柯泳 惠州市鴻業(yè)電力有限公司

一、企業(yè)合同管理的重要性

企業(yè)在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的一切經(jīng)營行為最終都通過簽訂合同的方式才能得到有效體現(xiàn)。企業(yè)也可以通過依靠法律手段來制約其他企業(yè)的經(jīng)營方式，這一點主要體現(xiàn)在企業(yè)合同管理制度是否有效地被推行。合同的有效履行管理，可以有效幫助企業(yè)不斷樹立良好的企業(yè)形象及樹立企業(yè)誠信，可以有效幫助企業(yè)不斷提高其在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的企業(yè)核心市場競爭力，給企業(yè)帶來無限的發(fā)展商機(jī)，從而可以促進(jìn)企業(yè)持續(xù)能夠穩(wěn)定健康發(fā)展。

伴隨著我國社會主義法治市場經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展和相關(guān)法律法規(guī)體系逐步形成完善，合同已經(jīng)逐漸成為締約當(dāng)事人或者雙方正確履行合同約定、遵守合同承諾的重要依據(jù)。任何企業(yè)每年都需面臨企業(yè)合同的制定、履約、變更和轉(zhuǎn)讓、解除或終止的復(fù)雜情況，如果沒有嚴(yán)格的企業(yè)合同經(jīng)營管理制度措施來進(jìn)行約束，單憑中國工商行政監(jiān)督管理檢察機(jī)關(guān)等國家有關(guān)合同管理行政部門對企業(yè)合同管理實施嚴(yán)格監(jiān)管，這樣在監(jiān)管上的力度永遠(yuǎn)是不足夠的[1]。

二、合同管理中存在的主要問題

（一）合同簽訂前期準(zhǔn)備工作不充分

為了能避免日后容易出現(xiàn)投資合同糾紛，在投資合同正式簽訂之前，合同企業(yè)甲方首先應(yīng)對投資合同企業(yè)乙方的長期履約業(yè)務(wù)能力、資格等條件做仔細(xì)進(jìn)行調(diào)查，若在日后雙方簽訂合同，并在履約的過程中，乙方不按事先合同約定按期履行，最終可能會給合資企業(yè)甲方造成難以得到挽回的直接經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同管理工作沒有健全的法規(guī)，公司法制觀念淡漠，履約意識較差

公司為發(fā)展尋求不斷發(fā)展壯大，制定和出臺的公司優(yōu)惠政策較為嚴(yán)格，操作性比較不強(qiáng)，沒有實際政策運行中的效力。有時，企業(yè)雙方之間的交易也僅憑直接對方的聯(lián)系電話、傳真、發(fā)貨單等通知單就可以開展了，這樣的交易做法給企業(yè)合同書的履行過程帶來很大的經(jīng)濟(jì)安全隱患。合約管理部門即使不要求專門管理人，也必須分管清楚。既然《合同法》規(guī)范了表見代理，就必須強(qiáng)化對委任授權(quán)的監(jiān)督管理。因權(quán)限不清而負(fù)擔(dān)民事責(zé)任的情形也比比皆是。在實踐工作中，經(jīng)常看到授權(quán)委任不詳、委派期間缺少或不詳，并且合同專用章上隨處亂放的現(xiàn)象，這主要是由于法律意識淡漠導(dǎo)致的。《合同法》中規(guī)定，協(xié)議的簽訂必須有書面和口頭或其他多種形式，除即時簽訂者之外協(xié)議各方在協(xié)議時最好應(yīng)當(dāng)選擇書面的形式。對于盲目親信”口頭承諾”的協(xié)議，如果雙方當(dāng)事人之間缺乏誠信便糾纏不清，造成了無謂的爭議。

（三）合同不規(guī)范，約定不明確，審驗條款不嚴(yán)謹(jǐn)

《合作法》規(guī)范了十五種知名條款?！逗献鞣ā分赃@樣細(xì)致地規(guī)范，為了避免在條款復(fù)雜或者條款不明時能依法處理。所以，在合約的訂立時，必須要清楚地確定合同條款的名稱，以免在爭議出現(xiàn)時不清楚如何運用合同條款中的有關(guān)條款。而中小企業(yè)為減少爭議、避免條文不清楚，往往采用更格式化的合同條款，但由于這種的合約條文相比而言規(guī)范得更為全面，所以，日本律師們建議盡量使用這種合同條款。

當(dāng)公司在審驗合同條款內(nèi)容時，對于易出現(xiàn)使當(dāng)事人產(chǎn)生錯誤的規(guī)定文字，或條款中的文字不規(guī)范等，會直接造成條款內(nèi)容無法有效執(zhí)行或易引起的爭議。最常見的問題是關(guān)于違約責(zé)任賠償方面的信息遺漏。所以，在對土地使用合同條款的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查時需要做到細(xì)心、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，無疑是必要的。

（四）監(jiān)督體系完善性缺乏

在中國目前的公司內(nèi)部具體履行履約管理工作相關(guān)職責(zé)流程中，風(fēng)險管控制度也存在著不同程度的內(nèi)部安全問題，其一是在具體履行風(fēng)險管理工作時，在履行合約前和事后仲裁階段都只是其內(nèi)部管理實施上的側(cè)重問題，但對具體履約流程中的內(nèi)部管理工作關(guān)注程度不夠。其二是在部分實體公司內(nèi)，由于內(nèi)幕信息管理職能的界定錯誤，未能嚴(yán)密記載并追蹤簽訂合同情況，從而使得在簽訂合同流程中異常情況出現(xiàn)時，公司無法作出補(bǔ)救措施以及處理對策的科學(xué)制定，進(jìn)而使其無法持續(xù)簽訂合同，從而使得公司無法有效地實施風(fēng)險管控制度。三是監(jiān)管體制并沒有必要的健全性，公司自控方式的合法性也存在著相當(dāng)程度的欠缺，缺乏有效的合同監(jiān)控與調(diào)整機(jī)制，雖然在此過程中，部分公司都設(shè)立了法務(wù)部門，同時也通過了專人專崗的設(shè)置保證了合同管理工作的高效實施，但監(jiān)管機(jī)制卻存在著很大程度的缺陷，使得法務(wù)部門無法實際介入公司的投資決策與談判，從而使得合同管理工作監(jiān)察系統(tǒng)無法有效發(fā)揮功能。

（五）變更合同時缺少所需的書面支撐材料

條款內(nèi)容變化主要涉及合同條款內(nèi)涵變化以及約定各方當(dāng)事人的利害關(guān)系變化。合約內(nèi)容變化實質(zhì)上是在原有舊版合約的內(nèi)容基礎(chǔ)上作出的一次調(diào)整，以此方式來有效保障合同中的權(quán)力和義務(wù)能更好地進(jìn)行完成，對于合同內(nèi)容上沒有較大修改的舊版合同，在一定大的程度上就相當(dāng)于重新約定簽訂了一份新版的合同。因此，變更合同時的書面材料就顯得非常重要，當(dāng)進(jìn)行合同變更時單純只靠口語指導(dǎo)，沒有書面等材料，就無法支撐這份變更后合同的有效性，所以為了能夠更好地有效維護(hù)廣大企業(yè)家的合法權(quán)益，同時應(yīng)該及時或者采取各種書面形式依法來對企業(yè)合同內(nèi)容進(jìn)行授權(quán)變更。

（六）忽視了合同的動態(tài)管理

許多管理人員都面臨著對合同法管理工作認(rèn)知上的偏差，因為他們在公司管理工作中常常忽略了合同法的動態(tài)情況管理工作，而以為自己所經(jīng)營管理工作的公司還沒有出現(xiàn)過合同糾紛就是已經(jīng)產(chǎn)生了合同法，并且可以在隨后尋找法律顧問處理爭議。盡管這也是一個有效處理法律問題的方式，但是這種亡羊補(bǔ)牢的做法，即便能有所彌補(bǔ)恐也會給公司帶來一定的影響。因為合同法的執(zhí)行是一個動態(tài)的流程，涉及簽訂、交付、檢驗、結(jié)算等等環(huán)節(jié)，而對手的履約情況能力又怎么樣，也只是經(jīng)過了上述不同的環(huán)節(jié)后才反映出來的。作為公司的管理人員，雖然在合約訂立之前就已對對方的商業(yè)信用狀況、注冊資本、商譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模等問題進(jìn)行過各方面的研究，但必須注意到的是，通過考察所取得的這些信息，僅僅說明了對手過去的商業(yè)狀況，而隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況的發(fā)展對手履約能力也可能變化，而對手履約能力究竟如何只能經(jīng)過對合約的動態(tài)管理工作才能進(jìn)行真實的評估，所以，必須改正自身理解上的偏差，認(rèn)真做好對合約的動態(tài)管理工作，才能更有效地減少因合約執(zhí)行而可能帶來的各種損失。

三、合同管理的改進(jìn)措施

（一）合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化

在進(jìn)行合同交易管理的整個過程中，就需要把合同管理體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，在企業(yè)中應(yīng)該建立完善的關(guān)于合同交易管理的規(guī)章制度，使合同管理在企業(yè)進(jìn)行交易管理的整個過程中能夠真正做到有法可依，并且合同在交易簽訂的整個過程中更加的準(zhǔn)確。企業(yè)合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化主要目的是對企業(yè)合同的具體管理模式以及實際履行中如何履約、變更以及解除等問題進(jìn)行全面的監(jiān)督管理。由于在最近的幾年企業(yè)中在后續(xù)簽訂合同的整個過程中經(jīng)常可能會遇到一些失誤問題，因此企業(yè)越來越多地重視對簽訂合同的科學(xué)管理，在企業(yè)中能夠建立一個比較完善并且科學(xué)的管理制度就顯得格外重要。在最近的幾年，我國的一些大型企業(yè)不斷進(jìn)行合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化，通過在企業(yè)中具體建立一套合同的執(zhí)行管理制度，能夠有效使企業(yè)合同在實際進(jìn)行企業(yè)管理的整個過程中對其責(zé)任更加的明確，也就能夠有效減少企業(yè)合同在實際執(zhí)行管理過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險[2]。

（二）強(qiáng)化合同管理，加強(qiáng)合同審核

合約管理中需要注重流程的監(jiān)督，以達(dá)到管理風(fēng)險的事中管理，公司和合作方建立合作關(guān)系需要確保合約可以真正得以遵守，確保合約法律效果的達(dá)成。法律顧問部門和崗位管理人員對合同的履行流程實施監(jiān)督與指導(dǎo)，是合同管理的重要環(huán)節(jié)，通過流程監(jiān)督，可以洞察合同管理中出現(xiàn)的重大問題、公司經(jīng)營狀況和管理過程中出現(xiàn)的缺陷，對合同的完成狀況作出階段性記錄，并追蹤完整合同的履行流程，采用監(jiān)管關(guān)鍵控制點的方式管理合同執(zhí)行流程。當(dāng)約定存在執(zhí)行不落實等情形時，合同主管機(jī)關(guān)及崗位人員必須及時與公司其他主管機(jī)關(guān)反映有關(guān)問題，并對管理策略的制定提出合理參考建議。在簽訂合同以前，有關(guān)人員就必須積極爭取起草合同文本的權(quán)力，在初步編寫完合同文本之后，有關(guān)人員還必須組織大律師或者專門律師對其內(nèi)容加以嚴(yán)格審核，并提交修改意見。在此過程中，合同監(jiān)督管理部門有關(guān)工作還必須以此為基點加以科學(xué)整改。對已進(jìn)行簽約儀式并開始生效的合約，執(zhí)行機(jī)關(guān)還需要保證雙方嚴(yán)格遵守合同，不得私自改動內(nèi)容或變動，一旦改動內(nèi)容并取得雙方批準(zhǔn)后，還必須進(jìn)行書面形式補(bǔ)充協(xié)議。而在此過程中，簽約管理機(jī)關(guān)還必須嚴(yán)密檢查合約執(zhí)行狀況，并及時向主管機(jī)關(guān)反映無法及時完成的合約，同時進(jìn)行補(bǔ)救措施，以防止合同中違規(guī)情況的出現(xiàn)。

（三）合同管理方式信息化

目前，國內(nèi)市場上的合同事務(wù)處理信息查詢管理系統(tǒng)已相當(dāng)普遍，該信息系統(tǒng)已經(jīng)基本覆蓋了以處理合同事務(wù)管理信息為服務(wù)重點等十大主要的業(yè)務(wù)功能模塊。例如以現(xiàn)在市面上中石化合同管理樣板工程的管理方法為例，雖然中石化合同管理的合同信息業(yè)務(wù)模塊已經(jīng)基本成功實現(xiàn)了公司履約信息線上線下申報、會簽登記審批等功能，但該體系實際上還宜由合同相對人的信用審核。以及協(xié)議示范文件、履約結(jié)算等方面進(jìn)行完成。其中特別要高度重視有關(guān)合同的履行動態(tài)變化管理，合同履行主辦主管部門一定要及時準(zhǔn)確掌握有關(guān)合同書在履行過程中的動態(tài)變化，向有關(guān)合同履行主管部門及時反饋相關(guān)信息。對有關(guān)合同內(nèi)容進(jìn)行及時修改、變更、補(bǔ)充或解除。同時，注重合同管理的主管部門對合同的依法履行過程監(jiān)督和合同結(jié)算前的管理也是非常十分必要的。

（四）針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行整改

面對公司違約合同的存在問題時，就需要及時處理公司合同法律關(guān)系管理是一項經(jīng)營法律管理關(guān)系，而違約糾紛的行為本身就是一項經(jīng)營違法行為，要及時履行依法繳納的合同違約金、索賠損失，或?qū)嵤?qiáng)制違約履行措施等各種法律相關(guān)后果，所以公司的法律顧問業(yè)務(wù)部門在負(fù)責(zé)審核并決定擬定違約條款時應(yīng)在選用適當(dāng)?shù)暮贤`約補(bǔ)救條件和合同補(bǔ)救條款時就變得非常關(guān)鍵，所以如果公司內(nèi)部有新的違約合同糾紛狀況突然出現(xiàn)，公司法人和律師部門就要及時區(qū)別情況，適時通過合同協(xié)調(diào)、仲裁或民事訴訟等方法加以解決，并積極依法保護(hù)其他公司的整體合法權(quán)益，從而降低其他公司的直接損失，對企業(yè)合作關(guān)系管理，應(yīng)該做到進(jìn)行的全過程、全方位、科學(xué)地有效管理。

（五）提高合同管理人員素質(zhì)

在對合同管理進(jìn)行企業(yè)管理的整個流程中，十分關(guān)鍵的是企業(yè)管理者要不斷加強(qiáng)對合同管理的專業(yè)培訓(xùn)，以提升合同管理者的素養(yǎng)。人才是各個領(lǐng)域想要發(fā)展的一個非常重要的推動因素，如果沒有人才的推動，很多事情很難深入科學(xué)的開展，相反如果有了人才的推動，面臨的各種事情也會得到有效的解決。所以企業(yè)要想提升合同水平，預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險，必須要重視人才的培養(yǎng)，將一批人才培養(yǎng)成技術(shù)嫻熟的優(yōu)秀從業(yè)者，既可以有效地解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現(xiàn)因為工作人員不專業(yè)而出現(xiàn)的問題。在對合同管理人員進(jìn)行企業(yè)管理的整個過程中，合同的執(zhí)行管理人員對整個合同的實際履行過程有著十分直接的影響。企業(yè)可以能夠達(dá)到使得對合同進(jìn)行管理人員的實際工作管理能力能夠得到很大的程度提高，并且還可以能夠達(dá)到使合同管理人員在對企業(yè)合同管理進(jìn)行專業(yè)管理的工作過程中能夠?qū)崿F(xiàn)更好的工作效果。另外，企業(yè)通過對合同事務(wù)管理人員的多次培訓(xùn)，能夠做到使合同事務(wù)管理人員能夠具有更強(qiáng)的企業(yè)法律法規(guī)觀念，使合同事務(wù)管理人員在進(jìn)行合同事務(wù)管理的整個過程中也是能夠嚴(yán)格地按照企業(yè)法律的相關(guān)規(guī)范程度來嚴(yán)格進(jìn)行，不會對一個企業(yè)的自身利益安全產(chǎn)生太大的不良影響。

（六）積極開展重合同、守信用活動，提升企業(yè)履約水平

合同管理工作中要對合同的管理流程加強(qiáng)關(guān)注，同時作為合同管理者也要積極參與過程，并且做到守信用，使得合同的管理更加安全。針對某些重要條款管理，公司更需要提高管理者的參與度，作為合同管理者要及時準(zhǔn)確的了解條款的有關(guān)信息，并進(jìn)行及時更新和跟進(jìn)，出現(xiàn)風(fēng)險提醒時要迅速做好記錄和回復(fù)，以防止問題進(jìn)一步擴(kuò)大，合作管理者也要進(jìn)行最大程度的監(jiān)督力度，以防止出現(xiàn)無謂的爭議，合同管理者也要最大化的保障公司在重要條款管理工作中的合法權(quán)益。最終實現(xiàn)了提升企業(yè)合同管理的目的。

四、結(jié)語

通過對合同管理工作以及在公司內(nèi)控中出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析，合同管理問題十分突出，因為對于各類合同的前期管理工作往往是可以保障公司內(nèi)部合作能夠持續(xù)順利地進(jìn)行下去的一個關(guān)鍵工作，所以在一個公司中對于做好各類合同前期管理的工作流程中，必須對其進(jìn)行十分的高度重視，并且，在針對公司合作中的各類合同管理流程中的問題時，要更加主動地找出管理流程中的主要問題與缺陷，并對此類問題做好了記錄分析以及相應(yīng)的市場調(diào)研；同時也要做好對合同管理培訓(xùn)工作，不斷提升管理者的整體素質(zhì)；在管理過程中更要全身心地投入進(jìn)去，更深的挖掘管理中的不足；最終整理并制定出相應(yīng)的合同應(yīng)對對策以利于保證企業(yè)合同管理能夠順利地得到執(zhí)行。