俞愛未
隨著信息化技術(shù)不斷提升,擴(kuò)展給各行業(yè)的管理決策依據(jù)帶來便捷性、科學(xué)性、可行性。公共圖書館財(cái)務(wù)管理采用信息化技術(shù)可以提高圖書館的管理水平促進(jìn)其發(fā)展。采用信息化技術(shù)可以將當(dāng)前分散化的管理模式,轉(zhuǎn)化為集中管理模式,理順了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間、財(cái)務(wù)與內(nèi)部專業(yè)管理之間的關(guān)系,統(tǒng)籌安排各項(xiàng)要素,明確優(yōu)化措施和運(yùn)營目標(biāo);以全面預(yù)算管理為統(tǒng)籌手段,量化策略目標(biāo),優(yōu)化資源配置,實(shí)施業(yè)績考核;以多維精益管理為數(shù)據(jù)支撐,強(qiáng)化業(yè)財(cái)深度融合和專業(yè)精益管理,通過對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營的過程監(jiān)控、效果評(píng)價(jià)、信息反饋,促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理持續(xù)完善提升業(yè)務(wù)、最終提高圖書館運(yùn)營效率。
(一)統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息資源,提高數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、全面性。公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化可以有效整合全館信息資源,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析具有科學(xué)性、準(zhǔn)確性為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),有利于圖書館戰(zhàn)略目標(biāo)的制定及未來發(fā)展。圖書館是財(cái)政全額撥款事業(yè)單位,其經(jīng)費(fèi)支出受財(cái)政監(jiān)管,現(xiàn)有財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)由財(cái)政的根據(jù)監(jiān)控需求委托第三方軟件公司開發(fā)并投入使用,根據(jù)的是財(cái)政的統(tǒng)一要求,而沒有根據(jù)圖書館實(shí)際業(yè)務(wù)需要而設(shè)定,這就導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)表體系反映的財(cái)務(wù)內(nèi)容完整性不強(qiáng),項(xiàng)目類設(shè)置少,可參考的會(huì)計(jì)信息不多,同時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)披露只是向財(cái)政部門和上級(jí)單位披露,披露制度不健全?,F(xiàn)有的圖書館集群管理系統(tǒng)又和財(cái)務(wù)系統(tǒng)不連通,數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一。導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息無法為領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略目標(biāo)及未來發(fā)展決策提供有效的依據(jù)。只有將財(cái)務(wù)管理信息化把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一核算分析,才能有效整合館內(nèi)信息資源,數(shù)據(jù)分析更加科學(xué)、全面、有效,提高圖書館管理決策正確性。
(二)完善圖書館固定資產(chǎn)的管理,提高固定資產(chǎn)的利用率。很多圖書館物資管理與財(cái)務(wù)核算之間結(jié)合性不強(qiáng),圖書館固定資產(chǎn)管理流于表面,尤其是各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分館、城市書房以及流動(dòng)圖書站點(diǎn)的書籍及設(shè)備的管理。例如某館有18家鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道圖書分館,215家農(nóng)家書屋、232個(gè)流動(dòng)圖書站、8家城市書房、15家鄉(xiāng)村書吧、3家校園書香驛站、45個(gè)“書循環(huán)”點(diǎn),點(diǎn)多面廣,這些站點(diǎn)的設(shè)備書籍的管理是個(gè)大難題,在當(dāng)前經(jīng)費(fèi)有限人力緊張情況下只有通過財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),才能將這些點(diǎn)串聯(lián)起來,進(jìn)行有效的統(tǒng)一的管理和維護(hù),這樣也更加方便書籍在各個(gè)站點(diǎn)的調(diào)換和流通,充分利用資源,提高使用效率。
(三)降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn),提升資金的運(yùn)用效率。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理具有籠統(tǒng)性,缺乏系統(tǒng)性,公共圖書館財(cái)務(wù)管理人員對(duì)預(yù)算的認(rèn)知程度不夠,在傳統(tǒng)的工作模式中,沒有精確的數(shù)據(jù)分析,隨意性大,完成上級(jí)要求的數(shù)據(jù)報(bào)表報(bào)送即完成任務(wù),會(huì)出現(xiàn)多報(bào)、亂報(bào)、謊報(bào)、漏報(bào)等情況。財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式向“一體化”“算大賬”的管理模式轉(zhuǎn)變,收集一切數(shù)據(jù),統(tǒng)一管理,根據(jù)層級(jí)數(shù)據(jù)分析出具有參考價(jià)值的財(cái)務(wù)報(bào)表,在資金投入有限的情況下做出合理的財(cái)務(wù)預(yù)算,提升資金運(yùn)用效率。財(cái)務(wù)管理信息化要求財(cái)務(wù)人員準(zhǔn)確記錄經(jīng)費(fèi)的實(shí)際使用情況,明確清楚的顯示各項(xiàng)業(yè)務(wù)或活動(dòng)開展所需的實(shí)際經(jīng)費(fèi),可以有效降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
(一)公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化當(dāng)前處于初級(jí)化階段?,F(xiàn)有公共圖書館財(cái)務(wù)管理的信息化水平處于初級(jí)化階段,信息化管理多為區(qū)塊管理,每個(gè)系統(tǒng)之間功能與數(shù)據(jù)無法有效銜接。隨著信息化的普及,許多圖書館引入了信息化的管理技術(shù),以某市市縣館為例現(xiàn)有圖書館集群管理系統(tǒng)信息和智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng),但是不同的系統(tǒng)根據(jù)不同需求設(shè)定的,存在信息不一致、脫節(jié)、分散數(shù)據(jù)不全面等的情況,具體體現(xiàn)如下:第一,不同系統(tǒng)體現(xiàn)固定資產(chǎn)(書籍)價(jià)格數(shù)據(jù)不一致。集群管理系統(tǒng)該模塊中存量書籍價(jià)格顯示的是零售價(jià)格(碼洋),而智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面通過招投標(biāo)后供應(yīng)商會(huì)給予一定的折扣,書籍是按照折扣價(jià)(實(shí)洋)入賬,這就導(dǎo)致了存量書籍固定資產(chǎn)價(jià)值存在很大的偏差,而且智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)錄入資產(chǎn)的時(shí)候是按照批次采購的金額錄入,資產(chǎn)并沒有細(xì)化到每一本書,如果要細(xì)化則需要人工按照書名,單價(jià)一本一本錄入,每年上萬冊采購量加上原先存量需要耗費(fèi)很大人力,財(cái)力;在集群管理系統(tǒng)雖然按照每本書籍編目入庫,但是卻無法體現(xiàn)實(shí)際的采購價(jià)格。第二,不同系統(tǒng)信息脫節(jié)。當(dāng)出現(xiàn)書籍毀損時(shí),集群管理系統(tǒng)就會(huì)記錄讀者賠償相應(yīng)書款或者是購買損壞的書籍重新編目入庫,然而在智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)卻無法體現(xiàn)這一情況,這筆在財(cái)務(wù)處理中就面臨難題,現(xiàn)有財(cái)務(wù)處理方式是將賠書款計(jì)入其他收入,而在固定資產(chǎn)(書籍)這里卻沒有相應(yīng)的減少書籍資產(chǎn)價(jià)值,因?yàn)闊o法核實(shí)該本書籍的實(shí)際價(jià)格。第三,系統(tǒng)信息分散不全面。集群管理系統(tǒng)中僅僅有紙質(zhì)書籍的資產(chǎn)價(jià)值管理,電子書籍及其他固定資產(chǎn)在該系統(tǒng)中沒體現(xiàn),智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)中包括了電子書籍、紙質(zhì)書籍及其他固定資產(chǎn),但是存在信息不詳細(xì)的情況。
(二)財(cái)務(wù)管理信息化資金短缺。圖書館為全公益性質(zhì),資金來源主要是政府財(cái)政撥款,而現(xiàn)有的財(cái)政撥款收入大部分用于館藏資源儲(chǔ)存方面,及日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著圖書及數(shù)字資源價(jià)格的不斷上漲,財(cái)政資金緊張,財(cái)政預(yù)算項(xiàng)目資金只減不增,要完成每年基本圖書及數(shù)字資源目標(biāo)增量,公共圖書館面臨的最大問題就是資金。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化需要根據(jù)圖書館的整體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行研發(fā),更新和完善財(cái)務(wù)管理信息化的軟件、硬件等配套設(shè)施,維護(hù)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng),保障公共圖書館數(shù)據(jù)資源的安全,防止黑客和病毒的攻擊。這些環(huán)節(jié)都需要很多的資金投入,對(duì)于許多公共圖書館來說心有余而力不足。以某市館為例一個(gè)全市區(qū)的圖書館集群管理系統(tǒng)就耗費(fèi)1千多萬,可見財(cái)務(wù)管理信息化所需的資金量大,對(duì)于本身資金短缺的公共圖書館而言財(cái)務(wù)管理信息化的投入使得公共圖書館資金短缺問題更加嚴(yán)峻。
(三)公共圖書館管理制度規(guī)范不夠完善。圖書館財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中,管理制度因素直接影響著其發(fā)展?,F(xiàn)有的管理制度在信息化技術(shù)瞬息萬變的情形下,在管理目標(biāo),管理技術(shù),管理手段上來說相對(duì)落后,造成了公共圖書館資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。隨著新技術(shù)的深度運(yùn)用,圖書館的信息搜集,整合方面,技術(shù)相對(duì)完善、科學(xué),而傳統(tǒng)滯后的管理模式卻沒有緊跟步伐,阻礙了信息化的進(jìn)一步建設(shè)發(fā)展;另外,信息化建設(shè)離不開組織團(tuán)隊(duì)建設(shè),在現(xiàn)有的管理模式下信息化建設(shè)僅僅是館內(nèi)負(fù)責(zé)信息化的專人、管理層級(jí)和第三方公司,缺乏全館統(tǒng)一一線的意識(shí),而財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)需要將公共圖書館所有資源有效的整合在一起,需要團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一意識(shí),齊心合力,積極配合,任何一個(gè)地方不到位就勢必會(huì)影響到財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)。
(四)專業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化人才缺乏。圖書館管理人員對(duì)財(cái)務(wù)信息化專業(yè)人員的不重視,許多公共圖書館管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化是以數(shù)據(jù)開發(fā)為重點(diǎn),而開發(fā)委托第三方軟件公司進(jìn)行,日常的維護(hù)也可聯(lián)系開發(fā)公司,本單位財(cái)務(wù)信息化人員只要財(cái)務(wù)人員兼顧即可,根據(jù)軟件公司的操作步驟進(jìn)行操作即可,而忽略了信息化管理的最終目的是提高管理效率,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)需要根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等變化不斷進(jìn)行更替、完善,是一個(gè)動(dòng)態(tài)體系,不是靜態(tài)體系,這些環(huán)節(jié)就離不開信息化專業(yè)人員。社會(huì)中財(cái)務(wù)信息化管理人才的缺乏,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,也需要財(cái)務(wù)專業(yè)人才,還需要管理專業(yè)人才,而在社會(huì)中這些人才都是分專業(yè)、分學(xué)科進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn),并沒有一個(gè)統(tǒng)一學(xué)科進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),從而導(dǎo)致社會(huì)中專業(yè)人才缺乏。公共圖書館財(cái)務(wù)管理人員大部分存在綜合素質(zhì)以及學(xué)歷不高的現(xiàn)象。
(一)全面完善制度,為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)創(chuàng)造制度保障。公共圖書館財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理制度只對(duì)基本的財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行了規(guī)范,卻沒有涉及新時(shí)代下公共圖書館信息化技術(shù)不斷應(yīng)用而發(fā)生的與財(cái)務(wù)管理的相關(guān)事項(xiàng)。例如,電子書籍、數(shù)字化設(shè)備、每年更新的電子資源庫如何進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范及管理等等。由于制度的不完善,使得公共圖書館在信息化時(shí)代的背景下整體財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加,因此需要完善公共圖書館財(cái)務(wù)管理制度,為信息化的建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。公共圖書館管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理制度的重視。根據(jù)圖書館館內(nèi)業(yè)務(wù)及圖書館發(fā)展目標(biāo)設(shè)置與之相關(guān)的財(cái)務(wù)管理制度,對(duì)館內(nèi)工作人員的行為進(jìn)行全面的規(guī)范。公共圖書館在制定制度中,需要從實(shí)際情況出發(fā),尋找當(dāng)前存在漏洞及問題,針對(duì)漏洞和問題完善或建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度。另外在完善制度的過程中,還需要具體進(jìn)行落實(shí),只有制度得以全面落實(shí)才能最大限度地發(fā)揮約束性作用,提高財(cái)務(wù)管理整體水平,為信息化建設(shè)提供制度保障。
(二)科學(xué)管理,培養(yǎng)專業(yè)的信息化團(tuán)隊(duì)。專業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理人員的缺乏不但會(huì)影響到財(cái)務(wù)管理中各類信息化系統(tǒng)的建立與維護(hù),同時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響到圖書館財(cái)務(wù)計(jì)算的效率與準(zhǔn)確率。圖書館不僅應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),還應(yīng)該加強(qiáng)其信息技術(shù)能力的培養(yǎng),以適應(yīng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的需要。圖書館適當(dāng)?shù)臅r(shí)候還可以引進(jìn)相關(guān)人才,給財(cái)務(wù)管理信息化團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液,提高團(tuán)隊(duì)信息化水平。
(三)優(yōu)化經(jīng)費(fèi)結(jié)構(gòu),保障財(cái)務(wù)管理信息化資金投入。第一,凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,因此優(yōu)化經(jīng)費(fèi)機(jī)構(gòu)科學(xué)合理預(yù)算編制是第一步。根據(jù)歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)算資金使用情況結(jié)合各業(yè)務(wù)科室新的計(jì)劃目標(biāo)任務(wù)完成所需資金及圖書館新的年度計(jì)劃編制全面預(yù)算,然后將全面預(yù)算逐層分解財(cái)務(wù)指標(biāo),具體落實(shí)到部門和相關(guān)人員身上,強(qiáng)化全過程預(yù)算控制力度,確保預(yù)算目標(biāo)的有效執(zhí)行,保障各個(gè)業(yè)務(wù)的有序開展,避免出現(xiàn)預(yù)算資金使用隨意性的問題,避免部分項(xiàng)目占用其他項(xiàng)目資金的問題,避免預(yù)算執(zhí)行力弱的問題,預(yù)算編制準(zhǔn)確,執(zhí)行有效可以很好的保障財(cái)務(wù)管理信息化的資金投入。第二,預(yù)算的編制需要準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)作為依據(jù),因此需要財(cái)務(wù)管理人員日常工作中準(zhǔn)確記錄經(jīng)費(fèi)的使用情況,以清楚和明確各業(yè)務(wù)或活動(dòng)開展所需的實(shí)際經(jīng)費(fèi),通過這些記錄情況分析圖書館內(nèi)各業(yè)務(wù)的資金使用及占比情況,對(duì)預(yù)算提供更準(zhǔn)確的指導(dǎo),同時(shí)理清公共圖書館各類業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)并區(qū)分重點(diǎn),在資金安排上更傾向于公共圖書館的重點(diǎn)業(yè)務(wù)項(xiàng)目,提高資金利用率。第三,需要完善規(guī)范的建設(shè),開展評(píng)估定級(jí),加強(qiáng)分類指導(dǎo)。監(jiān)管部門要明確自己的職責(zé),定期進(jìn)行督促和考評(píng)。通過考評(píng)情況分析和計(jì)量圖書館投入資金的使用效益,根據(jù)分析結(jié)果,可以發(fā)現(xiàn)圖書館活動(dòng)或業(yè)務(wù)開展的效果及存在的問題,并將這些信息及時(shí)反饋至管理層,通過督促相關(guān)科室整改,或者調(diào)整預(yù)算進(jìn)一步完善預(yù)算執(zhí)行的全面性、有效性。第四,財(cái)務(wù)管理相關(guān)人員要認(rèn)真研究圖書館自身發(fā)展需求,明確關(guān)鍵點(diǎn)并與第三方軟件公司進(jìn)行溝通、研發(fā)。如果一次性研發(fā)到位資金需求大,可以將財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)分階段開展,緩解一次性不足的困境??梢韵冗x擇必要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊,完成微觀模塊精細(xì)化方案,隨著資金的進(jìn)一步投入,不斷完善財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)公共圖書館宏觀的布局策略。
(四)加強(qiáng)圖書館聯(lián)盟,降低財(cái)務(wù)管理信息化成本。公眾的文獻(xiàn)需求日益增長,加上文獻(xiàn)刊物的價(jià)格上漲,使得公共圖書館的經(jīng)費(fèi)面臨緊張的問題,公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)又需要大量的資金投入,依靠個(gè)體圖書館進(jìn)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)很難有效開展。圖書館之間通過文獻(xiàn)互借互通、資源共享的形式開展合作,依靠群體圖書館的力量,可以緩解經(jīng)費(fèi)緊張的問題,這種形式的合作被稱為“圖書館聯(lián)盟”。圖書館聯(lián)盟可以有效的降低運(yùn)行成本,在圖書報(bào)刊采購、圖書報(bào)刊編目、圖書信息咨詢、數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限、開發(fā)數(shù)據(jù)庫的所有權(quán)與使用權(quán)分配、館藏資源的補(bǔ)給、人力培訓(xùn)、技術(shù)升級(jí)等方面都可以降低各自的運(yùn)行成本,發(fā)揮整體的優(yōu)勢和規(guī)模效益,避免資金的浪費(fèi)。例如某市圖書館就開發(fā)了圖書館集群管理系統(tǒng)信息,市內(nèi)所有的區(qū)、縣圖書館都采用該系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通,共享共用,降低了各區(qū)、縣館的信息化運(yùn)行成本,如果將圖書館聯(lián)盟成員單位進(jìn)一步的擴(kuò)展,那么將會(huì)節(jié)約更多的運(yùn)行成本,將更多資金集合起來,投入到信息化的建設(shè)中去,好刀用在刀刃上。
(五)建立圖書館行業(yè)組織,使政府決策更有利于財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。許多圖書館都成立了圖書館學(xué)會(huì),這些學(xué)會(huì)在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定上發(fā)揮重要作用,但是在立法權(quán)益的爭取上作用甚微,圖書館學(xué)會(huì)偏向于學(xué)術(shù)性研究團(tuán)隊(duì),不是全國性圖書館行業(yè)組織,不能像其他行業(yè)組織一樣參與并影響政府決策,這就導(dǎo)致圖書館財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的政策支持,大大影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程。只有對(duì)圖書館學(xué)會(huì)進(jìn)行革新,建立圖書館行業(yè)組織,才能發(fā)揮圖書館學(xué)會(huì)行業(yè)組織的紐帶作用,做好政府和行業(yè)之間的有效溝通,讓政府了解圖書館行業(yè)的要求和意愿,使政府做出更利于公共圖書館發(fā)展的決策,如圖書館的資金撥款,圖書館信息化建設(shè)和發(fā)展,圖書館財(cái)務(wù)管理信息化要求等。
(六)信息化加強(qiáng)安全管理。公共圖書館為了保障財(cái)務(wù)管理的綜合效能,應(yīng)該加強(qiáng)信息化安全風(fēng)險(xiǎn)管控。首先,將安全責(zé)任落實(shí)到部門或者人,積極開展對(duì)電腦進(jìn)行定時(shí)的病毒查殺,全面把控大數(shù)據(jù)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn),防止病毒及黑客入侵,保障信息安全。其次,建立備份機(jī)制,將重要的信息及時(shí)備份,防止各種因素導(dǎo)致的信息丟失。再次,建立信息安全保障體系,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理,在公共圖書館財(cái)務(wù)運(yùn)營過程中對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合把控,明確監(jiān)督管理人員,對(duì)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管,降低不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),只有這樣才能提升財(cái)務(wù)管理效能,實(shí)現(xiàn)公共圖書館運(yùn)營業(yè)務(wù)水平的全面提升。
本文通過當(dāng)前信息化時(shí)代下公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的基本情況進(jìn)行研究和分析,發(fā)現(xiàn)了公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中存在問題,這些問題影響了公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)。作為公共圖書館必須要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化的重要性及積極意義,采取有效的措施來解決目前財(cái)務(wù)管理信息化的問題,使得公共圖書館在信息化時(shí)代蓬勃發(fā)展。
中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)2022年11期