文/浙江省立同德醫(yī)院 周仲煒

醫(yī)院青年文明號(hào)是指以青年為主體，在醫(yī)院的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和服務(wù)等環(huán)節(jié)，體現(xiàn)高度職業(yè)文明，創(chuàng)造一流工作業(yè)績的優(yōu)秀青年集體、青年崗位和青年工程。醫(yī)院青年文明號(hào)檔案是青年文明號(hào)集體成長過程的體現(xiàn)，是展示創(chuàng)建成果、創(chuàng)建經(jīng)驗(yàn)的寶貴資料。創(chuàng)建青年文明號(hào)，有助于引導(dǎo)青年人樹立正確的職業(yè)理念，提升青年的團(tuán)隊(duì)精神。做好醫(yī)院青年文明號(hào)檔案管理工作，能推動(dòng)青年文明號(hào)集體的整體發(fā)展，促進(jìn)青年成長成才。

根據(jù)青年文明號(hào)創(chuàng)建要求，創(chuàng)建集體應(yīng)建立創(chuàng)建檔案，結(jié)合工作實(shí)際，明確專人負(fù)責(zé)，內(nèi)容真實(shí)規(guī)范，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，使創(chuàng)建檔案能夠真實(shí)反映青年文明號(hào)的創(chuàng)建活動(dòng)情況，使得活動(dòng)更加規(guī)范。青年文明號(hào)集體的配備包括創(chuàng)建主題、創(chuàng)建目標(biāo)、創(chuàng)建內(nèi)容、創(chuàng)建口號(hào)、創(chuàng)建承諾、具體分工和組織體系的創(chuàng)建標(biāo)識(shí)及創(chuàng)建制度、總結(jié)、考核、命名等基本情況都要建立檔案，條件具備的應(yīng)建立圖片、音像檔案。并要求對(duì)創(chuàng)建活動(dòng)情況有詳細(xì)的記錄備查。

一、醫(yī)院青年文明號(hào)檔案管理現(xiàn)狀

院團(tuán)委在醫(yī)院黨委的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，圍繞醫(yī)院的中心工作，將創(chuàng)建工作與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，在全院范圍內(nèi)開展創(chuàng)建活動(dòng)。通過院“號(hào)、手”活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組實(shí)施創(chuàng)建活動(dòng)，形成黨團(tuán)“齊抓共管”的管理體系。全院現(xiàn)有國家級(jí)、省級(jí)、院級(jí)青年文明號(hào)16家。全院各級(jí)青年文明號(hào)集體積極發(fā)揮青年的先鋒模范作用，服務(wù)患者、服務(wù)社會(huì)，向社會(huì)展示醫(yī)務(wù)青年良好的精神面貌和職業(yè)素養(yǎng)。

（一）檔案的管理。根據(jù)青年文明號(hào)創(chuàng)建文件精神，要求各創(chuàng)建集體建立青年文明號(hào)管理檔案，逐步建立和完善申報(bào)、自查、推薦、檢查、驗(yàn)收、命名、表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等檔案資料，實(shí)現(xiàn)青年文明號(hào)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。青年文明號(hào)檔案的管理，包含檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。原始記錄是檔案的本質(zhì)屬性，我院建立起青年文明號(hào)創(chuàng)建活動(dòng)紙質(zhì)檔案與電子臺(tái)賬相結(jié)合的模式，由創(chuàng)建集體號(hào)長負(fù)責(zé)記錄和保管，客觀真實(shí)地記載創(chuàng)建活動(dòng)相關(guān)資料。檢查驗(yàn)收的評(píng)選將采取實(shí)地查訪、臺(tái)賬檢查和現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)的形式，分別占總成績的20%、30%和50%。要求對(duì)創(chuàng)建活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，將臺(tái)賬資料作為檢查、評(píng)比、考核各級(jí)青年文明號(hào)的重要依據(jù)，促進(jìn)創(chuàng)建工作的規(guī)范化和制度化。青年文明號(hào)檔案管理貫穿于創(chuàng)建集體申報(bào)、考核、評(píng)選、表彰、監(jiān)督的各個(gè)環(huán)節(jié)，內(nèi)容涵蓋綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個(gè)方面。（見圖1）

（二）檔案的收集整理。檔案管理人員需要針對(duì)檔案的各種因素進(jìn)行分類放置，方便檔案的查找。根據(jù)青年文明號(hào)考核評(píng)分表的內(nèi)容設(shè)置，我院推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理模式。在檔案的收集過程中參照考核內(nèi)容、考核項(xiàng)目及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分類整理，并按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。按照考核要求，青年文明號(hào)的檔案收集一般包含一級(jí)類目5個(gè)，二級(jí)類目13個(gè)。其中一級(jí)類目包含：綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個(gè)方面內(nèi)容。二級(jí)類目包含：加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、基礎(chǔ)工作、團(tuán)建工作、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范管理、文化建設(shè)、人才培養(yǎng)、取得成果、業(yè)務(wù)效益、社會(huì)效益、人才效益、品牌效應(yīng)及榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容。（詳見表1）。

表1 醫(yī)院青年文明號(hào)檔案管理分類目錄

（三）檔案的開發(fā)利用。一是用于各級(jí)青年文明號(hào)集體創(chuàng)建資料的查閱考核。收集保存創(chuàng)建過程中的有關(guān)文件、圖片、影音、實(shí)物、原始記錄等資料，建立臺(tái)賬。通過創(chuàng)建口號(hào)、主題、標(biāo)識(shí)等，營造創(chuàng)建氛圍。滿足申報(bào)、復(fù)審的檢查、評(píng)審、監(jiān)督要求及階段性的考核需求，為查閱者提供檔案材料。二是青年文明號(hào)創(chuàng)建的檔案資料是科室發(fā)展的動(dòng)力引擎。如在醒目位置張貼青年文明號(hào)的服務(wù)承諾和信用公約，通過內(nèi)外網(wǎng)、公眾號(hào)等媒體向社會(huì)公開服務(wù)承諾等，進(jìn)一步規(guī)范服務(wù)行為。三是促進(jìn)青年文明號(hào)集體的交流學(xué)習(xí)。為各級(jí)青年文明號(hào)集體提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、借鑒分享的素材，充分發(fā)揮青年醫(yī)務(wù)工作者的先鋒模范作用，倡導(dǎo)職業(yè)文明，推進(jìn)青年文明號(hào)創(chuàng)建活動(dòng)深入開展。

二、存在的問題及不足

（一）對(duì)檔案管理不夠重視。近年來，在醫(yī)院自查中發(fā)現(xiàn)，個(gè)別創(chuàng)建集體對(duì)創(chuàng)建的基礎(chǔ)性工作不夠重視，有的檔案未設(shè)置專人管理，有的為應(yīng)對(duì)臺(tái)賬檢查，存在臨時(shí)突擊收集整理材料的情況。在創(chuàng)建之初沒有結(jié)合青年文明號(hào)集體的實(shí)際情況制定具體的檔案管理規(guī)劃和措施，一些集體在人員變動(dòng)時(shí)，未能做好工作交接，導(dǎo)致資料缺失。部分青年文明號(hào)集體檔案管理工作缺乏連續(xù)性，創(chuàng)建期內(nèi)高度重視，創(chuàng)建成功后不再關(guān)注青年文明號(hào)檔案的管理工作。個(gè)別院級(jí)號(hào)集體缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于青年文明號(hào)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理研究不夠深入。

（二）檔案內(nèi)容單一，收集形式化。青年文明號(hào)活動(dòng)檔案內(nèi)容不齊全，分類不夠科學(xué)。個(gè)別青年文明號(hào)集體資料管理不夠完善，日常不注重資料的收集、整理及積累，收集材料內(nèi)容不夠全面。部分集體為應(yīng)對(duì)檢查考評(píng)，對(duì)標(biāo)突擊補(bǔ)做資料，有損于檔案的真實(shí)性。部分青年文明號(hào)集體僅限于文書檔案的收集，缺乏圖片、視頻等聲像資料的整理，或者收集的資料缺少文字描述，不能及時(shí)完善青年文明號(hào)電子臺(tái)賬。同時(shí)，青年文明號(hào)集體仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，形式單一，電子信息化投入較少，檔案數(shù)字化程度有待進(jìn)一步提高。

（三）檔案開發(fā)利用不足。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步，青年文明號(hào)檔案資源載體形式更加豐富、資源價(jià)值更加多元。然而部分院級(jí)青年文明號(hào)集體在檔案收集過程中僅為了收集而收集，缺乏創(chuàng)意產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開發(fā)。青年文明號(hào)集體成員對(duì)于檔案的開發(fā)利用參與程度不高，有待于進(jìn)一步挖掘，從而有效激發(fā)青年的創(chuàng)造力。檔案信息資源的開發(fā)利用需要與時(shí)俱進(jìn)，以需求為向?qū)?，服?wù)社會(huì)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，這也是新形勢(shì)下青年文明號(hào)創(chuàng)建活動(dòng)的新生長點(diǎn)。

三、建議及對(duì)策

（一）多途徑加強(qiáng)青年文明號(hào)檔案管理工作。堅(jiān)持青年文明號(hào)檔案工作的科學(xué)管理，建立完善的運(yùn)行機(jī)制，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展。一是提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)。提高各級(jí)青年文明號(hào)集體對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》。明確創(chuàng)建的意義，創(chuàng)建青年文明號(hào)不是簡單的評(píng)審工作，旨在通過創(chuàng)號(hào)評(píng)審來促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，提高醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療水平提升，提高青年醫(yī)護(hù)群體的綜合素質(zhì)。青年文明號(hào)檔案的整理需認(rèn)識(shí)到位、組織到位、工作落實(shí)到位，保障工作有效開展。二是明確青年文明號(hào)檔案管理制度，把握重點(diǎn)，指定專人管理。堅(jiān)持定時(shí)、及時(shí)、完整準(zhǔn)確收集相結(jié)合，及時(shí)記錄、更新內(nèi)容。青年文明號(hào)創(chuàng)建檔案有一定的連續(xù)性，相對(duì)集中地存放便于管理和利用。三是加強(qiáng)檔案結(jié)構(gòu)化管理，在數(shù)字化改革背景下，以爭創(chuàng)青年文明號(hào)活動(dòng)為契機(jī)，加強(qiáng)對(duì)集體檔案的規(guī)范管理，明確分工職責(zé)及目標(biāo)任務(wù)。對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，能有效提高服務(wù)職能，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化。

（二）建立健全青年文明號(hào)檔案管理考評(píng)機(jī)制。按照“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的指導(dǎo)思想，由院團(tuán)委負(fù)責(zé)組織各級(jí)青年文明號(hào)集體進(jìn)行創(chuàng)建檔案的考評(píng)工作。根據(jù)青年文明號(hào)創(chuàng)建文件精神，結(jié)合實(shí)際調(diào)研情況，制定合理的檔案管理制度，對(duì)青年文明號(hào)檔案的全周期管理進(jìn)行指導(dǎo)。實(shí)行青年文明號(hào)創(chuàng)建檔案自查互查相結(jié)合的模式，各級(jí)青年文明號(hào)集體每季度對(duì)標(biāo)對(duì)表自檢、定期考評(píng)與年度考核相結(jié)合，從而有計(jì)劃、扎實(shí)地推進(jìn)檔案管理工作的開展。

（三）搭建平臺(tái)整合檔案資源。一是積極借鑒優(yōu)秀單位的青年文明號(hào)檔案管理方法，邀請(qǐng)資深專家進(jìn)行檔案整理工作的講座培訓(xùn)，圍繞青年文明號(hào)檔案管理的基本內(nèi)容、形式途徑進(jìn)行講解、交流技巧。二是開展青年文明號(hào)集體創(chuàng)建互助活動(dòng)，指定更高級(jí)別的青年文明號(hào)集體與爭創(chuàng)集體進(jìn)行結(jié)對(duì)，相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)共同創(chuàng)建。三是加強(qiáng)青年文明號(hào)檔案管理人員與黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)臺(tái)賬管理人員的溝通交流，促進(jìn)檔案材料資源整合。四是加強(qiáng)青年文明號(hào)數(shù)字化平臺(tái)的應(yīng)用。統(tǒng)一檔案模板，對(duì)于考核評(píng)分表中通用的共性材料，由青年文明號(hào)創(chuàng)建負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一整理，固化備用。收集的文字資料和圖片資料能反映創(chuàng)建的經(jīng)過及效果，照片檔案必要時(shí)可打印，并備注文字說明。

（四）做好青年文明號(hào)創(chuàng)建檔案的開發(fā)和利用工作。一是充分發(fā)揮檔案的作用，整理匯編材料，借助新聞媒體、院內(nèi)網(wǎng)、公眾號(hào)等對(duì)創(chuàng)建集體進(jìn)行宣傳報(bào)道，塑造醫(yī)院文化軟實(shí)體。二是借助青年文明號(hào)開放周等主題活動(dòng)，按照“亮身份、亮形象、亮承諾”的要求，對(duì)青年文明號(hào)集體進(jìn)行展示，鼓勵(lì)集體的創(chuàng)建熱情，不斷提升青年文明號(hào)在社會(huì)公眾中的存在感和認(rèn)可度。三是充分發(fā)揮青年醫(yī)務(wù)工作者的創(chuàng)新意識(shí)和青年文明號(hào)的品牌效應(yīng)，積極開發(fā)創(chuàng)意產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效用。在檔案展現(xiàn)形式方面，借助先進(jìn)設(shè)備，如電子屏幕、投影儀、顯示器等電子設(shè)備，實(shí)現(xiàn)交流互動(dòng)。

四、結(jié)語

醫(yī)院青年文明號(hào)創(chuàng)建檔案全面真實(shí)地記錄了創(chuàng)建集體的發(fā)展和青年的成長過程，有重要的參考和評(píng)價(jià)作用。檔案管理的最終目的是為社會(huì)實(shí)踐提供服務(wù)。隨著創(chuàng)建工作的不斷深入，醫(yī)院青年文明號(hào)檔案管理的不足日益凸顯，一定程度上阻礙了創(chuàng)建工作的有序開展。本文探討通過加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)、規(guī)范管理、整合資源、開發(fā)利用等措施，進(jìn)一步做實(shí)醫(yī)院青年文明號(hào)檔案管理工作，有效推進(jìn)青年文明號(hào)檔案管理做細(xì)、做優(yōu)、做精。希望對(duì)于構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作體系，統(tǒng)一醫(yī)院青年文明號(hào)創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范創(chuàng)建機(jī)制、激發(fā)創(chuàng)建熱情，發(fā)揮醫(yī)院青年文明號(hào)的示范引領(lǐng)作用，促進(jìn)醫(yī)院青年文明號(hào)的發(fā)展起到積極的作用。