程菲菲

(北京京鐵工程咨詢有限公司，北京 100071)

隨著中國鐵路的高速發(fā)展，鐵路非運輸企業(yè)作為市場主體，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大，經(jīng)營范圍持續(xù)拓展，簽訂合同數(shù)量逐年遞增。有效提高鐵路非運輸企業(yè)合同管理工作質(zhì)量，對于維護企業(yè)合法權(quán)益、增強企業(yè)市場信譽、依法開展經(jīng)營活動，都具有十分重要的意義，加強合同管理標準化建設(shè)已成為當務(wù)之急。

一、鐵路非運輸企業(yè)合同管理標準化的重要意義

鐵路非運輸企業(yè)是開展多元化經(jīng)營的產(chǎn)業(yè)活動單位，是鐵路系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，既與運輸主業(yè)有著密不可分的關(guān)系，又不完全依賴于運輸主業(yè)，具有獨立經(jīng)營管理的特點。近年來，鐵路非運輸企業(yè)不斷改革發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍已涵蓋工程咨詢、項目管理、物流、商貿(mào)、餐飲、房地產(chǎn)開發(fā)、住宿、旅游、制造等行業(yè)，涉及的合同類型也日趨復(fù)雜。不同類別的合同，權(quán)利義務(wù)關(guān)系、付款方式、違約責任等條款都存在較大差異，需要在實踐中區(qū)別對待，有針對性地加強管理。通過合同管理標準化建設(shè)，可以把合同管理的有益經(jīng)驗固化下來，實現(xiàn)合同管理制度機制、基本程序的規(guī)范性和統(tǒng)一性，從而降低企業(yè)經(jīng)營風險，實現(xiàn)合同管理的高效化運作，進而有效保障鐵路非運輸企業(yè)的合法權(quán)益和良性發(fā)展。

二、鐵路非運輸企業(yè)合同管理標準化的主要形式

1.合同管理組織體系的標準化。主要包括兩個方面：一是明確合同歸口管理部門，對于企業(yè)內(nèi)部所涉及的所有合同，設(shè)立統(tǒng)一的歸口管理機構(gòu)，減少合同管理方面的組織制約，優(yōu)化管理方式方法，提升合同管理工作質(zhì)量。二是明確合同項目協(xié)作部門，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營實際設(shè)立合同類別和項目，以合同為中介連接項目涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，明確一名企業(yè)負責人負責日常統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督導(dǎo)合同業(yè)務(wù)上游部門及時做好合同簽訂的準備工作，督促合同業(yè)務(wù)下游部門及時開展談判和簽約。

2.合同管理運行程序的標準化。主要包括兩個方面：一是合同管理流程的科學性，力求層次分明、井然有序，不同環(huán)節(jié)均可責任到部門、到人員，相互之間職責界限清晰，日常管理無盲區(qū)死角。二是合同管理部門的聯(lián)動性，合同管理相關(guān)部門雖然分工不同，但存在著相互聯(lián)動、相互制約的關(guān)系，要通過合同管理職能的統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)置，使各相關(guān)部門在立足于本職工作的同時，也能對其他部門的合同管理工作起到監(jiān)督、糾錯的作用。

三、鐵路非運輸企業(yè)合同管理存在的主要問題

1.重視程度不匹配。一些企業(yè)對于合同管理的重視程度與市場化經(jīng)營要求不相適應(yīng)，有的企業(yè)沒有設(shè)置合同管理專責部門，有的企業(yè)沒有明確合同管理專職人員，有的企業(yè)沒有把合同管理納入年度重點工作，有的企業(yè)沒有做到定期研究合同管理重要事項，導(dǎo)致合同管理工作總體處于較低水平。

2.制度體系不健全。一些企業(yè)沒有形成完善的合同管理制度體系，從合同起草到合同履行的各個環(huán)節(jié)，都缺乏標準化的制度規(guī)范，合同管理工作隨意性比較強，受管理人員主觀意識影響比較大，導(dǎo)致合同管理缺乏統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求，造成合同條款因人而異、因事而異，產(chǎn)生巨大的管理隱患。

3.管理機制不順暢。一些企業(yè)的合同管理缺乏科學化、標準化管理機制，在合同履行方面缺少必要監(jiān)督，合同談判、擬定、審查、簽約、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)運行不順暢、銜接不緊密、信息不對稱，導(dǎo)致合同管理的盲目性和無序化，增加了合同簽訂雙方的溝通成本和時間成本，造成合同管理效率比較低下。

4.責任落實不到位。一些企業(yè)的合同管理主責部門與其他業(yè)務(wù)部門在合同管理中的具體職責、權(quán)限邊界較為模糊，經(jīng)常出現(xiàn)管理空白地帶，造成合同審查工作漏洞；有些合同管理人員責任心不強，出現(xiàn)合同條款表達不準確、法律與合規(guī)性審查不嚴謹、合同履行不到位等問題，為企業(yè)經(jīng)營埋下潛在風險。

四、加強鐵路非運輸企業(yè)合同管理標準化建設(shè)的具體措施

1.健全合同管理制度機制。科學合理的制度機制是合同管理標準化的基礎(chǔ)，要在對合同管理現(xiàn)狀進行全面深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)鐵路非運輸企業(yè)合同項目和管理程序的特點，有針對性地制定相關(guān)制度規(guī)定，完善日常工作機制。同時根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況保持動態(tài)優(yōu)化調(diào)整，確保企業(yè)合同管理工作在有效的制度機制保障下健康運行。

2.完善合同管理組織體系。健全有效的組織體系是合同管理標準化的前提，要按照統(tǒng)一管理、分級負責、精干高效的原則，明確一名企業(yè)負責人主管合同管理業(yè)務(wù)，建立由綜合、法律、財務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)部門共同參與的合同管理組織架構(gòu)，配備既懂經(jīng)營管理又具備一定法律知識的人員從事合同管理具體工作，促進企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)保持良性運轉(zhuǎn)狀態(tài)。

3.優(yōu)化合同審查基本流程。清晰明確的審查流程是合同管理標準化的關(guān)鍵，要按照層次分明、操作性強的原則，將合同審查流程各環(huán)節(jié)涉及到的部門及個人職責進行明確劃分，實現(xiàn)有效監(jiān)督和相互制衡。同時，按照一般合同、重大合同、特殊合同等分類，明確不同類別合同的審查權(quán)限，不斷提高合同審查工作的針對性和實效性。

4.規(guī)范合同檔案管理工作。嚴謹有序的檔案管理是合同管理標準化的保障，要按照“一事一檔”原則，對合同管理專門建檔立卷，指定專人負責日常維護，完善收集、保存、借閱等方面工作規(guī)范，原則上由合同承辦部門建立合同檔案，由合同管理部門對履行完畢的合同及相關(guān)材料進行立卷歸檔，充分發(fā)揮好合同檔案管理的基礎(chǔ)性作用。

5.提升合同管理信息化水平。高效便捷的信息化建設(shè)是合同管理標準化的支撐，要充分利用信息化、數(shù)字化手段加強合同管理工作。積極研發(fā)適應(yīng)鐵路非運輸企業(yè)特點的合同管理信息系統(tǒng)，建立集錄入、存儲、查詢等功能于一體的信息管理平臺，及時準確維護合同管理信息數(shù)據(jù)，在實現(xiàn)基本功能順暢運行的基礎(chǔ)上不斷推進全流程、全要素的合同管理信息化建設(shè)。