潘壯巍

摘要：目前，我國(guó)在不斷發(fā)展檔案管理服務(wù)的同時(shí)，也采用了相應(yīng)的完善措施和創(chuàng)新措施。財(cái)政檔案管理也一樣。在新形勢(shì)背景下，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的重要作用，改革以往的財(cái)政檔案管理體系，引入新資源和新技術(shù)，打造現(xiàn)代化的財(cái)政檔案管理工作。本文以新形勢(shì)為背景，探究了財(cái)政檔案管理的強(qiáng)化策略，首先簡(jiǎn)要介紹了財(cái)政檔案管理的作用，接著分析了財(cái)政檔案管理在新時(shí)代面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了財(cái)政檔案管理的有效強(qiáng)化策略，以期打造更加全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的財(cái)政檔案管理體系，促進(jìn)財(cái)政檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式；財(cái)政檔案管理；現(xiàn)代化；強(qiáng)化策略

我國(guó)在快速發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，也逐漸凸顯了各類檔案的重要作用。財(cái)政檔案是最重要的單位檔案，根據(jù)其中的內(nèi)容可以得知地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展情況，同時(shí)，財(cái)政檔案也是領(lǐng)導(dǎo)決策和政策制定的重要基礎(chǔ)和客觀依據(jù)，所以，管理財(cái)政檔案具有顯著的社會(huì)效益，而采用現(xiàn)代化的財(cái)政檔案管理模式，可以顯著提升其管理水平，十分重要。所以，在新形勢(shì)背景下，想要科學(xué)高效地管理財(cái)政檔案，就必須改變傳統(tǒng)的管理模式，引入現(xiàn)代化的管理技術(shù)。

1財(cái)政檔案管理在新形勢(shì)下面臨的問題

1.1信息化建設(shè)不足

信息化屬于現(xiàn)代化的管理模式，在實(shí)際的現(xiàn)代化管理工作中，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，必定會(huì)涉及信息化改革工作。例如在管理財(cái)政檔案的過程中，想要做好歸檔工作，就需要分類整理各類復(fù)雜的檔案信息，例如財(cái)務(wù)報(bào)表、撥付單據(jù)和綜合文檔等，然后實(shí)施電子歸檔，在系統(tǒng)程序中存儲(chǔ)，這一過程需要耗費(fèi)許多的時(shí)間和精力，且流程十分復(fù)雜[1]。實(shí)際上，此類大工程屬于信息化改革，與以往的紙質(zhì)檔案相比，工作人員在使用紙、電并行管理歸檔存儲(chǔ)時(shí)，需要更新自身的文化業(yè)務(wù)知識(shí)，這也增加了他們的工作量，極易使其產(chǎn)生排斥心理，進(jìn)而影響現(xiàn)代化管理工作。

1.2未嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砭幹曝?cái)政檔案

在實(shí)際編制財(cái)政檔案的過程中，在填報(bào)操作期間，可能會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)更改。一方面，為了在民生領(lǐng)域撥付更多財(cái)政資金，部分單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)調(diào)整各部門的預(yù)算金額，要求在保持原有公共財(cái)政預(yù)算的基礎(chǔ)上，達(dá)到考核要求。另一方面，社會(huì)輿論不斷加大了公開要求，且國(guó)家嚴(yán)格控制了三公經(jīng)費(fèi)，然而部分單位未規(guī)范調(diào)整支出項(xiàng)目，自然難以規(guī)范管理財(cái)政檔案，根據(jù)財(cái)政檔案數(shù)據(jù)可以得知，單位未有效結(jié)合檔案管理工作。

1.3財(cái)政檔案管理日益復(fù)雜

一般來說，在管理財(cái)政檔案時(shí)，會(huì)涉及繁多的勾稽關(guān)系，十分復(fù)雜，嚴(yán)重加大了檔案編制難度。為了便于查找、落實(shí)異常數(shù)據(jù)和檔案審核工作，部分單位在沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的前提下，采用大量審核參數(shù)和審核公式，卻未重視數(shù)據(jù)價(jià)值，盲目調(diào)整原始數(shù)據(jù)。在反復(fù)核實(shí)和審查調(diào)整的過程中，逐漸抹去了一些可以反映真實(shí)情況的原始數(shù)據(jù)，掩蓋了其中的矛盾問題，磨平了數(shù)據(jù)棱角，隨著審核錯(cuò)誤的逐漸減少，反映數(shù)據(jù)也會(huì)越來越偏離實(shí)際情況[2]。

1.4財(cái)政檔案填報(bào)范圍過廣

在實(shí)際的財(cái)政檔案管理工作中，雖然明確列出了需要填報(bào)財(cái)政檔案的行政事業(yè)單位類別，例如各類財(cái)政核算單位等，然而，卻未對(duì)其提出編制財(cái)政預(yù)算的要求。財(cái)政檔案管理的對(duì)象不只是營(yíng)利性單位，還應(yīng)當(dāng)包含行政事業(yè)單位。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)避免重復(fù)統(tǒng)計(jì)單位和單位集團(tuán)的財(cái)政數(shù)據(jù)。

1.5工作人員缺乏現(xiàn)代化操作能力

現(xiàn)代化管理工作不只是開展現(xiàn)代化的部門管理工作，也要求操作人員掌握并熟悉現(xiàn)代化的操作流程。在紙、電并行管理財(cái)政檔案的過程中，需要在編目歸檔和在線整理分類等環(huán)節(jié)，用到計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備，與以往的手動(dòng)整理和紙質(zhì)歸檔相比，雖然簡(jiǎn)化了工作流程，卻對(duì)工作人員的操作水平提出了更高的要求，目前我國(guó)缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)人才，尤其是經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的財(cái)政人員普遍缺乏高學(xué)歷，難以良好地勝任信息化的檔案管理工作。

2檔案管理工作在新形勢(shì)下的強(qiáng)化途徑

2.1完善組織機(jī)構(gòu)，全面落實(shí)責(zé)任機(jī)制

單位在完善組織結(jié)構(gòu)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)打造一支專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，并由其負(fù)責(zé)檔案管理工作。此外，單位還應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案管理情況，以加強(qiáng)管理質(zhì)量。尤其是，單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)條例［3］，例如《中華人民共和國(guó)檔案法》等，在檔案管理工作中引入責(zé)任制，確保在遇到財(cái)政檔案管理問題時(shí)，可以及時(shí)找到責(zé)任主體。會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范中強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案如果是當(dāng)年形成的，那么在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)當(dāng)交給財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)保管，在保管期滿一年后，財(cái)務(wù)人員需要完成移交清冊(cè)的編制，并上報(bào)總經(jīng)理辦公室，由其負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。原則上來說，會(huì)計(jì)檔案需要完成封裝后在移交。一些需要拆封重新整理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦者一起拆封整理，并明確各方職責(zé)。其中還提到了其他單位承包業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)一由本單位保管，承包單位具有相關(guān)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制全，如果會(huì)計(jì)事項(xiàng)未結(jié)清，那么業(yè)務(wù)承包單位就需要負(fù)責(zé)保管好其原始憑證，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

2.2完善管理制度

在新形勢(shì)背景下，單位應(yīng)當(dāng)采用有效的制度管理財(cái)政檔案，并完善和修訂現(xiàn)有的管理制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。單位在管理財(cái)政檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范工作人員的工作行為，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，做到依法辦事[4]。在管理財(cái)政檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)采用涉及檔案工作、檔案保管和檔案員等內(nèi)容的管理制度。首先，需要做好制度保障，在檔案收集和庫(kù)房管理等環(huán)節(jié)，制定明確的工作規(guī)范。其次，在平時(shí)的財(cái)務(wù)工作中，單位應(yīng)當(dāng)細(xì)化財(cái)政檔案的收集、整理和歸檔等工作規(guī)范。最后，還需要建立后期財(cái)政檔案管理制度，在管理賬目中全面登記檔案的借閱，移交和銷毀情況，等等。例如會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范中明確了會(huì)計(jì)檔案保管期滿后：首先綜合管理部應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)部共同上交銷毀意見，將需要銷毀的檔案編制成冊(cè)，在需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案中標(biāo)明卷號(hào)、已保管時(shí)間等內(nèi)容。接著，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上應(yīng)當(dāng)有單位負(fù)責(zé)人簽署的意見。

此外，會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范中明確了會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件，電子檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)異地分別存放。

2.3建設(shè)財(cái)政檔案管理隊(duì)伍

一方面，應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)建設(shè)，將一些必要的硬件設(shè)備配備到檔案部，例如電腦等，提供現(xiàn)代化的技術(shù)支持。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)打造專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，重用大膽創(chuàng)新、追求事業(yè)的技術(shù)人才，采用實(shí)踐活動(dòng)鍛煉他們，引導(dǎo)他們?yōu)闄n案管理出謀劃策。此外，還應(yīng)當(dāng)組建一支高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，在財(cái)政大隊(duì)伍中加入理論知識(shí)豐富、掌握專業(yè)技能的相關(guān)人才，打造結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，為檔案的長(zhǎng)期維護(hù)奠定良好的基礎(chǔ)，避免頻繁更換檔案管理人員，并為檔案干部提供思想政治教育，幫助他們解決實(shí)際問題，使他們可以全身心地投入本職工作。另一方面，單位應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)力度，為財(cái)政檔案管理人員提供定期培訓(xùn)。將檔案人員培訓(xùn)作為本單位的重要工作，有機(jī)結(jié)合“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”等模式，開展系統(tǒng)培訓(xùn)和短期培訓(xùn)，組織檔案人員參加分層分類輪訓(xùn)或?qū)ｎ}知識(shí)培訓(xùn)；應(yīng)當(dāng)追求實(shí)用性，基于實(shí)際工作需求和日后的發(fā)展方向，結(jié)合各部門的需求，開展具有針對(duì)性的培訓(xùn)工作［5］。

2.4全面落實(shí)檔案管理公開制，改革傳統(tǒng)的政府綜報(bào)局面

單位應(yīng)當(dāng)建立財(cái)政檔案管理公開制，全面執(zhí)行《預(yù)算法》等制度的要求，公開檔案管理工作，明確公開檔案管理的重要意義，采用有效的方式管理財(cái)政檔案，并做好溝通協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)為檔案管理制定完善的公開考評(píng)機(jī)制，按照基本要求比照檔案管理和預(yù)算等，要求單位全面落實(shí)檔案管理公開制。此外，還應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)單位回應(yīng)社會(huì)大眾最為關(guān)注的問題，做好宣傳引導(dǎo)工作，完善信息披露工作，采用科學(xué)的公開程序，增加公開內(nèi)容，從公開專項(xiàng)支出人手，逐漸打造全方位的工作格局，劃分各項(xiàng)公開內(nèi)容，進(jìn)而提升財(cái)政檔案管理質(zhì)量，采用公開檔案管理工作的形式，加強(qiáng)領(lǐng)域改革深度。

在政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告的編制環(huán)節(jié)，檔案管理數(shù)據(jù)起到了十分重要的作用，是最主要的一項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，所以，應(yīng)當(dāng)以權(quán)責(zé)發(fā)生制為前提，采用實(shí)用的檔案管理數(shù)據(jù)，為政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告提供準(zhǔn)確、便捷的數(shù)據(jù)，將檔案管理作為基礎(chǔ)工作，在編制檔案管理的同時(shí)，落實(shí)補(bǔ)充檔案制，改變傳統(tǒng)的政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告形式，為檔案管理提供更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。

2.5重點(diǎn)審核檔案管理工作，改變檔案審核模式

財(cái)政部門的主要職責(zé)就是審核檔案管理工作，屬于依法行政范疇，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理審核力度，進(jìn)而提升檔案管理數(shù)據(jù)水平。應(yīng)當(dāng)采用新模式審核檔案管理數(shù)據(jù)，并加強(qiáng)審核工作的合規(guī)性、真實(shí)性和規(guī)范性，基于嚴(yán)格、細(xì)化的原則，開展檔案管理年度編審工作，全面劃分各項(xiàng)審核指標(biāo)，全面梳理和審核各項(xiàng)要點(diǎn)。首先應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理審核機(jī)制［6］。主動(dòng)細(xì)化并規(guī)范審核工作內(nèi)容和方式，完善相關(guān)機(jī)制，有機(jī)結(jié)合集中會(huì)審和網(wǎng)絡(luò)預(yù)審，打造上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制等，解決好基層問題，開展高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)預(yù)審工作。主動(dòng)開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善審核內(nèi)容，在檔案管理中提出同步審核、數(shù)據(jù)共享等要求，并將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中，例如會(huì)計(jì)核算信息和上下級(jí)往來等，并拓展審核功能，深入研究自動(dòng)化審核是否可行，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)錄入量。其次，應(yīng)當(dāng)劃分好各崗位工作職責(zé)。明確檔案管理者的主要職責(zé)，保證可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核、匯總等工作，且符合質(zhì)量要求，并落實(shí)各項(xiàng)安排等。開展高效的編審檔案管理，明確內(nèi)部合作關(guān)系。

結(jié)束語(yǔ)

高質(zhì)量的管理財(cái)政檔案，可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，通過發(fā)掘其中存在的問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，有助于有效加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。在新形勢(shì)下，出現(xiàn)了多樣化、復(fù)雜化的信息數(shù)據(jù)，解決一些問題需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而大數(shù)據(jù)技術(shù)有效解決了這一問題。在管理財(cái)政檔案時(shí)，通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以減少處理時(shí)間并簡(jiǎn)化管理流程，也可以避免檔案受到影響。所以，單位應(yīng)當(dāng)改變以往的檔案管理工作，采用完善組織機(jī)構(gòu)，全面落實(shí)責(zé)任機(jī)制；完善管理制度；全面落實(shí)檔案管理公開制，改革傳統(tǒng)的政府綜報(bào)局面等方法，加強(qiáng)財(cái)政檔案管理水平。

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