馮佳怡 陳志軍 張馬忠

（上海兒童醫(yī)學(xué)中心，上海 200127）

一、背景

每年醫(yī)療設(shè)備的維修支出在醫(yī)院開支中占到了很大比重，從歷年的預(yù)算來(lái)看維修支出幾乎與自籌醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置金額相差無(wú)幾，對(duì)于醫(yī)用設(shè)備維修的支出科學(xué)化管理需求迫在眉睫[1]。

對(duì)于醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置，都有一一對(duì)應(yīng)的合同，其申請(qǐng)到最后的驗(yàn)收都有文件留存，但對(duì)于設(shè)備維修，就傳統(tǒng)的管理而已，維修過程無(wú)科學(xué)記錄，投入產(chǎn)出難以量化評(píng)價(jià)等，目前的維修管理工作存在6大痛點(diǎn)。

1.維修事件資料缺失統(tǒng)計(jì)困難

從報(bào)修到設(shè)備維修完畢，所牽涉的報(bào)修科室、設(shè)備資產(chǎn)編碼、設(shè)備損壞狀況等都無(wú)記錄（目前只有靠手工記錄），對(duì)維修率高的設(shè)備種類和品牌無(wú)法精確統(tǒng)計(jì)，對(duì)維修金額，維修預(yù)算編制無(wú)法提供科學(xué)決算依據(jù)。

2.無(wú)法對(duì)應(yīng)相關(guān)設(shè)備

維修支出在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中不對(duì)應(yīng)相關(guān)設(shè)備造成單臺(tái)設(shè)備使用中總的維修支持無(wú)法統(tǒng)計(jì)等問題，是管理中非常大的漏洞。

3.報(bào)修混亂

目前設(shè)備保修有電話、私人微信、企業(yè)微信等形式，形式雜亂無(wú)法進(jìn)數(shù)據(jù)源梳理。

4.維修過程無(wú)跟蹤反饋

臨床一直反映拿去修的機(jī)器沒有返還的時(shí)間概念，無(wú)法知道設(shè)備目前在什么狀態(tài)。

5.設(shè)備無(wú)分類，數(shù)據(jù)無(wú)法歸類分析

目前大多數(shù)醫(yī)院的固定資產(chǎn)沒有區(qū)分大類，如超聲類、放射類、病房護(hù)理類、門診類，固定資產(chǎn)按照合同名稱入賬，這就造成數(shù)據(jù)條目分散，后期無(wú)法根據(jù)大類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不知道是哪部分的設(shè)備維修支出高。所以要做好分類后續(xù)才能更好地歸類分析，有的放矢地進(jìn)行重點(diǎn)管理。

傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備維修通常以紙質(zhì)版的形式進(jìn)行記錄，在維修報(bào)表中僅體現(xiàn)以供應(yīng)商為統(tǒng)計(jì)科目的支出總和，對(duì)維修過程中精細(xì)的數(shù)據(jù)如主要零配件的分項(xiàng)價(jià)格、故障原因、對(duì)應(yīng)設(shè)備序列號(hào)等無(wú)法做精細(xì)的記錄，這些數(shù)據(jù)的缺失對(duì)后續(xù)進(jìn)行分類的科學(xué)統(tǒng)計(jì)造成了很大的困難，到年底很難憑借報(bào)表的數(shù)據(jù)分析哪一類設(shè)備的支出較高，原因在哪里，這樣一來(lái)對(duì)于明年的維修預(yù)算就沒有科學(xué)評(píng)判的依據(jù)。

針對(duì)以上問題，我院開發(fā)了一套基于云平臺(tái)的設(shè)備報(bào)修精細(xì)化管理軟件。該軟件注重管理各環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)控，于是很好地銜接各個(gè)環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)，確保整體的效果的展管理問題，提高管理效率與水平。利用了目前最容易實(shí)現(xiàn)的手機(jī)維修小程序應(yīng)用，用手機(jī)掃描替代傳統(tǒng)的醫(yī)用paid掃描，使得上手第一步的變得人性化[2]。該項(xiàng)目應(yīng)用后主要能實(shí)現(xiàn)以下功能。

5.1 利用后勤設(shè)備大數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)備預(yù)防保養(yǎng)管理是未來(lái)的發(fā)展方向。預(yù)防理念下基層，從細(xì)處實(shí)處普及設(shè)備預(yù)防保養(yǎng)知識(shí)，加強(qiáng)設(shè)備巡檢和保養(yǎng)，促進(jìn)保養(yǎng)、巡檢、維修為一體化的后勤運(yùn)營(yíng)。

5.2 建立完整的設(shè)備報(bào)修全流程管理，從維修任務(wù)申報(bào)到任務(wù)完工全程記錄數(shù)據(jù)，為今后。

5.3 設(shè)備報(bào)修與維修預(yù)算、實(shí)際維修金額綁定，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備維修成本有效管理。

5.4 實(shí)現(xiàn)科室對(duì)科室所有維修中設(shè)備狀態(tài)的確認(rèn)，從而更好地對(duì)科室?guī)齑嬖O(shè)備有效使用。

5.5 對(duì)維修運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)分類標(biāo)簽，導(dǎo)出數(shù)據(jù)大類如“檢驗(yàn)類設(shè)備”，小類如“離心機(jī)”，快速判斷哪類設(shè)備的維修成本最高，為今后的維修預(yù)算做判定基礎(chǔ)。

二、保修平臺(tái)詳細(xì)方案（見圖1）

圖1 智能維修平臺(tái)操作流程圖

1.設(shè)備字典庫(kù)的建立

由醫(yī)院從當(dāng)前設(shè)備管理系統(tǒng)中導(dǎo)出設(shè)備字典，并維護(hù)好分類、保修截止日期、等基礎(chǔ)信息，在導(dǎo)入到【商醫(yī)云設(shè)備管理平臺(tái)】建立完整的設(shè)備字典庫(kù)。

設(shè)備數(shù)據(jù)字段：設(shè)備名稱、注冊(cè)證號(hào)、規(guī)格型號(hào)、設(shè)備SN、設(shè)備編號(hào)、生產(chǎn)企業(yè)、設(shè)備分類、采購(gòu)日期、采購(gòu)價(jià)格、保修截止日期、使用科室、位置、設(shè)備照片、售后服務(wù)商、售后服務(wù)商聯(lián)系人、售后服務(wù)商聯(lián)系電話。

2.設(shè)備報(bào)修

科室可以通過【設(shè)備管理】微信小程序掃描設(shè)備編碼對(duì)設(shè)備進(jìn)行識(shí)別，并展示保修期、維修成本等主要設(shè)備信息。通過錄入語(yǔ)音、文字、上傳照片的方式快速描述故障情況進(jìn)行保修。這一看似簡(jiǎn)單的舉措實(shí)則很關(guān)鍵，它不僅對(duì)報(bào)修途徑進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)故障描述也能進(jìn)行記錄，這對(duì)后續(xù)故障原因可以做關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)，對(duì)維修故障科學(xué)分析也有了記錄，其次由于操作簡(jiǎn)單易懂，利用手機(jī)而不是掃描槍是的報(bào)修不會(huì)被拖延，相對(duì)傳統(tǒng)的電話報(bào)修這一舉行顯然高效科學(xué)的多，不會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，有利于數(shù)據(jù)存檔及報(bào)修及時(shí)。

3.維修審核

負(fù)責(zé)審核的老師可以通過小程序查看科室上報(bào)的維修申請(qǐng)，并通設(shè)備保修期、使用年限、維修成本、維修紀(jì)錄等數(shù)據(jù)對(duì)設(shè)備維修進(jìn)行審核，并指排工單。在指派工單時(shí)可通過維修人員當(dāng)前在進(jìn)行工單數(shù)量，合理安排工單任務(wù)。

4.維修價(jià)格上報(bào)

維修人員接收設(shè)備維修任務(wù)工單后，需要按照工單模板內(nèi)容在PC端系統(tǒng)上報(bào)維修報(bào)價(jià)。維修價(jià)格根據(jù)工程師到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)設(shè)備情況進(jìn)行維修價(jià)格評(píng)估，在上傳報(bào)價(jià)之前需對(duì)維修廠家資質(zhì)進(jìn)行審核，挑選有專業(yè)醫(yī)療設(shè)備維修經(jīng)營(yíng)范圍的維修廠商。

報(bào)價(jià)需列出相關(guān)零配件的品名和價(jià)格，便于考核人員的進(jìn)一步核對(duì)，見圖2。

圖2 維修價(jià)格上報(bào)

5.維修論證

當(dāng)維修人或企業(yè)上報(bào)預(yù)算以后，審核老師通過PC端對(duì)多家預(yù)算報(bào)價(jià)進(jìn)行審核，并上傳【論證報(bào)告】。對(duì)于價(jià)值超過5000元的維修金額必須在論證報(bào)告上上傳圖片，一張為維修前的圖片，一張為維修后的圖片，這些圖片不是指設(shè)備的外觀圖片，而是線路板元器件這類存在問題的地方，前后圖片的對(duì)比可客觀的反映維修前后客觀差別，見圖3。

圖3 維修論證上報(bào)

6.維修進(jìn)度查看

審價(jià)通過后維修人員開始維修，上報(bào)科室可在小程序【設(shè)備維修】列表中查看設(shè)備維修進(jìn)展情況。

這個(gè)舉措解決了目前臨床最關(guān)心的問題——報(bào)修的設(shè)備到那個(gè)階段了？傳統(tǒng)只能靠電話或者微信聯(lián)系工程師，而工程師并不一定完全記得請(qǐng)什么設(shè)備到什么程度，因此給到臨床的反饋不準(zhǔn)確。這樣的信息不對(duì)稱會(huì)造成很多弊端，設(shè)備返回不及對(duì)臨床造成設(shè)備短缺的壓力，影響臨床工作。系統(tǒng)這一舉措的實(shí)施可以讓臨床人員第一時(shí)間得知設(shè)備維修狀態(tài)，節(jié)省了因設(shè)備周轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的緊急購(gòu)置的需求。

最后設(shè)備維修完成后科室需要在小程序中對(duì)設(shè)備進(jìn)行簽字驗(yàn)收。

三、智能平臺(tái)投入使用后產(chǎn)生的問題及相關(guān)解決方案

1.缺乏有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)簽

平臺(tái)投入使用后發(fā)現(xiàn)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)比較凌亂，無(wú)法做分類統(tǒng)計(jì)，顯示到如“放射類”或“檢驗(yàn)類”設(shè)備的維修支出占比。這個(gè)問題也是醫(yī)院固定資產(chǎn)管理常見問題，一般的醫(yī)院賬務(wù)系統(tǒng)輸入發(fā)票信息時(shí)按照設(shè)備注冊(cè)證的名稱，缺乏資產(chǎn)類別的分類，按照設(shè)備名稱進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，那將有成百上千的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，不利于后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析。

基于此，我們對(duì)所有固定資產(chǎn)進(jìn)行分類，將全部固定資產(chǎn)分類成19大類，47個(gè)小類（見表1）。將固定資產(chǎn)重新對(duì)接維修平臺(tái)，在維修臺(tái)中每一個(gè)設(shè)備前都帶有大類和小類。這樣在初始掃碼維修的時(shí)候流水單號(hào)就與“大類”和“小類”同時(shí)綁定，后續(xù)數(shù)據(jù)導(dǎo)的數(shù)據(jù)中同樣綁定分類。分類的意義在于可以在后期對(duì)同類設(shè)備的維修成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，見表1。

表1 設(shè)備分類

2.對(duì)應(yīng)條目中沒有設(shè)備序列號(hào)

由于賬務(wù)系統(tǒng)入賬界面中沒有“序列號(hào)”輸入列，致使維修平臺(tái)中的設(shè)備同樣沒有對(duì)應(yīng)的序列號(hào)，“序列號(hào)”是設(shè)備最為有效的“身份證”，設(shè)備編號(hào)在同一個(gè)機(jī)器上可以換，但序列號(hào)卻是唯一的。

我們開始的時(shí)候才去補(bǔ)錄序列號(hào)的方式，但發(fā)現(xiàn)全院設(shè)備要補(bǔ)全序列號(hào)需要花費(fèi)大量的人力，且所需時(shí)間長(zhǎng)。然后我們調(diào)整策略，軟件中進(jìn)行了升級(jí)，在報(bào)修環(huán)節(jié)增加了“序列號(hào)”，即報(bào)修人掃碼報(bào)修設(shè)備的時(shí)候手動(dòng)輸入報(bào)修設(shè)備的序列號(hào)。這樣不僅實(shí)現(xiàn)了報(bào)修設(shè)備的信息唯一相關(guān)性，而且同步更新固定資產(chǎn)庫(kù)，后續(xù)對(duì)清點(diǎn)固定資產(chǎn)也實(shí)現(xiàn)了“資產(chǎn)編碼”與“序列號(hào)”一一對(duì)應(yīng)，對(duì)之前由于資產(chǎn)編碼標(biāo)簽脫落無(wú)法及時(shí)報(bào)修或清點(diǎn)的資產(chǎn)可實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

3.補(bǔ)充設(shè)備保修期限

在設(shè)備報(bào)修審核頁(yè)面我們發(fā)現(xiàn)對(duì)于設(shè)備是否超過保修期這個(gè)問題的判斷依據(jù)只有“設(shè)備購(gòu)入時(shí)間”，設(shè)備的保修期根據(jù)談判的結(jié)果不同，一般是2年，有些則是3年或5年。工程師接到報(bào)修任務(wù)后還需要去查詢相應(yīng)的設(shè)備合同，耗時(shí)耗力，且由于工程師非采購(gòu)經(jīng)辦人，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)搞錯(cuò)保修年限的事件。針對(duì)此情況，我們對(duì)系統(tǒng)中使用年限5年以內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行了梳理，分組進(jìn)行合同查詢，軟件中升級(jí)添加“保修年限”字段并一一對(duì)應(yīng)手工添加。同時(shí)在固定資產(chǎn)管理軟件中添加“保修年限”字段，系統(tǒng)并行同步。這樣在設(shè)備信息中必須添加保修期限，判定是否在保修內(nèi)以便做出正確的評(píng)估。

4.維修平臺(tái)與賬務(wù)軟件的對(duì)接

絕大多數(shù)醫(yī)院在使用智能維修平臺(tái)之前就已經(jīng)有自己成熟的賬務(wù)軟件，因牽涉醫(yī)院整體管理制度，很大可能性不能在智能維修平臺(tái)上直接做發(fā)票。且閉環(huán)管理中重要的一點(diǎn)是需求與最后的結(jié)果對(duì)接形成科學(xué)的閉關(guān)管理。

真正做到“帳修相符”就必須從源頭抓起。本部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提出將“維修流水單號(hào)”作為事件標(biāo)識(shí)，該流水單號(hào)中關(guān)聯(lián)“維修價(jià)格”“維修供應(yīng)商”及“是否完工”等關(guān)鍵信息。這些信息和發(fā)票中的輸入的信息進(jìn)行比對(duì)，如果一一對(duì)應(yīng)發(fā)票可順利輸入賬務(wù)系統(tǒng)，如有一項(xiàng)信息不符，發(fā)票不能入賬。

這樣做的好處是讓維修流程的精細(xì)化管理真正落地，未經(jīng)平臺(tái)正常報(bào)修的設(shè)備支出不得入賬，從源頭上約束不規(guī)范的行為，使所有報(bào)修條目實(shí)現(xiàn)“賬修相符”，見圖4。

圖4 平臺(tái)虛擬機(jī)對(duì)接

以這個(gè)維修平臺(tái)為例，運(yùn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)一開始并不是有效的，因?yàn)槿狈茖W(xué)的數(shù)據(jù)分類標(biāo)簽，就很難為后面的統(tǒng)計(jì)和決策服務(wù)。在平臺(tái)使用過程中我們反饋意見更新平臺(tái)功能外，對(duì)于數(shù)據(jù)我們又開拓了以下統(tǒng)計(jì)功能。

4.1 工程師接單后提交審核中供應(yīng)商單位為“后勤保障”且發(fā)生金額為0，記入工程師個(gè)人服務(wù)工作額度，作為績(jī)效考核內(nèi)容之一。

4.2 在保修內(nèi)的設(shè)備發(fā)生故障我們也要求臨床上報(bào)，提供審核的供應(yīng)單位為“上海兒童醫(yī)學(xué)中心”，如此對(duì)在保修內(nèi)的設(shè)備也可以進(jìn)行維修統(tǒng)計(jì)，獲得該設(shè)備的保修次數(shù)和原因，不僅可以與簽訂合同的維修單位提供的保修記錄進(jìn)行比對(duì)，而且獲知該設(shè)備的維修頻率，為來(lái)年是否還需要購(gòu)買保修，購(gòu)買“全?！被颉安糠直Ｐ蕖碧峁Q策分析。

4.3 對(duì)于設(shè)備相關(guān)易損耗材量統(tǒng)計(jì)，如熱能傳感器、流量傳感器、動(dòng)力磨頭等需掃碼報(bào)修，先對(duì)“設(shè)備配件”進(jìn)行維護(hù)，后續(xù)選擇相應(yīng)的“設(shè)備配件”完成統(tǒng)計(jì)，這樣對(duì)經(jīng)常會(huì)損耗的配件形成意識(shí)，對(duì)后續(xù)設(shè)備采購(gòu)提供反饋，對(duì)于這類“設(shè)備配件”在采購(gòu)的時(shí)候納入考量范圍，完善預(yù)算管理。

隨著平臺(tái)應(yīng)用的深入，我們根據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)以及其所能反饋的業(yè)務(wù)有了更深層的理解和對(duì)應(yīng)的解決方案，其對(duì)后勤的科學(xué)管理起著相輔相成的作用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，智能維修平臺(tái)的投入使用是非常必要的，使用過程中平臺(tái)能產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。如何修改根據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)對(duì)程序進(jìn)行優(yōu)化是管理人員需要有主動(dòng)意識(shí)反饋的。可以說(shuō)任何的平臺(tái)在初始投入的時(shí)候不能完全滿足醫(yī)院的需要，如何利用平臺(tái)完成數(shù)據(jù)有效梳理為后續(xù)設(shè)備維保及設(shè)備采購(gòu)預(yù)算提供科學(xué)依據(jù)，這就對(duì)管理人員平時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)和管理思路提出更高的要求數(shù)字時(shí)代，在各種軟件的幫助下，醫(yī)院管理從原先的手工作業(yè)有了質(zhì)的提升，但這不是最主要的，軟件只是工具，而醫(yī)院的管理者及其科學(xué)的管理理念才是真正的核心競(jìng)爭(zhēng)力。