劉 巍

（凌海市社會(huì)事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 錦州 121200）

引言

現(xiàn)代社會(huì)一個(gè)突出特征就是信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，在此背景下，傳統(tǒng)地名檔案管理模式遭受了巨大的沖擊。為跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，新時(shí)期地名檔案管理工作必須遵循精準(zhǔn)高效、嚴(yán)謹(jǐn)便捷的原則，積極探索管理新理念與新方法。傳統(tǒng)地名檔案管理模式變革要在繼承的基礎(chǔ)上尋求創(chuàng)新，將新技術(shù)同傳統(tǒng)管理方式結(jié)合起來，推動(dòng)地名檔案管理走上更加科學(xué)、更加規(guī)范的發(fā)展道路[1]。

一、地名檔案管理及其工作模式創(chuàng)新的必要性

1.地名檔案管理工作概述

在國家檔案管理工作中，地名檔案管理是其中的一個(gè)重要組成部分，具有極大的存儲(chǔ)與管理價(jià)值，有利于相關(guān)工作人員通過查詢地名屬性信息，查閱相關(guān)資料，以解決工作當(dāng)中的實(shí)際問題。當(dāng)前我國城市化進(jìn)程不斷加快，地名信息也不斷融合改變，采用傳統(tǒng)的地名檔案管理方式難以滿足實(shí)際管理需要，因此必須積極探索現(xiàn)代化管理手段[2]。做好地名檔案管理工作，是確保公眾高效利用相關(guān)信息的前提。如果管理理念與方式不更新，那么對管理效果與質(zhì)量會(huì)造成較大的影響。在繼承的基礎(chǔ)上創(chuàng)新地名檔案管理工作模式，有利于對地名屬性信息進(jìn)行完善，幫助社會(huì)公眾了解地名所蘊(yùn)含的文化內(nèi)涵與歷史價(jià)值，對推動(dòng)區(qū)域文化發(fā)展而言也具有非常重要的意義。另外，地名檔案管理是一項(xiàng)具有嚴(yán)謹(jǐn)性要求的工作，需要由國家法律法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范與約束，因此，在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展背景下，應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)積極探索地名檔案管理工作模式的創(chuàng)新路徑。當(dāng)然，在信息時(shí)代背景下，推動(dòng)地名檔案管理模式在繼承基礎(chǔ)上創(chuàng)新是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，無論是在思想觀念轉(zhuǎn)變、制度規(guī)范的制定、安全保密措施執(zhí)行以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面都提出了比較高的要求。為有效創(chuàng)新地名檔案管理模式為提高地名檔案利用率，發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值，就必須滿足其在各個(gè)方面的新要求。

2.傳統(tǒng)地名檔案管理模式存在的問題

推動(dòng)地名檔案管理模式創(chuàng)新，是由傳統(tǒng)地名檔案管理模式存在的問題決定的，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，地名檔案管理投入力度小。當(dāng)前，我國許多機(jī)構(gòu)雖然建成了地名檔案管理部門，但是在軟硬件設(shè)備投入方面的力度比較小，導(dǎo)致管理質(zhì)量受到了不同程度的影響[3]。同時(shí)，由于地名檔案信息收集力度不足，導(dǎo)致檔案中僅存在一些較為基礎(chǔ)的信息，檔案資料不健全，同樣也影響了管理質(zhì)量；第二，制度規(guī)范不健全。由于地名檔案管理工作的內(nèi)容龐雜，涉及的工作流程也比較繁瑣，檔案管理人員需要同各個(gè)部門進(jìn)行深入交流與合作，才能夠保證地名檔案信息的完善性，確保管理質(zhì)量。但是從管理工作開展的實(shí)際情況來看，由于缺乏制度規(guī)范的約束，導(dǎo)致一些員工自身缺乏責(zé)任意識，存在管理流程混亂、檔案信息不完善、部門溝通協(xié)調(diào)不足等問題，影響了管理工作的開展。第三，地名檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平低下。當(dāng)前，我國一些地方的地名檔案管理隊(duì)伍建設(shè)水平低下，人員素質(zhì)較低，由于多地還未實(shí)現(xiàn)專人專崗，導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員缺乏專業(yè)的管理理念與技能，嚴(yán)重影響了地名檔案管理的工作質(zhì)量。再加上一些管理人員的意識比較落后，主要依賴于人工管理模式，導(dǎo)致管理效率低下，檔案的使用價(jià)值沒有發(fā)揮出來[4]。

3.借助信息技術(shù)創(chuàng)新地名檔案管理工作模式的必要性

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用深刻地改變著各行業(yè)的面貌，對傳統(tǒng)的地名檔案管理模式也帶來了巨大的沖擊。借助信息技術(shù)創(chuàng)新地名檔案管理工作模式，已經(jīng)成了其在新時(shí)期變革發(fā)展的必然要求，其必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，利用信息技術(shù)進(jìn)行地名檔案管理，有利于創(chuàng)新與豐富管理方法。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)改革發(fā)展的背景下，我國地名檔案信息量飛速增長，對管理方法提出了更高的要求。傳統(tǒng)的地名檔案管理方式雖然具有原貌保存、安全程度高等優(yōu)勢，但是同時(shí)存在著人力成本較高，監(jiān)管時(shí)效性差等劣勢，借助遠(yuǎn)程監(jiān)控以及防火墻等，現(xiàn)代化信息技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)地名檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理，從而能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足[5]。其次，應(yīng)用信息技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)地名檔案管理功能的多樣化。傳統(tǒng)的地名檔案管理方式常常是“為管而管”，其具體的使用價(jià)值沒有真正體現(xiàn)出來。而信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)不受時(shí)空限制的遠(yuǎn)程資源利用服務(wù)，滿足不同受眾的個(gè)性化服務(wù)要求，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了地名檔案管理使用功能的拓展。最后，信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了地名檔案管理的效率與效益。在傳統(tǒng)的地名檔案管理模式中，檔案信息主要有紙質(zhì)材料來進(jìn)行存儲(chǔ)，依賴的管理方式也以人工為主，雖然人工管理較為穩(wěn)定可靠，但大量的檔案信息需要進(jìn)行分類歸檔以及存儲(chǔ)，時(shí)間效率低，工作人員壓力大，且效益低下。而借助數(shù)據(jù)庫云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)地名檔案信息的電子化存儲(chǔ)，一方面，能夠擴(kuò)充檔案信息容量；另一方面，又能夠依賴電子手段進(jìn)行地名檔案信息的采集分類等工作，既簡化了流程又節(jié)省了成本，同時(shí)創(chuàng)造了更大的管理效益。

二、地名檔案管理模式在繼承基礎(chǔ)上創(chuàng)新的策略

1.加大地名檔案管理工作的投入力度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域每天產(chǎn)生著大量的數(shù)據(jù)信息量，這無疑給檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)，地名檔案管理工作也面臨著更大的壓力。因此，各地必須加大地名檔案管理工作投入力度，主要滿足其在軟硬件設(shè)備方面的需求。首先，應(yīng)該建立起較為完善的地名檔案管理信息系統(tǒng)。借助信息技術(shù)連接各個(gè)部門，高校進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，從而保障地名檔案信息收集的效率，增進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)合作。此外，還需構(gòu)建，地名檔案信息資源共享庫，將相關(guān)的地理檔案信息傳輸并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，再借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進(jìn)行分類，劃分成信息查詢?yōu)g覽以及下載等各個(gè)板塊，以確保服務(wù)的質(zhì)量。其次，地名檔案管理工作的開展，受到技術(shù)、人員以及資金等各方面因素限制，只能夠保證一些基礎(chǔ)信息的收集，卻無法發(fā)揮地名檔案信息管理的實(shí)際價(jià)值，有關(guān)部門應(yīng)該加大投入力度，收集地名屬性信息，如果地名發(fā)生變動(dòng)，那么應(yīng)該確保檔案信息更新、編排的及時(shí)性，以凸顯地名檔案信息管理的效率與價(jià)值。最后，當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的地名檔案信息存儲(chǔ)載體已經(jīng)發(fā)生了多元變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)占據(jù)空間較大，且不易查找，發(fā)生意外事故被損壞的幾率較高，因此可探索電子存儲(chǔ)路徑。當(dāng)然，在利用圖片、音視頻等電子存儲(chǔ)載體進(jìn)行地名檔案信息的儲(chǔ)存時(shí)，也應(yīng)高度關(guān)注存儲(chǔ)路徑的安全性[6]。

2.打造地名檔案信息化管理專業(yè)隊(duì)伍

要推動(dòng)地名檔案信息化發(fā)展，就必須打造地名檔案信息化專業(yè)管理隊(duì)伍。首先，建立地名檔案管理創(chuàng)新模式，必須要有堅(jiān)強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)。只有做好頂層設(shè)計(jì)，做好科學(xué)的宏觀指導(dǎo)，才能夠更好地推動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)變的具體策略落到實(shí)處。此外，各地有關(guān)部門應(yīng)該制定地名檔案信息化管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，針對各種類型的人才，依照職能以及數(shù)量進(jìn)行科學(xué)配置，其中尤其要關(guān)注高層次、高素養(yǎng)人才的培養(yǎng)，在落實(shí)人才管理計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該將建立現(xiàn)代化高素質(zhì)信息管理隊(duì)伍作為指導(dǎo)思想，依據(jù)目標(biāo)要求展開科學(xué)的工作程序，通過系統(tǒng)培養(yǎng)方案，使檔案信息專業(yè)人才，結(jié)構(gòu)設(shè)置合理分工明確。新時(shí)期地名檔案管理人員的能力素質(zhì)要求更高，一方面，需要有過硬的信息理論知識與技術(shù)能力，需要精通與地名檔案管理建設(shè)有關(guān)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，等等，并且能夠掌握嫻熟運(yùn)用這些技術(shù)的專業(yè)技能；另一方面，為確保檔案信息的安全性，管理人員還需要具備良好的信息道德意識，擺脫傳統(tǒng)的管理思維模式，建立起與新時(shí)期地名檔案信息化管理模式相適應(yīng)的管理思維，同時(shí)要嚴(yán)格恪守檔案職業(yè)道德，認(rèn)真對待檔案管理工作[7]。

3.完善基于信息技術(shù)的地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

為發(fā)揮信息技術(shù)在地名檔案管理中的作用，就必須明確基于信息技術(shù)的新時(shí)期地名檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。地名檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾方面的內(nèi)容。第一，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)地名檔案信息管理目標(biāo)的全覆蓋。從地名檔案的信息源頭到資源末端使用，需要實(shí)現(xiàn)全方位覆蓋監(jiān)控。第二，實(shí)現(xiàn)地名檔案使用的智能化。減少人力資源投入，優(yōu)化管理流程，提高檔案資源信息的使用效率。采用信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體掃描成相關(guān)的電子檔案資料，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資源，并建立相關(guān)的地名檔案信息數(shù)據(jù)庫，用于集中存儲(chǔ)。第三，拓展地名檔案信息的利用范圍與渠道。減少傳統(tǒng)管理模式中的繁瑣流程，降低層級阻力，從而暢通地名檔案信息的縱向及橫向交流，以保證地名檔案信息服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)。第四，推動(dòng)檔案信息一體化的實(shí)現(xiàn)，包括促進(jìn)檔案文檔一體化以及各門類檔案館的一體化建設(shè)等。此外，還要建立完善的、能夠適應(yīng)信息技術(shù)要求的地名檔案管理機(jī)制，包括以下幾方面內(nèi)容。第一，建立完善的責(zé)任機(jī)制，充分發(fā)揮信息技術(shù)保密性強(qiáng)、專業(yè)度高等優(yōu)勢，從而使地名檔案信息管理工作能夠切實(shí)落實(shí)到各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)中，使各個(gè)崗位分工明確，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，建立相關(guān)責(zé)任追究制度，提高管理人員的責(zé)任意識。第二，建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制。要發(fā)揮信息技術(shù)的可溯源性、交互性強(qiáng)等優(yōu)勢，對各個(gè)工作環(huán)節(jié)展開細(xì)致監(jiān)督。第三，建立完善的技術(shù)研發(fā)維護(hù)機(jī)制。為使技術(shù)信息技術(shù)同地名檔案管理工作更好的融合，應(yīng)組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，圍繞檔案管理工作的實(shí)際需要，開發(fā)電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，并不斷攻克地名檔案管理中的重難點(diǎn)問題，提供更加堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。此外，針對地名檔案管理信息技術(shù)存在的綜合性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，展開全面周密的系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備維護(hù)以及使用環(huán)境維護(hù)工作，等等。

4.提供地名檔案信息管理安全保障

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理雖然可以使資源集中存儲(chǔ)，使用更加便捷高效，但是也增加了安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，推動(dòng)地名檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)必須筑牢安全保障?？刹扇∫韵聨追矫娲胧?。首先，強(qiáng)化地名檔案信息管理人員的安全意識。強(qiáng)化相關(guān)管理人員安全保密教育，并促使其全面學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案安全保密管理的政策法規(guī)，使管理人員能夠樹立起依據(jù)，國家保密政策與法規(guī)辦事的自覺。其次，落實(shí)安全責(zé)任。為了提高地名檔案信息管理人員的責(zé)任意識，須嚴(yán)格依據(jù)“業(yè)務(wù)誰主管、保密誰負(fù)責(zé)”的管理原則，使安全保密，工作意識能夠貫徹落實(shí)到地名檔案信息管理工作的全過程，尤其是在檔案信息利用環(huán)節(jié)，必須強(qiáng)化管理，對相關(guān)人員的權(quán)限要進(jìn)行一個(gè)控制，信息使用的全過程也要進(jìn)行監(jiān)控，以防不法人員非法侵入和破壞系統(tǒng)，造成重要檔案信息的泄露或損傷。再次，采取技術(shù)安全防范策略。有關(guān)部門需要嚴(yán)格限定檔案查閱的具體范圍，根據(jù)不同的使用途徑限制權(quán)限，采取身份識別、數(shù)據(jù)加密以及訪問控制的安全防范策略做好地名檔案信息管理的安全保障工作，防止地名檔案信息遭到非法竊取。最后，嚴(yán)格執(zhí)行地名檔案信息安全保密制度。對數(shù)據(jù)庫使用以及殺毒軟件等相關(guān)產(chǎn)品的配備安裝，都需要由權(quán)威部門的安全鑒定通過。在電子文檔制作歸檔以及使用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都必須建立科學(xué)規(guī)范的安全管理制度，對這些檔案信息進(jìn)行安全有效的檢查，以確保資源的完整性和可靠性[8]。

5.筑牢基于信息技術(shù)的地名檔案管理硬軟件基礎(chǔ)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保地名檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的前提保障。掃描儀、傳輸加密設(shè)備、復(fù)印機(jī)、硬盤、光盤等都是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫所需用到的基礎(chǔ)設(shè)備，為發(fā)揮信息技術(shù)在地名檔案管理中的重要作用，就必須按照要求進(jìn)行這些基礎(chǔ)設(shè)備的配置，為了保障安全，還需要安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng)以及防盜報(bào)警等裝置。此外，為使檔案信息的使用更加便捷，還可以建立檔案資源閱覽室等，為地名檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期地名檔案信息在各部門工作中發(fā)揮著極其重要的作用，為減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作效率，就必須根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，積極創(chuàng)新地名檔案信息管理模式。我國傳統(tǒng)地名檔案信息管理模式存在諸多問題，建立新模式需要有效解決和完善這些不足。為了將信息技術(shù)同地名檔案信息管理更好地融合起來，可采取組建專業(yè)的人才隊(duì)伍、建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)與制度、提供安全保密保障等舉措，提升新時(shí)期地名檔案信息化管理水平，創(chuàng)造更大的綜合效益。