曹 蕾 齊齊哈爾市人力資源和社會(huì)保障信息中心

人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)人事檔案管理優(yōu)化有很大幫助。新時(shí)代，電子政務(wù)以及人事檔案管理的信息化建設(shè)需要從檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)入手，同時(shí)結(jié)合信息化發(fā)展，通過(guò)調(diào)研了解電子政務(wù)發(fā)展的實(shí)際情況，提前預(yù)估人事檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的開(kāi)展情況，重點(diǎn)梳理電子政務(wù)背景下人事檔案信息化管理的諸多共性和爭(zhēng)議性問(wèn)題。對(duì)我國(guó)當(dāng)前電子政務(wù)發(fā)展背景下人事檔案信息化管理進(jìn)行研究有助于提高我國(guó)電子政務(wù)水平。

一直以來(lái)，檔案對(duì)于政府以及企事業(yè)單位而言都是十分重要的信息記錄材料，其是信息憑證，關(guān)系著政府以及企事業(yè)單位自身的發(fā)展。隨著我國(guó)對(duì)政務(wù)工作重視的不斷提高，政務(wù)工作改革變得越來(lái)越重要。隨著改革不斷深化，其涉及的相關(guān)信息以及資料也越來(lái)越多，再加上政府改革創(chuàng)新，企事業(yè)單位不斷轉(zhuǎn)型發(fā)展等，檔案資料的數(shù)量和種類不斷增加，檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理的難度也隨之增大。然而，人事檔案管理一直以來(lái)都是政府部門(mén)、人民群眾以及企事業(yè)單位員工十分關(guān)注的環(huán)節(jié)，因此其信息化建設(shè)十分重要，只有這樣，才能真正發(fā)揮企事業(yè)單位以及政府部門(mén)的職能作用。

概念解析

電子政務(wù)

電子政務(wù)并不是一個(gè)新概念。電子政務(wù)需要結(jié)合信息技術(shù)，將信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化融合，從而在整體上開(kāi)創(chuàng)政務(wù)辦公、服務(wù)與管理的新模式。因此不難看出，電子政務(wù)的核心在于網(wǎng)絡(luò)，其屬于“互聯(lián)網(wǎng)+”的衍生產(chǎn)品，是政府部門(mén)以及企事業(yè)單位不斷推進(jìn)政務(wù)工作創(chuàng)新進(jìn)而促成的一種結(jié)果。電子政務(wù)的應(yīng)用實(shí)際上非常廣泛，現(xiàn)如今更多運(yùn)用于國(guó)家公共管理部門(mén)、企事業(yè)單位的行政部門(mén)等，因?yàn)檫@些部門(mén)本身就有政務(wù)辦公的實(shí)際需求。這些部門(mén)需要基于政務(wù)網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)中心構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系進(jìn)行辦公，同時(shí)企事業(yè)單位還會(huì)涉及采購(gòu)的電子化、辦公的自動(dòng)化以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)的全面建設(shè)等諸多問(wèn)題。電子政務(wù)就是將政務(wù)工作電子化、無(wú)紙化，這樣做的好處在于工作流程將更加清晰直觀，工作安排將更加高效簡(jiǎn)單，信息收集將更加全面準(zhǔn)確，因此電子化改革是推動(dòng)政務(wù)工作透明化、公開(kāi)化，實(shí)現(xiàn)政務(wù)工作具象化的有效手段，能夠使政府部門(mén)以及企事業(yè)單位更好地開(kāi)展工作。

檔案信息化

檔案信息化涉及的更多是與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有關(guān)的信息化管理改革，信息化設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化有巨大的推動(dòng)作用。同時(shí)，將這些設(shè)備和載體與檔案信息化的資源相連接，可以更好地將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案的轉(zhuǎn)化和存檔之中。互聯(lián)網(wǎng)本身的互通互聯(lián)特點(diǎn)讓檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了信息傳輸?shù)母咝院捅憷浴Ｍㄟ^(guò)有效連接互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)，構(gòu)建一個(gè)龐大有序的多個(gè)組織主體共享共建的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做到數(shù)據(jù)信息隨調(diào)隨取，能使檔案社會(huì)價(jià)值最大化。同時(shí)，檔案信息化有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理、信息化采集以及信息化查閱，還有助于更進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的搜索、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒別、查閱、采集、修訂、歸檔等，能夠在人力、物力以及財(cái)力上大大節(jié)約檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息更好的保護(hù)，提高檔案管理的工作效率。

電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)實(shí)踐現(xiàn)狀

人事管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)人事檔案管理，這是電子政務(wù)工作中最不能忽視的環(huán)節(jié)。而人事檔案的管理又往往與人事管理的其他工作內(nèi)容有所關(guān)聯(lián)，如人事調(diào)動(dòng)、人事培訓(xùn)等。因此，我國(guó)一直以來(lái)都十分重視電子政務(wù)建設(shè)。例如，2020年初，《國(guó)家政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》正式發(fā)布，其目的在于規(guī)范國(guó)家政務(wù)信息化建設(shè)管理，推動(dòng)政務(wù)信息系統(tǒng)跨部門(mén)跨層級(jí)互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，強(qiáng)化政務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用績(jī)效考核。

成效

政府部門(mén)需要就地區(qū)人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行制度建設(shè)，堅(jiān)持科學(xué)、規(guī)范、全面地開(kāi)展信息化檔案管理工作，以促進(jìn)電子政務(wù)工作的開(kāi)展。同時(shí)，我國(guó)各地應(yīng)該在電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)下建立人事檔案管理信息化平臺(tái)，把大數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，相關(guān)部門(mén)要重視人才的培養(yǎng)，在政策上予以資源傾斜，在技術(shù)上敢于創(chuàng)新，在體制上深化改革，做好人事檔案信息化建設(shè)的鋪墊工作，發(fā)揮好檔案工作的保障作用。同時(shí)，要在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中通過(guò)OA系統(tǒng)等開(kāi)展各地區(qū)的人才信息庫(kù)建設(shè)，打好基礎(chǔ)，儲(chǔ)備人才，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的長(zhǎng)足發(fā)展，真正把人事檔案信息化建設(shè)的成果展現(xiàn)出來(lái)。

問(wèn)題

當(dāng)然，在電子政務(wù)改革過(guò)程中，人事檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展遇到了諸多問(wèn)題，改革成效并不明顯，這與我國(guó)地區(qū)差異是有很大關(guān)聯(lián)的。由于地區(qū)不同，實(shí)際情況不同，現(xiàn)實(shí)需要考慮的因素也不同，因此各地人事檔案信息化建設(shè)中也有很多差異性問(wèn)題。這些問(wèn)題會(huì)對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)造成不利影響。

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展、電子政務(wù)體系不斷更新的大背景下，人事檔案信息化建設(shè)工作存在不少問(wèn)題，然而與此同時(shí)，人事檔案信息化建設(shè)還在進(jìn)一步影響電子政務(wù)工作的開(kāi)展?，F(xiàn)如今，我國(guó)各地區(qū)在檔案信息化建設(shè)上往往是理論多，實(shí)踐少，實(shí)際的實(shí)施時(shí)間十分短暫，而且工作人員培訓(xùn)補(bǔ)助不足，這就使得他們對(duì)檔案信息化建設(shè)的概念比較模糊，在認(rèn)識(shí)上有一定的局限性。再加上各地實(shí)際情況略有不同，差異化帶來(lái)的影響往往是工作方法以及辦公模式的差異，由此導(dǎo)致信息化建設(shè)的人事檔案標(biāo)準(zhǔn)不同，規(guī)范要求也不同，進(jìn)而導(dǎo)致人事電子檔案管理的結(jié)構(gòu)差異，檔案管理圖像命名的差異，檔案存儲(chǔ)格式的差異等諸多問(wèn)題。這些細(xì)微之處成為人事檔案在流通以及運(yùn)用上的阻礙，不容忽視。

2.工作人員綜合素質(zhì)不高

我國(guó)各地區(qū)在人事檔案信息化建設(shè)上往往都存在“雷聲大，雨點(diǎn)小”的情況，即使是“技術(shù)班子”也是從檔案管理崗位、電子信息技術(shù)崗位臨時(shí)抽調(diào)組成的。這些技術(shù)人員雖然能力不差，但并不是真正的檔案信息化建設(shè)類人才，因此往往對(duì)這個(gè)領(lǐng)域認(rèn)知不足，缺乏相關(guān)知識(shí)。同時(shí)，這些人事檔案管理技術(shù)人員往往不能考慮到網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的方方面面，甚至可能因?yàn)楹翢o(wú)頭緒導(dǎo)致工作效率低下。這些臨時(shí)抽調(diào)的工作人員有時(shí)甚至還存在借調(diào)的情況，不僅要做好現(xiàn)有崗位工作，還要兼顧原崗位工作，這在一定程度上使他們不能真正把精力集中到人事檔案信息化建設(shè)工作中，不僅影響了信息化建設(shè)的整體進(jìn)度，甚至還會(huì)使信息化建設(shè)質(zhì)量大打折扣。

電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)策略

樹(shù)立全新的檔案管理理念

我國(guó)很多地方政府對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的整體認(rèn)識(shí)不足，但事實(shí)上，這是能夠推動(dòng)電子政務(wù)發(fā)展的一項(xiàng)極具改革意義的工作，可以完全顛覆人們對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知。將其全面鋪開(kāi)運(yùn)用能夠有效解決諸多長(zhǎng)期以來(lái)影響人事檔案管理的問(wèn)題。但是，由于這樣的電子政務(wù)發(fā)展會(huì)對(duì)現(xiàn)行的一些檔案管理方式方法以及流程模式產(chǎn)生很大的影響，因此很多熟悉傳統(tǒng)人事檔案工作的工作人員不想改，不愿改，甚至是陽(yáng)奉陰違懶得改。面對(duì)這種情況，人事檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者應(yīng)該積極開(kāi)拓思維，擁抱變化，敢于改變?cè)缫压袒倚实拖碌墓ぷ髁?xí)慣，丟掉以往傳統(tǒng)的檔案管理思維，將人事檔案管理提質(zhì)增效作為自己的追求。只有這樣，才能徹底地改變工作人員關(guān)于檔案管理的舊理念，真正形成全新的檔案管理理念。

在新的檔案管理理念中，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的就是現(xiàn)代化檔案管理思維，要有“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是具有劃時(shí)代意義的，是具有不可忽視的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值的。其次，要改變傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知，主動(dòng)提升檔案服務(wù)質(zhì)量，跟其他部門(mén)做好對(duì)接工作，明確自身工作的價(jià)值和重要性，找準(zhǔn)定位，明確方向。最后，要有真正為檔案工作負(fù)責(zé)的責(zé)任意識(shí)，牢記崗位特點(diǎn)，使人事檔案管理權(quán)責(zé)分明，建立對(duì)應(yīng)的工作評(píng)價(jià)體系和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。只有這樣，才能讓員工沉下心來(lái)全身心投入人事檔案的信息化建設(shè)中去。

制定切實(shí)可行的工作規(guī)劃

人事檔案的信息化建設(shè)絕非想象中那么簡(jiǎn)單，其是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一個(gè)龐大的工作。其涉及的范圍很廣，需要投入很多人力、物力、財(cái)力，因此，在開(kāi)展工作之前，要先進(jìn)行深入調(diào)查，仔細(xì)分析，制訂具有可行性的實(shí)施方案，做好規(guī)劃，以確保每一步都走得踏實(shí)。同時(shí)，要深入了解地區(qū)特點(diǎn)，制定電子政務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以保證人事檔案信息化建設(shè)工作有價(jià)值，有意義。

針對(duì)這一點(diǎn)，在電子政務(wù)背景下進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該遵循以下三點(diǎn)，以便更好地制定工作規(guī)劃。

1.制定明確的人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案信息化建設(shè)開(kāi)展前，首先要明確本單位的人事檔案管理實(shí)際情況以及該地區(qū)后續(xù)需要進(jìn)行對(duì)接的相關(guān)部門(mén)、單位對(duì)人事檔案管理的基本要求，通過(guò)采取統(tǒng)一的格式實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的整合，以及通過(guò)落實(shí)相關(guān)部門(mén)、單位對(duì)人事檔案管理的基本要求保證人員統(tǒng)計(jì)的信息真實(shí)完整準(zhǔn)確。在檔案目錄信息的整合過(guò)程中，要確保序號(hào)、材料名稱信息等都是完整且格式統(tǒng)一的。對(duì)于多媒體等檔案數(shù)據(jù)，則應(yīng)該確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，如以JPG格式或其他格式為準(zhǔn)，圖像無(wú)偏差無(wú)斜度等，還應(yīng)確定掃描寬度、裁邊處理方式、分辨率等，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置，這樣可以保證人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的覆蓋，方便各個(gè)部門(mén)和單位隨時(shí)調(diào)取使用。

2.做好人事檔案信息化建設(shè)安全處理工作

電子政務(wù)中涉及很多人事檔案信息，這些信息都需要保密，而且只有在允許公開(kāi)的前提下才會(huì)被公開(kāi)使用，這一系列流程都需要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行。在這種情況下，各個(gè)檔案都必須進(jìn)行安全處理，既可以采用加密方式，也可以采用用不同數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的方式。在人事檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展過(guò)程中，首先要確保的就是信息安全，要充分考慮數(shù)據(jù)安全性問(wèn)題，落實(shí)責(zé)任管理制度，明確檔案信息化建設(shè)的基本流程，確保檔案用戶的信息安全，真正做到保障政府部門(mén)人事檔案的安全性。只有解決上述問(wèn)題，才是對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)。

提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障支持

在建立人事檔案信息化系統(tǒng)之后，為了確保其可以長(zhǎng)期穩(wěn)定、安全有效地實(shí)施下去，政府部門(mén)必須確保人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障工作能夠有效地開(kāi)展，因此也就需要為其配備強(qiáng)大的技術(shù)、設(shè)備以及專業(yè)人員保障，這樣才能最大程度地確保該人事檔案信息化系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定地運(yùn)行下去。

1.技術(shù)支持

技術(shù)支持主要涉及現(xiàn)行互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合，以及未來(lái)相關(guān)信息技術(shù)的更新等。首先，可以通過(guò)建立完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，聘請(qǐng)知名技術(shù)專家，組建技術(shù)部門(mén)，建設(shè)專業(yè)化人事檔案智能化管理系統(tǒng)，以及與之相對(duì)應(yīng)的云存儲(chǔ)平臺(tái)建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，可以基于現(xiàn)存的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)逐步增加對(duì)應(yīng)的檔案管理模塊，逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的收集、整理、檢索、共享等。在未來(lái)，還應(yīng)確保有對(duì)應(yīng)的技術(shù)人才進(jìn)行技術(shù)更新、安全系統(tǒng)搭建等，以便該人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定地運(yùn)行。

2.設(shè)備支持

對(duì)于政府部門(mén)而言，人事檔案信息化建設(shè)的作用絕不只檔案信息存儲(chǔ)這么簡(jiǎn)單。這些檔案信息的使用范圍很廣，使用頻率很高，為了更好地為政府部門(mén)服務(wù)，其還需要有對(duì)應(yīng)的設(shè)備支持，故而必須重視這些設(shè)備的購(gòu)置。檔案數(shù)字化建設(shè)中涉及很多設(shè)備，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等必需品。為了確保檔案信息的使用，所購(gòu)置的設(shè)備應(yīng)該滿足使用功能的選擇，以便能夠達(dá)到用戶的使用需求。

3.人才支持

電子政務(wù)改革是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，人事檔案規(guī)模也在逐步擴(kuò)大，這就會(huì)逐漸增加當(dāng)前人事檔案工作人員的工作量?；谶@一點(diǎn)，檔案管理部門(mén)要未雨綢繆，提前進(jìn)行人才儲(chǔ)備，如電子信息技術(shù)人才和檔案管理專業(yè)人才。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要在內(nèi)部開(kāi)展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，制定嚴(yán)格的人才篩選機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全方位的人才篩選培育。

作為人事檔案工作今后發(fā)展的一種潮流，電子政務(wù)背景下的人事檔案信息化建設(shè)不容忽視。其是提高政府部門(mén)工作效率，確保人事檔案管理高效安全的重要方式，因此必須積極推動(dòng)，全面落實(shí)，以提升人事檔案管理工作質(zhì)量，確保電子政務(wù)工作的高效開(kāi)展。