胡廷俊

（哈爾濱工業(yè)大學(xué)（威海），山東 威海 264209）

隨著教育的進(jìn)步和科技文化的發(fā)展，國內(nèi)各高校近些年快速發(fā)展，原有圖書館的館舍空間、自習(xí)室面積及藏書數(shù)量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足發(fā)展需求，目前許多高校相繼新建或者擴(kuò)建圖書館館舍，在新建與擴(kuò)建過程中都會涉及館藏圖書的搬遷問題，哈爾濱工業(yè)大學(xué)（威海）圖書館歷經(jīng)30多年的發(fā)展，2018年隨著新館的建成，同期圖書館搬遷工作也正式啟動，筆者作為搬遷的主要負(fù)責(zé)人，歷經(jīng)藏書搬遷全過程，歷時一個月的時間，指揮完成了50多萬冊藏書的下架、打包、搬運(yùn)、新館排架、拆包、上架、整架的全部工作，最終順利開館。回顧新館搬遷過程，之所以能夠在短時間完成如此巨大工程，得益于學(xué)校及館領(lǐng)導(dǎo)的大力支持及搬遷團(tuán)隊的精心策劃與認(rèn)真準(zhǔn)備工作，筆者對搬遷工作進(jìn)行了全面梳理，下文中哈爾濱工業(yè)大學(xué)（威海）圖書館以我校圖書館代稱，希望對同行業(yè)者的圖書館搬遷有所幫助。

一、做好前期準(zhǔn)備工作

高校圖書館搬遷工作，并非簡單地搬運(yùn)舊館內(nèi)的圖書與相關(guān)設(shè)備，而具有系統(tǒng)性、集成性、整體性，需要做好圖書資源整理工作，清點舊館內(nèi)的藏書，對書籍資源予以核查，做好圖書整合工作。同時，要對圖書館管理員和搬運(yùn)工作人員等人力資源進(jìn)行調(diào)配，發(fā)揮相關(guān)技術(shù)設(shè)備的作用，科學(xué)布局新圖書館。如果新圖書館和原來的圖書館相距較遠(yuǎn)，就必須綜合考慮圖書搬運(yùn)工作中可能會出現(xiàn)的問題，如果中途出現(xiàn)不可抗力因素引發(fā)的事故，必然會影響藏書搬運(yùn)工作進(jìn)程，甚至?xí)?dǎo)致藏書質(zhì)量受損。因此，必須做好前期準(zhǔn)備工作，確保藏書搬運(yùn)流程的細(xì)致性和全面性，避免人為性疏忽造成的嚴(yán)重?fù)p失。

我校圖書館原圖書部全體館員作為搬館主力，從2017年初開始實施藏書搬運(yùn)工作的準(zhǔn)備，2018年5月起歷時一個月，將原來圖書館內(nèi)的五十萬本藏書成功搬運(yùn)到了新圖書館，初步完成搬運(yùn)工作后就開始實施新圖書館服務(wù)工作，為師生讀者順利開館。在前期大量準(zhǔn)備工作中，搬館前一個月提前告知師生讀者按期歸還圖書，做好藏書的清點與整理工作。核查館藏書籍?dāng)?shù)量，統(tǒng)計師生讀者借閱的書籍，用Excel表格詳細(xì)記錄了師生讀者姓名、所在系別、學(xué)生專業(yè)，同時，將附帶還書日期的Excel表格發(fā)送給院系負(fù)責(zé)人，校園網(wǎng)上也公布了“按時歸還圖書”的通知單，明確了“還書期限”，師生讀者們積極配合，大量的館藏書籍回歸館內(nèi)，有效避免了書籍流失，方便學(xué)校圖書館及時收集散失在讀者手中的藏書[1]。

在藏書整理工作中，要做好藏書順架作業(yè)，也就是對一些存在錯號、錯架、錯類、錯庫與已經(jīng)歸還的圖書上架實施正確歸類，確保藏書在搬運(yùn)到新校區(qū)圖書館之后能得以及時校正，核查書籍歸架，對已保存的書目實施對賬，為日后建立“書目數(shù)據(jù)庫”的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、合理規(guī)劃新圖書館布局

確保原來圖書館的藏書能順利搬運(yùn)到新圖書館，則必須做好新館的規(guī)劃布局工作，優(yōu)化館藏空間分布方案，根據(jù)師生讀者的愛好實施個性化布局，改善館藏環(huán)境，我校圖書館新館規(guī)劃為自科借閱區(qū)、社科借閱區(qū)、外文書區(qū)、工具書區(qū)、中華文化書區(qū)、教師文庫書區(qū)等多個區(qū)域等，本著節(jié)約避免浪費(fèi)原則，老館書架全部轉(zhuǎn)移到新館再利用，這需要反復(fù)核算各書區(qū)物理空間未來五年時間內(nèi)藏書規(guī)模，將需合并書庫的圖書數(shù)據(jù)合并，以便精準(zhǔn)計算出每層架圖書的數(shù)量，預(yù)估每層書架預(yù)留空間，一般紙質(zhì)藏書大小薄厚不一，每層書架100冊保有量基礎(chǔ)上，每層書架保有30-40冊圖書，預(yù)留60%以上空間位置。既不能讓書架太空蕩，也不能過于擁擠，避免后續(xù)資源建設(shè)帶來反復(fù)倒架等重復(fù)性工作，這都需要提前到新館實地調(diào)研、落實，并交由搬遷統(tǒng)計核算小組反復(fù)核算。

三、科學(xué)實施書籍搬遷工作

做好前期準(zhǔn)備工作和新圖書館規(guī)劃建設(shè)工作之后，就要有序開展書籍搬運(yùn)工作，該項工作任務(wù)繁重，相比之下，勞動強(qiáng)度更大，安全標(biāo)準(zhǔn)要求更高，需要將原來圖書館所整理的館藏資源進(jìn)行整合、打包、運(yùn)輸搬遷，最終遷入新圖書館，做好書籍上架工作，接著面向讀者提供服務(wù)。

1.制定詳細(xì)的新館書架排列明細(xì)

以四層社科書區(qū)為例，按照樓層各區(qū)域布局，對藏書實行新的管理模式，做到各書區(qū)藏、借、閱一體化管理模式，本著合理利用館藏空間，做到現(xiàn)有館藏空間合理使用，做到空間上的各書區(qū)、自習(xí)閱讀區(qū)合理分配。每個區(qū)域多少排書架，每一排多少節(jié)，整個書區(qū)的多少排、多少節(jié)書架做到心中有數(shù)，合理布局。

2.嚴(yán)格的控書單制度

圖書館的搬遷核心內(nèi)容為藏書搬遷，數(shù)量龐大的圖書按照提前布置好好的排架、排序要求進(jìn)行，圖書搬運(yùn)數(shù)量龐大，包數(shù)眾多，容易產(chǎn)生混亂，一旦放錯位置，會給后期工作造成麻煩，因此有效的管理方法加以控制，在借鑒其他圖書館搬遷經(jīng)驗的基礎(chǔ)上制作了適合我館實際情況的控書單制度，大大提高了搬遷效率，各個樓層不同區(qū)域的控書單采取多種顏色的彩紙打印，更避免了混亂，有的放矢，效果極佳?？貢鴨卧诎徇w過程中也能做到最終搬運(yùn)工作的總數(shù)的統(tǒng)計，便于搬家公司對搬運(yùn)包數(shù)及趟數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計，便于統(tǒng)計費(fèi)用，因此，控書單在圖書館搬運(yùn)中有它客觀的必然性（如表1所示）。

表1 控書單 號碼NO.

3.整理現(xiàn)有藏書

按期還回的借書，采取分類打捆、做好類標(biāo)，搬至新館相對應(yīng)樓層，各書庫按在架圖書打捆，根據(jù)總藏書的數(shù)量，計算出每層應(yīng)放多少冊（預(yù)留出空間），各書庫開展大規(guī)模在架圖書的理架、倒架工作，此項工作十分必要，對一些存在錯號、錯架、錯類、錯庫與已經(jīng)歸還的圖書上架實施正確歸類，確保藏書在搬運(yùn)到新校區(qū)圖書館之后能得以及時校正，避免新館再次上架圖書的重復(fù)勞動，做到精準(zhǔn)到位，將差錯率降低到最小。

3.1 組織實施階段

3.1.1 組織動員。首先要對搬館工作人員及學(xué)生志愿者服務(wù)團(tuán)隊開展培訓(xùn)，熟悉搬館工作流程，清楚自身的角色職責(zé)，反復(fù)熟悉新館環(huán)境，明確接書指定位置并標(biāo)記。圖書館的搬遷是一項系統(tǒng)工程，人員積極性的調(diào)動十分重要，即便有詳盡的工作計劃，沒有調(diào)動大家的工作積極性就不可能高質(zhì)量、高效率按時完成搬館工作，因此各個環(huán)節(jié)都要面面俱到，缺一不可。

3.1.2 設(shè)定搬館指導(dǎo)思想。統(tǒng)一搬遷原則：按照統(tǒng)一部署、統(tǒng)一行動，確保搬遷工作安全、有序、文明、和諧的進(jìn)行；按時搬遷原則：圖書搬遷工作分批次進(jìn)行，確保按計劃時間節(jié)點完成搬遷；服從全局原則：各庫、室搬遷過程中要服從整體安排，獨立自主，以本室搬遷為主，充分發(fā)揮大家工作積極性，明確分工，配合整體工作安排，保證搬遷在要求的時間內(nèi)對優(yōu)質(zhì)高效完成。

3.1.3 制定嚴(yán)密的搬館計劃與人員工作職責(zé)。搬遷組負(fù)責(zé)人工作職責(zé)為組織、策劃本次搬遷的全面工作，討論制訂部門搬遷的工作方案并組織實施，協(xié)調(diào)搬遷工作中出現(xiàn)的矛盾和問題，及時調(diào)度搬遷的過程，協(xié)調(diào)好搬遷公司在搬運(yùn)圖書時防護(hù)工作；各閱覽室、借閱室搬遷工作組工作職責(zé)為負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動的監(jiān)督，負(fù)責(zé)執(zhí)行搬遷活動工作方案的實施，協(xié)助處理在搬遷過程中出現(xiàn)的問題，將每批書運(yùn)送到指定規(guī)劃好的區(qū)域，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動。

3.2 整理圖書，下架打包

圖書打包工作工作量是最大最消耗體能的一項工作，在打包前，我們根據(jù)新館的書庫面積、書架數(shù)量、藏書數(shù)量及未來五年內(nèi)不下架圖書的原則，計算好上架數(shù)量，做到每一包書的數(shù)量等同于新館上架書的總數(shù)，優(yōu)點是可以避免重復(fù)勞動及出現(xiàn)混亂的情況。全部打包標(biāo)簽由總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)打?。üP者），并做好記錄，標(biāo)簽上標(biāo)注打包日期、包號、分類號、冊數(shù)、原庫室、遷往書庫名、存放樓層位置、細(xì)化到具體新館位置。打包標(biāo)簽根據(jù)圖書的庫室及自科與社科兩大類的不同，采取不同顏色的紙進(jìn)行分類，例如我館自科大類用藍(lán)色紙標(biāo)簽打包，社科類用的是黃色紙打印標(biāo)簽，可以做到一目了然，盡量減少混亂。

3.2.1 書架安裝。全部圖書下架完成后，由專業(yè)公司技術(shù)人員開展書架老館拆、新館裝流程，新增購置書架也應(yīng)與原書架同時到達(dá)布設(shè)區(qū)域，同步安裝，避免誤工，整個書架的安裝排列應(yīng)本著便于藏書管理、方便就近上書、方便讀者查找原則，書架間距應(yīng)設(shè)計好方便樓層館員使用RFID盤點車通過，提前測量，反復(fù)核算。我館書架間距按60厘米標(biāo)準(zhǔn)排列，同時因新館設(shè)計為圓形布局，個別區(qū)域因應(yīng)做出節(jié)數(shù)的調(diào)整。此項工作耗時較多，書架一旦固定無法再次調(diào)整，因此整個過程需要認(rèn)真細(xì)致，反復(fù)論證而最終確定。

書架安裝完畢后，根據(jù)統(tǒng)計核算小組提供數(shù)據(jù)，提前在對應(yīng)區(qū)域書架上粘貼好點對點區(qū)域下架圖書的包號及起始區(qū)域，做到精準(zhǔn)對接，對號入座。

3.2.2 實施搬遷。藏書的搬遷是搬館工作的重頭戲，也是主要內(nèi)容，全部下架圖書打包結(jié)束后，全部打包標(biāo)簽應(yīng)清晰標(biāo)注該批次的新館去向和點對點位置，新館書架上提前做好標(biāo)識，這樣，全部細(xì)節(jié)考慮周全后即可有條不紊，一環(huán)緊扣一環(huán)進(jìn)行，力爭做到書刊不亂，不返工，老館發(fā)送小組、新館接收小組、搬遷統(tǒng)計核算小組、資源盤點小組、社科借閱區(qū)的點對點搬遷小組、社科借閱區(qū)的點對點搬遷小組、學(xué)生志愿者服務(wù)團(tuán)隊統(tǒng)籌規(guī)劃小組等各就各位，從搬運(yùn)日期、圖書類型、裝卸車地點、哪部電梯、行車路線等進(jìn)行科學(xué)合理的分工，原則就是“包干到戶，誰的東西誰負(fù)責(zé)”，每批次的發(fā)送和接收都有小組長負(fù)責(zé)填寫控書單并簽字，指揮裝車、卸車、志愿者跟車押運(yùn)，跟車志愿者將發(fā)出的控書單交給接收小組組長，簽字留存，組長指揮搬運(yùn)工人按照控書單上的指定地點搬運(yùn)，這樣能保證書不亂，一步到位，全部圖書搬運(yùn)到位后，組長指揮工人開始按照包書上的標(biāo)簽情況，對應(yīng)著放到書架上，組長負(fù)責(zé)再次確認(rèn)，無誤后上架，對號入座。由于準(zhǔn)備充分、指揮得當(dāng)、措施得力，50余萬冊圖書在短短的一個月內(nèi)就順利有序地搬完，沒有發(fā)生錯亂重復(fù)返工現(xiàn)象。

3.3 開館前階段

3.3.1 圖書拆包、排架、整理。為了提高工作效率，將全體工作人員分組包干到戶，每人帶領(lǐng)部分學(xué)生志愿者專門負(fù)責(zé)自己區(qū)域的圖書拆包、理架工作，部分人拆除包書的標(biāo)簽和尼龍繩，部分人放書立，由于打包時基本保留原有的圖書排列順序，到新館稍加整理即可，任務(wù)落實到人，在指定時間內(nèi)完成指定工作即可完成當(dāng)日工作休息，大家你追我趕及早完成任務(wù)，極大地提高了工作效率，避免出現(xiàn)等、靠、混的現(xiàn)象，理架工作連續(xù)反復(fù)進(jìn)行三次，確保無錯架亂架現(xiàn)象，為后期加裝芯片定位做好保障。

3.3.2 芯片的安裝、粘貼。RFID即無線射頻識別，第一個真正成功應(yīng)用的用戶是美國拉斯維加斯內(nèi)華達(dá)州州立大學(xué)圖書館，目前此項技術(shù)逐漸成熟，國內(nèi)眾多高校新館陸續(xù)試用。隨著我校智慧型圖書館的建設(shè)，新館建設(shè)開展RFID系統(tǒng)招標(biāo)，在完成拆包、上架、整理環(huán)節(jié)后，立即組織開展圖書芯片粘貼工作。當(dāng)然隨著今年各大高校圖書館的發(fā)展，RFID技術(shù)的突飛猛進(jìn)，一窩蜂發(fā)展RFID，但由于RFID芯片在實際運(yùn)用中存在信號不穩(wěn)定，一旦圖書館對該項技術(shù)的管理意識淡薄，無法完全實現(xiàn)RFID技術(shù)的優(yōu)勢，導(dǎo)致大量的人力、物力浪費(fèi)進(jìn)而事與愿違，應(yīng)引起各大圖書館的重視。

3.3.3 制作層架標(biāo)、架標(biāo)、導(dǎo)讀圖。圖書排架整理工作結(jié)束，需要及時組織著手制作層架標(biāo)，系統(tǒng)定位，圖書館樓層自助借還機(jī)應(yīng)該設(shè)定為社科區(qū)只能借還該樓層圖書，總服務(wù)臺服務(wù)區(qū)的自助借還機(jī)面向全館圖書提供借還功能開放，大廳導(dǎo)讀引導(dǎo)讀者認(rèn)識圖書館、圖書館概況、館藏分步、借閱流程、文明公約等環(huán)節(jié)，考慮到哈工大威海校區(qū)圖書館的獨特外形（圓形），因此在重新設(shè)定各個書區(qū)區(qū)域時，我們獨創(chuàng)性設(shè)計了東1、東2區(qū)，西1、西2區(qū)等以此類推，有利于讀者在環(huán)形建筑內(nèi)參照物辨別方向，更有利于讀者查找圖書，如果采納非專業(yè)人員的建議按照所謂的A、B、C、D依次類推標(biāo)識書區(qū)，就會與書架層架標(biāo)上的中圖法分類引導(dǎo)產(chǎn)生錯覺，極易造成工作混亂。

總之，在搬運(yùn)書籍的過程中，圖書館圖書部全體館員全部參與了藏書搬遷工作，同時，百名大學(xué)生組成的青年志愿者加入了搬書團(tuán)隊，起到了極大的輔助作用。其次，我們對搬書團(tuán)隊進(jìn)行了合理分工，運(yùn)用人力資源配置方法分組，各小組分工明確，互相配合，有良好的團(tuán)隊素養(yǎng)，有效提高了藏書搬運(yùn)效率。在搬遷藏書的過程中，融合以人為本理念和勞逸結(jié)合理念，合理控制搬運(yùn)期間每一天的人均工作量與勞動強(qiáng)度，給予搬書團(tuán)隊適量的物質(zhì)嘉獎和精神嘉獎，避免長時間疲勞工作，發(fā)揮各小組的轉(zhuǎn)向特長，鼓舞學(xué)生組成的青年志愿者輔助圖書管理人員做好相關(guān)工作，有效調(diào)動了搬書團(tuán)隊的工作積極性，使藏書搬遷工作順利按期完成，高校新圖書館對不少內(nèi)部設(shè)備進(jìn)行了更新與改善，使本館閱讀學(xué)習(xí)環(huán)境和辦公環(huán)境更為良好、舒適，建立了更先進(jìn)、更便利的智慧圖書館，提高了廣大師生讀者的滿意度[2]。

結(jié)語

綜上所述，我們在藏書搬運(yùn)過程中，工作人員需要做好圖書資源整理作業(yè)，全面清點舊館內(nèi)的藏書，對書籍資源予以核查，做好圖書整合工作。同時，要對圖書管理員和搬運(yùn)工作人員等人力資源進(jìn)行調(diào)配，發(fā)揮相關(guān)技術(shù)設(shè)備的作用。需要注意的是，確保原來圖書館的藏書能順利搬運(yùn)到新圖書館，則必須做好新館的規(guī)劃布局工作，優(yōu)化館藏空間分布方案，根據(jù)師生讀者的愛好實施個性化布局，改善館藏環(huán)境，建立智慧圖書館和電子閱覽室。做好前期準(zhǔn)備工作和新圖書館規(guī)劃建設(shè)工作之后，就要有序開展書籍搬運(yùn)工作，確保書籍運(yùn)輸安全，同步開展入館藏書借閱服務(wù)與設(shè)備安裝啟用工作。