鐘清怡 梁丹

摘要：電子學(xué)籍，是隨著科技、電子、信息等產(chǎn)業(yè)的發(fā)展而興起的一種新生事物。將學(xué)生基本信息、健康管理、文化素質(zhì)、道德記錄等“成長(zhǎng)記錄”納入到電子學(xué)籍系統(tǒng)中，有助于打破當(dāng)前“唯分?jǐn)?shù)論”的評(píng)價(jià)觀，在重視知識(shí)和技能的基礎(chǔ)上注重學(xué)生全面發(fā)展；同時(shí)，唯一、終身不變的學(xué)籍號(hào)使學(xué)籍檔案更具保障性，可最大限度保障學(xué)生享有公平受教育機(jī)會(huì)。

關(guān)鍵詞：電子學(xué)籍；信息化；教育資源配置

為規(guī)范中小學(xué)生學(xué)籍管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的信息化、科學(xué)化、制度化，充分發(fā)揮其管理和服務(wù)功能，提高基礎(chǔ)教育現(xiàn)代化管理水平，教育部從2009年開(kāi)始規(guī)劃建設(shè)全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)和全國(guó)中小學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)，2012年秋季學(xué)期，全國(guó)中小學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)并試運(yùn)行。2013年9月1日，全國(guó)首部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）正式實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)開(kāi)始建立統(tǒng)一的中小學(xué)生學(xué)籍管理制度。隨后全國(guó)各省市紛紛搭建電子學(xué)籍管理平臺(tái)，我省也于2015年4月28日制定《吉林省中小學(xué)生學(xué)籍管理工作細(xì)則（試行）》，開(kāi)啟吉林省中小學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理模式。

1電子學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新意義

1.1由紙質(zhì)向電子檔案的轉(zhuǎn)變使學(xué)籍檔案更具完整性

以往全國(guó)各省市一直使用紙質(zhì)學(xué)籍這一傳統(tǒng)的保管手段，不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案有其不可替代的優(yōu)點(diǎn)。紙質(zhì)檔案形象直觀、可讀性強(qiáng)、方便查看，紙質(zhì)檔案均是第一手資料，有人文附加值及收藏價(jià)值。但隨著時(shí)間的推移、科技的進(jìn)步，其缺點(diǎn)也越發(fā)凸顯出來(lái)。首先，紙質(zhì)檔案管理是文書處理完畢后才進(jìn)行歸檔管理，而且這里包含有檔案員的意識(shí)活動(dòng)，即檔案員將其認(rèn)為有保存價(jià)值的學(xué)籍文件按一定的規(guī)律進(jìn)行保管，這樣就會(huì)使一些有用的學(xué)籍檔案在無(wú)意間被忽略掉。其次，由于學(xué)籍檔案本身涉及很多比較復(fù)雜的內(nèi)容，導(dǎo)致整理工作難度不斷增加，相關(guān)管理人員的工作量隨之愈加繁重。第三，由于學(xué)籍檔案屬于永久保管范疇，檔案數(shù)量逐年攀升，所需保管空間必然不斷增加，這給檔案管理部門帶來(lái)不小挑戰(zhàn)。所以，在當(dāng)前教育以及信息化發(fā)展的背景下，就要求從完善傳統(tǒng)管理模式中的不足出發(fā)，打造高效的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，提升管理質(zhì)量。在此種考量下，電子學(xué)籍檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

電子學(xué)籍檔案管理模式最大的好處是在電子文件形成之初便開(kāi)始管理，它融入了先進(jìn)的信息化技術(shù)，具有更大的容納性，摒棄了個(gè)人意識(shí)活動(dòng)對(duì)學(xué)籍歸檔管理的影響。另外，電子學(xué)籍檔案管理模式還將學(xué)生“成長(zhǎng)記錄”納入到電子學(xué)籍系統(tǒng)中，《辦法》第七條第二款規(guī)定學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)包括：基礎(chǔ)信息和變動(dòng)情況信息、學(xué)生信息證明、綜合素質(zhì)發(fā)展報(bào)告、體質(zhì)健康測(cè)試和體檢信息、預(yù)防接種信息、在校期間的獲獎(jiǎng)信息、享受資助的信息以及省級(jí)教育部門規(guī)定的其他信息和材料等，這使得學(xué)生學(xué)籍檔案更加完整?？梢哉f(shuō)，電子學(xué)籍檔案管理模式是與時(shí)俱進(jìn)的科技產(chǎn)物，是一個(gè)全面的、系統(tǒng)的、優(yōu)化思想的縮影，較之紙質(zhì)檔案更具完整性和先進(jìn)性。

1.2唯一、終身不變的學(xué)籍號(hào)使學(xué)籍檔案更具保障性

學(xué)生學(xué)籍號(hào)是學(xué)籍信息的核心要素?！掇k法》第五條明確規(guī)定，學(xué)籍號(hào)以學(xué)生居民身份證號(hào)為基礎(chǔ)生成，一人一號(hào)，終身不變。2013年9月18日，教育部辦公廳印發(fā)《學(xué)校（機(jī)構(gòu)）人員基礎(chǔ)信息代碼編制規(guī)則》（教發(fā)函[2013]91號(hào)），賦予各級(jí)各類學(xué)校（機(jī)構(gòu)）人員一個(gè)終身不變的唯一識(shí)別標(biāo)識(shí)碼，明確學(xué)籍號(hào)的具體生成規(guī)則。

電子學(xué)籍管理系統(tǒng)為每名中小學(xué)生建立全國(guó)唯一的、跟隨一生的學(xué)籍號(hào)，從幼兒園入園或小學(xué)入學(xué)初次采集學(xué)籍信息后開(kāi)始使用，一直延續(xù)至高等教育結(jié)束。為確保以學(xué)生身份基本信息為核心的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，還利用公安部人口信息管理系統(tǒng)及國(guó)家人口信息庫(kù)對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行核查對(duì)比，準(zhǔn)確無(wú)誤方可核發(fā)全國(guó)唯一正式學(xué)籍號(hào)。

學(xué)生擁有唯一、終身不變學(xué)籍號(hào)，標(biāo)志著中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)入新的應(yīng)用階段。首先，由于學(xué)籍號(hào)與戶口本、房屋居住地等有效證件聯(lián)通，使得學(xué)區(qū)內(nèi)的適齡兒童真正享受到“陽(yáng)光入學(xué)”。其次，我國(guó)各大省份基本實(shí)現(xiàn)了電子學(xué)籍檔案的信息共享，對(duì)不同地區(qū)利用學(xué)籍檔案提供了平臺(tái)上的支撐。另外，用信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控的辦法全程跟蹤，可以輔助國(guó)家教育行政部門對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)學(xué)生的流動(dòng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理，為滿足各級(jí)教育行政管理部門對(duì)劃撥義務(wù)教育經(jīng)費(fèi)、政府資助、查出不符合學(xué)籍管理辦法的學(xué)生統(tǒng)計(jì)、學(xué)生的學(xué)籍檔案等方面，建立健全科學(xué)的教育發(fā)展觀和優(yōu)化各區(qū)縣教育資源配置提供數(shù)據(jù)上的保障。如此，不僅能提高學(xué)生異地轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)等處理效率，還能避免重復(fù)學(xué)籍號(hào)、虛假學(xué)籍號(hào)問(wèn)題，最大限度遏制不正當(dāng)轉(zhuǎn)學(xué)、擇校等情況的發(fā)生，使全體學(xué)生享受公平受教育機(jī)會(huì)。

1.3電子學(xué)籍檔案管理模式使得學(xué)生管理更具發(fā)展性

電子學(xué)籍，是隨著科技、電子、信息等產(chǎn)業(yè)的發(fā)展而興起的一種新生事物，這種模式使得學(xué)生管理更具發(fā)展性。首先，通過(guò)科學(xué)真實(shí)的學(xué)籍管理，構(gòu)建現(xiàn)代化學(xué)生成長(zhǎng)記錄框架和平臺(tái)，打破當(dāng)前“唯分?jǐn)?shù)論”的評(píng)價(jià)觀，在重視知識(shí)和技能的基礎(chǔ)上注重學(xué)生全面發(fā)展，進(jìn)而支撐服務(wù)育人方式改革、資源配置改革、治理結(jié)構(gòu)改革等，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)教育的內(nèi)涵發(fā)展。其次，電子學(xué)籍檔案管理模式可以創(chuàng)新檔案管理思維。電子注冊(cè)學(xué)籍檔案成為學(xué)校數(shù)字檔案室的歸檔項(xiàng)目之后，檔案員可以進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理，如按年代歸檔、編輯索引目錄、制作相關(guān)服務(wù)手冊(cè)等。同時(shí)，電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，將逐步形成一個(gè)全國(guó)范圍內(nèi)巨大的數(shù)字倉(cāng)庫(kù)，方便每一個(gè)人查詢相關(guān)信息。完整的學(xué)籍檔案不僅僅是檔案，還可以為學(xué)生的學(xué)歷認(rèn)證提供依據(jù)，也可以為學(xué)校的特色發(fā)展提供信息源泉。最后，電子學(xué)籍檔案管理有利于教育資源的合理配置。全國(guó)中小學(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)不僅能夠管理中小學(xué)生的學(xué)籍信息，而且能夠及時(shí)地從整體上反映我國(guó)基礎(chǔ)教育的學(xué)校分布和教育資源的分配情況。該管理系統(tǒng)運(yùn)行形成的大數(shù)據(jù)，可以使教育主管部門掌握教育資源的動(dòng)態(tài)信息，從而有效做到資源合理分配，促進(jìn)基礎(chǔ)教育的均衡發(fā)展。

2電子學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

2.1宣傳力度不夠，沒(méi)有得到普遍重視與支持

教育部在印發(fā)《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的通知時(shí)，便要求營(yíng)造實(shí)施《辦法》的良好輿論環(huán)境。通知要求要利用報(bào)紙、電視、互聯(lián)網(wǎng)、家長(zhǎng)通知書等多種方式進(jìn)行政策解讀和宣傳，重點(diǎn)介紹必要性、重要性和預(yù)期成果，使《辦法》家喻戶曉，取得家長(zhǎng)的理解和支持。同時(shí)，也要讓教育部門認(rèn)識(shí)到《辦法》對(duì)于科學(xué)決策的價(jià)值，讓學(xué)校感受到對(duì)于提高整體管理水平的作用，讓家長(zhǎng)和社會(huì)體會(huì)到教育部門促進(jìn)教育公平、提升服務(wù)水平的堅(jiān)定決心，這樣方能更好開(kāi)展工作。

但是，地方教育部門似乎沒(méi)有很好地認(rèn)識(shí)到《辦法》實(shí)施的重要性，沒(méi)有進(jìn)行有效、認(rèn)真的宣傳，難免會(huì)出現(xiàn)負(fù)責(zé)電子學(xué)籍注冊(cè)相關(guān)人員不重視，敷衍了事的情況?，F(xiàn)實(shí)情況也是如此，負(fù)責(zé)電子學(xué)籍注冊(cè)的老師往往不是專業(yè)的學(xué)籍檔案管理專員。以吉林省長(zhǎng)春市為例，大多數(shù)學(xué)生是在幼兒園時(shí)期便開(kāi)始填寫電子學(xué)籍信息，責(zé)任老師是幼兒園帶班老師，基本不具備檔案相關(guān)知識(shí)。升入小學(xué)后，由班主任負(fù)責(zé)收集學(xué)生相關(guān)學(xué)籍的紙質(zhì)資料，而后由專門人員錄入學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。雖然全國(guó)統(tǒng)一為中小學(xué)生建立電子學(xué)籍時(shí)，已經(jīng)要求學(xué)校采集學(xué)生信息后必須打印采集表由家長(zhǎng)確認(rèn)，但仍然存在不為學(xué)生建立電子學(xué)籍或者學(xué)籍內(nèi)容有誤的情況。

而家長(zhǎng)也并不十分了解《辦法》的實(shí)施細(xì)則，只是被動(dòng)地按照老師的指示填寫學(xué)生信息，“自行查找代碼”“按照有效證件填寫，不能出錯(cuò)”是家長(zhǎng)獲取的有關(guān)注冊(cè)電子學(xué)籍的唯一信息。于是家長(zhǎng)們懵懵懂懂、反復(fù)檢查，然后提交，而是否出錯(cuò)、是否影響孩子入學(xué)、是否影響孩子今后發(fā)展則不得而知。

2.2專門負(fù)責(zé)人員保障不足

一是現(xiàn)有人員觀念轉(zhuǎn)變困難。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理以紙質(zhì)材料為主，以案卷的方式存放，這種方法已經(jīng)形成相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，傳統(tǒng)的管理方法與管理理念都深入人心。所以，電子學(xué)籍檔案管理模式的引進(jìn)，很容易出現(xiàn)檔案管理人員在接受現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與管理理念時(shí)不適應(yīng)甚至抵觸的情況。若不摒棄傳統(tǒng)工作意識(shí)，則在工作中往往不會(huì)主動(dòng)對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行收集，導(dǎo)致學(xué)籍檔案完整性不足。

二是培訓(xùn)力度不夠?！掇k法》要求，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理等相關(guān)人員的培訓(xùn)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用知識(shí)，要確保學(xué)籍檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。2016年，教育部辦公廳又發(fā)出《教育部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范中小學(xué)生學(xué)籍管理相關(guān)問(wèn)題處理的通知》（教基一廳[2016]2號(hào)），強(qiáng)調(diào)建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，保證學(xué)籍管理員每年至少接受一次學(xué)籍管理培訓(xùn)。但目前大多學(xué)校沒(méi)有設(shè)立相對(duì)應(yīng)的崗位，一般由學(xué)校負(fù)責(zé)教務(wù)的老師兼職，也缺少對(duì)此類人員相關(guān)培訓(xùn)和上崗要求，導(dǎo)致專門負(fù)責(zé)的人員并不專業(yè)。

三是專業(yè)人才缺乏。學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)，不僅要求專職人員掌握豐富的檔案理論知識(shí)，還需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及各種數(shù)字信息編輯等技術(shù)。但目前來(lái)講，電子學(xué)籍檔案管理工作仍然處于初級(jí)發(fā)展階段，“檔案+計(jì)算機(jī)+互聯(lián)網(wǎng)”的復(fù)合型人才依然十分短缺。

2.3信息安全保障存在隱患

當(dāng)前我國(guó)電子檔案信息的安全保護(hù)工作還不夠到位，相關(guān)人員對(duì)電子檔案信息的認(rèn)識(shí)度也不高，認(rèn)為電子檔案已經(jīng)從原來(lái)的人工管理到了目前的信息化管理階段，這是順勢(shì)而生的，便很少考慮其中存在的不安全因素。

但眾所周知，信息化時(shí)代給我們帶來(lái)極大便捷的同時(shí)，也存在很多安全隱患。首先，互聯(lián)網(wǎng)作為電子檔案的主要工作模式，可以說(shuō)對(duì)電子檔案的管理存在直接影響。但互聯(lián)網(wǎng)存在被病毒侵入或惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)，將很大程度影響電子檔案信息的安全，輕則使得電子檔案信息變得混亂缺失，重則使得電子檔案信息遭到毀滅性的破壞和丟失，進(jìn)而影響學(xué)生的學(xué)歷認(rèn)證和就業(yè)問(wèn)題。其次，由于在學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的使用過(guò)程中，系統(tǒng)運(yùn)行安全是整個(gè)平臺(tái)運(yùn)行的重點(diǎn)，可是學(xué)校的系統(tǒng)安全并沒(méi)有固若金湯，一般學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)都由外包公司完成，系統(tǒng)正成為泄露學(xué)生個(gè)人信息的新途徑。

3電子學(xué)籍檔案管理模式需解決的幾個(gè)保障問(wèn)題

3.1要加強(qiáng)運(yùn)維保障工作，使電子學(xué)籍系統(tǒng)更好服務(wù)大眾

一是配備穩(wěn)定的學(xué)籍管理員。要建立備案制度，科學(xué)核定工作量，在職稱評(píng)定、績(jī)效考核等方面適當(dāng)予以傾斜，以保持學(xué)籍管理員隊(duì)伍穩(wěn)定。還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)，不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用知識(shí)，而且要了解檔案知識(shí)，最重要的是要專人負(fù)責(zé)，以保障電子學(xué)籍運(yùn)行平臺(tái)有序發(fā)展。

二是要保障系統(tǒng)高效運(yùn)行。這就要求有必要的財(cái)政保障，以加快省級(jí)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)工作，加強(qiáng)省級(jí)數(shù)據(jù)中心網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等基礎(chǔ)條件保障，為電子學(xué)籍系統(tǒng)運(yùn)行提供基礎(chǔ)支撐。

三是提高系統(tǒng)應(yīng)用水平。建立全國(guó)統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善學(xué)籍管理應(yīng)用細(xì)則，與其他省份對(duì)接，形成全國(guó)無(wú)障礙學(xué)籍管理制度平臺(tái)，以促進(jìn)全國(guó)范圍內(nèi)學(xué)籍管理信息內(nèi)容共享。

四是提高系統(tǒng)服務(wù)能力。推進(jìn)學(xué)籍系統(tǒng)數(shù)據(jù)與教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)銜接，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)更好地服務(wù)于教育決策，逐步在教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)建設(shè)中運(yùn)用電子學(xué)籍系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)，提高科學(xué)決策水平。

同時(shí)還要做好數(shù)據(jù)保護(hù)工作，加強(qiáng)電子學(xué)籍管理的長(zhǎng)效機(jī)制，建立學(xué)籍核準(zhǔn)制度、信息保密制度、責(zé)任追究制度，確保廣大學(xué)生信息安全。

3.2提高電子學(xué)籍平臺(tái)的利用率，使家長(zhǎng)切實(shí)感受改革的紅利

電子學(xué)籍管理作為新興的產(chǎn)物，要加強(qiáng)宣傳，采用多種形式，借助各種渠道，使人民群眾了解學(xué)籍管理問(wèn)題處理的路徑和方法，減少焦慮。而家長(zhǎng)作為學(xué)生教育最重要的參與者之一，理應(yīng)全方位了解孩子的成長(zhǎng)過(guò)程。一是家長(zhǎng)有權(quán)了解孩子學(xué)籍信息是否無(wú)誤，學(xué)校有義務(wù)為學(xué)生家長(zhǎng)提供查詢服務(wù)；二是考慮開(kāi)通“家長(zhǎng)入口”，主要輸入學(xué)籍號(hào)和密碼，就能看到自己孩子的成長(zhǎng)記錄和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)情況；三是要加大人力物力投入，按照群眾投訴工作機(jī)制，分級(jí)妥善處理群眾關(guān)心的學(xué)籍相關(guān)問(wèn)題，確保投訴渠道暢通無(wú)阻，做到問(wèn)題解答規(guī)范易懂。這樣，家長(zhǎng)便能時(shí)刻關(guān)注到孩子的成長(zhǎng)動(dòng)態(tài)，與老師信息對(duì)等，實(shí)現(xiàn)有效溝通，才能有的放矢地教育孩子。

3.3電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)的運(yùn)行，不能完全放棄紙質(zhì)檔案

學(xué)籍管理事關(guān)每一名中小學(xué)生，涉及人民群眾切身利益，備受社會(huì)關(guān)注，容不得有半點(diǎn)閃失。為最大限度確保學(xué)生學(xué)籍檔案的安全，《辦法》第八條第二款規(guī)定：將逐步推進(jìn)學(xué)籍檔案電子化，同時(shí)保留必要的紙質(zhì)檔案。即，為防止電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的信息安全保障出現(xiàn)問(wèn)題，在電子學(xué)籍檔案管理模式的初級(jí)發(fā)展階段，實(shí)行學(xué)籍檔案電子與紙質(zhì)的雙套制管理模式。

4結(jié)語(yǔ)

信息化的當(dāng)下，電子學(xué)籍管理模式的出現(xiàn)，其目的就是要讓大眾能夠接受公平的教育，跟蹤每個(gè)孩子從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程。電子學(xué)籍檔案為學(xué)校的教學(xué)提供了數(shù)據(jù)支持，也為家長(zhǎng)全方位了解孩子成長(zhǎng)提供了可追蹤的數(shù)據(jù)源。所以，要把學(xué)籍管理作為治理能力提升的“總線索”，通過(guò)科學(xué)真實(shí)的學(xué)籍管理，構(gòu)建現(xiàn)代化的學(xué)生成長(zhǎng)記錄框架和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)教育內(nèi)涵發(fā)展。

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