張薔 杜琛驁 侯智洋

（國家海洋信息中心）

檔案管理工作的開展在不同的管理工作要求背景下存在非常嚴(yán)格的針對性要求。檔案管理工作在整體的工作量、工作要求、嚴(yán)謹(jǐn)性上也是相對更高的。因此，在落實檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)不斷提升管理工作力度，結(jié)合實際對信息化系統(tǒng)和管理平臺引入后可能產(chǎn)生的風(fēng)險進行分析，并進一步通過技術(shù)維度的能力提升和管理思想意識的優(yōu)化。促使信息化背景下的檔案管理工作在質(zhì)量和成效上保持在更加穩(wěn)定的狀態(tài)下。同時，這也有利于及時發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在的問題和不足，促使檔案管理工作在未來的長期開展中獲得良好的成效。

一、信息化管理背景下的檔案管理特征分析

（一）大批量集中存儲

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，整體的檔案信息內(nèi)容在密度上較高，信息化系統(tǒng)引入應(yīng)用后所需要存儲的檔案整體數(shù)量和檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性也呈現(xiàn)出逐步提高的狀態(tài)。因此，信息技術(shù)應(yīng)用背景下的檔案管理可借助信息系統(tǒng)中的存儲空間和存儲路徑實現(xiàn)大批量的集中存儲。這不僅能夠促使不同類型檔案的存儲基于相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進行針對性的保管，也有利于提升檔案管理工作的整體成效，規(guī)避人工管理背景下可能出現(xiàn)的人為誤差和問題[1]。除此之外，信息化的管理系統(tǒng)有一定的基礎(chǔ)保障和系統(tǒng)加密功能。因此，檔案信息資源的安全保障力度也會更進一步的提高，從而兼顧大批量信息存儲和存儲安全兩方面的工作要求。只要檔案管理人員面向信息化系統(tǒng)和平臺加強實踐應(yīng)用中的認(rèn)知和了解力度，就能夠充分利用此種先進平臺完成好檔案管理工作。

（二）信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜性高

信息結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性主要是指在網(wǎng)絡(luò)平臺和信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景下，檔案信息可應(yīng)用多種不同的形式進行呈現(xiàn)和存儲。這與傳統(tǒng)情況下以紙質(zhì)為載體的檔案信息內(nèi)容相比更加全面而細(xì)致。另外，也能克服紙質(zhì)基礎(chǔ)檔案信息在長期留存的過程中可能容易出現(xiàn)損壞的障礙和問題[2]。應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)后，檔案通過電子版的存儲模式設(shè)置，能夠?qū)崿F(xiàn)多種不同格式之間的轉(zhuǎn)化。這不僅能夠為檔案信息實現(xiàn)應(yīng)用中的需求滿足奠定基礎(chǔ)，而且復(fù)雜的信息內(nèi)容也可基于不同的形式獲得最為全面清晰的保存和應(yīng)用狀態(tài)，發(fā)揮出檔案信息在具體工作開展中應(yīng)有的促進作用。另外，檔案信息化管理的背景下，信息化平臺的運行所依托的軟件也會引起信息內(nèi)容的形式變動，這主要是為了保障信息系統(tǒng)運行中不同類型的檔案信息能夠在系統(tǒng)中實現(xiàn)兼容并存的狀態(tài)。因此，在具體的信息化管理系統(tǒng)中，檔案信息內(nèi)容需要結(jié)合原始的需求和形式實現(xiàn)相對應(yīng)的轉(zhuǎn)化和完善，從整體上來講，這會導(dǎo)致檔案信息在結(jié)構(gòu)復(fù)雜性上進一步提升[3]。

（三）對系統(tǒng)的應(yīng)用需求高

在信息化管理平臺應(yīng)用的過程中，軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)是支持整個管理系統(tǒng)運行的重要前提條件。因此，信息化管理背景下的軟硬件系統(tǒng)建設(shè)和運行狀態(tài)都需要保持在相對更加穩(wěn)定的情況下。且信息化檔案管理模式對于軟硬件系統(tǒng)本身的質(zhì)量和功能發(fā)揮效果會產(chǎn)生較高的需求。一旦系統(tǒng)本身出現(xiàn)了技術(shù)問題，或運行穩(wěn)定性的問題，就會直接影響到檔案管理工作的開展。關(guān)于具體的系統(tǒng)功能發(fā)揮效果，在信息化系統(tǒng)的背景下，先進的技術(shù)和管理功能模塊能夠促使信息化的檔案數(shù)據(jù)在識別存儲和調(diào)用上更加便捷，但對相應(yīng)技術(shù)人員和檔案管理人員的操作能力以及技術(shù)能力提出了一定的要求，管理工作的思想觀念也需要同步實現(xiàn)更新[4]。

（四）管理工作開展的靈活性強

依托信息化系統(tǒng)實施的檔案管理工作在自由度和靈活性上也是相對更高的。這不僅與計算機系統(tǒng)和軟件運行平臺的基本性質(zhì)緊密相關(guān)，也與信息系統(tǒng)不同的功能模塊、邏輯關(guān)系緊密相關(guān)。在信息管理系統(tǒng)的運行過程中，各個環(huán)節(jié)的工作可獨立實施，也可聯(lián)動發(fā)揮作用。管理工作的開展中對檔案信息的調(diào)用、檔案信息的分析以及檔案信息的修改都可獨立應(yīng)用系統(tǒng)中的功能模塊來實現(xiàn)。同時，對于檔案信息的調(diào)取也可分為在線和離線兩種模式，這都有利于促使檔案管理工作更加具備實效性和便捷性，提升檔案管理工作的成效。

二、信息化管理背景下的檔案管理風(fēng)險

（一）信息安全保障風(fēng)險

安全保障方面的風(fēng)險主要是指檔案信息化管理背景下的管理工作由于受到信息化系統(tǒng)的性質(zhì)與特征的影響，在信息流通的過程中可能會存在泄露或缺失的安全風(fēng)險。且從現(xiàn)階段的實際情況來看，檔案信息化管理在實踐中并未形成一個系統(tǒng)全面的管理規(guī)范和管理模式。因此，不同的檔案信息化管理背景下可能出現(xiàn)的安全問題和隱患也呈現(xiàn)出多樣性的特征。另外，隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)在信息化技術(shù)的支持下，也更加強調(diào)效率和便捷性要求的滿足。因此，信息安全會在快速的信息流轉(zhuǎn)中受到影響。目前，檔案信息化管理工作中的信息管理持續(xù)性和安全維護針對性仍然存在一定的不足。通常情況下，檔案管理中的安全保障都是在信息已經(jīng)出現(xiàn)泄漏或缺失的情況下采取應(yīng)急方案進行處理。預(yù)警式的安全管理模式在實踐應(yīng)用中缺乏針對性和有效性。另外。信息系統(tǒng)中的信息流通多元性和便捷性也會導(dǎo)致風(fēng)險的類型更加復(fù)雜多樣。目前的檔案信息化管理中，對于多種不同類型安全隱患和問題的管理控制力度也有待進一步提升。安全問題得不到有效的保障和解決，檔案信息化管理工作的質(zhì)量和成效就無法同步得到保障。

（二）信息化管理人才需求風(fēng)險

信息化管理在具體實踐中對專業(yè)人員的能力水平提出了非常高的要求，信息化人才需求與檔案管理工作的實踐工作需求都處在相對較高的層次上。因此，現(xiàn)階段檔案信息化管理模式引入背景下的專業(yè)人才培養(yǎng)力度、專業(yè)人才儲備數(shù)量都存在一定程度的不足。從工作人員的能力水平要求上來講，檔案信息化管理背景下的人員能力需求主要集中在對信息技術(shù)大數(shù)據(jù)技術(shù)以及檔案信息管理中的功能模塊設(shè)置技術(shù)進行全方位的掌握。但從目前的實際情況來看，檔案信息化管理背景下的相關(guān)人員團隊建設(shè)和培訓(xùn)工作開展力度存在一定的不足，即使部分檔案館能夠階段性地針對管理人員群體開展培訓(xùn)教育。但由于先進技術(shù)和平臺的引入需要一定的成本支出支撐，因此，相關(guān)工作人員在檔案信息化人才培養(yǎng)的過程中也會遇到障礙和問題。

（三）信息內(nèi)容保密工作風(fēng)險

信息內(nèi)容保密工作的風(fēng)險主要是指在信息化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)運行模式以及系統(tǒng)運行的技術(shù)支持方面的因素影響，導(dǎo)致檔案管理在信息化系統(tǒng)中出現(xiàn)信息被篡改或信息被盜用的現(xiàn)象，這都會直接影響到電子版的檔案信息的作用發(fā)揮效果。同時，也會損傷到相關(guān)檔案信息涉及人員的隱私以及安全保障狀態(tài)。由于信息遭到篡改或出現(xiàn)盜用的現(xiàn)象與信息化系統(tǒng)運行中的技術(shù)要求以及運行管理功能設(shè)置問題緊密相關(guān)，因此，現(xiàn)階段檔案信息化管理背景下需要針對性地加強技術(shù)支持，盡可能提升整個運行系統(tǒng)的外部防御能力，避免信息內(nèi)容遭到外部負(fù)面因素的侵?jǐn)_和影響。

（四）信息調(diào)取應(yīng)用與保密設(shè)置矛盾

信息調(diào)用與保密設(shè)置的矛盾主要是指為了保證信息內(nèi)容的安全穩(wěn)定狀態(tài)，在信息系統(tǒng)運行的過程中需要通過權(quán)限設(shè)置或保密級別設(shè)置的形式對部分檔案信息進行封鎖安全保障。但從檔案管理和檔案需求的滿足上來講，由于保密設(shè)置需要技術(shù)支持和權(quán)限分配維度的工作做輔助。因此，一旦設(shè)置了固定的保密級別，可能會對部分崗位工作人員調(diào)取檔案信息造成一定的障礙。若部分檔案信息在應(yīng)用上的緊急性較強，則這種現(xiàn)象還會影響檔案信息作用的發(fā)揮效果。因此，在現(xiàn)階段融入信息化管理平臺后，解決檔案信息應(yīng)用需求與保密設(shè)置層次方面的矛盾也是信息化檔案管理工作開展中所需要重視的關(guān)鍵問題。

三、檔案信息化管理中的安全管理針對性策略分析

（一）注重安全保障制度體系的構(gòu)建

雖然信息化的技術(shù)和平臺在運行中的自由性和穩(wěn)定性都能達(dá)到較高的水平層次。但檔案信息化管理工作中的制度制定仍然是保障安全狀態(tài)的重要途徑。只有結(jié)合信息化管理系統(tǒng)和平臺的運行需求運行特征制定與之對應(yīng)的管理系統(tǒng)和管理制度，才能結(jié)合實際對信息化檔案管理背景下的管理工作進行長期的監(jiān)督和控制，形成長效性的安全管理保障機制。在具體的制度建設(shè)過程中，一方面要結(jié)合不同的檔案管理側(cè)重點、檔案信息內(nèi)容以及傳統(tǒng)的制度體系進行分析研究。另一方面，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化管理體系的運行特征和運行模式構(gòu)建起與信息化系統(tǒng)運行相匹配的制度體系，提升安全管理和保障的有效性。例如，在專業(yè)性較強的海洋檔案管理中，管理工作的開展所涉及的內(nèi)容信息具有針對性較強的特征。因此，匹配設(shè)置信息化檔案管理制度體系時，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合海洋檔案管理的基本要求以及其本身的內(nèi)容側(cè)重點，在制度體系的制定過程中注重匹配性設(shè)置針對性的管理制度。從海洋檔案的調(diào)取檔案信息的分類、檔案的應(yīng)用等多個角度確定相應(yīng)的制度化運行和執(zhí)行流程，促使信息化背景下的檔案管理在系統(tǒng)而完善的先進制度的支撐下獲得更為突出的實際效果。除此之外，制度體系的構(gòu)建還應(yīng)當(dāng)注重專項性。從實際出發(fā)來講，主要強調(diào)制度的制定應(yīng)當(dāng)結(jié)合常見的海洋檔案信息管理風(fēng)險制定針對性的控制處理措施，以便在風(fēng)險和問題發(fā)生后及時采取措施進行處理和解決。

（二）形成標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理流程

管理流程的形成，能夠為管理工作人員的具體工作開展提供針對性的指導(dǎo)和支持，標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程是指結(jié)合檔案管理工作的基本性質(zhì)以及信息技術(shù)與系統(tǒng)的特征，形成一套能夠匹配信息技術(shù)系統(tǒng)運行應(yīng)用的檔案管理工作方法，從而促使檔案管理工作的落實開展，在先進技術(shù)和系統(tǒng)的支持下，獲得更加良好的實踐效果。標(biāo)準(zhǔn)化管理流程的構(gòu)建主要是指在具體的管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化系統(tǒng)的基本特征以及電子化的檔案信息內(nèi)容的基本結(jié)構(gòu)，建立檔案信息日常管理調(diào)取應(yīng)用以及分類等多角度工作的開展流程。并且結(jié)合海洋檔案信息管理的實際促使各個維度的管理運行流程逐步向標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進落實。標(biāo)準(zhǔn)化模式的形成，具體可通過標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行效果監(jiān)督指標(biāo)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程設(shè)置以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息調(diào)取應(yīng)用流程設(shè)置來完成。最終促使檔案信息管理和應(yīng)用中的各個維度的工作都能夠基于標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程有效地執(zhí)行落實。有了標(biāo)準(zhǔn)化的體系結(jié)構(gòu)，也能夠幫助相關(guān)管理人員結(jié)合傳統(tǒng)情況下管理工作的實際問題進行對照觀察，找到出現(xiàn)問題的原因，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化的要求進行修正和完善，提升信息化管理背景下的檔案管理時效性和合理性。為了確保標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，在信息化系統(tǒng)中形成獨立的數(shù)據(jù)庫，在檔案管理信息系統(tǒng)中，還需要通過定制開發(fā)相應(yīng)的功能模塊形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理執(zhí)行工作日志，以便于管理人員定期查詢管理工作落實開展的效果，這也是減低檔案管理實踐中風(fēng)險的有效路徑。

（三）提升工作人員能力素質(zhì)水平

提升檔案管理人員素質(zhì)水平主要是指從檔案管理的專業(yè)化要求角度，首先，面向信息化管理系統(tǒng)的具體執(zhí)行人員進行專業(yè)性的理論知識培訓(xùn)，進一步扎實起在檔案管理工作中的理論知識掌握程度和掌握有效性。其次，從檔案管理工作的實踐角度出發(fā)加強檔案管理人員的安全教育、職責(zé)履行教育工作、責(zé)任心教育。使其從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對于相關(guān)人員以及整個單位的運行發(fā)展所起的重要作用。從思想上重視個人的工作開展、提升工作開展的有效性。檔案管理人員只有樹立了正確的思想認(rèn)知，才能在具體的工作開展中提升合理性和有效性，并積極按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程要求執(zhí)行落實檔案管理工作。有了思想意識做支撐，進一步的人員素質(zhì)提升主要集中在其對于信息化管理系統(tǒng)和軟件的應(yīng)用能力上。因此，單位內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)同步面向檔案管理人員進行信息技術(shù)能力的針對性培訓(xùn)，或為檔案管理人員提供外出深造學(xué)習(xí)或參與講座、交流學(xué)習(xí)的機會，促使檔案管理人員對信息化管理模式下先進的技術(shù)、先進管理系統(tǒng)的應(yīng)用模式進行充分的了解，并同步掌握其實踐應(yīng)用方法。最終為其在工作執(zhí)行落實中靈活應(yīng)用信息化平臺和技術(shù)，落實好檔案管理工作提供重要的支持。

（四）加強檔案管理權(quán)限設(shè)置科學(xué)性

權(quán)限設(shè)置的科學(xué)性主要是指在檔案管理工作系統(tǒng)的運行和保障工作開展中，可結(jié)合檔案管理的實際需求以及不同檔案類型的保密級別進行前期的針對性分析和研究。確保基層管理人員和檔案管理工作者能夠首先對檔案管理信息系統(tǒng)的運行原理以及各種不同類型檔案的保密級別設(shè)置原理進行充分的了解。在此基礎(chǔ)上，通過更加合理的權(quán)限設(shè)置，促使檔案管理工作基于不同的崗位和人員進行更加細(xì)化的劃分。只有檔案管理工作在程序性、層次性上得到針對性的提升，才能確保檔案管理背景下的權(quán)限設(shè)置在細(xì)致性和合理性上同步得到保障。為了確保權(quán)限設(shè)置更加科學(xué)合理，管理人員一方面要結(jié)合海洋檔案信息管理的實際需求初步對信息管理權(quán)限的設(shè)置范圍進行確定。另一方面，也要結(jié)合不同需求群體的檔案信息瀏覽和調(diào)用需求，從更加細(xì)的角度出發(fā)科學(xué)設(shè)置檔案管理權(quán)限，用更加清純的權(quán)限劃分，確保各崗位工作人員能夠結(jié)合受眾群體對象的需求，合理調(diào)取檔案信息，確保檔案信息順利有序的應(yīng)用。最后，檔案信息管理中的權(quán)限設(shè)置還應(yīng)當(dāng)由專業(yè)的系統(tǒng)維護和管理人員提供相應(yīng)的輔助指導(dǎo)，確保各崗位工作人員能夠通過賬號登錄和功能模塊靈活應(yīng)用的方式調(diào)取相應(yīng)的檔案信息。同時，技術(shù)人員的輔助支持也是為了在檔案信息權(quán)限需要擴充或縮減時，能夠及時依托專業(yè)技術(shù)人員解決相應(yīng)的問題，完成權(quán)限范圍的調(diào)整和優(yōu)化，最終為提升檔案管理工作的成效提供重要的支持。

四、結(jié)束語

通過本文的分析可知，檔案管理的信息化模式是現(xiàn)階段檔案管理經(jīng)過創(chuàng)新完善后形成的新趨勢。為了確保檔案信息化管理在實踐中取得更好的效果，管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化管理的具體要求以及實際狀態(tài)對管理風(fēng)險進行針對性的分析，并且從安全保障的角度提升管理工作力度，應(yīng)用先進的技術(shù)系統(tǒng)提升檔案管理工作的成效，同步達(dá)到風(fēng)險規(guī)避的目標(biāo)。管理人員也需要結(jié)合本職工作的要求對信息化檔案管理系統(tǒng)的運行原理實際應(yīng)用中的操作方法等多方面的內(nèi)容進行充分的了解和把握，以便合理應(yīng)用信息化的檔案管理平臺和系統(tǒng)完成好預(yù)期的檔案管理工作任務(wù)。