莊婷婷 沈羿

福建省煙草公司泉州市公司 福建 泉州 362000

引言

目前各行業(yè)信息數(shù)據(jù)中，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大約占所有數(shù)據(jù)的六分之一，而文本、圖片、音視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大約占六分之五，并以驚人的速度增長。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為行業(yè)重要信息的載體存在。各種信息管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理多體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)方面。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)碎片化存儲于個人電腦、FTP、U盤等存儲介質(zhì)，缺少有效管理。

數(shù)據(jù)的爆炸性增長與相對滯后的管理模式形成矛盾。因此，急需一種技術(shù)手段對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、分享、傳輸實施統(tǒng)一的安全管控，提高企業(yè)內(nèi)部文檔的協(xié)作效率、安全性及可控性。

1 建立文檔云的必要性

1.1 實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

企業(yè)文檔分散存儲在個人電腦、U盤等存儲介質(zhì)中，這種個人獨占、碎片化存儲不利于文檔的長期保存和共享。文檔云讓所有部門文件實現(xiàn)共享，將全部文檔集中匯聚與中心區(qū)域，統(tǒng)一管理，員工可隨時獲取這些文檔，進行相應的操作，大大提高了工作效率[1]。

1.2 加強文檔協(xié)作

傳統(tǒng)文檔協(xié)作模式為成員逐個輪流對文檔操作，非常耗時且易導致版本混亂、數(shù)據(jù)相互覆蓋。文檔云通過設置不同權(quán)限，并提供按部門、職位快速分享的機制，為跨部門的文檔分發(fā)和訪問提供便捷通道。文檔云支持全文檢索，并還集成了文件工作流、多人編輯、版本管理、異動關(guān)注等強協(xié)作功能，為跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)采集、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計提供協(xié)作平臺，大幅提高團隊協(xié)作效率。

1.3 節(jié)約運營成本

成本控制是所有行業(yè)工作的重中之重，文檔云提供高效的文檔服務，使企業(yè)在減少信息設施投入、節(jié)省人力的同時滿足企業(yè)高效運營的需求。

1.4 提高數(shù)據(jù)安全性

信息安全關(guān)乎企業(yè)安全。文檔云采用分布式架構(gòu)，能接入多個存儲與計算節(jié)點，確保文檔云不因某個節(jié)點故障而癱瘓。此外，文檔云可設置文檔訪問和操作權(quán)限，并具備日志審計等手段對文檔進行全程跟蹤，實現(xiàn)“事前可定義，事中可控制，事后可追溯”的管理模式[2]。另外，文檔云可實現(xiàn)文檔加密存儲與傳輸，提升數(shù)據(jù)安全性。

2 建立文檔云必須遵循的原則

建設文檔云，必須遵循以下原則：

2.1 前期規(guī)劃

根據(jù)本行業(yè)自身的特點，對日常業(yè)務進行管理模式的規(guī)劃，例如：期望目標、方案選擇、軟硬件資源的配置等。按照規(guī)劃開展工作，確保文檔云在煙草行業(yè)中充分發(fā)揮作用。

2.2 保密性原則

文檔中包含有重要的信息，包括機密甚至是絕密級的信息，因此要做好保密工作。要將云技術(shù)融入管理中，查找系統(tǒng)存在的漏洞和風險，針對這些風險和漏洞進行評估，對系統(tǒng)持續(xù)加以改進和完善，確保文檔云持續(xù)安全運行。

2.3 兼容性原則

接入文檔云的設備多種多樣，設備在型號、配置和操作系統(tǒng)等多方面存在差異，文檔云要滿足兼容性原則，滿足各種設備接入要求。

2.4 合理分配資源

要在煙草行業(yè)高效應用文檔云，必須對各單位各部門的信息資源進行統(tǒng)籌優(yōu)化，按照部門員工數(shù)量和崗位工作內(nèi)容合理劃分信息資源，確保項目有條不紊推進。

3 文檔云解決方案構(gòu)想

要建設文檔云，首先要建設文檔云的數(shù)據(jù)中心。依托該數(shù)據(jù)中心，開發(fā)一個彈性可擴充的文檔云，為業(yè)內(nèi)所有用戶提供安全高效的存儲、共享、傳輸服務，實現(xiàn)協(xié)同辦公效率的最大化。以下根據(jù)業(yè)務需求對文檔云進行規(guī)劃和設計。

3.1 文檔云功能分析

3.1.1 文檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。文檔要具備共享性和可實時操作性，系統(tǒng)設計必須標準化，兼具數(shù)據(jù)訪問方式的多樣化，以滿足不同用戶的需求。標準化結(jié)構(gòu)主要包括瀏覽界面的數(shù)據(jù)上傳、文檔云客戶端數(shù)據(jù)的上傳、文件的實時編輯等，該功能應兼容各種瀏覽器和各種操作系統(tǒng)。

3.1.2 系統(tǒng)權(quán)限設置。為了確保用戶在使用文檔云時的安全性，必須對用戶權(quán)限進行設置，應包括了授權(quán)人員的類別、權(quán)限范圍、使用期限、操作層次等。

3.1.3 文檔云的過程管理。文檔云的過程管理主要包括文檔建立、送審以及歸檔整個過程。文檔在整個過程中都必須保留操作痕跡，以便于今后系統(tǒng)維護及溯源之用。即使今后系統(tǒng)升級為新的版本，操作痕跡仍應可見。

3.1.4 文檔云知識體系管理。文檔的訪問及存儲操作只是其中的一種管理方式，對于已經(jīng)編輯好的或未操作的文檔屬于靜態(tài)文檔，如果想充分使用靜態(tài)文檔的內(nèi)在功能，則必須在文檔知識體系管理模塊功能中體現(xiàn)出來。該系統(tǒng)能快速查找文檔和其他信息，使該行業(yè)的所有知識體系作用得到最大的發(fā)揮，并且該功能還可自動生成一些報表，為該行業(yè)的下一步發(fā)展提供決策參考。

3.1.5 文檔云的安全保障體系。信息安全對每一個行業(yè)都至關(guān)重要，文檔云的安全體系主要有用戶權(quán)限設置、文檔訪問鏈接、文檔使用方式及相關(guān)工具、文檔操作日志、文檔信息備份、文檔加密、文檔格式轉(zhuǎn)換模塊等。

3.2 文檔云設計構(gòu)想

根據(jù)文檔云功能及需求分析，文檔云系統(tǒng)架構(gòu)總共分為四層，主要包括數(shù)據(jù)庫層、后臺服務層、外部接入層、交互層。

系統(tǒng)軟件分為服務器、客戶端兩大部分，采用C+B/S結(jié)構(gòu)。硬件由主應用服務器、副應用服務器、高速交換機組成，具備高性能、負載均衡、雙副本，避免單點故障等特性。數(shù)據(jù)庫層可采用雙節(jié)點、雙副本集中部署的架構(gòu)部署于公司內(nèi)網(wǎng)。

后臺服務層主要包括四大模塊，即基礎業(yè)務、客戶服務、文檔操作以及權(quán)限設置服務模塊。

外部接入層主要由RPC接口和RESTful接口組成。如果是系統(tǒng)本身內(nèi)部使用的接口，采用RPC接口，這樣可提高整個系統(tǒng)的運行效率；如果是對外使用的接口，則采用Restful接口，這樣可方便C+B/S結(jié)構(gòu)下的開發(fā)。

交互層主要是面對用戶而設立的，客戶端與后臺之間主要通過Web Service及Socket方式交互[3]。用戶可以通過電腦的瀏覽器、移動客戶端進行訪問，訪問方式具有多樣性。

另外，為了能更有效地管理整個系統(tǒng)的運行，還實現(xiàn)了系統(tǒng)的參數(shù)設置和管理員的管理模塊。該功能通過管理端口接入后進行后臺維護與操作。

3.3 文檔云功能實現(xiàn)

根據(jù)文檔云的架構(gòu)及需求分析，把整個系統(tǒng)的功能分為如下幾個模塊：日常業(yè)務、信息共享、團隊協(xié)作、同步管理和系統(tǒng)維護[4]。日常業(yè)務主要包括了煙草行業(yè)每天的正常業(yè)務，包括文檔的上傳與下載、在線瀏覽和編輯、文檔查找等；信息共享主要指文檔云數(shù)據(jù)信息的實時共享；團隊協(xié)作主要是各種任務分配與合作機制等；同步管理主要指文檔的實時更新和斷點的后續(xù)傳送與連接等；系統(tǒng)維護主要包括權(quán)限分配、存儲空間分配、后臺數(shù)據(jù)管理、操作日志管理等，系統(tǒng)維護模塊一般是為管理員設定的，主要是保障整個系統(tǒng)的有效運行。

4 實際場景應用

在煙草行業(yè)中，文檔云一個重要使用場景即應用于會計稽核方面，公司首先把原始憑證進行數(shù)字化，主要通過掃描或代碼轉(zhuǎn)換方式進行，然后根據(jù)上述文檔云的理論模型對煙草行業(yè)的文檔云進行新一輪的設計。

4.1 系統(tǒng)需求和功能設計

根據(jù)煙草行業(yè)日常的憑證稽核業(yè)務，主要把系統(tǒng)分為三大功能板塊，即憑證數(shù)據(jù)化功能、稽核管理功能、電子倉庫功能。

4.1.1 憑證數(shù)據(jù)化功能設計分析。憑證數(shù)據(jù)化主要應用掃描設備把票據(jù)進行圖像化處理，即把票據(jù)轉(zhuǎn)化為圖像，然后對票據(jù)圖像識別（OCR）和數(shù)據(jù)提取，包括文字、圖像、色彩、背景等，對票據(jù)進行結(jié)構(gòu)化處理，轉(zhuǎn)化二值化圖，對二值化圖進行除噪、較正、分析、切割、識別、恢復和校對等一系列過程，把票據(jù)以二維數(shù)據(jù)表的形式存儲到后臺的電子倉庫中。

4.1.2 稽核管理功能設計分析。煙草行業(yè)票據(jù)稽核業(yè)務主要是對原始憑證進行核查，是否符合相應的規(guī)范，如果在稽核過程中發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問題，則會啟用整改工作流，整個整改流程主要包括工作流的發(fā)起、督辦和歸檔等。

4.1.3 電子倉庫功能設計分析。煙草行業(yè)文檔云的數(shù)據(jù)主要存放在電子倉庫中，即后臺數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)是以云存儲的方式進行分類保存，存儲過程中系統(tǒng)能進行冗余檢測，自動把重復的數(shù)據(jù)刪除，而且傳送效率高，支持縮略圖標、在線預覽、視頻點播和文件收藏等。電子倉庫中的數(shù)據(jù)具有共享功能，操作者可以同時訪問電子倉庫中的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)在線同步編輯和快速查詢功能，對于修改后的文件都會生成一個備檔，以便于后期的查詢和修改，提高了系統(tǒng)使用的靈活性。整個電子倉庫中的數(shù)據(jù)在存儲前都進行加密處理，數(shù)據(jù)訪問后會對操作日志進行自動保存，對用戶的操作痕跡進行自動銷毀，此外，對每個操作者都設置相應的操作權(quán)限，對于普通用戶的數(shù)據(jù)預覽，還增加了防復制及水印功能，這樣可以提高數(shù)據(jù)的安全性。

4.2 煙草行業(yè)文檔云架構(gòu)

根據(jù)煙草行業(yè)的需求及功能分析，系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)主要由顯示層、邏輯層、持久層、存儲層組成。自下而上，由低層為高層提供服務。

用戶通過客戶端使用系統(tǒng)提供的功能；顯示層主要為用戶提供數(shù)據(jù)預覽及查詢服務，用戶可以通過各種終端設備接入系統(tǒng)中，為不同平臺客戶端呈現(xiàn)系統(tǒng)UI，完成系統(tǒng)功能交互；邏輯層負責實現(xiàn)所有的業(yè)務邏輯，主要是指本行業(yè)的日常業(yè)務，包括了各類用戶的業(yè)務范圍及操作權(quán)限；持久層主要是確保事務的完整性，文檔云自動將每個業(yè)務進行數(shù)字化處理，把整個業(yè)務過程進行處理后存入后臺數(shù)據(jù)庫中；存儲層包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及電子文檔的存儲，即電子倉庫，就是把票據(jù)稽核工作中數(shù)據(jù)和過程分門別類地進行存儲。

4.3 系統(tǒng)測試與試運行

在系統(tǒng)開發(fā)完成后，根據(jù)煙草行業(yè)的日常業(yè)務進行功能測試與試運行，主要包括：進行文檔操作，檢驗系統(tǒng)功能是否滿足業(yè)務需求；對于各種終端設備的接入是否兼容；對于操作權(quán)限分配是否正常；消息的發(fā)送和接收是否正常；文件加密處理是否正常等；確保全部功能都運行正常。

4.4 系統(tǒng)實施

在系統(tǒng)通過測試后，對文檔云進行部署并開始試運行。接著對操作人員進行培訓，培訓對象包括普通用戶、領(lǐng)導層、系統(tǒng)管理員，對系統(tǒng)管理員的培訓應該包括權(quán)限分配、問題跟蹤、后臺服務等，每個級別的操作都要落實到位。

5 結(jié)束語

文檔云技術(shù)是目前無紙化辦公的一項重要技術(shù)，它具有安全、高效、靈活等特點，該技術(shù)運用在文檔管理中，創(chuàng)新了文檔辦公的模式，是今后各行業(yè)無紙化智能辦公的一個必然發(fā)展趨勢。煙草行業(yè)應該根據(jù)本行業(yè)的特點，自主開發(fā)一個適合自身發(fā)展的文檔云平臺，把文檔管理工作與本行業(yè)特點有機結(jié)合起來，為企業(yè)今后的發(fā)展發(fā)揮最大的效能和作用，使企業(yè)在市場競爭中處于不敗之地。