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        加強(qiáng)企業(yè)檔案管理 發(fā)揮檔案基礎(chǔ)作用

        2022-11-26 06:58:55攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司
        城市公共交通 2022年3期
        關(guān)鍵詞:公交檔案管理管理

        攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司 郭 敏

        攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司(以下簡稱“攀枝花公交”)遵循“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的宗旨,著力推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化建設(shè),使企業(yè)檔案的管理由分散管理到集中管理,由手工管理到計(jì)算機(jī)管理,實(shí)現(xiàn)了檔案查閱快捷、方便和開發(fā)利用效率高,發(fā)揮出了檔案管理在企業(yè)中的應(yīng)有作用。

        1 提高認(rèn)識,加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        檔案是重要的信息資源,企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)的真實(shí)記錄。攀枝花公交充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用,扎實(shí)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

        一是配備了完整的檔案管理硬件設(shè)施,包括合理分布辦公、閱覽室和庫房三室,配齊必需的成套辦公用具,為檔案管理工作順利開展做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

        二是企業(yè)的文件資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等都完整和真實(shí)地保存下來,為檔案查閱利用和解決實(shí)際問題提供權(quán)威有力的依據(jù)。

        三是按要求對檔案資料庫內(nèi)的溫度、濕度進(jìn)行登記和調(diào)控,對綜合檔案室定期進(jìn)行檢查、除塵,達(dá)到檔案無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀的管理效果。

        2 開發(fā)檔案信息資源,發(fā)揮檔案利用價(jià)值

        企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。攀枝花公交的檔案管理做到“借閱有登記,利用有效果”,提升了檔案利用的權(quán)威性、全面性和有效性。挖掘企業(yè)檔案信息資源中有價(jià)值的信息,形象直觀地反映企業(yè)發(fā)展成果和發(fā)展軌跡,提供充足翔實(shí)的資料,充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。比如,先后出版的《攀枝花公交客運(yùn)總公司志》(1971年至2000年)和續(xù)纂《攀枝花公交客運(yùn)總公司志》(2001年至2011年),特別是2011年7月出版的《攀枝花公交客運(yùn)總公司志》,綜合檔案室提供了大量的歷史文件資料、照片、實(shí)物檔案等憑證依據(jù),真實(shí)再現(xiàn)了攀枝花公交40年來老中青三代公交人踏霜踩露、披星戴月、風(fēng)雨兼程的“孺子牛”形象。

        3 健全制度,實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)規(guī)范管理

        健全的檔案管理制度,是檔案管理的重要保障。攀枝花公交因單位機(jī)構(gòu)調(diào)整和改制更名,根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國家檔案局令第79號)規(guī)定,結(jié)合工作實(shí)際修訂、完善和補(bǔ)充了《攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司檔案管理制度及檔案歸檔保管期限表》。在檔案文件材料、會(huì)計(jì)檔案、科技設(shè)備資料管理中實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化,確保歸檔資料分類合理、齊全、科學(xué)。據(jù)實(shí)立檔,據(jù)實(shí)用檔,維護(hù)歷史的真實(shí)面貌,保持檔案的完整性,為企業(yè)發(fā)展提供翔實(shí)的信息依據(jù)。

        隨著檔案信息化的發(fā)展,根據(jù)《四川省電子文檔管理系統(tǒng)(單機(jī)版V5.0)》升級軟件的“一文一檔”管理規(guī)定,攀枝花公交自2009年以來做到了發(fā)文全部掛接,收文大部分實(shí)現(xiàn)全文掛接,實(shí)現(xiàn)了電子文檔和目錄數(shù)據(jù)庫的管理,提升了檔案管理工作效率,提高了檔案查全率和查準(zhǔn)率,加快了檢索速度。應(yīng)用現(xiàn)代化管理系統(tǒng)對檔案文件資料進(jìn)行管理,使企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、常態(tài)化、制度化,促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的發(fā)展,發(fā)揮了綜合檔案室的職能作用。

        4 加強(qiáng)法制宣傳,依法治檔

        貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施細(xì)則》,依法治檔、依法管檔,推進(jìn)檔案法治文化建設(shè),促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)、法治、健康發(fā)展。

        在每年6月9日“國際檔案日”宣傳活動(dòng)中,攀枝花公交認(rèn)真開展檔案工作宣傳和培訓(xùn),增強(qiáng)各級人員檔案意識和法制觀念,有效提高了企業(yè)檔案管理工作水平,保障了檔案工作發(fā)揮“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的作用。

        強(qiáng)化工作落實(shí),由主管領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé),綜合檔案室人員負(fù)責(zé)組織宣傳;利用協(xié)同辦公平臺(tái)發(fā)送國際檔案日活動(dòng)宣傳信息,讓使用人員感受到檔案就在身邊,檔案與我息息相關(guān),在辦公樓前的LED屏、公交車和站臺(tái)顯示屏上循環(huán)播放國際檔案日宣傳標(biāo)語,普及檔案法律法規(guī)知識,讓職工增強(qiáng)檔案意識,提升對檔案的認(rèn)知力;舉辦檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班,組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識,進(jìn)一步提高了檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能和檔案管理水平。

        5 加快檔案數(shù)字化建設(shè),創(chuàng)造檔案管理新業(yè)績

        國家檔案局在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對企業(yè)檔案工作做出了全面規(guī)劃和部署,到2025年基本全面完成檔案數(shù)字化管理工作。

        在企業(yè)檔案管理中推進(jìn)數(shù)字化管理,保證案卷級和文件級目錄全部錄入,原件永久性保存,實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套制”。檔案的數(shù)字化建設(shè)節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量,利用者可以隨到隨查隨辦,提升對檔案文件材料的查詢速度,促進(jìn)檔案利用高效化,從而提高檔案管理的工作效率。

        企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的重要工作內(nèi)容,是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件,它與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。企業(yè)檔案管理要與企業(yè)中心工作相結(jié)合,在新時(shí)代創(chuàng)造檔案管理工作新業(yè)績,使公交企業(yè)檔案管理工作再上新臺(tái)階,為城市公交高質(zhì)量發(fā)展譜寫檔案管理新篇章。

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