李雙斌 李 巖

(中國科協(xié)學(xué)會服務(wù)中心，北京 100081)

全國學(xué)會是中國科協(xié)的重要組成部分，已成為參與全球科技治理體系和實現(xiàn)我國高水平科技自立自強(qiáng)的重要力量[1]。利用信息化手段推動全國學(xué)會數(shù)字化轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮創(chuàng)新引領(lǐng)作用，是學(xué)會治理的必然要求。

為全面落實習(xí)近平總書記關(guān)于科技創(chuàng)新和群團(tuán)改革工作系列講話和批示精神，根據(jù)中國科協(xié)黨組、書記處決策部署，立足賦能學(xué)會、服務(wù)會員，中國科協(xié)打造學(xué)會管理服務(wù)平臺。平臺由中國科協(xié)學(xué)會服務(wù)中心負(fù)責(zé)建設(shè)，并進(jìn)行不斷迭代更新。本文結(jié)合調(diào)查研究，針對全國學(xué)會管理服務(wù)平臺會員會議系統(tǒng)提出優(yōu)化升級方案。

一、全國學(xué)會管理服務(wù)平臺會員會議系統(tǒng)簡況

(一)總體情況

學(xué)會管理服務(wù)平臺是由中國科協(xié)學(xué)會服務(wù)中心負(fù)責(zé)建設(shè)的專門為服務(wù)全國學(xué)會而打造的專業(yè)平臺。2018年，由原中國科協(xié)學(xué)會部牽頭，在“智慧科協(xié)”學(xué)術(shù)信息化建設(shè)“四平臺一中心”①的總體規(guī)劃下開展建設(shè)，旨在賦能學(xué)會、服務(wù)會員、輻射廣大科技工作者，推動科技工作者之家從物理之家向數(shù)字之家、智慧之家轉(zhuǎn)變。2019年，原“中國科協(xié)所屬全國學(xué)會會員會議系統(tǒng)”升級改造后接入學(xué)會管理服務(wù)平臺，統(tǒng)一為全國學(xué)會服務(wù)。平臺中，會員會議系統(tǒng)整合會員管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)，提供會員管理、換屆選舉、會議會務(wù)、專屬門戶網(wǎng)站、征文評審、在線評獎、調(diào)查問卷、用戶數(shù)據(jù)分析、郵件/短信通知、線上財務(wù)繳費等信息化便捷通道。系統(tǒng)面向中國科協(xié)所屬全國學(xué)會免費開放使用。平臺還整合了“學(xué)會‘智匯’產(chǎn)品服務(wù)包”，充分整合和優(yōu)化各類社會資源，以提供專屬培訓(xùn)資料、提供社會專屬服務(wù)等為重點，為學(xué)會賦能、提升能力。截至2021年底，已有103個全國學(xué)會正式使用會員會議系統(tǒng)，有28個全國學(xué)會正在試用中。

(二)主要功能

1.全生命周期會員管理

會員系統(tǒng)提供一體化會員管理解決方案，優(yōu)化流程，提升全國學(xué)會管理效率。核心功能涵蓋組織、聯(lián)系、發(fā)展會員，為學(xué)會提供會員用戶畫像，精準(zhǔn)服務(wù)學(xué)會會員，包括新老會員管理、會員繳費、入會申請、會籍復(fù)審、財務(wù)管理、身份查詢等功能(見圖1)。

圖1 會員系統(tǒng)解決方案

2.一站式會議服務(wù)

會議系統(tǒng)是專為學(xué)術(shù)會議活動主辦方或組織者提供的一站式SaaS②云平臺會務(wù)管理信息化解決方案。該系統(tǒng)以會員系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理為基礎(chǔ)，融合會議網(wǎng)站搭建、短信郵件群發(fā)通知、會員身份驗證、論文投稿、專家在線審稿、稿件論文集處理、學(xué)術(shù)日程編制、會議邀請、參會報名注冊、門票銷售、在線支付、大會簽到、會議日程、論文管理、數(shù)據(jù)在線實時統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析、酒店預(yù)訂、在線調(diào)查等應(yīng)用，通過電腦端、微信端及手機(jī)端實現(xiàn)三網(wǎng)合一便捷智能的會議服務(wù)(見圖2)。

圖2 會議系統(tǒng)解決方案

二、會員會議系統(tǒng)調(diào)查摸底情況

(一)調(diào)查方法

本文采用的調(diào)查方法主要有以下幾種：一是通過組織部分有代表性的全國學(xué)會(名單詳見文章結(jié)尾)工作人員進(jìn)行現(xiàn)場座談搜集相關(guān)需求及數(shù)據(jù)并征求他們對系統(tǒng)升級方案的意見和建議；二是通過調(diào)取“學(xué)會管理服務(wù)平臺”后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)，主要是入庫會員人數(shù)、使用系統(tǒng)的學(xué)會數(shù)等；三是利用全國學(xué)會年檢報告、《中國科協(xié)統(tǒng)計年鑒》等資料中的學(xué)會會員數(shù)與現(xiàn)有平臺后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，并分析數(shù)據(jù)差異產(chǎn)生的原因；四是通過對平臺用戶進(jìn)行問卷調(diào)查以查找問題和不足，以期優(yōu)化迭代系統(tǒng)功能。2021年7月開展的滿意度調(diào)查結(jié)果顯示，用戶對系統(tǒng)的滿意度為94.2%，其中非常滿意的比例為60.8%。

(二)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析

1.全國學(xué)會使用和會員入庫情況

截至2021年底，中國科協(xié)所屬210個全國學(xué)會在學(xué)會管理服務(wù)平臺會員管理系統(tǒng)中總計入庫會員186萬余人。其中，正式使用會員系統(tǒng)的學(xué)會有103個，共入庫會員140.6萬余人；正在試用會員系統(tǒng)的有28個學(xué)會，共入庫會員6萬余人。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源分析

已入庫的186萬會員主要包括三類：①由老會員系統(tǒng)導(dǎo)入，經(jīng)過數(shù)據(jù)清洗后保留的有效會員82.7萬人；②部分學(xué)會在使用新會員系統(tǒng)后，決定棄用老會員系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，通過直接與新系統(tǒng)對接，共接入會員84萬人；③通過會議系統(tǒng)、會議服務(wù)等各類運營推廣服務(wù)的導(dǎo)流和自然增長，新會員系統(tǒng)為學(xué)會新增會員20萬人。

3.會員數(shù)據(jù)分析

通過對系統(tǒng)后臺存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以判斷有效會員數(shù)量為173萬余人，主要包括：正式使用會員系統(tǒng)的103個學(xué)會，會員140.6萬人；正在試用會員系統(tǒng)的28個學(xué)會，會員6萬人；目前未使用，但2019年以來曾經(jīng)使用/試用過會員系統(tǒng)的26個學(xué)會，共導(dǎo)入會員27萬余人。

(三)存在的問題

通過對學(xué)會管理服務(wù)平臺會員會議系統(tǒng)的摸底調(diào)查，并對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合全國學(xué)會對會員會議系統(tǒng)提出的功能需求，發(fā)現(xiàn)存在以下問題，需要進(jìn)一步研究解決。

1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面性、準(zhǔn)確性有待提高

《中國科協(xié)2020年度事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》數(shù)據(jù)顯示，2020年全國學(xué)會個人會員數(shù)量為557.9萬人[2]。與之相比，學(xué)會管理服務(wù)平臺會員系統(tǒng)在學(xué)會中的覆蓋面剛過半數(shù)，距離“全覆蓋”還有較大差距；入庫會員數(shù)量與中國科協(xié)統(tǒng)計數(shù)據(jù)差異巨大，需要從數(shù)據(jù)對接、數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)清洗等方面開展更多工作，實現(xiàn)學(xué)會會員信息真實、有效、可聯(lián)系。

2.系統(tǒng)的管理服務(wù)功能需要進(jìn)一步完善

學(xué)會管理服務(wù)平臺會員系統(tǒng)需要幫助全國學(xué)會解決個人會員及單位會員的信息管理、會費管理、入會組織流程、自動通知反饋等問題，實現(xiàn)學(xué)會對會員的一站式管理。同時，滿足學(xué)會會員的線上發(fā)展、線上管理、線上繳費、財務(wù)管理、實時動態(tài)推送、發(fā)票信息管理等業(yè)務(wù)需求。以上各項功能需要進(jìn)一步完善和優(yōu)化。

3.系統(tǒng)的交流互動功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足會員需求

據(jù)調(diào)查反饋，學(xué)會管理服務(wù)平臺會員會議系統(tǒng)還需要持續(xù)完善管理體系，提高平臺使用頻率，提供更多會員服務(wù)，提升學(xué)會多場景業(yè)務(wù)效率；優(yōu)化多端聯(lián)動使用體驗，支持平臺嵌入微信登錄，支持即時通信；開發(fā)個性化學(xué)會小程序，提供小程序運營維護(hù)；支持信息同步、多端編輯等功能，增加用戶實用功能模塊。

三、會員會議系統(tǒng)功能優(yōu)化升級方案

(一)總體目標(biāo)

全國學(xué)會會員會議系統(tǒng)升級建設(shè)應(yīng)緊緊圍繞黨和政府聯(lián)系科技工作者橋梁和紐帶的主責(zé)主業(yè)，聚焦科技共同體以會員發(fā)展與服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)特征，通過完善會員管理系統(tǒng)、優(yōu)化會議管理系統(tǒng)、強(qiáng)化交流互動功能和知識庫建設(shè)，助力全國學(xué)會持續(xù)提升會員管理和服務(wù)水平。通過搭建有數(shù)據(jù)、有活力、有溫度的網(wǎng)上會員之家，探索信息化、動態(tài)化、便捷化的組織活動模式，推動中國特色現(xiàn)代科技社團(tuán)管理服務(wù)體系建設(shè)。

一是突出按需服務(wù)，向?qū)W會提供其真正需要的服務(wù)。特別是做好科協(xié)與學(xué)會之間的信息交互，做好科協(xié)服務(wù)學(xué)會的“橋梁紐帶”。 不斷迭代提升“科協(xié)官方標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一信息服務(wù)”的深度和廣度，不斷集成優(yōu)化相應(yīng)的服務(wù)功能模塊。全力打造科協(xié)“最權(quán)威、最全面、最高效”的面向?qū)W會開展信息交互的官方通道。

二是堅持需求導(dǎo)向，構(gòu)筑學(xué)會人才管理中心。面向科協(xié)、學(xué)會對會員會議系統(tǒng)的實際需求，圍繞會員管理服務(wù)的現(xiàn)實場景，建設(shè)流程簡潔、交流便捷、開放共享的一體化人才管理平臺。

三是強(qiáng)化數(shù)據(jù)應(yīng)用，打造學(xué)會人才資源體系。持續(xù)推動會員系統(tǒng)和會議系統(tǒng)的人才資源擴(kuò)容，運用信息技術(shù)、統(tǒng)計分析等手段為用戶提供高精度數(shù)據(jù)支撐服務(wù)，促進(jìn)科協(xié)系統(tǒng)人才引領(lǐng)工作高質(zhì)量發(fā)展。

四是突出人才服務(wù)，助力學(xué)會會員引流拉新。通過系統(tǒng)原有功能升級和新增功能開發(fā)，全面提升學(xué)會服務(wù)質(zhì)量，營造良好的會員互動環(huán)境、促進(jìn)會員成長，增強(qiáng)學(xué)會對人才的凝聚力和吸引力。

(二)會員系統(tǒng)優(yōu)化升級規(guī)劃

會員管理要完善管理體系，提供更多會員服務(wù)，提高平臺使用頻率，提升學(xué)會多場景業(yè)務(wù)效率，逐步實現(xiàn)學(xué)會智慧信息化管理，高效服務(wù)學(xué)會會員。

一是優(yōu)化系統(tǒng)功能，根據(jù)全國學(xué)會對會員管理訴求，進(jìn)行會員審核流程、會員證號管理、會員類型設(shè)置等會員管理功能的優(yōu)化，以及分支機(jī)構(gòu)管理優(yōu)化、會員信息標(biāo)準(zhǔn)庫優(yōu)化。

二是支持多平臺使用，開發(fā)移動端H5版會員系統(tǒng)，與PC版核心功能、流程及內(nèi)容同步聯(lián)動，支持信息同步、多端編輯等功能。

三是兼容多種會員入庫方式，提供第三方會員系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口和Excel導(dǎo)入等多方式的數(shù)據(jù)對接服務(wù)，以多種形式和技術(shù)手段，實現(xiàn)會員數(shù)據(jù)“應(yīng)聯(lián)盡聯(lián)”。

四是開發(fā)學(xué)會會員畫像功能，制定會員畫像的標(biāo)準(zhǔn)字段，可視化動態(tài)展示會員基本信息、學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)影響及智能關(guān)聯(lián)。建立領(lǐng)域內(nèi)學(xué)者關(guān)系網(wǎng)，促進(jìn)領(lǐng)域內(nèi)合作交流，實現(xiàn)全國學(xué)會對會員數(shù)據(jù)的分析和跟蹤，為今后進(jìn)行人才成長軌跡分析奠定基礎(chǔ)。

(三)會議系統(tǒng)優(yōu)化升級規(guī)劃

學(xué)術(shù)會議是學(xué)術(shù)交流及探討的重要手段，為科技工作者提供科研成果交流、科研問題討論平臺，對促進(jìn)科技創(chuàng)新及成果轉(zhuǎn)化具有重要意義。會議系統(tǒng)作為學(xué)會會議組織管理的重要工具，能夠有效解決會議資料信息紛繁復(fù)雜、多群體差異化參會、整理匯編等難題。會議系統(tǒng)需升級優(yōu)化以下功能。

一是優(yōu)化現(xiàn)有功能。優(yōu)化電子簽到、會議管理、動態(tài)邀請函等功能模塊，提升會議流程中的報名、推廣、票務(wù)、支付、簽到、管理等環(huán)節(jié)的效率；優(yōu)化論文征集、上傳、下載等論文管理功能；開發(fā)單位會員批量報名參會功能。

二是建設(shè)會議智能核銷體系。通過指定二維碼進(jìn)行核銷管理，支持會員簽到、用餐、酒店入住等多場景智能核銷，同時支持不同權(quán)限設(shè)置和后臺一鍵核銷。

三是建成多場景、模塊化的會議應(yīng)用系統(tǒng)。針對學(xué)會換屆、學(xué)術(shù)會議、培訓(xùn)會議等會議特點推出不同解決方案，實現(xiàn)各類會議工作一站式高效管理，提高會議管理效率，提升用戶參會體驗。此外，探索第三方服務(wù)的接入與整合，不斷快速納入新的會議服務(wù)模塊，豐富使用場景。

(四)開發(fā)交流互動功能和知識庫

1.會員交流互動服務(wù)功能探索開發(fā)

深入推動學(xué)會管理服務(wù)平臺與科技工作者之家的對接，在“科技工作者之家”為各學(xué)會設(shè)立單獨頻道及學(xué)會部落，實時同步該學(xué)會的會議、新聞、動態(tài)等信息。會員可在科技工作者之家平臺登錄并找到學(xué)會組織，實現(xiàn)跨學(xué)會的互動交流；基于兩平臺全國學(xué)會會員的數(shù)據(jù)挖掘分析，針對各類學(xué)會會員的地域特點、興趣偏好、成長軌跡等特征進(jìn)行跨學(xué)會會員的自動化推薦工作。

基于學(xué)會管理服務(wù)平臺會員管理核心系統(tǒng)，開發(fā)網(wǎng)上會員之家功能。在科技工作者之家報名、參加會議和在線交流的非學(xué)會會員用戶，也會同步到學(xué)會管理服務(wù)平臺。

2.對接和建設(shè)各類學(xué)會知識庫

一是對接科協(xié)系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有服務(wù)平臺，調(diào)研、收集中國科協(xié)各部門單位現(xiàn)有知識庫產(chǎn)品，整理入庫，賦能廣大學(xué)會會員。例如，對接學(xué)會服務(wù)中心的學(xué)會“智匯”產(chǎn)品服務(wù)包，將精心設(shè)計專屬課程、專題培訓(xùn)、專家問答、實用手冊四項服務(wù)品牌提供給學(xué)會和會員。

二是建成知識庫管理功能模塊，各個學(xué)會可利用系統(tǒng)自建知識庫，實現(xiàn)學(xué)會知識庫有序化管理。同時，學(xué)會會員可參與知識庫的內(nèi)容建設(shè)，實現(xiàn)“共建共享”，服務(wù)知識共享與交流，促進(jìn)組織內(nèi)的協(xié)作與溝通。

(五)加強(qiáng)會員會議系統(tǒng)線上+線下服務(wù)

針對已使用系統(tǒng)的103個全國學(xué)會，持續(xù)做好跟蹤服務(wù)，定期開展學(xué)會入庫會員數(shù)據(jù)分析，提供個性化專屬服務(wù)，不斷提升學(xué)會使用體驗，增強(qiáng)系統(tǒng)對用戶黏性。

一是提高系統(tǒng)運營品質(zhì)。常態(tài)化開展用戶回訪，主動收集意見及建議，定期進(jìn)行競品分析，吸納其他系統(tǒng)的優(yōu)點，提升系統(tǒng)交互體驗，讓不同年齡、不同學(xué)科、不同領(lǐng)域的用戶都能流暢使用系統(tǒng)。

二是為全國學(xué)會提供專屬運維及多樣化技術(shù)服務(wù)。進(jìn)一步協(xié)助學(xué)會進(jìn)行會員數(shù)據(jù)梳理及錄入工作，分析解決會員信息在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與年檢數(shù)據(jù)的差異，實現(xiàn)對會員數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理。

三是加強(qiáng)系統(tǒng)使用培訓(xùn)，在版本更新后，及時對全國學(xué)會開展有關(guān)新功能、配置、使用方法的培訓(xùn)，保證用戶了解系統(tǒng)最新動態(tài)。

致謝

本文得到了許多全國學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的大力支持，主要包括但不限于以下學(xué)會：中華醫(yī)學(xué)會、中國自動化學(xué)會、中國電子學(xué)會、中國農(nóng)學(xué)會、中國公路學(xué)會、中國航空學(xué)會、中國汽車工程學(xué)會、中國復(fù)合材料學(xué)會、中國制冷學(xué)會、中國煤炭學(xué)會、中國反邪教協(xié)會、中國農(nóng)學(xué)會、中國未來研究會、中國防癆協(xié)會、中國科學(xué)技術(shù)期刊編輯學(xué)會、中國國土經(jīng)濟(jì)學(xué)會、中國科技新聞學(xué)會、中國睡眠研究會、中國兵工學(xué)會、中國老科學(xué)技術(shù)工作者協(xié)會等。在此對各學(xué)會的配合和幫助一并表示感謝！

注釋

①“四平臺一中心”，指學(xué)術(shù)資源服務(wù)平臺、科技工作者網(wǎng)上社交平臺、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)資源共享平臺、科協(xié)系統(tǒng)一體化學(xué)會服務(wù)平臺、學(xué)會學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)中心。

②SaaS是Software-as-a-Service的縮寫名稱，意思為軟件即服務(wù)，即通過網(wǎng)絡(luò)提供軟件服務(wù)。廣義上講，一切不需要本地化部署的云服務(wù)產(chǎn)品都屬于SaaS產(chǎn)品，包括微信、微博等社交工具。本文主要意指通用型的To B類軟件產(chǎn)品，用來區(qū)分本地化部署傳統(tǒng)的To B軟件，即傳統(tǒng)軟件的互聯(lián)網(wǎng)化。