阜陽(yáng)市人民醫(yī)院 康焱珺

人事干部檔案是對(duì)干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷和工作能力的真實(shí)記錄，是對(duì)干部進(jìn)行考察和任用的重要依據(jù)。但是傳統(tǒng)的管理方式較為落后，人事干部信息的更新和交流速度緩慢，不利于我國(guó)對(duì)人事干部檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。以數(shù)字化應(yīng)用彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高管理的質(zhì)量和效率，有利于人事干部檔案管理的轉(zhuǎn)型。

一、以數(shù)字化應(yīng)用推動(dòng)干部人事檔案管理的意義

數(shù)字化應(yīng)用的代入，在根源處提高了干部人事檔案管理的工作效率，以及合理優(yōu)化了檔案管理的質(zhì)量，增強(qiáng)了干部人事檔案的程序化推進(jìn)。數(shù)字化的應(yīng)用，促進(jìn)了紙質(zhì)版的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)了檔案信息的儲(chǔ)存方式，避免了紙質(zhì)版檔案信息因遭受外界因素而造成的丟失問(wèn)題，進(jìn)而更便捷地利用檔案資料進(jìn)行信息化水平的高效管理。數(shù)字化應(yīng)用可以打破管理水平的局限性，加強(qiáng)檔案信息的流通性以及交流性，有效地推進(jìn)了干部人事檔案管理的現(xiàn)代化運(yùn)行。

（一）節(jié)約管理的成本

數(shù)字化應(yīng)用的代入，在根源處優(yōu)化了檔案信息管理的空間以及紙張材料的利用。數(shù)字化的檔案信息記錄不僅可以高效無(wú)損害痕跡地保存檔案信息，還可以減少使用室內(nèi)的空間面積，使檔案信息具有有序性、完整性、精準(zhǔn)性，減少了檔案信息管理的資金消耗，有效地減輕了檔案信息管理的工作壓力。數(shù)字化應(yīng)用可以將檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃描，可以將復(fù)雜無(wú)序的檔案信息進(jìn)行合理分類，利用數(shù)字化的記憶模式，增強(qiáng)檔案信息的合理利用，從而減少檔案管理的成本支出[1]。

（二）保障管理的完整性

數(shù)字化應(yīng)用的代入，在根源處優(yōu)化了檔案信息管理的信息完整程度，有效地配合了檔案管理工作的運(yùn)行。由于檔案管理的收納渠道較廣、信息量比較大，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案形式差異、信息整理不規(guī)范、內(nèi)容不全面等問(wèn)題，這是傳統(tǒng)檔案信息管理的弊端。數(shù)字化檔案信息管理模式，可以有效地解決檔案信息過(guò)期、丟失、損壞等問(wèn)題，有效地保障檔案信息的完整性。數(shù)字化的檔案管理模式以及高效率的工作完成度，有利于后期管理工作的正常運(yùn)行，也是現(xiàn)代化背景下的發(fā)展趨勢(shì)。

二、目前人事干部檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理人員對(duì)數(shù)字化應(yīng)用重視不足

傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)深入人心，長(zhǎng)期以來(lái)，大眾已經(jīng)適應(yīng)了人力手動(dòng)式記錄檔案的工作方法，沒(méi)有創(chuàng)新改革的管理轉(zhuǎn)型，也不具備事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而無(wú)法實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息管理的工作效率[2]。由于沒(méi)有良好的宣傳渠道，缺少相關(guān)技術(shù)人員對(duì)于檔案管理軟件的研發(fā)，無(wú)法進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化改革。由于缺乏重視，缺少專業(yè)的人員配備、專業(yè)的檔案管理知識(shí)技能以及基礎(chǔ)設(shè)備落后，導(dǎo)致數(shù)字化應(yīng)用檔案管理模式的發(fā)展停滯。

（二）管理軟件和設(shè)備較為落后

傳統(tǒng)檔案管理的工作習(xí)慣導(dǎo)致工作方式依舊采用人力手工操作進(jìn)行檔案管理，對(duì)于現(xiàn)代化的管理設(shè)備配備不全，缺乏先進(jìn)的管理軟件設(shè)備，這將會(huì)延緩檔案信息管理工作的開展。無(wú)法靠自身技術(shù)研發(fā)管理軟件，只能購(gòu)買市場(chǎng)中的先進(jìn)軟件，又因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的緊缺，無(wú)法配備一套完整的電子設(shè)備，進(jìn)而無(wú)法實(shí)行數(shù)字化檔案信息管理的操作模式。并且由于傳統(tǒng)檔案管理工作人員長(zhǎng)期手動(dòng)記錄，無(wú)法保證信息錄入的準(zhǔn)確性，降低了數(shù)字化檔案管理的效果。

（三）管理信息不全面、更新緩慢

傳統(tǒng)檔案記錄依靠人力操作方式進(jìn)行檔案信息的整理，由于現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，增添了檔案信息的多樣性，這對(duì)于檔案記錄是一個(gè)很大的考驗(yàn)。但是傳統(tǒng)的檔案信息記錄方法無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，以及傳統(tǒng)檔案記錄方法無(wú)法促成信息資料的快速流動(dòng)，無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案的資料更新，已經(jīng)和資料收集的速度脫軌，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理現(xiàn)代化的基本要求。

（四）數(shù)字化管理體系不健全

傳統(tǒng)檔案信息管理缺乏完善的管理體系，無(wú)法完成現(xiàn)代化發(fā)展下的數(shù)字化應(yīng)用轉(zhuǎn)型。檔案信息記錄存在多個(gè)方面的欠缺，如檔案數(shù)字化應(yīng)用管理體系不夠?qū)I(yè)性、系統(tǒng)性、科學(xué)性，管理層次上存在一定的漏洞，不能夠代入實(shí)際的應(yīng)用范圍內(nèi)。數(shù)字化應(yīng)用管理體系缺乏強(qiáng)力度的管控模式，無(wú)法有效地進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)以及責(zé)任管理等，沒(méi)有將數(shù)字化應(yīng)用的檔案管理模式的潛能發(fā)揮出來(lái)。數(shù)字化應(yīng)用檔案信息管理部門缺乏與其他部門的結(jié)合，長(zhǎng)期獨(dú)立性不利于發(fā)展。

三、以數(shù)字化應(yīng)用推動(dòng)干部人事檔案管理的措施

（一）加快人事干部檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)

在新時(shí)期發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，為了能夠全面提升干部人事檔案管理水平，提高管理效率，確保當(dāng)前干部人事檔案管理發(fā)揮更加顯著的優(yōu)勢(shì)作用，則需要迎合時(shí)代發(fā)展需求，應(yīng)用到現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，全面提高干部人事檔案管理技術(shù)層面建設(shè)。積極引進(jìn)數(shù)字化應(yīng)用手段，促進(jìn)人事干部檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展趨勢(shì)。為了確保在人事干部檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)良好的數(shù)字化建設(shè)，要求有關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門積極重視到對(duì)于干部人事檔案管理而言的轉(zhuǎn)型優(yōu)化重要意義。確保以明確的戰(zhàn)略管理目標(biāo)為干部檔案管理提出數(shù)字化建設(shè)制度。

擁有良好的制度保障是從內(nèi)而外實(shí)現(xiàn)改革的基礎(chǔ)前提，以高度認(rèn)同的自下而上改革方式，逐層遞進(jìn)推進(jìn)有關(guān)事業(yè)單位人事干部檔案管理的數(shù)字化全面轉(zhuǎn)型建設(shè)。以更加積極的數(shù)字化理念能夠有效提高干部人事檔案管理工作效率。一方面要求有關(guān)事業(yè)單位部門積極宣傳數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大宣傳力度。在事業(yè)單位內(nèi)部，以組織例會(huì)或是LED燈屏宣傳等方式，在大屏幕當(dāng)中滾動(dòng)播放有關(guān)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。確保干部人事檔案管理工作人員都能夠樹立良好的數(shù)字化應(yīng)用意識(shí)。

并且需要組織事業(yè)單位有關(guān)干部人事檔案管理工作人員學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，到試驗(yàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)。掌握前沿應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)適合自身事業(yè)單位發(fā)展的干部人事檔案管理數(shù)字化工作要點(diǎn)，從而開展個(gè)性化改革轉(zhuǎn)型。與此同時(shí)，為了確保當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理呈現(xiàn)出更加良好的數(shù)字化專項(xiàng)發(fā)展趨勢(shì)，則需要聘請(qǐng)有關(guān)專家到當(dāng)前單位進(jìn)行理論講解。并對(duì)有關(guān)數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，以萬(wàn)全準(zhǔn)備確保當(dāng)前干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)具有良好的基礎(chǔ)條件。

（二）加大對(duì)數(shù)字化管理軟件和設(shè)備的開發(fā)力度

實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及科學(xué)化的干部人事檔案數(shù)字化管理，則需要有關(guān)事業(yè)單位全面提高資金投入力度，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，大力開發(fā)數(shù)字化管理軟件及管理設(shè)備。根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需求，以先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備配置，奠定良好硬件基礎(chǔ)，為信息傳遞收集和加工等提供保障。其次，要求有關(guān)事業(yè)單位聘請(qǐng)專業(yè)軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)開發(fā)專屬數(shù)字化軟件，為干部人事檔案管理提供良好應(yīng)用的同時(shí)，形成更加安全的獨(dú)立運(yùn)行效果。要求有關(guān)事業(yè)單位為干部人事檔案的數(shù)字化管理建設(shè)高質(zhì)量信息平臺(tái)，全面改變以往干部人事檔案管理工作的傳統(tǒng)運(yùn)行模式，積極促進(jìn)其呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變[4]。在此基礎(chǔ)上，對(duì)專屬運(yùn)行軟件以及數(shù)字化設(shè)備做好維護(hù)保養(yǎng)，定期進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)查殺，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全，避免信息泄露。

（三）創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提高管理效率

而在建設(shè)干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)用管理的過(guò)程當(dāng)中，需要全面提高管理質(zhì)量，促使有關(guān)檔案管理人員突破傳統(tǒng)工作思維局限。結(jié)合工作實(shí)際，融合創(chuàng)新理念，全面開發(fā)更加先進(jìn)的個(gè)性化、數(shù)字化管理應(yīng)用。借助于基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境，建立檔案服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，從而全面推進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型提質(zhì)。確保當(dāng)前干部人事檔案管理數(shù)字化模式更加流暢運(yùn)行。

除了基礎(chǔ)制度之外，同樣需要以數(shù)據(jù)庫(kù)方式保障檔案信息的完整度與精確度。建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，則需要根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案全部信息做好區(qū)別規(guī)劃，以此提升后續(xù)檔案信息整理效率。構(gòu)建干部人事分層級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)查閱功能，針對(duì)人事檔案調(diào)度過(guò)程當(dāng)中查詢干部信息時(shí)，包括具體工作經(jīng)歷、專業(yè)知識(shí)水平、政治面貌、社會(huì)關(guān)系以及家庭信息等作出清晰標(biāo)注并附帶獎(jiǎng)懲經(jīng)歷信息，全面提高信息檔案調(diào)取高效性。借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能分類歸納，保留有關(guān)干部層級(jí)的決策信息內(nèi)容，還原有關(guān)干部信息的真實(shí)表現(xiàn)，確保每一干部人事信息有跡可循，有文可查。

（四）構(gòu)建完善的人事干部檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

而結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位有關(guān)干部人事檔案管理的基礎(chǔ)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，為了能夠確保迎合時(shí)代發(fā)展需求，打造更加先進(jìn)智能的數(shù)字化檔案管理工作，則需要?jiǎng)?chuàng)建符合當(dāng)前人事部門實(shí)際需求以及事業(yè)單位發(fā)展理念的全面管理機(jī)制。以完整的數(shù)字化檔案管理體系，促使事業(yè)單位干部人事檔案管理數(shù)字化真正意義上達(dá)到高效率運(yùn)行?；谶@樣的需求，首先需要結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展方向以及工作目標(biāo)等，確保當(dāng)前干部人事檔案管理制度符合數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。以更具全面性、科學(xué)性的統(tǒng)一工作制度，監(jiān)督有關(guān)干部人事檔案管理工作人員的日常操作。

對(duì)當(dāng)前干部人事檔案管理工作當(dāng)中所涉及的細(xì)節(jié)內(nèi)容形成更加明確的工作建設(shè)。累積工作經(jīng)驗(yàn)，并要求有關(guān)工作人員進(jìn)行總結(jié)，能夠?qū)Ξ?dāng)前實(shí)際應(yīng)用作出反饋，確保數(shù)字化建設(shè)在時(shí)間推移下逐漸優(yōu)化，從而更加適應(yīng)事業(yè)單位的服務(wù)需求。以這樣的良好管理體系以及制度保障，能夠推進(jìn)更加成熟、智能、精確的數(shù)字化干部人事檔案管理工作。并且與此同時(shí)，為了能夠提高干部人事檔案的數(shù)字化系統(tǒng)完善度，則需要以更加完備的基礎(chǔ)設(shè)備投入強(qiáng)化保障效果。建立在智能計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。以良好的軟硬件設(shè)備，能夠強(qiáng)化日常當(dāng)中干部人事檔案管理工作的維護(hù)與運(yùn)行需求[5]。

與此同時(shí)，也需要對(duì)涉及干部人事檔案管理工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，針對(duì)新設(shè)備的應(yīng)用，促使其掌握操作要領(lǐng)，避免由于缺乏操作意識(shí)，導(dǎo)致工作失誤，從而在損壞數(shù)字化設(shè)備的同時(shí)，造成干部人事檔案數(shù)據(jù)信息丟失。而最后，則需要全面深度開發(fā)當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案資源內(nèi)容，確保在深入挖掘之下，提高干部人事檔案資源使用力度，發(fā)揮其真正優(yōu)勢(shì)。統(tǒng)計(jì)不同層次人員的動(dòng)態(tài)信息，形成動(dòng)態(tài)跟蹤效果，在全面保障有關(guān)干部人事檔案信息安全的基礎(chǔ)前提下，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。全面提高資源利用率，確保檔案信息管理效率有所提升，打造更加完備的檔案管理服務(wù)工作。

（五）健全人事干部檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

在全面推進(jìn)干部人事檔案管理工作數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)的基礎(chǔ)之上，需要同步實(shí)施完善的風(fēng)險(xiǎn)管控。由于涉及更加復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)內(nèi)容更加復(fù)雜。在更加開放的應(yīng)用環(huán)境之下，結(jié)合實(shí)際干部人事檔案管理工作環(huán)境可以發(fā)現(xiàn)，為了能夠促使其正常運(yùn)行，則需要制定完善的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制。有效降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)是保障事業(yè)單位干部人事檔案信息安全的重要前提。首先來(lái)講，需要設(shè)定分層級(jí)的訪問(wèn)權(quán)限，針對(duì)干部人事數(shù)字化檔案管理工作設(shè)定三員分離理念。全面分離系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員以及安全保密員的具體職能。并且，也需要針對(duì)于訪問(wèn)干部人事檔案信息的人員設(shè)定具體訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)來(lái)訪人員的不同信息和職位分層級(jí)開放，并設(shè)定不同等級(jí)的安全密鑰，在一定程度上約束訪問(wèn)行為，能夠起到一定程度的安全風(fēng)險(xiǎn)控制。

而上述所提到的三員分離管理理念，其中所涉及的系統(tǒng)管理員，主要是針對(duì)新用戶創(chuàng)建實(shí)施控制職能。如若發(fā)現(xiàn)在數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中存在訪問(wèn)期限超期用戶，以及違規(guī)使用權(quán)限用戶，則需要及時(shí)借助于系統(tǒng)管理員進(jìn)行監(jiān)督管理，刪除用戶權(quán)限，確保以規(guī)范性的管理制度約束用戶系統(tǒng)。而安全審計(jì)員需要對(duì)當(dāng)前干部人事檔案管理做好日常維護(hù)工作，全面監(jiān)管安全風(fēng)險(xiǎn)。安全保密員正是需要對(duì)用戶訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)分配所產(chǎn)生的職能。針對(duì)以上職能人員做好統(tǒng)籌安排，確保數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)具有良好的安全穩(wěn)定運(yùn)行效果。

（六）提高人事干部檔案管理人員專業(yè)水平

我國(guó)的人事干部檔案數(shù)字化管理水平較低，最直接的原因就是相關(guān)管理人員的專業(yè)水平較低，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力較差，無(wú)法構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)不足。因此，相關(guān)單位要大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)原有管理人員的培訓(xùn)，最終訓(xùn)練一支專業(yè)能力強(qiáng)、責(zé)任心重、素質(zhì)高的專業(yè)化檔案管理人員隊(duì)伍，為人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)、工作環(huán)境以及工資待遇，提高管理人員的工作積極性。同時(shí)，管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)數(shù)字化軟件和設(shè)備，不斷提升數(shù)字化應(yīng)用水平，使人事檔案管理煥發(fā)生機(jī)。

其次，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)用的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，以便其更好地開展數(shù)字化檔案管理工作。對(duì)現(xiàn)有管理人員應(yīng)制定系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，科學(xué)有效地提升管理人員的知識(shí)水平和工作能力。相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該包括計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字化軟件和設(shè)備的應(yīng)用知識(shí)、法律知識(shí)和歷史知識(shí)等，通過(guò)全面系統(tǒng)的培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，使他們更加適應(yīng)人事檔案管理數(shù)字化的技術(shù)要求，在工作中有所突破。

管理人員自身也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提升自身的能力和水平。在人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的過(guò)程中，管理人員以前的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)已經(jīng)不能滿足工作的需要，如果不進(jìn)行及時(shí)地調(diào)整，適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展，就會(huì)被淘汰。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，不僅要加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要不斷提升實(shí)際應(yīng)用能力，不僅要掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)檔案管理軟件的應(yīng)用知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)程序維護(hù)和信息咨詢導(dǎo)航的相關(guān)知識(shí)，努力成為各項(xiàng)工作全能的復(fù)合型人才。

總之，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理資料的研發(fā)，加快人事干部檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，為我國(guó)的人事干部檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè)提供助力。同時(shí)，國(guó)家還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)專業(yè)人才的培育，創(chuàng)新數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用形式，促進(jìn)我國(guó)的人事干部檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。