文/楊春梅（中國航空器材集團有限公司）

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要憑證，它是個人一生的完整記錄，也是組織合理選人用人的重要依據(jù)和基礎，為此，干部人事檔案的可靠性、真實性、完善性對組織人事工作十分重要。隨著時代的發(fā)展和科技進步，傳統(tǒng)的干部人事檔案在改革的深化與推動中，逐漸產(chǎn)生了一些不適應和弊端，如檔案管理的不重視、不規(guī)范甚至缺失，“棄檔”事件的頻頻發(fā)生，特別是隨著信息化技術(shù)的推進，傳統(tǒng)的人事檔案管理依然停留在人工核對、人工收集、人工管理的地步，耗費了大量人力和時間，且實際效果欠佳，難以滿足新經(jīng)濟形勢下干部人事管理的新要求和新挑戰(zhàn)。為此，我國當前干部人事檔案如何有效推進其實現(xiàn)規(guī)范、系統(tǒng)、科學的現(xiàn)代化體系和進程，是一項值得研究也應該研究的課題。

一、干部人事檔案的相關概念特征

（一）干部人事檔案的定義

干部人事檔案，即干部個人人事檔案的歷史記錄材料，它區(qū)別于其他檔案，主要是針對個人特別是在各級黨委、組織部門管理下的個人系列成長記錄相關文案或材料。然而在我國經(jīng)濟環(huán)境不斷發(fā)展的過程中，結(jié)合我國國情的變化，人事檔案的定義也在逐步變化和延展，從過去將人事檔案分為干部、工人、軍隊乃至學生檔案，最終由于人才市場的發(fā)展完善，人才隊伍的多樣和豐富，對干部人事檔案的定義不再只是領導干部的簡單定義，而是更為豐富完善。《干部人事檔案工作條例》中明確規(guī)定，“干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在教育培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源，是國家檔案的重要組成部分。”

（二）干部人事檔案的特征

人事檔案的重要主體是干部人事檔案，其特征具有人事檔案的共性，同時也因其特殊性而有其顯著特點，具體來說，干部人事檔案的典型特征表現(xiàn)在：

一是干部人事檔案的形成材料是分散性與全面性的矛盾體。目前，我國已對干部人事檔案的形成材料進行十項分類，每一類均有明確的說明和需放入的內(nèi)容。總的而言，一本完整的人事檔案一般由兩部分組成，學校期間形成的檔案和工作后形成的檔案，收存有個人履歷、自傳和思想、考核鑒定、學歷學位專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、黨團、表彰獎勵、違規(guī)違紀違法處理處分、工資、任免出國和會議及其他可供組織參考等方面的有關文件材料，因而具有全面性。然而這些材料不是一次性收錄整理完畢，而是隨著其個人的成長不斷增加，是完整反映一個人的職業(yè)生涯軌跡的過程，資料提供的單位可能跨度較大，因而存在一個分散性特征。二是干部檔案保管單位相對穩(wěn)定可靠。公務員制度作為黨政機關公職人員的重要制度，自實施以來，促使政府機構(gòu)及比照執(zhí)行的事業(yè)單位、國有企業(yè)和社會組織的檔案保管單位得以明確。與機構(gòu)分開備案，有自己獨立的管理制度。 通常，當干部調(diào)動異地或職級變動時，人事檔案保管單位會發(fā)生變化，采取接收、移交、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的行為。 也就是說，干部人事檔案是由同一地區(qū)統(tǒng)一保管的，不應出現(xiàn)同一干部人事檔案在不同地區(qū)同時保管的情況（未及時歸檔除外）。三是干部人事檔案建立具有獨特的方式且內(nèi)容存在連續(xù)性。個人是干部人事檔案的基本單位，通俗來講每個人都有一本屬于自己獨一無二的檔案，當其學歷、工作經(jīng)歷、職務等變動時，應及時補充完善檔案資料，確保檔案內(nèi)容更新，保證每個階段的檔案是連續(xù)且存在邏輯關聯(lián)的，不能隨意遺漏任何檔案，才能完整反映干部的個人經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。四是干部人事檔案的增長性與動態(tài)性。干部人事檔案的最大增長點就是第九類中薪酬和任免情況的變化，這是由于人事檔案規(guī)定中對其干部履職情況的檔案收集要求，因而，干部人事檔案是一個不斷增加和變化的過程，只是增長和變化的軌跡和頻率不同，甚至由于人員的變動，出現(xiàn)橫向、縱向調(diào)動或離職等，都將對其人事檔案的資料收集產(chǎn)生影響。

二、我國干部人事檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理機構(gòu)已經(jīng)形成

目前，我國干部人事檔案已形成較為規(guī)范的管理和制度。 例如，目前全國各級機關、組織人事部門大多設有人事檔案管理機構(gòu)，中共中央組織部和國家人事部門已成為全國人事檔案管理的指揮中心， 地方各級機關和人事部門是各級人事檔案集中管理的主要機構(gòu)，配備專職或兼職檔案管理人員。

（二）制度體系初見規(guī)模

中組部和相關的人事部門曾先后職等頒布了多項人事檔案相關的工作條例，包括《干部人事檔案工作條例》《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》《干部檔案整理工作細則》《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》等，以至于促使檔案更好地適應了我國現(xiàn)有的經(jīng)濟環(huán)境和用人制度規(guī)范。同時，各級各類人事相關部門更是在遵循國家制度規(guī)定的同時，結(jié)合自身單位的實際情況，對制度進行明細和完善，確保了我國檔案管理制度的規(guī)模形成。

（三）管理人員明顯增多

由于機構(gòu)、體系和制度的逐漸規(guī)范，對應的干部檔案管理人員也在不斷增加。檔案管理專職人員的出現(xiàn)，改變了過去檔案兼職或無明確管理責任人的情況，對檔案的管理也更為信息化，保存、收集、整理相關資料的質(zhì)量明顯提升。其中最具有歷史意義的是干部人事檔案有統(tǒng)一詳細的分類標準，全國所有干部人事檔案基本按照標準的十類分類。由此可見，我國干部人事檔案在實施規(guī)范化管理方面取得了一定的成績。與過去相比，人事檔案的質(zhì)量、考核和保管都有了很大的提高。

三、現(xiàn)階段我國干部人事檔案管理管理存在問題

（一）人力資本流動加劇導致“棄檔”“死檔”現(xiàn)象

流動人員的“棄檔”行為指的是部分離開本單位的人員因為各種各樣的原因放棄自己的人事檔案，既不調(diào)入新單位或所在人才市場，也不對檔案進行進一步追蹤。究其原因，筆者認為，與個人對檔案的不重視和整體環(huán)境下對檔案重要性的宣傳程度不足有關。根據(jù)一項全國人才流動中心以及各省市人才交流服務中心所做的統(tǒng)計得知，早在2002年，全國已存在至少60萬份被遺棄的檔案，且隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人員流動的密集，這一趨勢不消反漲，特別是改革開放后，個體、私人企業(yè)、外資企業(yè)等的出現(xiàn)，人事檔案對此類員工更是可有可無的存在，若不是退休需要對個人檔案審核，“棄檔”“死檔”可能永遠都無法被人們想起。然而由于時間跨度太長，很多檔案最終已無法查找，給組織和個人帶來了諸多煩惱。

（二）檔案管制功能的弱化導致檔案與身份分離

自從改革開放后，存在著大量人員從原有的公務員、事業(yè)單位和國有企業(yè)向其他非國有組織流動的情況。這部分人流量大，流動性強。 在這樣的情況下，人事檔案系統(tǒng)的生存環(huán)境發(fā)生了很大變化。特別是現(xiàn)階段個體工商業(yè)、創(chuàng)業(yè)人群的不斷興起，包括私人企業(yè)在內(nèi)的上述組織對個人人事檔案較為忽視，特別是由于幾乎不涉及人事提拔流程，因而很多人在退休前，很容易忽略自身干部人事檔案的存在。

（三）歷史遺留問題導致檔案資料大量缺失

由于傳統(tǒng)的干部人事檔案均為紙質(zhì)資料流程模式，且在過去沒有較為規(guī)范的人事干部檔案管理相關制度規(guī)范，導致很多單位人事檔案管理人員流動性大，或沒有專職管理人員。加之過去干部人事檔案基本上只用于干部提拔等特殊時期，不像現(xiàn)在為教育、住房公積金制度、退休制度和社會保障制度的實施提供史料考察依據(jù)，從而影響個人利益的分配。因為過去的檔案管理較為混亂，且對檔案保存、整理等的重視程度不高，特別是沒有走上管理崗位的普通員工，其檔案中缺失的相關資料較多，很多資料由于具有歷史性和特殊性，無法再進行補制，為后續(xù)檔案完整性和資料查找提供了較大困難。

四、關于干部人事檔案管理的相關改進建議

（一）對我國現(xiàn)行干部人事檔案管理體制進行完善

現(xiàn)階段，我國的干部人事檔案管理制度規(guī)范可以說已經(jīng)相對完善，然而其具體管理特別是對高層領導人員的管理體系規(guī)范還有一定真空地帶。完善干部人事檔案管理領導體制，既是對人事檔案本身的管理和利用的有效保障，更是指導和管理人事檔案乃至干部提拔的重要壁壘?，F(xiàn)階段，我國干部人事檔案的基本模式是集中和分級管理相結(jié)合的方式，及國家、組織和各單位一級單位進行集中規(guī)范，其人員人事關系所在地的二級單位進行分級管理。這種制度較為適合我國的用人制度，特別是我國公務員和事業(yè)單位、國有企業(yè)等單位的等級制度。然而隨著人員流動不斷增加，為適應形勢發(fā)展，現(xiàn)行管理制度必須增加新內(nèi)容，進一步豐富和完善。我們可以從兩個方面入手。一方面，我們需要更快適應對干部隊伍的整理和分類，并找尋更為適合且合理的干部人事檔案分類方式方法。根據(jù)不同類別干部和不同管理特點的干部人事檔案制作、保管和使用的差異，突破傳統(tǒng)常規(guī)的管理模式，引入更為先進的方法和理念進行分類管理。另一方面來說，我們應該加快對流動人員的管理機制，包括制定明確的管理方法，確保檔案隨人走的流程，明確檔案對人員的的重要性，并明確檔案的管理機構(gòu)和相關職責，只有這樣，才能減少“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)我國的人事檔案管理制度的完整和規(guī)范性。

（二）做好干部人事檔案工作經(jīng)費投入的保障

干部人事檔案工作本身決定了它具有長期性和基礎性，也即是說，在短時間內(nèi)可能無法展現(xiàn)其效果，需要漫長的維護，這就導致了很多領導人員的不重視，促使其管理缺乏應有的經(jīng)費保障，甚至出現(xiàn)檔案人員缺失或兼職的局面。為此作為檔案管理人員，要如何快速提高管理水平，其重要因素是上級的重視和提供相應的經(jīng)費保障。包括一是領導人員和管理人員應正確提高認識，將人事檔案作為重要基礎保障而非邊緣工作。二是加強人員培養(yǎng)投入，包括理論知識和業(yè)務技能培訓，加強干部檔案管理人員職業(yè)道德教育。三是建立一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的干部人事檔案管理隊伍，包括具有良好的政治素質(zhì)人群，具有強烈的責任心和熱情，加強數(shù)字化的投入工作，確保相關人員的知識與時俱進，及時掌握現(xiàn)代化檔案管理知識，精通計算機和現(xiàn)代通訊設備。以上內(nèi)容所有這些都需要大量資金才能跟上，需確保辦公經(jīng)費投入到位。

（三）進一步規(guī)范干部人事檔案材料鑒別方法

檔案的真實性是人事檔案的重要關卡，特別是近年來國家對“檔案偽造”“重復得利”的打擊力度不斷增加，在檔案審核和管理過程中，相關人員要首先完成對檔案真?zhèn)蔚膶徍撕捅鎰e工作。缺少材料將影響對檔案特別是“三齡二歷一身份”的判斷，而偽造檔案將直接上升到欺騙組織對黨不忠的高度。因而，為全面檢查材料，防止缺料。在干部檔案材料審核中，按照相關規(guī)定針對十類干部人事檔案，對審核制度的把控更加嚴格。例如，對新入職人員，從檔案轉(zhuǎn)入時開始就加強對其審核，包括學籍檔案的完整性和連續(xù)性，出生日期等是否一致或存在涂改等。同時，在過程中，加強對工作資料的完善，專業(yè)技術(shù)職稱從初級到高級、年度考核材料的連續(xù)性等。對這些項目和內(nèi)容一一核對，分別制作缺料清單，比對缺料清單，集中精力補缺。按照“缺則補缺”的原則，補充相關資料，確保規(guī)范性和準確性。

（四）加快干部人事檔案工作的網(wǎng)絡信息化進程

過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案保存模式，既對保管的環(huán)境和相關工作人員提出一定要求，也促使相關工作量變大，為此，作為檔案管理單位和檔案管理人員，更應該積極推進網(wǎng)絡信息化的工作，將網(wǎng)絡的便利與檔案充分融合。包括一方面不斷豐富檔案紙質(zhì)材料，在認真審核的基礎上，不斷完善相關資料，促使檔案從多方面充分展現(xiàn)干部個人的成長歷程，同時保障干部提拔和管理過程中對檔案的分析研判。二是盡快建立完善標準化干部人事檔案庫，通過對十類檔案材料的整合優(yōu)化，并進行電子化掃描，實現(xiàn)從紙質(zhì)化檔案管理向電子化檔案管理的初步變化進程。三是逐步實現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡化管理，將簡單的檔案電子化影像逐步向電子一體化管理推進，最終實現(xiàn)電子化檔案，減少紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，最終向無紙化辦公前進。在此過程中，需要根據(jù)誰管報誰負責的原則，明確管理人員的職責劃分，分層級分階段對人事檔案進行充分電子化維護，以推進人事檔案管理改革，促進構(gòu)建和諧社會的全面發(fā)展

五、結(jié)語

我國干部人事檔案的變革是隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的變革與發(fā)展在不斷變化和完善的，伴隨而來的是一些過去沒有的問題不斷出現(xiàn)，已經(jīng)很難滿足我國新經(jīng)濟形勢下對人才的需求管理和對人事有關部門的要求。為此，我們更應加強干部人事檔案的管理，優(yōu)選檔案管理人員，加強培訓工作，提供配備支持，建立相關制度，從而有效提升干部人事檔案的水平，為干部隊伍的建設提供最基礎的考核依據(jù)和管理保障。通過對干部人事檔案的制度規(guī)范進行深入、系統(tǒng)學習，嚴格按照相關制度規(guī)定整理、收集、審核每一本干部人事檔案。對干部人事檔案開展全面的審核，實際上而言是對我們檔案管理進步的一個重要反映。我們應及時提升對干部人事檔案管理重要性的認識和思想站位，提高個人工作能力和綜合素質(zhì)，及時發(fā)現(xiàn)我國現(xiàn)階段干部人事檔案存在的問題，并從管理體制、經(jīng)費投入、鑒定方法和推進信息化建設進程的角度出發(fā)，提出相關建議和意見，這對充分發(fā)揮干部人事檔案作為新時期信息資源的作用具有積極的現(xiàn)實意義。