張鳳霞

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

1引言

隨著計算機技術(shù)在辦公方面的有效應(yīng)用，大大提高了工作效率，自動化技術(shù)將傳統(tǒng)的工作方式與計算機技術(shù)緊密結(jié)合，可以節(jié)省更多的人力和日常工作時間。在這個過程中，企業(yè)管理人員和工作人員對自動化的認識不夠，計算機操作系統(tǒng)維修人員也沒有辦法及時更新資料和相關(guān)知識儲備，提高整體技術(shù)水平，導(dǎo)致很難展示計算機技術(shù)本身的優(yōu)越性和進步性。因此，需要進一步提高對計算機技術(shù)的探索和認識，提高工作人員的計算機技術(shù)操作水平，以現(xiàn)代科學(xué)的具體方法，更合理、更有效地在辦公自動化中全面普及計算機技術(shù)。

2概述

2.1辦公自動化的定義

辦公自動化也被稱為OA系統(tǒng)，通過在實際辦公工作中使用計算機技術(shù)，簡化極其復(fù)雜的工作流程，實現(xiàn)公司員工的信息共享和集體相互協(xié)作，并為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，實現(xiàn)辦公效率的提高。目前，辦公自動化還沒有統(tǒng)一的通用形態(tài)，但其優(yōu)勢在現(xiàn)代辦公領(lǐng)域逐步凸顯，為現(xiàn)代辦公創(chuàng)造了一種新的辦公形態(tài)。

2.2辦公自動化的特點

辦公自動化的核心是計算機技術(shù)的有效應(yīng)用，以滿足企業(yè)智能化辦公的需求。辦公自動化通過計算機操作系統(tǒng)將公司員工聯(lián)系起來，作為數(shù)據(jù)交互的新橋梁，通過對具體工作內(nèi)容的快速處理，實現(xiàn)有效溝通和降低成本的目標。辦公自動化的特征可以歸結(jié)為以下幾點。一是辦公自動化的信息化、智能化。能夠?qū)崿F(xiàn)文本工具、數(shù)字圖像處理、決策過程、檢驗、工程項目管理等，也是企業(yè)大力發(fā)展辦公自動化最直接的目的。二是集成性。將軟硬件技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動通信技術(shù)、企業(yè)內(nèi)部管理等有效融合，使企業(yè)內(nèi)部管理和辦公系統(tǒng)與社會信息有效聯(lián)系起來。三是多媒體性。提取互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)字圖像、音頻／視頻文件、表格數(shù)據(jù)等多媒體信息并快速處理，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

3應(yīng)用優(yōu)勢

3.1提升辦公效率和質(zhì)量

辦公主要用于編寫和組織數(shù)據(jù)文件，傳統(tǒng)形式的辦公主要以人工筆記為主，需要耗費大量的時間、精力，導(dǎo)致書寫錯誤的問題經(jīng)常發(fā)生。將計算機技術(shù)引入辦公工作，使用自動化辦公軟件，可以達到事半功倍的效果。隨著我國計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，對數(shù)據(jù)的處理速度有了很大的提高，甚至對于海量的數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)和人工智能的引導(dǎo)下，也可以以最短的時間完成處理，并且滿足數(shù)據(jù)處理的精度要求。

3.2降低了企業(yè)成本，提高工作效率

在辦公自動化實現(xiàn)之前，企業(yè)各個部門的工作方式非常繁瑣，相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息處理能力都是人工完成的，經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失，數(shù)據(jù)不準確的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公時間相對緊張，工作量大，相關(guān)費用相對較高。計算機操作系統(tǒng)在自動化辦公中的普遍使用，使相關(guān)認證材料的使用可以在計算機操作系統(tǒng)上進行，不僅減少了相關(guān)辦公的流程，而且還大大減少了相關(guān)材料的使用，大大降低了辦公設(shè)備產(chǎn)品的成本。

3.3改善內(nèi)部協(xié)作

由于工作紀律，職員之間、部門之間的互動極為缺乏。但是，如果實現(xiàn)了自動化辦公，就能突破空間和時間的限制，使員工能夠在不影響業(yè)務(wù)的情況下進行學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流。當(dāng)所有業(yè)務(wù)工作非常緊密地聯(lián)系在一起時，員工只要按一下按鈕，就可以執(zhí)行信息分析和信息收集等具體任務(wù)，從而更方便領(lǐng)導(dǎo)者做出決策和控制。此外，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)與全世界溝通，挖掘更多資源，聯(lián)系合作伙伴，尋找潛在客戶。

3.4形式獨立，易于管理

計算機技術(shù)在辦公自動化中的有效利用，在實際工作中發(fā)揮著重要作用。對于企業(yè)來說，辦公自動化平臺在本質(zhì)上是相似的，但具有相對獨立而不分散的共性。在實際管理時，一臺客戶端即可進行遠程操作，這是業(yè)務(wù)決策者對辦公自動化管理感興趣的主要原因。例如，公司內(nèi)部發(fā)出的命令，以前是通過發(fā)文傳遞的，但收信人往往忘記了文件的精神，未能及時傳遞，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的指令沒有發(fā)揮作用?，F(xiàn)在，只要通過自動化辦公平臺下達通知，部門或直屬管理層第一時間接到指令，立即形成下達指令，文件內(nèi)容一鍵下達。

4應(yīng)用策略

隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)已廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域，對促進企業(yè)的發(fā)展非常重要。根據(jù)時代發(fā)展的新形勢，企業(yè)要跟上社會經(jīng)濟發(fā)展的步伐，不斷進行深化改革，引進先進科技及成功的發(fā)展經(jīng)驗，逐步加強辦公自動化的發(fā)展，促進計算機技術(shù)在辦公自動化中的合理、科學(xué)應(yīng)用。如何進一步促進企業(yè)健康有序地發(fā)展，可以從以下相關(guān)內(nèi)容展開。

4.1強化數(shù)據(jù)處理

在實際辦公中，可以為更高級別的數(shù)據(jù)設(shè)置不同的搜索關(guān)鍵字和查詢具體內(nèi)容，通過計算機技術(shù)將不相關(guān)的數(shù)據(jù)相互轉(zhuǎn)換，進而得到更準確的核心內(nèi)容。此外，數(shù)據(jù)處理結(jié)束后，顯示格式也發(fā)生了巨大的變化，包括數(shù)據(jù)圖表、PPT等，不再是傳統(tǒng)的方正表格、黑紙白字，有效地提升了辦公數(shù)據(jù)的處理水平。另外，在數(shù)據(jù)恢復(fù)中，可以利用計算機操作系統(tǒng)和計算機技術(shù)來提取和恢復(fù)數(shù)據(jù)，并允許操作者在發(fā)生錯誤后及時修改，從而大幅度提高辦公質(zhì)量。最后，通過計算機操作系統(tǒng)，可以為生成的文件進行加密設(shè)置，不同級別和優(yōu)先級的文件設(shè)置不同的賬號和密碼，以滿足不同人的相關(guān)信息需求。

4.2實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f

計算機技術(shù)將世界連接成一個無形的“巨網(wǎng)”，無論是外部局域網(wǎng)連接還是企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)連接都包含在其中。計算機技術(shù)使企業(yè)不斷加速成長，并且由于普遍的內(nèi)外部效應(yīng)，不斷影響企業(yè)的發(fā)展。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，企業(yè)的信息流通和對外信息分發(fā)更加準確、快捷。通過線上辦公的方式促進了各職能部門員工之間的相互交流，進一步加強了企業(yè)內(nèi)部的團結(jié)。企業(yè)可以通過貿(mào)易郵箱、新浪官方微博等多種互聯(lián)網(wǎng)渠道，與其他企業(yè)和商業(yè)伙伴進行溝通交流，從而提升自身的商業(yè)價值。在全球經(jīng)濟一體化的背景下，企業(yè)的跨國合作是不可避免的，如果遇到緊急情況，如無法參加會議，可以通過連接網(wǎng)絡(luò)視頻會議或者語音聊天會議等形式很好地解決這些問題，實現(xiàn)無視距離和空間的信息傳遞和交換，消除阻礙企業(yè)發(fā)展壯大的障礙，進而實現(xiàn)相關(guān)信息的全面?zhèn)鬟f。

4.3實現(xiàn)文檔管控自動化

文件的審批和發(fā)送完全由計算機在互聯(lián)網(wǎng)上完成，所有操作人員、操作時間、修改跟蹤、審批跟蹤等信息都會被詳細記錄。歸檔文件可按保密級別進行檢索，檢索權(quán)限可由用戶直接指定。接收和傳輸文件的過程由計算機自動化控制，通過進一步提高自動化辦公的效率，各種信息、知識和文件可以按權(quán)限進行應(yīng)用、共享和存儲。計算機技術(shù)的應(yīng)用進一步推動了辦公自動化的發(fā)展，如公司招聘新員工時，管理員只需為其設(shè)置一個用戶身份和密碼，員工就可以自己登錄系統(tǒng)，查看符合條件的文件內(nèi)容，包括相應(yīng)的技術(shù)文件、法規(guī)、業(yè)務(wù)進展、公司歷史等。

4.4完善企業(yè)的綜合管理事項

完善公司的自動化辦公系統(tǒng)，需要不斷引入各種辦公數(shù)據(jù)信息擴展應(yīng)用技術(shù)，如目前的Visual Studio技術(shù)、SQL數(shù)據(jù)庫、P標簽等，進一步擴展這一綜合管理問題，必須不斷優(yōu)化以下幾個方面。一是加入OA人力資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化公司的人力資源管理。通過聯(lián)合構(gòu)建OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)．可以實時集中員工信息、考勤、績效、薪酬等信息，提高公司人力資源管理辦公室的效率和準確性。二是使用金蝶和用友等財務(wù)管理軟件，可以高效、共同管理公司的財務(wù)信息和經(jīng)濟業(yè)務(wù)。在公司經(jīng)營發(fā)展過程中，會出現(xiàn)大量經(jīng)濟工作信息，傳統(tǒng)財務(wù)工作方式會出現(xiàn)效率低下、經(jīng)濟管理成本增加等問題。借助財務(wù)軟件應(yīng)用程序，可以實現(xiàn)高效和自動化的處理。例如，報告和憑證可以在預(yù)定義的過程中自動生成，會計人員可以通過簡單的操作在短時間內(nèi)處理大量財務(wù)信息，真正感受到辦公自動化帶來的便利。利用計算機信息技術(shù)還可以建立內(nèi)部溝通、日常用品、辦公用品、車輛、用餐等管理平臺。

4.5有效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)身份安全驗證技術(shù)

不斷發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)在人們的日常生活中已經(jīng)成為常態(tài)。此外，互聯(lián)網(wǎng)的穩(wěn)定性和安全性得到了有效的優(yōu)化和提升，但仍然存在一定的安全風(fēng)險。許多辦公人員忽略了網(wǎng)絡(luò)信息安全的必要性，一些辦公人員使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時并沒有向服務(wù)器申請認證，因此，服務(wù)器無法獲取更多關(guān)于辦公人員的信息，也無法有效掌握服務(wù)器與辦公人員的安全信息，導(dǎo)致信息安全問題出現(xiàn)的概率有所增加。

4.6檢驗電子印章的真實性

印章是企業(yè)重要的信息資料，一旦泄露或被復(fù)制，會對企業(yè)的生存和發(fā)展產(chǎn)生致命的影響。在具體辦公過程中，紙質(zhì)版文件的開頭和結(jié)尾一般會有簽名或蓋章，以保證文件的權(quán)威性和數(shù)據(jù)的準確性。簽名或印章比較容易被偽造或惡意篡改，導(dǎo)致紙質(zhì)文件的穩(wěn)定性、可靠性和準確性存在問題。但是，在數(shù)字化辦公管理具體流程中，電子印章具有一定的虛擬性，不容易辨別真假。因此，需要遵循《電子簽名法》，為行政管理提供行為標準。另外，企業(yè)的印章管理人員要加強電子印章知識的學(xué)習(xí)，更有效地鑒別印章的真?zhèn)巍Ｌ岣唠娮佑≌碌淖R別潛力，一方面，可以更有效、快速、準確驗證數(shù)據(jù)的權(quán)威性和真實性。另一方面，可以為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險，防止企業(yè)因電子印章引發(fā)經(jīng)濟糾紛。

5發(fā)展趨勢

計算機技術(shù)正經(jīng)歷著智能化、信息化、系統(tǒng)化、高速化、多功能化等一系列重大新體制改革。計算機技術(shù)將從數(shù)據(jù)庫和信息處理能力轉(zhuǎn)變?yōu)橹R處理，知識庫將取代存儲文件庫。手寫字體、顯示圖像、不同模式、計算機語言等人機交互技術(shù)對話將成為一種特定的輸入輸出方式，而且人機交互技術(shù)可以達到較高的水平。此外，計算機操作系統(tǒng)將有大量的人工智能和機器人，也有巨大不可識別的潛力，人機交互變得更加方便、快捷、迅速，辦公自動化也將變得更加集成化、網(wǎng)絡(luò)化、高性能。

6結(jié)束語

當(dāng)前，人們對計算機技術(shù)的依賴越來越強，而計算機技術(shù)也為人們的工作和生活提供了便利。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以方便企業(yè)對相關(guān)信息和人事檔案的管理，進一步優(yōu)化組織形式，促進工作流程的快速運轉(zhuǎn)，完善相應(yīng)辦公設(shè)備系統(tǒng)的建設(shè)。此外，計算機技術(shù)為公司員工的發(fā)展提供了廣闊的平臺，依靠計算機技術(shù)可以實現(xiàn)不斷學(xué)習(xí)，全面提升員工的工作能力，使其更好地投人工作，共同推動企業(yè)的快速發(fā)展。