賀雪瑩

（中國(guó)人民大學(xué)，北京 100872）

引言

在新媒體環(huán)境下對(duì)高校檔案管理工作機(jī)制的建立需要有區(qū)別于傳統(tǒng)高校檔案管理方式，高校有關(guān)檔案管理人員為保證高校檔案管理工作在新媒體環(huán)境下仍能夠順利地實(shí)施發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)工作模式的創(chuàng)新和改革，建立符合新環(huán)境背景的檔案管理機(jī)制，應(yīng)運(yùn)用創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展眼光對(duì)檔案管理工作進(jìn)行貫徹落實(shí)，充分汲取傳統(tǒng)高校檔案管理工作中的優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r，努力融合科學(xué)技術(shù)，提高對(duì)檔案管理工作的整體水平，推動(dòng)高校檔案管理工作不斷向前發(fā)展，提升高校整體建設(shè)質(zhì)量。

一、新媒體工作環(huán)境對(duì)實(shí)施高校檔案管理工作的影響

1.充分豐富檔案?jìng)鞑サ男问揭约拜d體的種類(lèi)

在我國(guó)高校檔案管理的傳統(tǒng)工作模式中，檔案工作主要是以紙質(zhì)形式完成，在保密的同時(shí)按照“電話(huà)預(yù)約、上門(mén)服務(wù)”等方式管理。但是這種檔案管理模式體現(xiàn)由于受時(shí)代性的限制，導(dǎo)致其具有極強(qiáng)的形式化和表面化，使得進(jìn)行高校檔案管理過(guò)程中相關(guān)的信息資料內(nèi)容形式過(guò)于單一，影響了高校檔案管理服務(wù)水平，制約了高校檔案管理服務(wù)工作效率，不利于高校檔案管理工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。隨著我國(guó)進(jìn)入新媒體時(shí)代，在高校檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，多是以電子信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)為主要支撐，完成對(duì)信息資源的建立工作，同時(shí)這一支撐載體可以有效豐富高校檔案管理的傳播形式，使高校檔案管理工作可以建立起傳播速度快、包含內(nèi)容豐富的新型信息化平臺(tái)。人們可以充分利用新型信息化平臺(tái)完成對(duì)多種信息資料的調(diào)查工作，這種調(diào)取工作還可以不受時(shí)間和空間的局限，有效提高檔案信息的利用效率，提升檔案管理的整體質(zhì)量水平。有效運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使高校進(jìn)行檔案管理時(shí)儲(chǔ)存空間變得更加充足，高校檔案管理有關(guān)工作人員可以充分將檔案中的信息資源通過(guò)信息化形式進(jìn)行保存和備份，有效縮減檔案在管理過(guò)程中所需占用的空間，同時(shí)信息化錄入可以有效豐富檔案?jìng)鞑デ?，?shí)現(xiàn)檔案信息共享，推動(dòng)高校檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.提升檔案管理的發(fā)展空間

高校檔案管理工作人員過(guò)去在保存信息內(nèi)容時(shí)，多是采用獨(dú)立的方式對(duì)相關(guān)對(duì)象服務(wù)，而這種服務(wù)方式還受到了多種主客觀因素的影響和制約，使得我國(guó)高校檔案管理工作質(zhì)量不能得到切實(shí)有效的提高，效率水平不能得到充分體現(xiàn)。但是在高校檔案管理工作中，充分融入新媒體技術(shù)，檔案管理工作人員可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備完成對(duì)檔案信息的充分錄入，通過(guò)信息化的檔案管理工作，有效推進(jìn)高校檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。同時(shí)，高校檔案管理工作有關(guān)部門(mén)可以充分運(yùn)用新媒體共享信息平臺(tái)，充分與師生隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通交流，有效完成對(duì)檔案信息相關(guān)資源的共享工作，推動(dòng)檔案信息資源利用的便捷性，提高檔案信息使用整體水平，同時(shí)充分有效地掌握檔案信息管理發(fā)展的具體動(dòng)向，充分為檔案管理工作后續(xù)發(fā)展空間的擴(kuò)大奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.改變檔案管理方式和工作模式

隨著新媒體技術(shù)不斷在高校檔案管理過(guò)程中得到實(shí)施，導(dǎo)致了高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一定程度上出現(xiàn)了其服務(wù)對(duì)象以及工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變，同時(shí)新媒體技術(shù)能夠有效豐富檔案管理有關(guān)方式，充分推進(jìn)檔案管理工作長(zhǎng)期高效進(jìn)行。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容比較繁瑣，檔案管理工作有關(guān)人員相互獨(dú)立，彼此之間缺乏聯(lián)系。隨著新媒體技術(shù)不斷在檔案管理工作深入發(fā)展，這種現(xiàn)象也正在被打破，很大程度上改變了檔案管理工作方式，使得檔案管理工作更加注重協(xié)調(diào)共享，很大程度上提高了對(duì)于繁瑣的檔案信息處理時(shí)的工作效率。而檔案管理工作強(qiáng)化對(duì)新媒體技術(shù)的應(yīng)用，很大程度上為檔案管理工作人員的整體素質(zhì)和技能水平提出了更高的要求，所以檔案管理有關(guān)工作人員需要充分認(rèn)識(shí)新媒體工作特點(diǎn)，通過(guò)及時(shí)對(duì)自身工作思維進(jìn)行創(chuàng)新，采取高效的工作方式和工作方法，切實(shí)提升自身工作效率水平，發(fā)揮出檔案管理工作的有效價(jià)值[1]。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.設(shè)備和系統(tǒng)投入方面

高校進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)的主要對(duì)象是學(xué)校內(nèi)師生、有關(guān)部門(mén)以及少數(shù)社會(huì)機(jī)構(gòu)，具有一定的公益性質(zhì)，但是這一工作方式不能直接為學(xué)校創(chuàng)造出直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，導(dǎo)致了部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員不能為檔案管理工作投入一定的重視程度，使得高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，存在設(shè)備和系統(tǒng)投入管理不足的問(wèn)題。而傳統(tǒng)的檔案管理方式都是將檔案通過(guò)紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，同時(shí)讓專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，不需要先進(jìn)的檔案儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存，也不需要完善的檔案管理進(jìn)行檔案管理工作規(guī)范，直接影響了高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視度，導(dǎo)致有關(guān)部門(mén)不能提高檔案管理部門(mén)有關(guān)工作資金和技術(shù)支持投入力度，阻礙了檔案管理過(guò)程相關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)的升級(jí)工作，極大程度影響了對(duì)檔案管理有關(guān)信息資源后期的保護(hù)和利用效率，不利于后續(xù)對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行充分有效的開(kāi)發(fā)。雖然在新媒體環(huán)境中，高?？梢杂行Ю眯旅襟w有關(guān)技術(shù)和設(shè)備，完成對(duì)檔案資料的數(shù)字化保存，極大程度上提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷度，使得高校師生以及社會(huì)有關(guān)人員可以充分利用現(xiàn)有的檔案資料，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)公益性，但是由于前期檔案管理工作重視程度不夠，相關(guān)資金和技術(shù)投入力度不足，阻礙了檔案管理工作高質(zhì)量運(yùn)行，也使得我國(guó)高校檔案管理工作有關(guān)作用不能得到很好的發(fā)揮[2]。

2.工作人員相關(guān)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面

隨著新媒體有關(guān)數(shù)字化技術(shù)不斷在日常生產(chǎn)生活中得到應(yīng)用，檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容以及方式都得到了不同程度的改變，為我國(guó)高校檔案管理工作人員整體工作素質(zhì)和能力提出了更高的要求。部分高校檔案管理工作人員在工作時(shí)依舊存在坐等上門(mén)的工作理念，使得檔案中所記錄的相關(guān)領(lǐng)域的原始信息不能得到充分有效的利用，導(dǎo)致高校檔案中儲(chǔ)存的信息資源不能得到很好的利用和價(jià)值發(fā)揮，而隨著我國(guó)進(jìn)入新媒體時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)得到建立和發(fā)展，極大程度上提高了我國(guó)高校檔案儲(chǔ)存的信息資源的利用效率，這種管理方式與原先的管理方式有著較大出入，因此相關(guān)工作人員的管理意識(shí)和管理理念也需要及時(shí)更新。我國(guó)高校檔案管理工作是同時(shí)具備技術(shù)性以及專(zhuān)業(yè)性的，隨著新媒體工具不斷在高校的各環(huán)節(jié)管理工作中廣泛應(yīng)用，高校檔案管理人員不但需要具備檔案管理學(xué)有關(guān)知識(shí)、檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還需要掌握新媒體信息技術(shù)的相關(guān)操作技能。只有檔案管理有關(guān)工作人員能夠完成對(duì)自身綜合素質(zhì)提高，充分運(yùn)用新媒體工具以及新媒體技術(shù)，才能真正地推進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作發(fā)展[3]。

3.檔案管理相關(guān)制度方面

檔案管理工作的具體流程通常具有一定的模式化和規(guī)范性，需要按照一套較為標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化流程進(jìn)行檔案管理工作任務(wù)的實(shí)施，健全完善的檔案管理制度機(jī)制可以直接推進(jìn)檔案管理工作長(zhǎng)效穩(wěn)定發(fā)展，提升檔案管理整體工作質(zhì)量。過(guò)去我國(guó)高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)的檔案管理部門(mén)都相對(duì)獨(dú)立，依賴(lài)程度不高，其服務(wù)的方式也相對(duì)被動(dòng)，但是新媒體時(shí)代下檔案管理工作充分融入新媒體技術(shù)、檔案信息化管理平臺(tái)逐步確立、檔案管理部門(mén)與各單位的依賴(lài)程度不斷提升，這就出現(xiàn)了原有的檔案管理工作制度不適用于新媒體背景下檔案管理工作的實(shí)施和開(kāi)展的問(wèn)題，也為我國(guó)高校檔案管理工作制度的改革創(chuàng)新提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)格的要求。雖然在檔案管理工作實(shí)際中融入新媒體技術(shù)可以推進(jìn)檔案管理工作流程的改進(jìn)，但是由于我國(guó)部分高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作流程的公開(kāi)性不足，與下屬部門(mén)之間的分工也未能明確實(shí)施，責(zé)任劃分制度不明晰，使得檔案管理有關(guān)工作機(jī)制仍有待健全。同時(shí)，由于檔案管理過(guò)程中信息化技術(shù)得到不斷應(yīng)用，檔案管理有關(guān)資源流通途徑增加，如何有效保障檔案信息資源也成了檔案管理過(guò)程中至關(guān)重要的一步，同時(shí)，確保檔案信息資源安全性的提高，也需要更加強(qiáng)大的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行保障。為確保新媒體技術(shù)有效為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，減少由于使用新媒體技術(shù)而帶來(lái)的檔案信息破壞現(xiàn)象，促進(jìn)完善我國(guó)高校檔案管理有關(guān)制度規(guī)范是我國(guó)有效推進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量提高的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[4]。

三、新媒體環(huán)境下切實(shí)提高高校檔案管理工作質(zhì)量和效率的有效措施

1.更新管理理念，提高重視程度

提高我國(guó)高校檔案管理質(zhì)量，促使新媒體工作機(jī)制能夠有效融入高校檔案管理的全過(guò)程，需要檔案管理工作人員對(duì)檔案管理相關(guān)理念進(jìn)行革新，有效提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于高校檔案管理的重視程度，提升檔案管理工作中所需的資金及技術(shù)支持。在新媒體背景下，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提高，需要充分發(fā)揮新媒體設(shè)備和系統(tǒng)的優(yōu)越性，以先進(jìn)的新媒體設(shè)備和系統(tǒng)為檔案管理工作質(zhì)量提供更高的資金保障。高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，其主要目的是為高校進(jìn)行教學(xué)科研提供良好的數(shù)據(jù)資源保障，高校領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作重要作用的認(rèn)識(shí)，可以一定程度上推進(jìn)檔案管理工作更好的開(kāi)展，高校檔案管理有關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作宣傳力度，使檔案工作在高校落實(shí)“三納入、四參加”讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部切實(shí)有效地認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作的重要程度及必要性。學(xué)校分管檔案管理部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理有關(guān)工作的統(tǒng)籌力度，積極協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)完成對(duì)檔案管理工作制度的制定，充分明確檔案管理工作有關(guān)工作人員的工作職責(zé)，通過(guò)不斷吸收兄弟單位的先進(jìn)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)更新檔案管理工作有關(guān)理念，加強(qiáng)將新媒體融入檔案管理工作的力度，加強(qiáng)學(xué)校在檔案管理工作方面的資金和技術(shù)投入力度，通過(guò)不斷完善對(duì)檔案的管理，有關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)的更新，完善檔案管理工作部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理信息化平臺(tái)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行，有效提升檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展水平。同時(shí)，提升有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理工作的重視程度，可以有效提高檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)的責(zé)任意識(shí)和認(rèn)同感，有效提高檔案管理有關(guān)人員的工作熱情和積極性，進(jìn)一步提高高校檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。

2.強(qiáng)化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是實(shí)施檔案管理工作的主要踐行者，檔案管理工作人員整體綜合素質(zhì)能力，極大程度地影響了檔案管理有關(guān)工作水平的發(fā)揮，因此在進(jìn)行檔案管理工作質(zhì)量的提升時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理有關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的提高工作。首先，我國(guó)檔案管理有關(guān)工作人員需要及時(shí)進(jìn)行管理觀念的更新工作，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)形成符合新媒體背景的檔案管理理念。檔案管理員工作人員需要積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的有效完成、相關(guān)單位數(shù)據(jù)資源的上傳和更新工作、建立健全檔案管理信息化平臺(tái)發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作人員需要全方位提高自身的綜合水平，及時(shí)掌握先進(jìn)的技術(shù)有關(guān)知識(shí)和技能，努力在實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)新媒體技術(shù)的掌握程度。

3.健全檔案管理制度規(guī)范

完成對(duì)檔案管理有關(guān)制度規(guī)范的建立，健全工作充分完善檔案管理工作程序流程，是切實(shí)有效地完成檔案管理工作整體質(zhì)量提高的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建立檔案管理工作系統(tǒng)時(shí)需要充分結(jié)合當(dāng)下的新媒體背景，系統(tǒng)全面地完成對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)工作流程的建立，保證檔案管理信息化平臺(tái)供應(yīng)工作效率的提高。同時(shí)，還需針對(duì)不同密級(jí)的檔案，根據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，建立健全有關(guān)保密審查工作制度，通過(guò)嚴(yán)格把關(guān)檔案資料的密級(jí)，規(guī)范劃分檔案資料密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，有效完成對(duì)檔案資料信息公開(kāi)內(nèi)容和程度的把控程度，通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，強(qiáng)化身份審核機(jī)制，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全保障技術(shù)在信息化共享平臺(tái)中的應(yīng)用，有效確保檔案資源整體安全性，有效減少檔案信息在新媒體背景下的泄漏頻率[5]。

結(jié)語(yǔ)

隨著人類(lèi)社會(huì)不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度不斷提升，新媒體工具不斷得到進(jìn)步，新媒體工具的使用正在潛移默化地對(duì)人們獲取信息的手段和方式進(jìn)行改變，這也影響著我國(guó)高校檔案管理工作的開(kāi)展。