崔洪利

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的新特征

大數(shù)據(jù)改變了檔案的管理和服務(wù)方式，管理信息化是實(shí)現(xiàn)這些方式改變的有效手段。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化呈現(xiàn)出新特征，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案信息管理高效化。傳統(tǒng)的“信袋式”管理，需要人員對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行梳理，整體上處于零散和無序狀態(tài)；檔案信息化初級(jí)階段，也只是將計(jì)算機(jī)作為存儲(chǔ)工具，檔案信息處于離散、孤立狀態(tài)，很難發(fā)現(xiàn)更深層次的檔案信息。大數(shù)據(jù)推動(dòng)了檔案信息管理高效化，數(shù)據(jù)資源深度整合，信息快速流轉(zhuǎn)。

（二）檔案信息服務(wù)精準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)了檔案信息資源互聯(lián)互通，“網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢、跨館異地出證、遠(yuǎn)程利用”將成為新模式，把“死檔案”變成“活信息”，打破了被動(dòng)單一的服務(wù)模式?；谟脩舢嬒穹治?，研究方向由用戶的共性特征轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)性特征，變被動(dòng)為主動(dòng)，以精準(zhǔn)推薦為基礎(chǔ)提供個(gè)性化服務(wù)[1]。

（三）檔案信息資源共享化。大數(shù)據(jù)技術(shù)將海量零散的信息資源有效整合，推動(dòng)了信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)空間，提高了信息資源的價(jià)值。檔案信息資源共享能夠形成龐大的信息資源，擴(kuò)大信息開放，實(shí)現(xiàn)最高形式的檔案信息資源效用，在社會(huì)范圍內(nèi)有效流通，共同構(gòu)筑信息共享空間。

（四）檔案信息類型復(fù)雜化。大數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等多種數(shù)據(jù)類型的集合，形式多樣的數(shù)據(jù)類型賦予了大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的威力。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息，包括文本、圖片、數(shù)據(jù)、音頻和視頻等種類繁多的信息類型，有時(shí)又是各種類型交織在一起，提高了檔案信息的可靠性和保真性。

（五）檔案價(jià)值模式數(shù)智化。數(shù)智賦能是驅(qū)動(dòng)檔案治理現(xiàn)代化的新引擎，從數(shù)字化到數(shù)智化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。通過智能化的流程再造和智慧化的場(chǎng)景升級(jí)，堅(jiān)持為用戶創(chuàng)造價(jià)值，推動(dòng)治理范式不斷演化，治理邏輯從事后走向事前，提供民眾參加檔案事務(wù)的機(jī)會(huì)和渠道，深化服務(wù)手段、發(fā)揮更大作用[2]。

（六）檔案管理技術(shù)高新化。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化正從傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)向“大區(qū)云物智”等高新技術(shù)發(fā)展。其中，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘功能；區(qū)塊鏈技術(shù)確保檔案數(shù)字化過程和電子檔案的安全性；云存儲(chǔ)提供檔案信息資源云端的存儲(chǔ)與服務(wù)；物聯(lián)網(wǎng)的電子標(biāo)簽為檔案賦予唯一標(biāo)志碼；射頻技術(shù)可以方便地實(shí)現(xiàn)信息采集和自動(dòng)入庫(kù)；人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案影像修復(fù)著色和智能安防等功能[3]。

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題分析

我國(guó)在21世紀(jì)之初的“十五”計(jì)劃，就將檔案管理信息化列入重要議題[4]，歷經(jīng)多年發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)雖然取得了一定成績(jī)，為廣大檔案利用者提供了快捷方便的服務(wù)，但是建設(shè)內(nèi)容始終停留在電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)上查詢檔案信息和檔案資源存量數(shù)字化等方面，還不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案利用服務(wù)的新需求，仍然存在很多問題，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案信息服務(wù)能力不足。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案信息服務(wù)能力提升創(chuàng)造了空間。但是，從目前檔案管理的實(shí)際情況看，實(shí)物保管部分地轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，操作方法部分地取代了手工模式，“重藏輕用”的理念并未根本轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式被動(dòng)粗放，難以滿足精確查找和全文檢索的需要，沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的多樣化需求。

（二）檔案資源優(yōu)化能力缺乏。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)解決了數(shù)據(jù)和知識(shí)之間的鴻溝，檔案信息服務(wù)的底層基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)現(xiàn)更具價(jià)值的信息，從而實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化。目前集中式存儲(chǔ)方式，設(shè)備價(jià)格和維護(hù)成本較高，無法支持多用戶文件共享，難以滿足高效存儲(chǔ)和快捷訪問的要求，檔案管理部門各自為政、信息資源分散，諸多原因致使數(shù)據(jù)挖掘受限，影響檔案資源優(yōu)化[5]。

（三）檔案信息化軟件投入不足。開展檔案管理信息化建設(shè)，很多檔案管理部門將大量資金投入到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和硬件設(shè)施方面，對(duì)軟件投入相對(duì)不足。一方面，管理人員存在認(rèn)識(shí)上的偏差，認(rèn)為信息化建設(shè)主要是購(gòu)買先進(jìn)設(shè)備，對(duì)軟件的價(jià)值和功能缺乏了解；另一方面，自行開發(fā)軟件存在技術(shù)難題，購(gòu)買第三方軟件不僅價(jià)格昂貴，還存在系統(tǒng)適應(yīng)性和維護(hù)性等問題。

（四）檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來已經(jīng)毋庸置疑，常規(guī)技術(shù)難以滿足檔案服務(wù)信息的需要。但是，很多檔案管理者卻不能清醒地認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)信息的敏感性，不具備信息化管理能力，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的新變化和新需求；很多檔案服務(wù)人員認(rèn)為檔案信息化與自己無關(guān)，那是領(lǐng)導(dǎo)者或技術(shù)人員應(yīng)該考慮的事情，工作中仍然傾向傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式。

（五）檔案服務(wù)人員綜合素質(zhì)不高。檔案信息化建設(shè)需要服務(wù)人員較高的綜合素質(zhì)，既包括信息技術(shù)應(yīng)用，也包括知識(shí)結(jié)構(gòu)以及信息內(nèi)容的傳播與分析。目前大部分檔案管理人員年齡偏大，具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)信息技術(shù)比較陌生[6]；新上崗的年輕人員對(duì)新技術(shù)和新方法比較熟悉，但缺乏檔案管理的理論與實(shí)踐，形成了傳統(tǒng)型和技術(shù)型兩極分化的人員結(jié)構(gòu)。

（六）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。檔案信息化建設(shè)只有嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，才能確保信息安全以及真實(shí)性和完整性。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)調(diào)性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)目前未有針對(duì)檔案信息化建設(shè)的專門標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化建設(shè)主要依據(jù)通用信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，而且大多是推薦性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)是幾年前甚至十幾年前制定的，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意義不大。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒑Ａ繑?shù)據(jù)中有價(jià)值的信息提取出來發(fā)揮更大價(jià)值，大數(shù)據(jù)賦能使檔案管理工作更科學(xué)。只有樹立大數(shù)據(jù)思維，才能抓住機(jī)遇；惟有運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，方能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，參照相關(guān)文獻(xiàn)并結(jié)合作者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑：

（一）超越小數(shù)據(jù)管理定勢(shì)，探索與大數(shù)據(jù)行動(dòng)相融合。身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，收集小數(shù)據(jù)往往更為實(shí)用，小數(shù)據(jù)也成為熱門是與大數(shù)據(jù)碰撞后的重新選擇，因?yàn)橛么髷?shù)據(jù)去解決一些常規(guī)性問題并不科學(xué)。小數(shù)據(jù)是以個(gè)人為中心的數(shù)據(jù)，檔案領(lǐng)域的小數(shù)據(jù)是指存儲(chǔ)在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中結(jié)構(gòu)化的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)需要超越小數(shù)據(jù)的思維定勢(shì)，探索與大數(shù)據(jù)行動(dòng)相融合，使二者在各自領(lǐng)域協(xié)同發(fā)揮作用。

（二）突破檔案信息公開藩籬，走向檔案數(shù)據(jù)開放共享。檔案信息公開是依法將保管的檔案信息向社會(huì)開放，保障公民知情權(quán)，發(fā)揮檔案信息的多重價(jià)值。目前的檔案信息公開仍然存在著保密審查機(jī)制不健全、公開手段不方便用戶使用和官本位下的被動(dòng)服務(wù)模式限制利用需求等問題。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)開放共享平臺(tái)，促進(jìn)檔案信息由公開走向共享，用戶可以隨時(shí)隨地使用，通過權(quán)限訪問機(jī)制有效應(yīng)對(duì)密級(jí)和泄密問題。

（三）運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)，開啟精細(xì)化管理思維模式。精細(xì)化思維重視微若沙礫的所有細(xì)部，將一個(gè)已知的問題精細(xì)化拆分，直至主要問題的所有分支都羅列出來，數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)為精細(xì)化思維模式創(chuàng)造了條件。通過對(duì)用戶信息的深度挖掘，跟蹤用戶行為，推測(cè)用戶興趣，為個(gè)性化的檔案信息服務(wù)提供參考[7]。通過相關(guān)關(guān)系分析，將孤立的數(shù)據(jù)點(diǎn)進(jìn)行整合，開展更為準(zhǔn)確的趨勢(shì)預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值服務(wù)。

（四）運(yùn)用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，提升檔案信息服務(wù)應(yīng)用價(jià)值。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)是多媒體技術(shù)的終極應(yīng)用形式，通過設(shè)備模擬產(chǎn)生三維虛擬世界，實(shí)現(xiàn)視覺、聽覺和觸覺感應(yīng)，擁有真實(shí)世界的感知能力。檔案管理信息化建設(shè)使用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，擺脫單純依靠圖像、視頻和文字的分散式方法，能夠再現(xiàn)檔案真實(shí)的歷史原貌。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)接近現(xiàn)實(shí)世界，電子查閱或網(wǎng)上瀏覽產(chǎn)生身臨其境之感，減少實(shí)物檔案調(diào)用，有效避免毀壞、磨損和丟失等現(xiàn)象發(fā)生[8]。

（五）對(duì)接用戶實(shí)際需求，構(gòu)建數(shù)字化檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)的終極是變數(shù)據(jù)為知識(shí)，以用戶需求為目標(biāo)驅(qū)動(dòng)，協(xié)同大數(shù)據(jù)價(jià)值鏈，由信息服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變。以大規(guī)模、碎片化和智能化的知識(shí)庫(kù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建數(shù)字化檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)源管理、知識(shí)庫(kù)管理和應(yīng)用管理等功能[9]，由信息管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理，解決用戶有限認(rèn)知和處理能力之間的矛盾，促進(jìn)檔案知識(shí)的生產(chǎn)、加工、應(yīng)用和創(chuàng)新，挖掘信息價(jià)值、釋放資源活力、精準(zhǔn)服務(wù)重點(diǎn)、優(yōu)化服務(wù)方式[10]，使檔案知識(shí)效用最大化，走向信息服務(wù)的高級(jí)階段。

（六）樹立檔案安全意識(shí)，構(gòu)建更加完善的安全防護(hù)體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代海量信息沖擊下，出現(xiàn)了檔案信息的泄密、丟失和篡改等問題，必須采取有效措施防范這些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。一方面，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，定時(shí)更新防火墻阻斷陌生訪問、部署隔離網(wǎng)關(guān)防止非法站點(diǎn)訪問、采用物理隔離抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊[11]；另一方面，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全防護(hù)，查找系統(tǒng)漏洞防止木馬病毒侵入系統(tǒng)、采用可信計(jì)算機(jī)技術(shù)建立白名單確保內(nèi)生安全、采用外圍加固方式保障Web應(yīng)用的安全性和可靠性。