文/海洋石油工程股份有限公司 楊洋 田帥 潘志明

信息技術(shù)的快速發(fā)展使很多企業(yè)將內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保存，但同時(shí)也給企業(yè)辦公室的保密工作帶來(lái)更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一旦企業(yè)的核心文件或信息被盜取，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)商業(yè)危機(jī)，不利于企業(yè)的生存發(fā)展，因此需要結(jié)合辦公室保密工作的情況，采取有效的措施提高保密工作水平，更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一、辦公室保密工作泄露的危害

如果辦公室沒有做好涉密文件的保密工作，尤其是伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如果出現(xiàn)涉密文件泄露情況，很容易將涉密信息泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，從而影響企業(yè)的正常發(fā)展。因此在企業(yè)發(fā)展時(shí)應(yīng)當(dāng)做好辦公室的保密工作。除此之外，如果出現(xiàn)核心機(jī)密泄露情況時(shí)，不僅會(huì)降低自己的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也會(huì)影響企業(yè)員工的自身利益，導(dǎo)致企業(yè)員工出現(xiàn)下崗的情況。因此在企業(yè)發(fā)展中保證辦公室保密工作的水平至關(guān)重要。

二、提高辦公室保密工作水平的具體對(duì)策

（一）提高對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)。由于辦公室屬于行政中心的樞紐，承擔(dān)著各項(xiàng)工作任務(wù)，保密工作是其中非常重要的工作內(nèi)容。辦公室保密工作，不僅需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，同時(shí)也需要對(duì)上級(jí)部門負(fù)責(zé)，做好文件材料的上傳下達(dá)，保證具體工作落到實(shí)處。1.應(yīng)積極學(xué)習(xí)保密知識(shí)，提高保密意識(shí)。在辦公室保密工作中，辦公室主任承擔(dān)著重要責(zé)任，為了保證辦公室保密工作水平的進(jìn)一步提高，辦公室主任需要積極學(xué)習(xí)保密知識(shí)，提高保密意識(shí)及能力，牢固樹立終身學(xué)習(xí)的理念，將自己所學(xué)習(xí)到的保密知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際辦公室保密工作中，同時(shí)也需要將保密工作的效果以及情況及時(shí)向上級(jí)部門匯報(bào)，做好保密工作的基礎(chǔ)管理工作，確保保密制度的健全，以此讓保密工作更好地促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。2.應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和各業(yè)務(wù)板塊之間的溝通聯(lián)系。為了方便企業(yè)將保密意識(shí)落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)中，需要讓各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的工作人員進(jìn)行充分的溝通以及交流，讓各個(gè)部門的同志認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好保密工作的第一關(guān)，對(duì)日常工作的情況進(jìn)行詳細(xì)的檢查以及管理，同時(shí)工作人員也需要履行管理職責(zé)，讓保密工作能夠落到實(shí)處。3.加強(qiáng)對(duì)保密工作的檢查和指導(dǎo)。在開展辦公室保密工作時(shí)，需要對(duì)日常工作進(jìn)行部署，及時(shí)召集各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的負(fù)責(zé)人以及業(yè)務(wù)人員，讓其學(xué)習(xí)到最新的保密理念以及知識(shí)，從而提高全體干部的保密意識(shí)。同時(shí)在辦公室保密工作過(guò)程中，也需要讓上級(jí)部門定期派遣工作人員對(duì)保密工作的發(fā)展情況進(jìn)行全面的檢查以及指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且采取有效的措施保證秘密文件的安全性。最后在開展保密工作時(shí)，應(yīng)配備完善的保密設(shè)施，做好技術(shù)防范以及人工防范等等，確保保密工作的順利開展。

（二）強(qiáng)化保密管理，認(rèn)真做好保密工作。1.加強(qiáng)宣傳教育工作。辦公室需要讓工作人員在意識(shí)上承認(rèn)保密工作的重要性，在行動(dòng)中進(jìn)行表現(xiàn)。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳教育工作，將保密法的教學(xué)內(nèi)容納入年初所制定的學(xué)習(xí)計(jì)劃中，引導(dǎo)員工積極學(xué)習(xí)，保證教學(xué)計(jì)劃得到有效的執(zhí)行。同時(shí)為了提高員工學(xué)習(xí)保密法的積極性，在日?；顒?dòng)時(shí)可以利用例會(huì)或者集中時(shí)間學(xué)習(xí)保密法。豐富的保密知識(shí)，提高保密意識(shí)，明確自己在辦公室保密工作中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的義務(wù)以及責(zé)任，避免出現(xiàn)保密文件泄露的情況。2.加強(qiáng)對(duì)涉密人員的管理以及配置。在辦公室保密工作中，工作人員的素質(zhì)以及工作水平都會(huì)影響工作的開展情況。因此在正式挑選辦公室工作人員時(shí)，企業(yè)需要對(duì)招聘的員工進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并將政治標(biāo)準(zhǔn)放在第一位。同時(shí)對(duì)于涉密文件的保管員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員需要嚴(yán)格要求。除此之外還要做好備案工作，如果涉密人員出現(xiàn)離職或者工作調(diào)動(dòng)，需要讓員工嚴(yán)格按照保密規(guī)定與相關(guān)人員簽訂保密承諾，如果員工出現(xiàn)違反承諾的行為，需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.嚴(yán)格按照有關(guān)涉密文件的交接手續(xù)開展交接。在具體交接辦公室涉密文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)交接本的簽字制度，涉密資料做到專人保管以及專柜密存，從而確保涉密資料文件的信息得到安全處理。

（三）工作人員要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。在開展辦公室保密工作時(shí)，工作人員要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，約束自己的行為，確保保密工作的順利開展。由于密級(jí)文件的簽收，需要有一定的時(shí)限要求，因此在收到文件過(guò)后，應(yīng)當(dāng)讓當(dāng)事人去相關(guān)部門領(lǐng)取文件或者進(jìn)行上交文件，當(dāng)收取到文件之后，需要及時(shí)向單位的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，并且做出及時(shí)地處理，保證處理結(jié)果的科學(xué)性以及時(shí)效性，避免出現(xiàn)拖延的情況。對(duì)此，在開展辦公室保密工作時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)以及使命感，在工作時(shí)不怕吃苦，任勞任怨。

（四）把保密工作以及保密意識(shí)落實(shí)到日常生活中。通信技術(shù)的快速發(fā)展給人們的日常生活帶來(lái)極大的便利，同時(shí)也促進(jìn)了辦公室保密工作的開展，但也帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。因此，為了保證有關(guān)企業(yè)涉密文件的安全，在使用電腦以及網(wǎng)絡(luò)時(shí)，保密工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻將涉密材料和非涉密材料進(jìn)行分離，禁止使用互聯(lián)網(wǎng)傳遞涉密文件。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自己的保密意識(shí)以及防范意識(shí)，確保保密工作的順利開展。

（五）加強(qiáng)對(duì)各類涉密介質(zhì)的管理。在辦公室工作時(shí)會(huì)使用大量的紙質(zhì)文件，因此在對(duì)紙質(zhì)涉密文件資料進(jìn)行管理時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開展一系列的管理活動(dòng)，比如文字的簽收和保存等等，并且在工作時(shí)也應(yīng)當(dāng)管理存放文件的磁盤以及光盤等等，不能夠?qū)⑵潆S意放置甚至丟棄。

（六）不斷完善保密制度。為了能夠讓辦公室保密工作順利開展，并且取得良好的保密效果，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)辦公室的經(jīng)營(yíng)情況，建立比較完善的管理制度。對(duì)此需要對(duì)辦公室的所有信息開展統(tǒng)一的管理，以此保證信息的安全性。在開展辦公室保密工作時(shí)，不僅應(yīng)當(dāng)完善保密制度，同時(shí)要確保各項(xiàng)制度得到有效落實(shí)，確保每一位辦公室工作人員職責(zé)都能夠得到有效的落實(shí)。如果辦公室保密工作中出現(xiàn)信息泄露的情況，可以在第一時(shí)間找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，并且對(duì)出現(xiàn)工作問(wèn)題的負(fù)責(zé)人進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，以此提高保密制度的力度。除此之外，在辦公室保密工作進(jìn)行時(shí)，企業(yè)需要定期檢查，需要派遣專門的工作人員對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，在企業(yè)發(fā)展中有很多黑客會(huì)利用信息手段來(lái)獲取有關(guān)企業(yè)發(fā)展的涉密文件，因此為了避免黑客的侵入應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻的使用，在使用計(jì)算機(jī)向外界傳輸文件和信息資料的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做到與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相隔離，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。最后對(duì)于涉密工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳教育，讓其認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，提高政治覺悟，讓涉密人員能夠和其他的工作人員站在同一個(gè)角度上思考保密工作進(jìn)行的效果，確保每一位工作人員都能夠明確自己應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，用規(guī)則來(lái)約束自己的行為，避免泄露事件的發(fā)生。

（七）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及移動(dòng)設(shè)備的管理。在辦公室保密工作進(jìn)行時(shí)，會(huì)使用非常多的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此需要對(duì)系統(tǒng)開展有針對(duì)性的分級(jí)，包括涉密計(jì)算機(jī)在使用時(shí)需要與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，以此保證信息傳輸?shù)陌踩?。如果?jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要在第一時(shí)間對(duì)涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行維修，并且現(xiàn)場(chǎng)需要有保密工作人員全程監(jiān)督。對(duì)于一些需要淘汰的計(jì)算機(jī)，在淘汰之前對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，將所存留的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除以及銷毀，確保信息的安全性。

（八）不斷強(qiáng)化信息技術(shù)在保密工作中的作用。

信息技術(shù)發(fā)展使得信息軟件以及技術(shù)更新?lián)Q代的速度越來(lái)越快，因此為了能夠強(qiáng)化辦公室保密工作，提高保密工作的效果，企業(yè)在開展辦公室保密工作時(shí)需要緊跟信息技術(shù)發(fā)展的腳步，不斷更新信息系統(tǒng)，確保保密技術(shù)的建設(shè)完成。在開展保密工作時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求配置計(jì)算機(jī)，不斷提高辦公室保密工作的技術(shù)水平。

三、結(jié)語(yǔ)

為了能夠使涉密文件或信息得到很好的保存，避免被盜取影響企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)需要采取有效措施，不斷提高辦公室的保密工作水平。除此之外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠提高辦公室的保密工作水平，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況建立完善的保密機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育以及管理，保證保密工作獲得良好的效果。