是檔案軟件管理,它是確保工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要前提。

        5.信息化建設(shè)的前提與紐帶。工程檔案作為核心的工程信息資源,其信息采集完備與否是后續(xù)信息成功檢索與精準(zhǔn)分析的前提保障。同時(shí),以自上而下的管控和自下而上的集成模式為基礎(chǔ)的工程管理系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)、索賠信息系統(tǒng)等平臺(tái)的搭建,則會(huì)為檔案管理和工程管理行業(yè)帶來(lái)更多便捷。

        6.有深遠(yuǎn)的歷史記錄價(jià)值。一方面,做好檔案信息的數(shù)字化集成,通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)快速、準(zhǔn)確地檢索、提請(qǐng)所需信息,將對(duì)其他項(xiàng)目的工程索賠、工程項(xiàng)目管理產(chǎn)生重要參考價(jià)值。另一方面,在歷史長(zhǎng)河里,基建工程檔案記錄著工程人創(chuàng)造的基建歷史,具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史價(jià)值。

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