文/羅淑芬(四川元通汽車銷售服務(wù)有限公司)
汽車銷售企業(yè)在整個(gè)汽車產(chǎn)業(yè)鏈當(dāng)中的地位十分重要,主要是根據(jù)不同客戶的需求提供汽車銷售服務(wù),包括整車銷售、售后服務(wù)、汽車裝潢、技術(shù)咨詢等?,F(xiàn)如今,我國(guó)汽車銷售企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力驟增,為了能夠穩(wěn)定市場(chǎng)地位,應(yīng)當(dāng)實(shí)行內(nèi)部控制管理,這樣既可減少成本損耗,又可降低風(fēng)險(xiǎn)程度,有利于推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行與良好發(fā)展。然而在各種因素影響下,目前我國(guó)汽車銷售企業(yè)的內(nèi)控實(shí)施還是存在一些問(wèn)題,若是未能對(duì)這些問(wèn)題加以解決,必然會(huì)影響到企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展。本文基于這一背景,對(duì)汽車銷售企業(yè)內(nèi)控問(wèn)題展開(kāi)深入的分析與探究。
盡管新時(shí)期在國(guó)家針對(duì)內(nèi)控發(fā)布的多項(xiàng)政策文件指導(dǎo)下,我國(guó)各大企業(yè)已將構(gòu)建內(nèi)控體系提上日程,但目前在一些中小汽車銷售企業(yè)中,內(nèi)控實(shí)施還是有不少問(wèn)題,其中最為普遍的就是內(nèi)控環(huán)境不完善。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):一是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)控不夠重視,尚未起到帶頭示范作用,這也就導(dǎo)致了各部門員工根本沒(méi)有參與或者積極配合內(nèi)控管理,導(dǎo)致內(nèi)控局限于財(cái)務(wù)層面,具體實(shí)施效果不佳;二是關(guān)于內(nèi)控的組織結(jié)構(gòu)不完整,崗位職責(zé)劃分不明確,內(nèi)控實(shí)施的流程過(guò)于混亂;三是企業(yè)缺少具有豐富內(nèi)控管理工作經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才,尚未形成人力資源保障,甚至不能滿足內(nèi)控實(shí)施的根本需求,只能形式化的制定規(guī)章制度,最終可能導(dǎo)致內(nèi)部控制浮于表面,無(wú)法充分發(fā)揮作用。
目前,部分銷售企業(yè)的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)不合理,缺少更具針對(duì)性的制度,整體來(lái)看執(zhí)行效力不高,更是無(wú)法對(duì)控制活動(dòng)進(jìn)行有效規(guī)范。例如,在銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),存在不同崗位職務(wù)交叉的情況,此時(shí)即使出現(xiàn)問(wèn)題,也難以問(wèn)責(zé)到人,致使部分人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。銷售過(guò)程中的授權(quán)審批制度有缺陷,審批的權(quán)威性與嚴(yán)謹(jǐn)性不足,出現(xiàn)由于時(shí)間緊迫越級(jí)審批的情況。而在實(shí)物盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中,同樣沒(méi)有具體劃分部門與崗位職責(zé),相關(guān)負(fù)責(zé)人不明確,由于缺少統(tǒng)籌安排與合理規(guī)劃,盤(pán)點(diǎn)工作的推進(jìn)受阻,難以更加清晰的分類、整理企業(yè)實(shí)物,可能還會(huì)因登記不及時(shí)、記錄不完整、更新不到位,導(dǎo)致賬實(shí)不相符。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)內(nèi)部控制的主要工作內(nèi)容,做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的事前預(yù)防與有效控制,對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)與業(yè)務(wù)的開(kāi)展尤為關(guān)鍵。然而,實(shí)際上仍有一部分汽車銷售企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在不足,意識(shí)思想層面缺少風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理不夠重視,尚未成立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)組織與工作小組,缺少相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警機(jī)制。這種情況下則很難實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)當(dāng)中風(fēng)險(xiǎn)因素的全面分析與把控,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不合理,無(wú)法制定更具有針對(duì)性的防范措施,還有對(duì)于各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的處理過(guò)于滯后,根本不能消除風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的負(fù)面影響,甚至還會(huì)威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。
部分中小型汽車銷售企業(yè),由于組織結(jié)構(gòu)鏈條短、人員配置不全等因素,普遍存在著內(nèi)部監(jiān)管不力的問(wèn)題。例如,有的企業(yè)將監(jiān)督工作任務(wù)全權(quán)交由財(cái)務(wù)部門,簡(jiǎn)單地將財(cái)務(wù)監(jiān)控與審計(jì)監(jiān)督相結(jié)合的,由財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行事前控制以及事后檢查評(píng)價(jià),但卻缺少事中管控,導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中問(wèn)題,使得內(nèi)控的影響力與價(jià)值大大降低。即使有的企業(yè)已經(jīng)設(shè)立審計(jì)部門,但審計(jì)人員在企業(yè)中的地位卻沒(méi)有提升,審計(jì)監(jiān)督工作的開(kāi)展受阻,監(jiān)督效果甚至?xí)艿焦芾碚咧饔^思想的影響,致使監(jiān)督結(jié)果的客觀性與參考性不強(qiáng),無(wú)法促使企業(yè)內(nèi)控體系進(jìn)一步改善與優(yōu)化。
信息與溝通不暢影響企業(yè)內(nèi)控的實(shí)施。新時(shí)期,仍有一部分汽車銷售企業(yè)在內(nèi)控信息化建設(shè)方面的力度不足,一般只是簡(jiǎn)單引入財(cái)務(wù)軟件,要求財(cái)務(wù)人員完成基礎(chǔ)的計(jì)算、核算等工作,并沒(méi)有貫徹業(yè)財(cái)融合的理念,在信息技術(shù)的作用下搭建一體化系統(tǒng),業(yè)財(cái)之間仍舊存在溝通壁壘,大量數(shù)據(jù)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)且高效的傳遞,中間環(huán)節(jié)消耗大量時(shí)間,導(dǎo)致工作效率低下,這顯然不利于企業(yè)構(gòu)建完善的內(nèi)控制度與體系。
良好的內(nèi)控環(huán)境,是內(nèi)控順利實(shí)施的基礎(chǔ)條件。新時(shí)期,對(duì)于汽車銷售企業(yè)而言,要想全面提升內(nèi)控有效性,首要任務(wù)就是對(duì)內(nèi)控環(huán)境加以完善。
具體做法如下:第一,作為以銷售服務(wù)業(yè)務(wù)為核心的集團(tuán)分公司,必須從領(lǐng)導(dǎo)層、管理層再到基層員工,對(duì)內(nèi)部控制形成正確認(rèn)識(shí),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)集團(tuán)公司下達(dá)的要求,對(duì)內(nèi)控予以高度重視,為下級(jí)員工做好示范,各部門負(fù)責(zé)人參與到內(nèi)控體系、內(nèi)控制度的建立當(dāng)中,引導(dǎo)部門員工積極配合,針對(duì)內(nèi)控管理工作提出個(gè)人想法,共同努力,確保內(nèi)控的具體執(zhí)行與落實(shí),逐漸形成一個(gè)全員重視、全員參與的良好局面;第二,優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),先是成立領(lǐng)導(dǎo)小組,從企業(yè)戰(zhàn)略層面出發(fā),根據(jù)集團(tuán)內(nèi)控制度,制定了公司內(nèi)部切實(shí)可行且詳盡的內(nèi)控管理方案,將內(nèi)控精細(xì)化理念貫穿于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,確保內(nèi)控執(zhí)行與業(yè)務(wù)良性發(fā)展,再是組建內(nèi)控工作小組,可由部門負(fù)責(zé)人以及關(guān)鍵崗位人員組成,主要負(fù)責(zé)內(nèi)控規(guī)范宣傳與培訓(xùn)、確定部門以及崗位的職責(zé)、主導(dǎo)內(nèi)控評(píng)價(jià)工作、規(guī)范內(nèi)控制度執(zhí)行等;第三,注重復(fù)合型人才的培養(yǎng),既要從外引進(jìn)優(yōu)秀人才,將內(nèi)控意識(shí)、學(xué)習(xí)能力、財(cái)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)等作為測(cè)試與選拔的方向,嚴(yán)格執(zhí)行選聘制度,公平競(jìng)爭(zhēng),為企業(yè)的內(nèi)控管理工作團(tuán)隊(duì)注入新的力量,又要對(duì)內(nèi)加大培養(yǎng)力度,定期組織以內(nèi)部控制、業(yè)財(cái)融合等為主題的培訓(xùn)活動(dòng),采取專家講座、交流學(xué)習(xí)等多元化培訓(xùn)形式,督促全員積極參與其中,尤其是財(cái)務(wù)工作人員,促使他們可通過(guò)專業(yè)能力培訓(xùn)課程,更加適應(yīng)新時(shí)期的內(nèi)控管理崗位需求,為企業(yè)內(nèi)控的落地實(shí)施貢獻(xiàn)力量。
“無(wú)規(guī)矩不成方圓”,對(duì)于汽車銷售企業(yè)內(nèi)部控制而言,同樣需要更加規(guī)范、更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控制度作為各項(xiàng)工作與活動(dòng)順利推進(jìn)的保障。新時(shí)期,企業(yè)必須合理地設(shè)計(jì)內(nèi)控制度。
針對(duì)銷售環(huán)節(jié),一要建立崗位責(zé)任制度,明確劃分銷售業(yè)務(wù)中財(cái)務(wù)部門、銷售部門、客服部門等的職責(zé)與權(quán)限,制定月度目標(biāo)計(jì)劃,可由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督,督促各部門予以實(shí)施,達(dá)成目標(biāo);二是財(cái)務(wù)編制相關(guān)財(cái)務(wù)計(jì)劃,既要堅(jiān)持降本增效,又要從業(yè)務(wù)層面出發(fā),考慮業(yè)務(wù)實(shí)際,提出建議,并且將重點(diǎn)放在監(jiān)督銷售部門催收貨款上;三是嚴(yán)格授權(quán)審批制度,必須把握好賒銷的批準(zhǔn)權(quán)限,若是未經(jīng)審批,一律不得通過(guò),還要明確審批界限范圍、權(quán)限等,確保審批的權(quán)威性,同時(shí)關(guān)于銷售環(huán)節(jié)的合同簽訂,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行合同簽訂制度,仔細(xì)審核合同條款,確認(rèn)無(wú)誤后再由兩人以上在場(chǎng)進(jìn)行簽訂,簽訂完成將原件由財(cái)務(wù)部門保存,業(yè)務(wù)人員留存復(fù)印件,以便后續(xù)使用。
針對(duì)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)管理控制,一要明確實(shí)物盤(pán)點(diǎn)的對(duì)象,包括整車、配件、固定資產(chǎn)等,對(duì)于不同的盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容,選擇全面盤(pán)點(diǎn)或者抽查盤(pán)點(diǎn)的方式;二要結(jié)合汽車銷售企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),確定實(shí)物盤(pán)點(diǎn)中各部門的主要職責(zé),如財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排,承擔(dān)盤(pán)點(diǎn)監(jiān)管、審核盤(pán)點(diǎn)盈虧情況等職責(zé),銷售部門必須明確相關(guān)負(fù)責(zé)人,對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果負(fù)責(zé),維修部對(duì)各類老舊配件進(jìn)行管理;三要按照流程,推進(jìn)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)工作,先是擬定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,由各部門共同參與,其中包括時(shí)間、對(duì)象、責(zé)任劃分等,再是做好一系列前期準(zhǔn)備工作,如按照規(guī)定分類擺放、標(biāo)注實(shí)物種類等,接下來(lái)具體盤(pán)點(diǎn)時(shí)關(guān)注整車盤(pán)點(diǎn)、配件盤(pán)點(diǎn)、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)等,仔細(xì)核查庫(kù)存情況,進(jìn)行實(shí)物與實(shí)際賬目登記等對(duì)比,保證賬實(shí)相符,并且及時(shí)處理盤(pán)點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。
風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在,對(duì)于汽車銷售企業(yè)而言,各項(xiàng)工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)多種多樣,要想進(jìn)一步全面提升內(nèi)控有效性,做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估以及控制顯得尤為重要。首先,從企業(yè)層面應(yīng)當(dāng)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估委員會(huì)與風(fēng)控小組,盡可能在管理層組織領(lǐng)導(dǎo)以及各部門參與其中、積極配合的前提下,實(shí)現(xiàn)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)因素的提前預(yù)測(cè),準(zhǔn)確識(shí)別,避免出現(xiàn)由于過(guò)多的疏忽而造成風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題頻發(fā)。其次,結(jié)合汽車銷售企業(yè)的具體業(yè)務(wù)特征,提前收集相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的信息,主要包括籌資風(fēng)險(xiǎn)、消費(fèi)信貸風(fēng)險(xiǎn)、現(xiàn)金流量風(fēng)險(xiǎn)等,風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資料,由全員參與,并在更加專業(yè)的指導(dǎo)下,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能風(fēng)險(xiǎn)、嚴(yán)重性以及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的進(jìn)行明確,實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的合理分類,要求認(rèn)真填寫(xiě)風(fēng)險(xiǎn)管理記錄表,如表1所示,做好風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)測(cè)與管控。最后,必須要確保風(fēng)險(xiǎn)控制與防范措施的落地實(shí)施,尤其是針對(duì)如汽車銷售、付款、收款等,把握其中的薄弱環(huán)節(jié),加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)單據(jù)與申請(qǐng)表的授權(quán)審批,嚴(yán)格把控?cái)?shù)量、質(zhì)量以及流程規(guī)范,既要從根本上降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率,又要實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的及時(shí)處理,以防問(wèn)題的嚴(yán)重化。
內(nèi)部監(jiān)督的目的是為了確保企業(yè)內(nèi)控制度的設(shè)立合理、執(zhí)行有效,對(duì)于汽車銷售企業(yè)而言,要想進(jìn)一步構(gòu)建更加完善的內(nèi)控體系,提升內(nèi)控管理工作的成效,則必須加大內(nèi)部監(jiān)督的力度,實(shí)行審計(jì)監(jiān)督,更好地對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制加以規(guī)范。一方面,增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性與權(quán)威性,明確工作權(quán)限,由專業(yè)的審計(jì)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,并建立內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制。以銷售環(huán)節(jié)的審計(jì)為例,加大對(duì)預(yù)收車款、車輛出庫(kù)等監(jiān)管,一旦出現(xiàn)預(yù)收賬款,則需要及時(shí)核對(duì)車輛信息、交付時(shí)間等,嚴(yán)格審查其中是否有違規(guī)行為,若是發(fā)現(xiàn)異常情況,則根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行上報(bào),并且從審計(jì)視角提出更加專業(yè)化的意見(jiàn),落實(shí)審計(jì)監(jiān)督的職能,實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控流程的不斷優(yōu)化。
與此同時(shí),企業(yè)還應(yīng)注重對(duì)提出建議后各部門具體整改情況進(jìn)行跟蹤,充分了解內(nèi)控制度是否得到完善,確保審計(jì)監(jiān)督的作用更好的發(fā)揮。另一方面,為了更加突出審計(jì)監(jiān)督的專業(yè)性,汽車銷售企業(yè)還應(yīng)主動(dòng)借助外部審計(jì)。
例如,某企業(yè)聘請(qǐng)第三方專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu),對(duì)企業(yè)開(kāi)展內(nèi)部控制評(píng)價(jià)進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo),企業(yè)相關(guān)工作人員可咨詢專項(xiàng)審計(jì)方面的內(nèi)容,在全面分析與全方位監(jiān)管下,出具更加完整的審計(jì)報(bào)告,由審計(jì)報(bào)告指出內(nèi)控方面的缺陷,結(jié)合審計(jì)建議加以優(yōu)化,有效落實(shí)外部監(jiān)督的作用,在內(nèi)外監(jiān)督合力下,促使企業(yè)內(nèi)控體系更加完善。
信息與溝通是內(nèi)控的要素之一,主要是強(qiáng)調(diào)業(yè)財(cái)之間的信息對(duì)接,汽車銷售企業(yè)必須要強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的主動(dòng)溝通意識(shí),由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為財(cái)務(wù)人員提供機(jī)會(huì),督促他們進(jìn)入到業(yè)務(wù)前端,全面收集業(yè)務(wù)方面的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息,為提升核算的準(zhǔn)確率奠定基礎(chǔ)。在如今的信息化環(huán)境下,汽車銷售企業(yè)還應(yīng)以信息技術(shù)為主要依托,結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn),構(gòu)建一體化的管理系統(tǒng),更加注重業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度融合,將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接,從財(cái)務(wù)層面實(shí)現(xiàn)事前對(duì)銷售服務(wù)權(quán)限的界定,線上對(duì)營(yíng)銷方案進(jìn)行層層審核,并且確保各項(xiàng)資金的申請(qǐng)審批更加規(guī)范,各授權(quán)審批人線上確認(rèn)之后再生成財(cái)務(wù)核算憑證,以此實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)管,使企業(yè)一系列財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)更加有序地開(kāi)展。例如,某銷售服務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)軟件為用友U8系統(tǒng),而業(yè)務(wù)方面使用天友軟件系統(tǒng),為了確保內(nèi)部信息溝通順暢,該企業(yè)通過(guò)設(shè)置規(guī)則,將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng),使用了互聯(lián)網(wǎng)思維/云端數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存等各種方法,確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)母咝耘c準(zhǔn)確性,并且由外聘信息技術(shù)服務(wù)型企業(yè)負(fù)責(zé)解決系統(tǒng)兼容問(wèn)題,進(jìn)一步提高系統(tǒng)的一體化與自動(dòng)化程度,從根本上解決企業(yè)內(nèi)部的信息孤島問(wèn)題,使得信息與溝通更加順暢。
總而言之,當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下汽車銷售企業(yè)所面臨的外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈,為了能夠獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),擴(kuò)大市場(chǎng)份額,對(duì)于企業(yè)而言,既要改變經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略,又要從內(nèi)部管理層面出發(fā),加強(qiáng)內(nèi)控的實(shí)施,構(gòu)建更加完善的內(nèi)控體系。汽車銷售企業(yè)必須對(duì)內(nèi)控有明確的認(rèn)知,從實(shí)際出發(fā),分析其中一系列問(wèn)題,及時(shí)采取完善內(nèi)控環(huán)境、合理設(shè)計(jì)內(nèi)控制度、建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理、加大內(nèi)部監(jiān)督力度等可行對(duì)策,解決實(shí)際問(wèn)題,促使內(nèi)控有效性、合規(guī)性不斷提升,充分發(fā)揮內(nèi)控的作用,進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。
相關(guān)鏈接
內(nèi)部控制,是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo),保護(hù)資產(chǎn)的安全完整,保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠,確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行,保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。